IV.1. Vài nét về thông điệp thiện chí
Một thông điệp thiện chí để giao tiếp với những người có quan hệ với bạn và những người bạn quan tâm. Việc gửi một thông điệp thiện chí cho thấy rằng bạn quan tâm đến người nhận. Tránh chèn vào những câu nói hoặc những vấn đề có thể làm cho người nhận có cảm giác rằng bạn đơn giản chỉ muốn đẩy mạnh mối quan hệ làm ăn. Viêc đó sẽ làm mất tác động tích cực của thông điệp thiện chí. Những thông điệp thiện chí của bạn có thể làm cho người nhận có một ấn tượng tốt về bạn. Việc gửi thông điệp đúng thời điểm là tối quan trọng, những thông điệp thiện chí nên được gửi ngay khi bạn biết về những sự kiện quan trọng đó.
Có 6 loại thông điệp thiện chí phổ biến:
• Thông điệp chúc mừng
• Thông điệp chia buồn
• Thông điệp cám ơn
• Lời chúc mừng nhân ngày lễ
• Thư mời
• Thông điệp chào đón
IV.1. 1Thông điệp chúc mừng 1.Giới thiệu chung
Mọi người đều thích nhận những lời khen. Một thông điệp khen ngợi, tán dương người nhận về những thành tích của họ đuợc xem làmột thông điệp chúc mừng. Một trong những lý do khiến thông điệp chúc mừng trở nên hiệu quả trong việc tạo nên sự tín nhiệm đó là các tổ chức và những người kinh doanh không dùng các thông điệp này một cách thường xuyên.
Cách thức: những thông điệp chúc mừng có thể được viết một cách trang trọng như một lá thư đánh máy để đề bạt ai đó,, hoặc thông thường như một mầu ghi chép viết tay được đính kèm với một mẫu bố cáo thành lập cắt ra từ một tờ báo, thông điệp lọai này nên được viết với ột thái độ chân thành và do một cá nhân viết.
Đối tượng: những thông điệp chúc mừng có thể được gửi đến 2 đối tượng: cá nhân và tổ chức, nội dung thông điệp có thể mang tính cá nhân hoặc công việc kinh doanh.
Thời điểm: một thông điệp chúc mừng có thể gửi đến một người nhân dịp thành công trong công việc kinh doanh, chẳng hạn như đạt được doanh số bán hàng cao nhất trong tháng, nghỉ hưu sau 30 năm cống hiến, hoặc được thăng chức. Bạn cũng có thể gửi một thông điệp chúc mừng đến một người nhận một sự kiện cá nhân như sinh nhật, đính hôn, kết hôn, sinh con, hoặc thắng lợi trong kinh doanh ( mở thêm chi nhánh hoặc công ty con…), dời đến một địa điểm mới tốt hơn, công bố một sản phẩm mới hoặc nhân dịp lễ kỷ niệm…
2. Cấu trúc: dùng cách trực tiếp trong thông điệp thiện chí
• Phần mới đầu được viết với tư cách cá nhân và thân thiện đề cập ngay lập
tức đến thành công hoặc niềm vinh dự mà người nhận thông điệp đã đạt được. Và thông điệp nên hướng vào người nhận từ đầu đến cuối.
• Phần than là những thông tin mở rộng cần thiết liên quan đến thành tựu mà
người nhận thông điệp đã đạt được.
• Kết thúc với lời chúc chân thành và thành công mới trong tương lai. Lưu ý,
một kết thúc đề cấp đến sự hỗ trợ của người viết với thành công của người nhận sẽ làm giảm thiện cảm.
Daniel vừa được thăng chức làm trưởng phòng marketing sau 5 năm làm việc tại công ty.Hãy viết thư chúc mừng đến thành công của anh ta.
Daniel thân mến!
Chúc mừng anh đã được thăng chức làm trưởng phòng marketing, tôi rất vui khi khi nghe được tin này từ anh..
Tôi biết trong những năm qua anh đã làm việc rất chăm chỉ, luôn đưa ra những sáng kiến mới trong kinh doanh và mọi công việc được giao anh đều hoàn thành rất tốt. Tôi tin chắc rằng một ngày nào đó anh sẽ tiến xa hơn nữa và đạt được nhiều thành công trong công việc.
