Khi phát sinh nghiệp vụ, người sử dụng phải nhập đúng, đủ và chi tiết các thông tin của nghiệp vụ vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động lên các báo cáo liên quan. Vấn đề đặt ra là người sử dụng phải biết nhập những thông tin gì? Nhập ở đâu? Và nhập như thế nào?
Hệ thống đã phân chia các nghiệp vụ quản lý cụ thể trên menu nghiệp vụ. Mỗi nghiệp vụ quản lý sẽ được xử lý trong một hộp thoại nhất định. Tuy nhiên sẽ có một số nghiệp vụ kế toán phải được xử lý đồng thời ở hai hay nhiều hộp thoại liên quan.
Phần này hướng dẫn người sử dụng nắm được trình tự cập nhật thông tin quản lý, bao gồm:
Cập nhật nhân khẩu chuyển đến Cập nhật nhân khẩu chuyển đi Cập nhật nhân khẩu khai tử Cập nhật nhân khẩu tạm trú
Quản lý thông tin thân nhân nhân khẩu thường trú Quản lý thông tin thân nhân nhân khẩu tạm trú
4.1/ Tiếp nhận hồ sơ chuyển đến
Nội Dung: Theo dõi số lượng hồ sơ nhân khẩu chuyển đến thị trấn trong tuần, tháng, quý, năm.
Thao tác thực hiện: Vào meu nghiệp vụ\ Tiếp nhận hồ sơ chuyển đến, xuất hiện màn hình tiếp nhận hồ sơ chuyển đến. Tại đây, người sử dụng nhấn vào nút thêm để thêm mới hồ sơ và nhập các thông tin cần thiết;
Sau khi nhập xong, nhấn nút lưu để lưu lại thông tin vừa nhập.
• In phiếu hẹn cho công dân
Xem và in mẫu phiếu hẹn cho công dân đến làm thủ tục ngay tại màn hình chính của form này bằng cách kích chọn nút in.
4.2/ Tiếp nhận hồ sơ chuyển đi, đến
Nội Dung: Theo dõi số lượng hồ sơ nhân khẩu chuyển đi, chuyển đến thị trấn trong tuần, tháng, quý, năm.
Thao tác thực hiện: Vào meu nghiệp vụ\ Tiếp nhận hồ sơ chuyển đi, hoặc tiếp nhận hồ sơ chuyển đến xuất hiện màn hình tiếp nhận hồ sơ chuyển đi. Tại đây, người sử dụng nhấn vào nút thêm để thêm mới hồ sơ và nhập các thông tin cần thiết;
Sau khi nhập xong, nhấn nút lưu để lưu lại thông tin vừa nhập. • In phiếu hẹn cho công dân
Xem và in mẫu phiếu hẹn cho công dân đến làm thủ tục ngay tại màn hình chính của form này bằng cách kích chọn nút in.
4.3/ Cập nhật thông tin nhân khẩu chuyển đến
Nội dung: Theo dõi số nhân khẩu chuyển đến và nhân khẩu hiện tại của thị trấn theo tuần, tháng, quý, năm và các thông tin chi tiết của nhân khẩu để phục vụ cho quá trình quản lý.
Thông tin đầu vào: căn cứ vào hồ sơ xin nhập khẩu các giấy tờ theo quy định của pháp luật đối với mỗi trường hợp nhập khẩu khác nhau: Phiếu báo thay đổi nhân khẩu, bản khai nhân khẩu ( từ 14 tuổi trở lên ), giấy khai sinh ( nhập sinh hoặc con nhỏ đi kèm ), giấy tờ chứng minh chỗ ở hợp pháp, sổ tạm trú ( nhập về nơi cư trú mới ), đăng ký kết hôn ( Nhập về theo vợ hoặc chồng ), giấy chuyển khẩu, …
Thao tác thực hiện: vào menu nghiệp vụ\ cập nhật nhân khẩu chuyển đến, xuất hiện màn hình cập nhật nhân khẩu, nhập các thông tin cần thiết và lưu lại. Nhập thông tin chi tiết nhân khẩu người sử dụng kích chọn vào nút chi tiết và nhập.
• In mẫu báo cáo
Xem và in mẫu báo cáo ngay tại màn hình chính của form này bằng cách kích chọn nút in.
4.4/ Cập nhật nhân khẩu khai tử
Nội dung: theo dõi nhân khẩu của thị trấn khai tử và xóa tên trong sổ quản lý.
Quy trình thực hiện: các giấy tờ cần thiết cho việc xóa tên nhân khẩu trong sổ quản gồm : phiếu báo thay đổi nhân, hộ khẩu; giấy chứng tử; sổ hộ khẩu.
Thao tác thực hiện: khi phát sinh nhân khẩu khai tử, người sử dụng căn cứ vào giấy chứng tử do UBND xã cấp, phiếu báo thay đổi vào menu nghiệp vụ và chọn phân hệ nghiệp vụ khai tử để nhập thông tin và lưu lại.
Với nội dung này, chương trình không in mẫu báo cáo mà thông tin nhân khẩu khai tử sẽ được tổng hợp vào báo cáo tổng hợp tuần, tháng, quý, năm.
4.5/ Quản lý thông tin thân nhân nhân khẩu thường trú
Nội dung: quản lý chi tiết thông tin thân nhân nhân khẩu. Thông tin về thân nhân nhân khẩu gồm: thông tin về bố, mẹ đẻ, anh chi em ruột và chồng, con ( nếu có ).
Quy trình thực hiện: các giấy tờ cần thiết cho việc nhập thông tin về thân nhân của nhân khẩu: bản khai nhân khẩu, sổ hộ khẩu, phiếu báo thay đổi.
Thao tác thực hiện: khi phát sinh nhân khẩu chuyển đến, người sử dụng căn cứ vào bản khai nhân khẩu mà người xin nhập khẩu khai báo, phiếu báo thay đổi vào menu nghiệp vụ và chọn phân hệ nghiệp vụ thông tin thân nhân nhân khẩu để nhập thông tin và lưu lại. Đối với các trường hợp nhập sinh cũng khai báo để phục vụ cho quá trình quản lý về sau: căn cứ vào giấy khai sinh để biết thông tin cha mẹ đẻ, căn cứ vào sổ hộ khẩu để nắm bắt thông tin về anh chị em ruột.