2. Kiến nghị
2.2Hoàn thiện hồ sơ tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
Ở giai đoạn này, cần phải có sự tiếp cận đối với hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, và cần chắc chắn kiểm toán viên đã thu thập đầy đủ thông tin chung về khách hàng.
Kiểm toán viên cần phải làm quen với hệ thống kiểm soát trước khi thiết kế chương trình kiểm toán và bắt đầu kiểm toán phải xác định được mức độ tin cậy, mức độ dựa vào hệ thống kiểm soát nội bộ.
Mặc dù việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ khá tốn kém về thời gian và chi phí, tuy nhiên, nó đóng vai trò quan trọng trong việc giúp kiểm toán viên nắm bắt được những điểm yếu của hệ thống kiểm soát từ đó xác định những phương pháp kiểm toán mới, khuyến khích ý kiến sáng tạo của kiểm toán viên để cải tiến quy trình kiểm toán nhằm đạt được hiệu quả cao hơn.
Bên cạnh việc đưa ra bảng câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát. Người viết xin đưa ra phương pháp lưu đồ để mô tả hệ thống kiểm soát nội bộ trên giấy.
Phương pháp lưu đồ:
Việc sử dụng sơ đồ luân chuyển cung cấp cho kiểm toán viên nhận biết rõ rang hơn những chỗ phức tạp của một hệ thống, những điểm yếu của hệ thống cũng dễ nhận thấy thông qua việc xem xét một sơ đồ luân chuyển rõ rang. Tuy nhiên, sử dụng phương pháp lưu đồ cần kết hợp với kiểm toán viên nội bộ (nếu có) để tránh sự trùng lắp, tạo sự thuận lợi trong công việc.
Về hình thức
Để sử dụng thống nhất phương pháp lưu đồ thì cần phải đưa ra bảng các ký hiệu được sử dụng khi lập lưu đồ sẽ được lưu trong sổ tay chuyên môn của kiểm toán viên. Bên cạnh để cho phương pháp lưu đồ được hiệu quả thì cần đạt được các yêu cầu sau:
Sử dụng các ký hiệu chuyên dùng.
Sử dụng các đường vận động: chỉ rõ phương hướng của sự vận động, nên sử dụng các đường mũi tên bất cứ khi nào nó làm tăng thêm sự rõ ràng cho hệ thống kiểm soát. Khi lập lưu đồ, các đường vận động càng ít cắt nhau càng tốt. khi cắt nhau nên sử dụng các biểu diễn như sau:
Trình bày sự tách biệt giữa các trách nhiệm: các lĩnh vực trách nhiệm được xây dựng trên các sơ đồ theo cột hoặc phần mà thông qua đó dòng vận động của chứng từ sẽ xảy ra theo hàng ngang, từ trái sang phải. kỹ thuật này giúp người xem có thể nhận diện một cách rõ ràng các biến động về trách nhiệm khi chứng từ vận động xuyên qua hệ thống.
Đưa vào các quá trình kiểm soát thích hợp: việc đưa các quá trình kiểm soát thích hợp vào sơ đồ giúp kiểm toán viên hiểu biết được cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát. Thí dụ gồm các quyền phê chuẩn, quá trình thẩm tra nội bộ và các quá trình điều hòa.
Các ký hiệu lưu đồ cơ bản:
Bắt đầu Xử lý bằng
máy Tài liệu và các
báo cáo bằng giấy Đường nối
Xử lý bằng thủ công
Nơi lưu trữ tại nơi kiểm soát Kiểm tra, đối
chiếu
Nhìn vào lưu đồ trang 31 ta thấy qui trình bán hàng thực hiện các chức năng chính : xử lý đơn đặt hàng và lập hoá đơn, chuyển giao hàng, ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, theo dõi công nợ, nhận tiền thanh toán và trường hợp hàng bị trả lại và xoá nợ phải thu. Ứng với mỗi chức năng công ty đã áp dung các biện pháp kiểm soát tương ứng.
SVTH: Phan Thanh Lâm Trang 48
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
Về mặt nội dung:
Khi lập lưu đồ mô tả kiểm soát đối với từng chu trình cụ thể thì kiểm toán viên cần trình bày đầy đủ các thông tin sau:
• Các loại nghiệp vụ trọng yếu của chu trình từ giai đoạn thực hiện nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ và bảo vệ các tài sản liên quan.
• Các thủ tục kiểm soát chính của doanh nghiệp đối với chu trình này. • Thẩm quyền phê duyệt của các bộ phận phòng ban đối với các khâu trong chu trình.
• Các tài liệu và báo cáo chính được sử dụng cho mục đích kiểm soát trong chu trình.
Lưu ý về việc phân công phân nhiệm trong chu trình, đảm bảo ghi nhận việc một người đảm nhiệm nhiều khâu trong một chu trình (nếu có)
LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
SVTH: Phan Thanh Lâm Trang 50
Phiếu thu 1 3 Bảng kê công nợ Bảng dối chiếu công nợ Sổ chi tiết KH D 1 Phiếu thu 2 Giấy báo có Sổ chi tiết TK 112 D Kiểm tra đối chiếu Kiểm tra đối chiếu Vào sổ quỹ Sổ quỹ D (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kế toán TGNH Thủ quỹ Kế toán thanh toán Kế toán bán hàng 3 Cập nhật vào máy vi tính Bảng kê HĐ GTGT Nhật ký Sổ cái D Kiểm tra đối chiếu Bộ phận kho 2 Phiếu XK KVCNB, lệnh xuất kho Phòng KHKD Bắt đầu Hợp đồng kinh tế Lập lệnh XK, Phiếu XK KVCNB, HĐ GTGT 1 2 lệnh XK, Phiếu XK KVCNB, HĐ GTGT 2 1 3 Xử lý HĐKT Xác nhận đơn hàng Thủ kho xác nhận: LXH, PXK KVCNB Đơn đặt hàng Giữ lại
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai 2.3 Về đánh giá rủi ro tiềm tàng trên khoản mục, chu trình cụ thể:
Đánh giá rủi ro tiềm tàng thực hiện trên khoản mục đối với hàng tồn kho, tài sản cố định, các khoản doanh thu và nợ phải thu, bên cạnh đó là các rủi ro đối với khoản mục tiền lương. Kiểm toán viên dựa vào tìm hiểu chu trình để đánh giá các rủi ro liên quan đến từng cơ sở dẫn liệu. Kết quả cuối cùng sẽ được tổng hợp ở dòng cuối cùng và kiểm toán viên thực hiện đánh giá mức rủi ro tiềm tàng cho khoản mục đó.
Trong đó, tỷ lệ rủi ro tiềm tàng sẽ được tính bằng số rủi ro trả lời “có”, trên tổng số rủi ro được nêu ra.
Kiểm toán viên dựa vào bảng sau để xác định mức độ rủi ro tiềm tàng thích hợp cho khoản mục đánh giá.
Bảng theo dõi mức rủi ro tiềm tàng Tỷ lệ rủi ro tiềm tàng (%) Đánh giá rủi ro tiềm tàng 0-30 Thấp 31-60 Trung Bình 61-100 Cao a. Chu trình bán hàng
Nghiệp vụ bán hàng diễn ra thường xuyên trong doanh nghiệp, hoạt động bán hàng trong mỗi doanh nghiệp có đặc điểm khác nhau.
Kiểm toán viên cần tìm hiểu các thông tin sau:
Câu hỏi tìm hiểu nghiệp vụ bán hàng tại đơn vị khách hàng Yes/No
1 Các Phiếu giao hàng có được sử dụng để lập hóa đơn và có được kiểm tra để đảm bảo tất cả các lần giao hàng đều được phát hành hóa đơn không?
Yes 2 Có đánh số trước trên hóa đơn bán hàng hay không? Yes 3 Hóa đơn bán hàng được lập mà có đối chiếu với đơn đặt hàng không? No 4 Có quy đinh về cấp phê duyệt đơn đặt hàng không? Yes 5 Có đối chiếu phiếu xuất kho với hóa đơn bán hàng không? No 6 Các hóa đơn có được kiểm tra với các Phiếu giao hàng về sự chính xác toán học, giá bán, thuế GTGT trên hoá đơn không? Yes 7
Giá bán sản phẩm có được thực hiện đúng, bảng liệt kê giá bán
sản phẩm được cập nhật thường xuyên không? No 8
Các hoá đơn có được ghi chép đúng đắn vào sổ chi tiết doanh thu và số tổng cộng có được cập nhật tương ứng vào sổ cái
doanh thu và các sổ chi tiết không? Yes 9 Có thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái không? Yes 10 Có biện pháp giám sát các nghiệp vụ bán hàng vào thời điểm cuối năm không? No
Kiểm toán viên đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng như sau;
Bán hàng Rủi ro
Cơ sở dẫn
liệu Các rủi ro tiềm tàng Có Không
1. Các lô hàng bán ra nhưng không lập hóa
đơn x
2. Hóa đơn bán hàng không được ghi sổ đầy
đủ. x
Sự hợp lệ
3. Hóa đơn lập cho hàng hóa dịch vụ không
được thực hiện trên thực tế. x 4. Thực hiện bán hàng theo đơn đặt hàng
không hợp lệ. x
5. Một nghiệp vụ bán hàng được ghi nhận
nhiều lần. x
Sự ghi chép chính xác (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
6. Lập hóa đơn không chính xác cho nghiệp
vụ phát sinh về số lượng. x
7. Hóa đơn bán hàng phản ánh sai giá bán cho
nghiệp vụ. x
8. Vận đơn và hóa đơn ghi nhận vào sổ không
chính xác x
9. Hóa đơn xử lý không chính xác, bao gồm
việc tổng hợp và lên sổ cái. x
cutoff
10. Hàng bán trong kỳ này nhưng được ghi
nhận vào kỳ khác. x
tổng cộng 4 6
Tỉ lệ rủi ro tiềm tàng 40.00%
Đánh giá của kiểm toán viên rủi ro trungbình
Khoản mục nợ phải thu khách hàng.