Một lần nữa tôi xin chúc mừng anh, và hy vọng anh sẽ đạt được mọi ước muốn trong công việc
Thân mến Beckham
IV.1.2. Thông điệp chia buồn 1. Giới thiệu chung
Thời điểm: khi có người bệnh, đám tang hay có những điều không may khác xảy ra với bạn bè, đối tác….bạn có thể gửi một thông điệp chia buồn.
Cách thức viết thông điệp chia buồn: Bạn có thể viết tay, đánh máy, hoặc ở dạng thiệp hay mẫu đã được in sẵn.
Nếu bạn muốn tặng thiệp thì tốt nhất nên viết kèm một bức thư ngắn và đính kèm theo.
Từ ngữ trong thông điệp nên là ngôn ngữ mà hằng ngày bạn giao tiếp với người nhận, không nên sao chép hay dùng những ngôn từ quá trau chuốt, bóng bẩy và không phù hợp. Bên cạnh đó tránh viết quá dài dòng, và sử dụng những biệt ngữ không cần thiết.
Thông thường, thông điệp chia buồn được viết tay sẽ có ý nghĩa nhất và được người nhận đánh giá cao nhất.
Thông thường cách mở đầu trực tiếp thường được áp dụng cho thông điệp chia buồn. Cách mở đầu trực tiếp là bắt đầu thư với mục đích của lá thư - thể hiện sự chia sẻ và cảm thông.
Đối với những chi tiết mở rộng, chỉ có chi tiết nào thực sự cần thiết mới nên đưa vào, và những chi tiết này cần hướng về sự tích cực và thể hiện sự chân thành.
Kêt thúc: nếu thích hợp thì một lá thư chia buồn có thể đề nghị một số hỗ trợ nhưng đề nghị này cần rõ ràng, xuất phát từ sự chân thành của bạn. Bên cạnh đó, tránh kết thúc bằng những lời lẽ sáo rỗng và rập khuôn.
Gợi ý: khi viết thư chia buồn với gia đình có người đang bị bệnh nặng, hãy đề cập những điều mang tính tích cực, đó có thể là một lời động viên hay sự sẻ chia nỗi buồn của thân nhân người bệnh.
Cấu trúc sẽ là:
1.Động viên gia đình người bệnh theo hướng tích cực 2. Đề nghị sự giúp đỡ.
3. Kết thư
Khi viết thư cần tránh đưa ra những từ ngữ liên quan tới suy nghĩ tiêu cực như về cái chết…, bên cạnh đó sự quan tâm của bạn cần phải được thể hiện một cách chân thành, không sáo rỗng và quá cầu kì.
2 .Tình huống ví dụ
Hoa là bạn hoc cấp 3 của bạn.Thông qua một người bạn cũ, bạn biết rằng mẹ của Hoa đang bị bệnh nặng và được điều trị tại bệnh viện 115. Bạn hãy viết lá thư chia buồn với bạn ấy.
Hoa thân mến!
Mình được biết mẹ Hoa đang bị bênh nặng qua một người bạn cũ. Minh xin được chia sẻ nỗi đau này với Hoa và mình cầu mong sao cho bác gái có thể vươt qua cơn bệnh và khỏe mạnh trở lại. Hoa và gia đình hãy là chỗ dựa tinh thần và động viên bác, chắc chắn bác sẽ vượt qua được.
Chúc mẹ Hoa sớm bình phục! Thân mến
Thùy
IV.1.3. Thông điệp thể hiện sự cảm kích, khen ngợi. 1. Khi nào sử dụng thông điệp
Một lá thư mang thông điệp thể hiện sự cảm kích, khen ngợi có thể được gửi cho một người đã và đang dành tâm huyết, công sức cho một vấn đề nào đó, hoặc đớn giản là cho một ý tốt.
Một vài ví dụ: những cá nhân bằng đã và đang danh tâm huyết cho công ty như một người giám đốc luôn biết tận tụy với công việc, một nhân viên luôn đưa ra nhiều sáng kiến hay giúp công ty ngày càng phát triển hơn; một tình nguyện viên đã dành rất nhiều thời gian và tâm huyết cho các hoat động từ thiện…những lá thư thể hiện sự cảm kích đối vời những người đã đề cập ở trên luôn luôn được đánh giá cao.
2. Cách viết thông điệp
Những lá thư khen thưởng, động viên nên được mở đầu trực tiếp.Những tin tốt- thể hiện sự biết ơn được đưa lên đoạn đầu tiên và theo sau bởi những thông tin hỗ trợ trong đoạn thứ hai hoặc đoạn mở rộng. Lá thư nên kết lại với một lời đánh giá tốt trong đoạn văn cuối. Tuy nhiên, nên sử dụng những từ ngữ khác nhau ở đoạn văn mở đầu và kết thúc. Không nên viết một lá thư dài – đây là điều quan trọng.
Thư chúc mừng có thể gởi nhân các ngày lễ như ngày đầu năm, lễ phục sinh, giáng sinh…; ai đó sinh con, sinh nhật.. Việc gởi thư chúc mừng cho thấy bạn đang vui mừng, quan tâm đến hạnh phúc của người khác. Các thư chúc mừng có thể được viết một cách trang trọng hoặc thân mật.
Những điều cần lưu ý để có một lá thư chúc mừng hiệu quả:
- Thư được gửi đi đúng thời điểm, trước hoặc sớm nhất có thể sau khi sự kiện xảy ra. Nếu như bạn trì hoãn thì người nhận có thể nghĩ rằng bạn không hài lòng hay thực sự quan tâm tới sự kiện đó.
- Một lá thư chúc mừng phải viết ngắn gọn và chính xác.
- Cần hoàn toàn tránh việc nói về bản thân trong thư,bạn phải tập trung vào người nhận và lý do viết thư. Cũng như không đề cập những chuyện quá khứ không tốt đẹp, những ý kiến phủ định cũng như các yếu tố may mắn. - Mặc dù ca ngợi là cần thiết nhưng không được quá mức nhằm tránh người
nhận cho rằng bạn đang giả tạo.
95 West Village Way Suite 975 New York, New York 10023-6825
January 15, 2007
Mavis Jamieson 880 West 60th Street Suite 1850
New York, New York 10025-5745
Dear Mavis:
Please accept my heartiest congratulations on your recent selection for inclusion on the short-list for the NY City Writers Prize.
I just heard the news today from Francis Goodspeed when she dropped into my office with the marked up proofs for her latest collection of stories. As you can imagine, Fran was very excited too!
I am so proud of you. As you know, I have been a longtime promoter of your work, and in my mind it's about time they finally recognized your talent. In fact, I believe that your selection for the NYCWP short-list is long overdue.
I have already read two of the other books that are short-listed and in my opinion they don't hold a candle to your "No Turning Back". I will read the other three books nominated and let you know what I think. Although, I could hardly be considered an objective reviewer on this one.
Once again Mavis, my sincere congratulations on your nomination. Just being nominated for the NYCWP is an honor in itself. I will be keeping my fingers crossed for you until they announce the winner on March 1st.
Sincere best wishes,
Hình i:Mẫu thư chúc mừng
IV.1.5Thư mời
Một lá thư mời nhằm mục đích mời một khách nào đó tới dự một bữa tiệc, sự kiện hoặc một lễ kỷ niệm. Hơn nữa nó còn đảm bảo rằng người nhận thư sẽ tham dự.
Có hai thì được sử dụng là thì hiện tại và tương lai. Thì hiện tại để truyền đạt thông tin và thì tương lai và thì tương lai để đảm bảo khách sẽ tham dự.
1. Các loại thư mời
- Thư mời kinh doanh:
Một thư mời chuyên nghiệp nên được viết bằng giọng điệu trang trọng, lịch sự thậm chí là gởi tới người thân, bạn bè.
Phần giới thiệu cho phép chủ nhà và người gởi giới thiệu về mình cũng như tổ chức mà họ đại diện. Chọn một nền đơn giản là đủ cho phần này.
Tiếp theo trong phần thân của lá thư là để phác thảo tất cả thông tin về sự kiện này. Bao gồm ngày,thời gian diễn ra cũng như mục địch và chủ đề của sự kiện. Cũng nên đưa ra ngày mà người khách gởi thư trả lời, và bất kỳ thông tin đặc biệt nào về sự kiện như luật chơi, trang phục, các vật dụng cần phải mang theo…
Kế đến, trong một câu, nêu ra rằng bạn đánh giá cao và mong được gặp gỡ cá nhân tại sự kiện này. Và giữ giọng điệu như vậy cho đến hết thư.
