vụ Việt Phát
THỊ TRƯỜNG CHỦ YẾU
Tên công ty Địa chỉ
Công ty TNHH thương mại tin học Ocean 256D Bạch Mai, Hai Bà Trưng, Hà Nội Trung tâm nghiên cứu KH&PT công nghệ chè Việt Phòng 101, Số 92 Võ Thị Sáu, Phường
Thanh Nhàn, Hai Bà Trưng, Hà Nội Công ty TNHH phát triển thương mại T&B Số 127- Láng Hạ - Đống Đa – Hà Nội Công ty CP cơ giới nông nghiệp và PTNT Nghệ An Khối Yên Xuân, phường Quan Bầu, TP
Vinh, Nghệ An Công ty Cp Xây dựng dịch vụ nông nghiệp và PTNT
Nghệ An
Phường Quan Bầu, TP Vinh, Nghệ An Công ty Co cơ giới nông nghiệp và xây dụng Anh
Thành Đô
Xã Đa Sơn, huyện Đô Lương, tỉnh Nghệ An Việ khoa học kỹ thuật nông lâm miền núi phía Bắc Phú Hộ, Phú Thọ
Trung tâm khuyến nông Phú Thọ Phú Thọ
Phòng nông nghiệp & PTNT huyện Bắc Quang TT Việt Quang – Bắc Giang – Hà Giang
- Phương thức bán hàng
Các công ty thương mại có thể bán hàng theo nhiều phương thức khác nhau. Trong mỗi phương thức bán hàng lại có thể bao gồm nhiều phương thức khác nhau. Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phát bán buôn hàng hóa cho các đối tác theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết. Công ty áp dụng hai phương thức bán buôn: Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng cho khách hàng và bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba. Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của công ty vì phương thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, tránh hiện tượng thất thoát và thu hồi vốn nhanh.
Khi khách có yêu cầu mua hàng của công ty, phòng kinh doanh tiến hành xác định số hàng tồn kho tại thời điểm mua hàng, xác định thời gian giao hàng chuyển đến Phòng kỹ thuật - sản xuất điều động nhân viên đi lắp đặt, hỗ trợ kỳ thuật cho khách hàng. Đồng thời viết Phiếu đề nghị xuất kho làm căn cứ để phòng kế toán viết hóa đơn GTGT. Hóa đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất kho được chuyển cho kho để Thủ kho ghi thẻ kho. Cuối cùng chứng từ được chuyển về phòng kế toán để lập phiếu xuất kho và lên sổ.
Với phương thức bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng cho khách, công ty xuất kho hàng hóa, dùng phương tiện vận tải đi thuê ngoài chuyển hàng đến kho của người mua hoặc một đơn vị nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Sau khi giao hàng hóa, đại diện bên khách hàng ký nhận đã đủ hàng vào chứng từ bán hàng của công ty đồng thời trả tiền ngay hoặc ký nhận nợ.
Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba nghĩa là sau khi mua hàng, công ty không nhập kho hàng hóa mà vận chuyển ngay cho bên mua. Khi giao hàng hóa cho khách hàng thì đại diện khách hàng sẽ phải ký nhận vào chứng từ bán hàng và quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao cho khách hàng, hàng hóa được xác định là tiêu thụ. Hình thức này công ty thường hay áp dụng cho khách hàng quen thuộc và tin cậy.
- Phương thức và hình thức thanh toán :
Thực hiện nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa tức là vốn của công ty sẽ chuyển từ hình thái hện vật sang hình thái tiền tệ. Việc thanh toán tiền hàng có thể tiến hành ngay hoặc trả chậm do hai bên tự thỏa thuận. Với khách hàng thanh toán trả chậm, công ty luôn quy định rõ thời hạn thanh toán và các khách hàng này thường là những khách hàng lâu năm của doanh nghiệp. Ở phương thức này việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán mà chưa trả tiền ngay. Tuy nhiên, công ty vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng và mở sổ chi tiết TK 131 để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng giúp cho việc thanh toán không bị thiếu sót, nhầm lẫn khi thanh toán.
Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm lẫn nhau giữa bên mua và bên bán, đồng thời nó cũng gắn liền với sự vận động giữa hàng hóa và số tiền vốn, dảm bảo cho hai bên cùng có lợi.
Hiện nay, công ty áp dụng hai hình thức thanh toán:
• Phương thức thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt:
• Phương thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng:
Khi bán hàng hóa với số lượng lớn, giá trị lớn thì Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phát thỏa thuận với người mua để lựa chọn một hình thức thanh toán thích hợp, trong đó hình thức thanh toán chuyển khoản qua ngân hàng là chủ yếu.