Rủi ro ban đầu đối với các khoản phải thu khách hàng là khoản mục phải thu khách hàng thuần được trình bày là không thể thu hồi được vì khoản mục này được ghi nhận nhưng không thể hiện đúng quyền sở hữu hoặc không lập dự phòng hoặc tồn tại
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
những khoản phải thu không thể thu hồi được. nếu các nghiệp vụ bán hàng không tồn tại thì một khoản phải thu khách hàng có liên quan sẽ không tồn tại.
Các rủi ro tiềm tàng đối với khoản phải thu khách hàng được trình bày ở bảng sau
Câu hỏi tìm hiểu phải thu khách hàng tại đơn vị khách
hàng Yes/No
1
Có lập bảng chi tiết các hoá đơn chưa thanh toán tiền trong
tài khoản doanh thu bán hàng bằng tiền mặt không? Yes
2
Tiền thu từ các khách hàng được ghi chép đúng đắn trong biên lai đã được đánh số trước và cập nhật vào sổ chi tiết
phải thu khách hàng? No
3
Có bộ phận độc lập đối chiếu công nợ với khách hàng
không? Yes (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
4 Bảng phân tích tuổi nợ của khoản phải thu khách hàng có được lập và xem xét bởi người có thẩm quyền không? No 5
Việc lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi có hợp lý và có được sự phê duyệt của người có thẩm quyển
không? Yes
6
Tổng nợ phải thu khách hàng trên sổ cái có được đối chiếu
với bảng kê nợ phải thu khách hàng No 7 Có thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái không? Yes 8 Có biện pháp giám sát đối với các nghiệp vụ bán chịu vào thời điểm cuối năm? Yes Kiểm toán viên đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng như sau:
Nợ phải thu Rủi ro
cơ sở dẫn
liệu Sai phạm có thể xảy ra Có Không
Sự đầy đủ
1. Nghiệp vụ bán chịu ghi nhận thành nghiệp
vụ bán hàng thông thường. x
2. Các khoản khách hàng thanh toán không
được ghi chép khi nhận được. x
Sự hợp lý 3.Các khoản nợ phải thu lập cho khách hàng
giả mạo. x
Sự đánh giá
4. Các khoản nợ khó đòi không được đánh
giá đầy đủ. x
5. Lập dự phòng thiếu cho khoản nợ quá hạn. x Sự ghi chép
chính xác 6.
Các khoản phải thu không được ghi nhận
chính xác. x
hợp và lên sổ cái chính xác.
