Bên cạnh những kết quả đã được trong những năm vừa qua, Công ty cũng còn nhiều mặt hạn chế còn tồn tại:
Về hạch toán ban đầu:
Nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên và là nghiệp vụ có khối lượng ghi chép lớn, trong khi đó Công ty ghi chép hóa đơn bằng tay, việc này gặp rất nhiều khó khăn, mất thời gian và còn dễ nhầm lẫn, làm giảm hiệu quả của công tác kế toán.
Về tài khoản sử dụng:
• Trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng cho khách, kế toán không sử dụng TK 157 “Hàng gửi bán” để phản ánh trị giá của hàng hóa gửi cho người mua chưa được chấp nhận thanh toán. Trong quá trình hàng hóa gửi cho người mua có thể các trường hợp làm bên mua không nhận được hàng, hàng nhận được không đúng với thỏa thuận trong hợp đồng về chất lượng, mẫu mã hay quy cách khiến người mua từ chối, chưa chấp nhận thanh toán.
Trên thực tế, Công ty sử dụng TK 156 “Hàng hóa” thay cho TK 157 và định khoản giống với trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp
cho khách hàng. Như vậy công ty đã không thực hiện đúng theo chuẩn mực và chế độ kế toán, vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán, việc làm này có thể ảnh hưởng đến doanh thu bán hàng, cũng như kết quả kinh doanh của công ty.
• Chiết khấu thương mại là khoản mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua hàng do người mua đã mua hàng của doanh nghiệp với số lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết về mua, bán hàng. Khi phát sinh khoản chiết khấu thương mại, kế toán của công ty phản ánh luôn vào TK 5111 sau khi đã trừ khoản giảm giá mà không phản ánh vào TK 5211. Việc hạch toán này tuy không ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh và lợi nhuận sau thuế nhưng không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành, khó theo dõi khi phát sinh chiết khấu.
• Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
Khoản phải thu khách hàng là khoản tiền Công ty cho khách hàng nợ để đảm bảo bán được nhiều hàng hơn. Nhưng việc cho nợ nhiều khiến cho lượng vốn lưu động, kết quả kinh doanh của Công ty bị giảm sút.
Công ty vẫn chưa sử dụng TK 139 “Dự phòng nợ phải thu khó đòi”. Việc không trích lập quỹ dự phòng nợ phải thu khó đòi đã vi phạm nguyên tắc thận trọng trong kế toán, vì khi phát sinh các khoản nợ không đòi được thì Công ty buộc phải hạch toán lỗ.
Về sổ sách kế toán:
Nhìn chung hệ thống sổ sách kế toán của Công ty hiện nay là đầy đủ, hợp lý và khoa học, đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý và các yêu cầu khác. Tuy nhiên công ty nên bổ sung sổ nhật ký đặc biệt cho các nghiệp vụ phát sinh thường xuyên.
Nguyên nhân:
Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phát được thành lập vào tháng 7 năm 2004 với 21 nhân viên. Là doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên phân phối thiết bị canh tác chè, bộ máy kế toán hiện nay chỉ có 3 nhân viên kế toán nghiệp vụ và một kế toán trưởng. Số lượng nhân viên ít lại phải đảm nhiệm lượng công việc khá nhiều. Do vậy, để phù hợp với điều kiện, quy mô cũng như hoạt động kinh doanh, công tác kế toán bán hàng của công ty được tổ chức gọn nhẹ, đơn giản hóa như không sử dụng TK 5211 cho phát sinh chiết khấu thương mại mà trừ khoản giảm giá
ngay trên hóa đơn, không sử dụng sổ nhật ký đặc biệt mà phản ánh luôn trên các sổ chi tiết, sổ cái TK… Việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán ở khâu bán hàng không tránh khỏi việc thực hiện không đúng trong chế độ kế toán hiện hành như trên.