2.2.2. Thực trạng kế toán bán mặt hàng thiết bị canh tác chè tại Công ty Cổ phầnthương mại và dịch vụ Việt Phát thương mại và dịch vụ Việt Phát
Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng cho khách hàng
Tại công ty Cổ phần thương mại và dịch vụ Việt Phát, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được phản ánh vào chứng từ kế toán. Đây là khâu hạch toán đầu, là cơ sở pháp lý để hạch toán kế toán. Trong công tác kế toán bán hàng, Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau:
- Đơn đặt hàng
- Hợp đồng kinh tế
- Phiếu đề nghị xuất kho được lập 4liên theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Trong đó: phòng kinh doanh giữ 01 liên gốc làm căn cứ theo dõi số hàng xuất kho, 01 liên làm căn cứ để phòng kế toán viết hóa đơn GTGT và có ký nhận nợ của khách (nếu có) để kế toán theo dõi công nợ, Thủ kho giữ 01 liên làm chứng từ gốc để lên thẻ kho, 01 liên còn lại giao cho khách hàng.
- Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, có nội dung và hiệu lực hoàn toàn giống nhau, được luân chuyển như sau:
Cụ thể:
Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng
Liên 3: Màu xanh, giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó được chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hóa đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán.
- Thẻ kho do Thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết cho từng loại hàng hóa.
- Phiếu xuất kho được kế toán lập thành 2 liên: 1 liên được lưu tại quyển, 1 liên dùng để ghi sổ kế toán.
• Tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản của công ty được áp dụng thống nhất với hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006.
Để hạch toán nghiệp vụ kinh tế bán hàng phát sinh, kế toán sử dụng các tài khoản
- Tàikhoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp được thực hiện trong kỳ kế toán.
Tài khoản 511 được chi tiết thành tài khoản cấp 2, 3: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản được sử dụng để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã được xác định tiêu thụ.
Tài khoản được chi tiết thành tài khoản cấp 2: TK 6321: Giá vốn hàng bán: hàng hóa, thành phẩm
Ngoài ra kế toán bán hàng của Công ty còn sử dụng một số TK liên quan khác như:
- TK 111 “Tiền mặt”
- TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” - TK 131 “Phải thu khách hàng”
- TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh” - TK 138 “Phải thu khác”
- TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
- TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước”
• Trình tự hạch toán:
Nhân viên kinh doanh tìm khách hàng, thỏa thuận giá, nhận đơn đặt hàng (Phụ lục 1) của khách hàng và ký kết hợp đồng bán. Hợp đồng kinh tế (Phụ lục 2) là cơ sở cho việc lập các chứng từ kế toán. Nhân viên kinh doanh lập Phiếu đề nghị xuất kho (4liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng.
Phiếu đề nghị xuất kho (Phụ lục 3) sau khi được ký duyệt của Giám đốc, Phó Giám đốc hoặc Trưởng phòng kinh doanh sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất
Hóa đơn GTGT (Phụ lục 4).
Hóa đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất kho được ký duyệt của Kế toán trưởng, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc. Nhân viên kinh doanh cầm hai chứng từ này xuống kho làm thủ tục xuất hàng.
Tại kho, Thủ kho cùng người nhận hàng ký vào chứng từ sau đó xuất hàng, căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất kho đã được ký duyệt để ghi nhận số lượng thực xuất vào Thẻ kho (Phụ lục 5).
Đồng thời, Thủ kho chuyển Phiếu đề nghị xuất kho, Hóa đơn GTGT lên phòng kế toán để lập Phiếu xuất kho (Phụ lục 6).
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 4) và Giấy báo có của Ngân hàng, kế toán phản ánh doanh thu của lô hàng tiêu thụ:
Nợ TK 112: 1.145.000.000 VNĐ Có TK 511: 1.090.476.000 VNĐ
Có TK 33311: 54.524.000 VNĐ
Căn cứ vào Phiếu xuất kho số 326 (Phụ lục 6) để ghi nhận giá vốn: Nợ TK 632: 830.316.000 VNĐ
Có TK 156: 830.316.000 VNĐ
Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp lệ, hợp pháp, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết hàng hóa (Phụ lục 12), Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa (Phụ lục 13), sổ chi tiết TK (Phụ lục 14), sổ Nhật ký chung (Phụ lục 15).
Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa được lập cho từng loại hàng hóa và dựa vào các sổ chi tiết hàng hóa. Căn cứ để ghi bảng này là dòng tồn đầu tháng, cộng phát sinh, tồn cuối tháng. Các số liệu này được đối chiếu với sổ cái TK 156.
Sau đó, căn cứ vào các số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi Sổ Cái (Phụ lục 16) các tài khoản 111, 112, 131, 3331, 156, 632, 511.
• Sổ kế toán:
Để phản ánh hoạt động kinh doanh, kế toán công ty đã sử dụng hệ thống sổ theo hình thức kế toán nhật ký chung gồm: Sổ chi tiết hàng hóa, Bảng tổng hợp chi tiết hàng hóa, sổ chi tiết TK, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản.