Cutoff 8. Ghi nhận các khoản nợ phải thu kỳ trước
vào kỳ này. x
tổng cộng 4 4
Tỉ lệ rủi ro tiềm tàng 50.00%
Đánh giá của kiểm toán viên
rủi ro trung bình b. Khoản mục hàng tồn kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Hàng tồn kho chiểm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của đơn vị trên bảng cân đối kế toán còn giá vốn hàng bán là một khoản mục quyết định đến lợi nhuận thuần của đơn vị. Hơn nữa, có rất nhiều yếu tố có thể làm tăng khả năng xảy ra các sai phạm liên quan tới hàng tồn kho, khi thực hiện đánh giá rủi ro tiềm tàng cho khoản mục này, kiểm toán viên cần tìm hiểu các thông tin sau:
Câu hỏi tìm hiểu công tác quản lý hàng tồn kho tại đơn vị:
Câu hỏi tìm hiểu công tác quản lý hàng tồn kho Yes/ No
1 Có thường xuyên đối chiếu phiếu nhập với hóa đơn trước khi vàosổ? Yes 2 Có để riêng hàng nhập mà không có hóa đơn không? No 3 Phiếu xuất kho có đánh số trước không? Yes 4 Có đối chiếu phiếu xuất kho với hóa đơn? Yes 5 Có sơ đồ tài khoản xử lý khi thanh lý hàng tồn kho không? Yes 6 Có xây dựng thủ tục xử lý hàng trả lại không? Yes 7 Có tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ không? No 8 Hàng tồn kho nhận ký gửi có được để riêng không? No 9 Có đối chiếu phiếu nhập kho với hóa đơn không? Yes 10 Có đối chiếu phiếu xuất kho với hóa đơn không? Yes 11 Có thường xuyên đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái không? Yes 12 Có biện pháp giám sát các nghiệp vụ mua bán hàng tồn kho
xung quanh thời điểm cuối năm không? Yes 13 Hàng tồn kho kém phẩm chất có được để riêng không? No 14 Có tiền hành phân tích số lượng, tuổi hàng tồn kho theo từng loại
không? No
Dựa vào kết quả bảng tìm hiểu, kiểm toán viên đánh giá rủi ro tiềm tàng như sau:
Luận văn tốt nghiệp GVHD: TS. Đoàn Thị Ngọc Trai
Hàng tồn kho Rủi ro
Cơ sở dẫn liệu Các rủi ro tiềm tàng Có Không
Sự đầy đủ
1. Hàng hóa ghi nhận thấp hơn so với số lượng
thực tế. x
2. Hàng mua vào được ghi nhận nhưng không
phản ánh đầy đủ vào sổ chi tiết hàng tồn kho. x
Sự hợp lý
3. Hàng bán không được ghi nhận vào sổ chi tiết
hàng tồn kho x
4. Ghi nhận lượng hàng xuất lớn hơn thực tế x 5. Không ghi nhận hàng hóa lỗi thời đã thanh lý. x 6. Ghi nhận hàng trả lại không hợp lệ x 7. Hàng tồn kho vận chuyển trái phép ra khỏi đơn
vị. x
8. Ghi nhận hàng tồn kho không thuộc sở hữu
doanh nghiệp. x
9. Ghi nhận cùng một nghiệp vụ mua hàng hay
hàng bán trả lại nhiều lần trong kỳ x
Sự ghi chép
10. Các nghiệp vụ xuất hàng tồn kho ghi nhận
không chính xác số tiền. x
11. Tổng hợp và lên sổ cái không chính xác x
cutoff 12. Hàng tồn kho nhập hay xuất trong kỳ này và (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
ghi nhận trong kỳ khác x
Sự đánh giá
13. Hàng tồn kho lỗi thời không được phân loại
và ghi giảm giá trị x
14. Hàng tồn kho không đánh giá đúng với chính
sách kế toán của đơn vị x
tổng cộng 5 9
Tỉ lệ rủi ro tiềm tàng 35.71%
Đánh giá của kiểm toán viên
rủi ro trung bình c. Tài sản cố định
Tài sản cố định chiếm giá trị lớn trong báo cáo tài chính, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, hoạt động kinh doanh đang mở rộng quy mô sản xuất, đòi hỏi phải bổ sung lượng tài sản cố định phù hợp cho kinh doanh. Kiểm toán viên cần chú trọng nhận dạng các rủi ro tiềm tàng trong công tác đầu tư, quản lý và sử dụng tài sản cố định.
Câu hỏi tìm hiểu công tác quản lý tài sản cố định Yes/No
1 Tất cả các tài sản có được ghi chép trong sổ cái và sổ chi tiết
ngay khi nhận được và được gắn thẻ để dễ nhận biết không? Yes 2 Có bộ phận độc lập kiểm tra chi phí sửa chữa hay không? No 3 Có cách ly quyền phê chuẩn và quản lý hiện vật
tài sản cố định không? Yes
4 Có quy định về từng cấp quản lý tài sản cố định hay không? Yes 5 Có quy định về thủ tục đưa tài sản cố định ra khỏi
khu vực sản xuất không? No
6 Khi ghi nhận tài sản cố định, Có tiền hành phân tích đánh giá
và phê chuẩn bằng văn bản chính thức không? Yes 7 Có lập bảng phân loại chi tiết tài sản cố định và
đánh mã hiệu cho tài sản cố định không? No 8 Có xây dựng sơ đồ tài khoản xử lý khi có sự thay đổi
tài sản cố định không? Yes
9 Có tiền hành đối chiếu sổ chi tiết với sổ cái không? Yes