(1) Phác họa giải pháp
- Do mới chỉ tìm hiểu sơ bộ (chưa phân tích kỹ lưỡng) -> đưa giải pháp là sớm -> nhưng tại sao phải đưa giải pháp?:
• Bên sử dụng không muốn chờ lâu (vì họ sắp phải ra quyết định đầu tư cho hệ thống thông tin mới).
• Bên xây dựng cần dự toán mức đầu tư cho dự án (phần cứng, phần mềm) và giúp định hướng.
- Việc đưa giải pháp là sớm -> có thể thực hiện được -> vì chỉ là giải pháp thô với các quyết định sơ lược sau:
• Chức năng chính của hệ thống, đầu vào, đầu ra, các biện pháp chính để đáp ứng nhu cầu của người dùng;
• Kiến trúc tổng thể của hệ thống, bao gồm:
+ Kiến trúc phần mềm (các hệ thống con, các module chính…)
+ Kiến trúc phần cứng (mạng, các máy tính, các thiết bị khác…)
- Giải pháp phải đủ rõ để thuyết phục được bên sử dụng:
• Về khả năng đáp ứng nhu cầu.
• Chứng minh tính khả thi.
- Nên đưa nhiều giải pháp (thể hiện những mức độ tự động hóa khác nhau -> có sự cải tiến quản lý tốt hơn):
• Tổ chức lại hoạt động thủ công
• Sự tự động hóa ở mức vừa phải: máy tính giúp một số việc -> không gây đảo lộn lớn.
Chöông 2 – Khaûo saùt hieän traïng vaø tìm hieåu nhu caàu
(2) Đánh giá tính khả thi
- Khả thi về nghiệp vụ
Đáp ứng các nhu cầu và nghiệp vụ của bên sử dụng: cung cấp các thông tin nghiệp vụ cần thiết, đúng lúc, đúng nơi?
- Khả thi về kỹ thuật
Các yêu cầu kỹ thuật và công nghệ của giải pháp có thể đáp ứng được không?
- Khả thi về kinh tế
Chi phí cho giải pháp có thể đáp ứng? Giá trị lợi ích mang lại?
(3) Ví dụ: hệ cung ứng vật tư nhà máy Z.
- Sau khi khảo sát kỹ -> đưa ra một số giải pháp sau:
• Giải pháp 1
Thiết lập 1 kênh liên kết giữa hai máy tính có sẵn -> xóa bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra. Hệ Đặt Hàng Hệ Phát Hàng Thêm kênh liên kết
Chöông 2 – Khaûo saùt hieän traïng vaø tìm hieåu nhu caàu
• Giải pháp 2
Thêm một máy tính để giải quyết khâu đối chiếu -> ba máy tính được kết nối.
• Giải pháp 3
Gộp hệ Đặt hàng vào hệ phát hàng hay ngược lại -> bỏ một máy tính cũ, bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra thủ công.
Hệ Đặt Hàng Hệ Đối Chiếu Thêm một máy tính Hệ Phát Hàng Hệ Đặt Hàng + Phát hàng Bỏ một máy tính cũ
Chöông 2 – Khaûo saùt hieän traïng vaø tìm hieåu nhu caàu
• Giải pháp 4
Bỏ cả hai máy tính cũ -> đưa vào trung tâm máy tính chung của cơ quan -> tổ chức lại các công việc thủ công.
• Giải pháp 5
Bỏ tổ đối chiếu và kiểm tra thủ công, giữ lại hai hệ đặt hàng và phát hàng: + Hệ đặt hàng vẫn thực hiện đặt hàng nhưng thêm việc kiểm tra
thực hiện đơn hàng.
+ Hệ phát hàng vẫn nhận và phát hàng nhưng thêm việc quản lý dự trù, quản lý kho hàng dự trữ -> chủ động tìm địa chỉ phát hàng.
+ Yêu cầu mua hàng và danh sách hàng về được chuyển bằng tay từ hệ phát hàng sang hệ đặt hàng.
Hình 2.3 – Các giải pháp được đề xuất
TRUNG TÂM MÁY TÍNH Bỏ cả hai máy tính cũ Hệ Đặt Hàng Mua hàng
Kiểm tra thực hiện đơn hàng Yêu cầu mua hàng Hệ Phát Hàng Quản lý các dự trù Quản lý kho dự trữ Nhận và phát hàng Danh sách Hàng về Hóa đơn Dự trù Đơn hàng Giao hàng Phát hàng Tệp quản lý kho
Chöông 2 – Khaûo saùt hieän traïng vaø tìm hieåu nhu caàu