Công ty không sử dụng sổ nhật ký đặc biệt cho công tác kế toán bán hàng. Trường hợp bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao tay ba
• Chứng từ sử dụng:
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết một lần, có nội dung và hiệu lực hoàn toàn giống nhau, được luân chuyển như sau:
Cụ thể:
Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hóa đơn Liên 2: Màu đỏ, giao cho khách hàng
Liên 3: Màu xanh, giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó được chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán.
Trên mỗi hóa đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng, đơn giá của từng loại bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán.
- Biên bản bàn giao hàng hóa
• Tài khoản kế toán:
Để hạch toán nghiệp vụ kinh tế bán hàng phát sinh, kế toán sử dụng các tài khoản:
Tài khoản 511 được chi tiết thành tài khoản cấp 2, 3: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
TK 51111: Doanh thu bán hàng hóa máy móc.
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản được chi tiết thành tài khoản cấp 2: TK 6321: Giá vốn hàng bán: hàng hóa, thành phẩm
- Tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”
Tài khoản được chi tiết thành tài khoản cấp 2: TK 1311: Phải thu ngắn hạn khách hàng
Ngoài ra kế toán bán hàng của Công ty còn sử dụng một số TK liên quan khác như:
- TK 111 “Tiền mặt”
- TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
- TK 642 “Chi phí quản lý kinh doanh” - TK 138 “Phải thu khác”
- TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
- TK 333 “Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nước”
• Trình tự hạch toán:
Nhân viên kinh doanh tìm khách hàng, thỏa thuận giá và điều khoản mua bán để đi đến ký kết hợp đồng. Căn cứ vào Hợp đồng kinh tế (Phụ lục 7) được phòng kinh doanh chuyển, kế toán lập Hóa đơn GTGT (Phụ lục 8).
Khác với trường hợp bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng, hàng hóa bán ra khi mua về từ nhà cung cấp không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà bán ngay cho khách hàng của mình tại địa điểm do hai bên thỏa thuận. Do vậy hàng hóa được xác định là tiêu thụ trực tiếp.
Theo phương thức này, công ty cử nhân viên trực tiếp nhận hàng tại kho của nhà cung cấp, kiểm nghiệm và lập biên bản bàn giao hàng hóa, sau đó giao hàng trực tiếp cho khách hàng. Đại diện khách hàng sẽ phải ký nhận vào Biên bản bàn giao hàng hóa (Phụ lục 9) và quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển giao cho khách hàng, hàng hóa được xác định là tiêu thụ.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 8) của công ty xuất cho khách hàng, Giấy báo có của Ngân hàng, kế toán ghi nhận doanh thu:
Có TK 511: 133.330.000 VNĐ Có TK 33311: 6.670.000 VNĐ
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT của nhà cung cấp (Công ty Ochiai) xuất bán cho đơn vị (Phụ lục 10), kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 105.200.000 VNĐ Nợ TK 133: 5.260.000 VNĐ Có TK 331: 110.460.000 VNĐ
Cuối ngày, căn cứ vào những chứng từ kế toán đã được kiểm tra là hợp lệ, hợp pháp, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TK (Phụ lục 14), sổ Nhật ký chung (Phụ lục 15).
Sau đó, căn cứ vào các số liệu ghi trên sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi Sổ Cái (Phụ lục 16) các tài khoản .
Khi khách hàng thanh toán tiền trả chậm thì căn cứ vào Giấy báo có của Ngân hàng, kế toán ghi giảm công nợ và tăng TK 112, từ đó vào các sổ phải thu khách hàng, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 131 và 1121 (Phụ lục 16).
Nợ TK 112: 140.000.000 VNĐ Có TK 131: 140.000.000 VNĐ
Cuối kỳ tiến hành kết chuyển doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 511:
Có TK 911:
Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả kinh doanh và tiến hành ghi sổ cái cho TK 911, kế toán ghi:
Nợ TK 911: Có TK 632:
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, kế toán tiến hành cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đùng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
• Sổ kế toán:
Sổ chi tiết TK, sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản.
• Kếtoántrường hợp phát sinh trong quá trình bán hàng:
- Chiết khấu thương mại:
Theo chính sách chiết khấu thương mại của doanh nghiệp quy định: Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua thường xuyên, ổn định, khách hàng ở tỉnh xa. Phần giảm giá này công ty có thể thực hiện chiết khấu từ 1 đến 3% trên tổng doanh thu ghi trên hóa đơn.
Khi phát sinh chiết khấu thương mại, kế toán phản ánh ngay trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng của khách hàng.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT (Phụ lục 11), kế toán không phản ánh khoản chiết khấu vào TK 5211 – Chiết khấu thương mại mà ghi nhận luôn vào TK 511 là phần doanh thu sau khi đã trừ đi khoản chiết khấu.