Cụng ty ỏp dụng hỡnh thức kế toỏn nhật ký chung trong điều kiện ỏp dụng phần mềm. Cỏc sổ kế toỏn cụng ty sử dụng bao gồm :
- Sổ Nhật ký chung :
- Sổ Nhật ký đặc biệt : Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Nhật ký mua hàng và Nhật ký bỏn hàng.
- Sổ Cỏi cỏc tài khoản - Cỏc sổ, thẻ kế toỏn chi tiết
Sơ đồ 1.5
TRèNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN CỦA CễNG TY THEO HèNH THỨC “ NHẬT Kí CHUNG ”
Ghi chỳ:
Ghi hàng ngày Ghi cuối thỏng
Quan hệ đối chiếu Nhật ký bỏn hàng; Nhật ký mua hàng Chứng từ gốc Sổ Cỏi Sổ ( thẻ ) kế toỏn chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cõn đối số
phỏt sinh Bỏo cỏo tài chớnh
Nhật ký chung
Giải thớch sơ đồ: Hàng ngày, căn cứ vào cỏc chứng từ đó được kiểm tra,
kế toỏn ghi vào sổ Nhật ký chung, sau đú căn cứ vào số liệu đó ghi trờn sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan. Đồng thời từ cỏc chứng từ gốc đú kế toỏn cũng ghi vào Sổ chi tiết mở cho từng đối tượng theo yờu cầu của quản lý.
Riờng đối với cỏc nghiệp vụ bỏn hàng và mua hàng, từ cỏc chứng từ gốc sẽ được ghi vào Sổ Nhật ký bỏn hàng, Nhật ký mua hàng. Đến cuối thỏng cộng số liệu trờn cỏc sổ Nhật ký mua hàng, Nhật ký bỏn hàng chuyển số liệu vào Sổ Cỏi cỏc tài khoản cú liờn quan.
Cuối thỏng, cộng số liệu trờn Sổ Cỏi, lập Bảng Cõn đối số phỏt sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đỳng, số liệu ghi trờn Sổ Cỏi và Bảng tổng hợp chi tiết được dựng để lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh
* Tỡnh hỡnh vận dụng chế độ sổ kế toỏn:
Hiện nay Cụng ty tổ chức hạch toỏn và ghi chộp theo hỡnh thức Nhật ký chung.
Để hỗ trợ cho cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty, Cụng ty đó sử dụng phần mềm kế toỏn AMS do chủ tịch hội đồng quản trị viết. Với những tớnh năng của phần mềm này, cụng việc kế toỏn trở nờn đơn giản, chớnh xỏc hơn, tiết kiệm thời gian và chi phớ cho Cụng ty.
Khi cú nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, kế toỏn kiểm tra, tớnh toỏn số liệu (nếu cần) sau đú chỉ việc nhập số liệu vào mỏy theo cỏc phần hành kế toỏn, việc ghi chộp vào cỏc loại sổ và bỏo cỏo do mỏy tự động thực hiện.
Quy trỡnh xử lý số liệu kế toỏn của chương trỡnh kế toỏn AMS được hiểu như sau:
Thụng tin đầu vào: Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào nội dung nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh được phản ỏnh, ghi chộp trờn chứng từ gố, kế toỏn
kiểm tra, xử lý dữ liệu rồi cập nhật vào mỏy theo đỳng đối tượng mó hoỏ đó được cài trong phần mềm như hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, danh mục vật tư, danh mục khỏch hàng… đỳng quan hệ đối ứng tài khoản, mỏy tớnh sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản theo từng đối tượng và tự động ghi vào sổ cỏi cỏc tài khoản cú mặt trong định khoản và cỏc bảng kờ liờn quan. Chương trỡnh kế toỏn AMS làm tự động qua cỏc bỳt toỏn kết chuyển đó cài đặt sẵn trong chương trỡnh người sử dụng chỉ cần lựa chọn.
Thụng tin đầu ra: Sau khi dữ liệu được cập nhật theo trỡnh tự như ngày, thỏng, năm, số chứng từ, nội dung, TK Nợ, TK Cú hoặc TK Cú, TK Nợ. theo cỏc phần hành kế toỏn thỡ thụng tin đầu ra cho phộp ta cú thể lấy bất kỳ loại sổ nào như: sổ chi tiết tài khoản, sổ cỏi, cỏc bỏo cỏo tài chớnh…
Sơ đồ 1.6
Quy trỡnh xử lý trờn mỏy vi tớnh bằng phần mềm kế toỏn AMS
Nguồn: Phũng kế toỏn của Cụng ty