Trong phần kết luận, ngoài việc đưa ra một câu kết còn có lời chào và chữ ký. - Thư mời thân thiện:
Một lá thư mời thân thiện tương tự như thư mời kinh doanh nhưng có ít hơn các câu văn trang trọng và có thể chia sẻ những kỉ niệm, kí ức với khách mời trong dịp này.
Thư thân thiện được sử dụng với nhiều lý do như lễ định hôn, tiệc cưới, tiệc cá nhân, tân gia…
Lời chào ở cuối câu cũng mang tính gần gũi hơn thư kinh doanh ví dụ như:
Thư mời được sử dụng thay cho lời mời truyền thống. chúng cho phép người chủ có thể truyền đạt nhiều bức thư khác nhau thông qua giọng điệu phù hợp. chủ nhà có thể chia sẻ các kỉ niệm với bạn thân và người thân trong gia đình.
Khi gởi thư, phải đảm bảo rằng không có lỗi về chấm câu, ngữ pháp, chính tả.
Hình k: Mẫu thư mời thân thiện
97 Fir Crescent Denver, CO 80409 December 17, 2008
Dear Mr. and Mrs. Johnson,
As the parents of the bride, I would like to take this opportunity to invite you to the wedding of our daughter, Sandra Green to her fiancé, Adam Locke. On this joyous occasion, we wish to share the day with our closest friends and family members.
Children grow faster than any of us can imagine, the time is upon us to watch our child grow and flourish into a new stage of her life. He proposed while the two of them were on vacation, she happily accepted and now they are to be married.
The formal event will be located at the Fire Lake Golf and Country Club on the fifteenth of August at three o'clock, two thousand and nine.
Please RSVP by the fifteenth of June to ensure attendance.
We hope to see you there, to enjoy this special day with friends and family. Sincerely Yours,
Hình l: mẫu thư mời kinh doanh
Lockwood Middle School 307 Main Street
Lockwood, NJ 51686 December 17, 2008 Mrs. Jody Coling President
Lockwood Health Association 23 Main Street
Lockwood, NJ Dear Mrs. Coling:
My name is Susan Harris and I am writing on behalf of the students at
Lockwood Middle School. We would like to invite you to attend a special event being held at our school in a week's time.
A significant amount of the students at the school have been working on a project which relates to the unemployment problem within the youth
demographic of Lockwood. You are invited to attend a presentation that will be held within the media room of the school where a variety of proposals that will demonstrate the ability of the community to develop employment opportunities for the youth within the community.
At the presentation, there will be several students receiving awards which will recognize them within the community from the Mayor. Refreshments will also be available at the presentation.
As one of the prominent figures in the community, we would be honored by your attendance. Please reply by Monday the 26th of February to confirm your attendance to the function.
We look forward to seeing you there, Sincerely,
2. Cấu trúc chi tiết của một thư mời:
Cấu trúc thư mời có thể gồm 5 phần như sau:
- Những chi tiết ban đầu ( theo thứ tự) : địa chỉ người gửi, ngày, tên người nhận, lời chào hỏi. Trong một thư mời trang trọng, tên của những người tổ chức phải được viết rõ ràng; trong thư thân thiện có thể dùng tên họ viết tắt hoặc tên riêng.
- Giới thiệu bản thân, tổ chức hoặc nhóm bạn đại diện.
- Sau đó mô tả các tính chất và mục đích của sự kiện này cùng với tất cả sự
cần thiết cũng như các chi tiết đặc biệt về tầm quan trọng của dịp này. Bạn cũng có thể chỉ định nếu người nhận thư cần mang theo bất kỳ vật dụng gì cùng với họ hay vai trò đặc biệt nào mà họ có thể tham gia trong sự kiện này. Bạn cũng nên đề cập đến một ngày cụ thể mà bạn cần có một thư trả lời.
Trong thư mời trang trọng, ngày tháng và thời gian được viết rõ bằng chữ. Ví dụ: Monday, the second of January; Seven to ten o’clock in the evening. Còn trong thư mời thân mật có thể viết đơn giản hơn như: Monday, January
2nd; 7:00 to 10:00 evening.
Nếu địa điểm diễn ra là nơi quen thuộc thì không cần đề tên đường, thành phố. Nên ghi số phòng nếu nơi đó có nhiều phòng. Ví dụ: New World Hotel, phòng 302. Còn nếu như người nhận thư không có khả năng biết nới