Trong điều kiện hiện nay để phục vụ cho yêu cầu quản lý hiện đaị, để cung cấp thông tin một cách kịp thời, chính xác, đầy đủ, hữu ích cho đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình doanh nghiệp, điều kiện kinh doanh trình độ quản lý cũng như bộ phận kế toán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán.
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán báo gồm: Loại sổ, kết cấu sổ, mối quan hệ giữa các sổ nhằm để ghi chép các chứng từ kế toán theo một trình tự ghi chép nhất định nhằm thực hiện một cách tốt nhất các chức năng nhiệm vụ của kế toán.
Tùy thuộc vào hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà kế toán tổ chức các loại sổ kế toán khác nhau.
- Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức kế toán “chứng từ ghi sổ” thì kế toán doanh nghiệp sự dụng các loại sổ sau:
+ Các bảng kê chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết TK 511, TK 642, TK 641, TK 911…
- Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức “Nhật ký chứng từ” thì kế toán sử dụng: + Sổ chi tiết các tài khoản: TK 511, TK 641, TK 642, sổ chi tiết thanh toán. + Các bảng kê: số 8, số 9, số 10, số 11…
+ Các nhật kí chứng từ: số 7, số 8, số 10…
+ Sổ cái các tài khoản: TK 511, TK 641, TK 642, TK 911…
- Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức “nhật ký chung” kế toán sử dụng: + Sổ nhật kí chung, các sổ nhật kí đặc biệt, các thẻ chi tiết bán hàng. + Sổ cái các tài khoản: TK 111, TK 112, TK 131, TK 511, TK 911…
- Nếu doanh nghiệp sử dụng hình thức “nhật ký sổ cái” kế toán sử dụng các lọai sổ: + Sổ nhật kí sổ cái
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết, thẻ kho…
* Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
- Đặc điểm của hình thức này là:
+ Tách rời trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và sổ cái.
+ Căn cứ để lập chứng từ ghi sổ là các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại hoặc có cùng nội dung kinh tế.
+ Việc ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết là tách rời nhau.
+ Cuối tháng phải lập bảng cân đối tài khoản để kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán.
Sử dụng hình thức này có ưu điểm là: Đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hóa cán bộ kế toán, quan hệ kiểm tra, đối chiếu số liệu chặt chẽ.
Bên cạnh đó hình thức này cũng có những nhược điểm đó là: Khối lượng công việc kế toán nhiều, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu bị dồn vào cuối tháng; mặt khác dễ làm phát sinh trùng lặp trong quá trình ghi sổ nếu như việc phân công lập chứng từ ghi sổ không rõ ràng.
Vận dụng hình thức này, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại sẽ sử dụng các loại sổ sau:
Chứng từ gốc
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Sổ cái
. Sổ kế toán tổng hợp bao gồm: Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và các sổ cái trong đó có: Sổ cái TK 511, TK 632, TK 521, TK 641, TK 642, TK 911…
. Sổ, thẻ kế toán chi tiết gồm: Sổ chi tiết hàng hóa
Sổ chi tiết chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thẻ kho (ở kho hàng hóa), sổ chi tiết thanh toán với người mua, sổ chi tiết bán hàng.
Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
: Ghi hàng ngày : Chi cuối tháng
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính