5. 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
5.2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Các phòng ban trong sở giao dịch dù có những nhiệm vụ khác nhau nhưng đều thực hiện những chức năng cơ bản đó là:
•Là đầu mối đề xuất, tham mưu, giúp việc giám đốc sở giao dịch xây dựng kế hoạch, chương trình công tác các biện pháp, giải pháp triển khai nhiệm vụ thuộc chức năng nhiệm vụ được giao.
•Chủ động tổ chức triển khai nhiệm vụ được giao, trực tiếp thực hiện, xử lý, tác nghiệp các nghiệp vụ thuộc lĩnh vực được giao, theo đúng quy chế, thẩm quyền, quy trình nghiệp vụ, góp phần vào việc hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của toàn sở giao dịch.
•Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính tuân thủ đúng đắn, chính xác các quy trình, quy định, chế độ nghiệp vụ, đảm bảo an toàn, hiệu quả trong phạm vi nghiệp vụ của phòng được giao, góp phần đảm bảo an toàn và nâng cao hiệu quả hoạt động của sở giao dịch.
•Phối hợp chặt chẽ với các đơn vị khác trong sở siao dịch theo quy trình, nghiệp vụ.
•Tổ chức lưu trữ hồ sơ, quản lý thông tin, tổng hợp và lập các báo cáo trong phạm vi nhiệm vụ, nghiệp vụ của phòng để phục vụ công tác quản trị điều hành của sở giao dịch, của BIDV và theo yêu cầu của các cơ quan quản lý nhà nước…
Khái quát các nhiệm vụ cụ thể các phòng ban như sau:
* Phòng quan hệ khách hàng: hiện nay sở giao dịch có 6 phòng quan hệ khách hàng trong đó:
- Phòng quan hệ khách hàng 1, 2, 4, 5 được triển khai với khách hàng doanh nghiệp và thực hiện các công tác chính sau:
- Công tác tín dụng: trực tiếp đề xuất hạn mức, giới hạn tín dụng và đề xuất tín dụng; theo dõi, quản lý tình hình hoạt động của khách hàng…
- Phòng quan hệ khách hàng 3, 6: được triển khai với khách hàng là cá nhân với các công tác chính:
Công tác tiếp thị và phát triển khách hàng: tham mưu, đề xuất chính sách và kế hoạch phát triển khách hàng cá nhân.
Công tác bán sản phẩm và dịch vụ ngân hàng bán lẻ.
Công tác tín dụng với khách hàng là cá nhân…
* Phòng quản lý rủi ro: hiện nay SGD1 có 2 phòng quản lý rủi ro: - Phòng quản lý rủi ro 1 thực hiện quản lý rủi ro tín dụng bao gồm:
Quản lý tín dụng: tham mưu, đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động tín dụng tại sở giao dịch; quản lý, giám sát, phân tích, đánh giá rủi ro tiềm ẩn đối với danh mục tín dụng của sở giao dịch.
Quản lý rủi ro tín dụng: tham mưu, đề xuất các quy định, biện pháp quản lý rủi ro tín dụng; chịu trách nhiệm về việc thiết lập, vận hành, kiểm tra, giám sát hệ thống quản lý rủi ro của sở giao dịch…
- Phòng quản lý rủi ro 2: thực hiện quản lý các rủi ro khác:
Công tác quản lý rủi ro tác nghiệp: đề xuất, hướng dẫn các chương trình biện pháp triển khai để phòng ngừa, giảm thiểu rủi ro tác nghiệp trong các khâu nghiệp vụ tại sở giao dịch.
Công tác phòng chống rửa tiền.
Công tác quản lý hệ thống chất lượng ISO.
Công tác kiểm tra nội bộ.
* Phòng quản trị tín dụng: trực tiếp thực hiện tác nghiệp và quản trị cho vay, bảo lãnh đối với khách hàng theo quy định, quy trình của BIDV và của SGD; thực hiện tính toán trích lập dự phòng rủi ro theo kết quả phân loại rủi ro của phòng quan hệ khách hàng, gửi kết quả cho phòng quản lý rủi ro 1 để thực hiện rà soát, trình cấp có thẩm quyền quyết định…
* Phòng giao dịch khách hàng cá nhân: trực tiếp quản lý tài khoản và giao dịch đối với khách hàng cá nhân; thực hiện công tác phòng chống rửa tiền đối với các giao dịch phát sinh theo quy định của nhà nước và của BIDV, phát hiện, báo cáo và xử lý kịp thời các giao dịch có dấu hiệu đáng ngờ trong tình huống khẩn cấp và các nhiệm vụ khác.
* Phòng giao dịch khách hàng doanh nghiệp: trực tiếp quản lý tài khoản và giao dịch đối với các khách hàng là tổ chức doanh nghiệp; làm đầu mối thanh toán của SGD và thực hiện công tác phòng chống rửa tiền đối với các giao dịch phát sinh theo quy định của nhà nước và của BIDV.
* Phòng quản lý và dịch vụ kho quỹ: trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ về quản lý kho và xuất/nhập quỹ; chịu trách nhiệm đề xuất, tham mưu với giám đốc SGD về các biện pháp, điều kiện đảm bảo an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, triển khai thực hiện các dịch vụ ngân quỹ, chịu trách nhiệm hoàn toàn về đảm bảo an toàn kho quỹ và an ninh tiền tệ, đảm bảo an toàn tài sản của ngân hàng và của khách hàng.
* Phòng thanh toán quốc tế: trực tiếp thực hiện tác nghiệp các giao dịch tài trợ thương mại với khách hàng; chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc tác nghiệp và nâng cao hiệu quả hợp tác kinh doanh đối ngoại của SGD; phối hợp với các phòng liên quan để tiếp thị, tiếp cận, phát triển khách hàng, giới thiệu và bán các sản phẩm tài trợ thương mại; nghiên cứu và phát triển các sản phẩm mới trong lĩnh vực tài trợ thương mại…
* Phòng tài chính kế toán: quản lý và thực hiện công tác hạch toán kế toán chi tiết, kế hoạch tổng hợp; thực hiện công tác hậu kiểm đối với hoạt động hạch toán kế toán của sở giao dịch; thực hiện nhiệm vụ quản lý, giám sát tài chính.
* Phòng tổ chức nhân sự: đề xuất, tham mưu, giúp việc Giám đốc về triển khai thực hiện công tác tổ chức – nhân sự và phát triển nguồn nhân lực.
* Văn phòng: thực hiện công tác hành chính như: công tác văn thư; kiểm tra, giám sát việc thực hiện các nội quy, quy định thuộc lĩnh vực văn phòng thuộc sở giao dịch và công tác quản trị hậu cần như: quản lý, khai thác các tài sản cố định, công cụ lao động, trang thiết bị, phương tiện vận tải, đảm bảo các công tác hậu cần, lễ tân, tiếp khách…
* Phòng kế hoạch tổng hợp
- Công tác kế hoạch tổng hợp: thu thập thông tin, tham mưu xây dựng kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh; tổ chức triển khai và theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh.
- Công tác nguồn vốn: tổ chức và thực hiện điều hành nguồn vốn, chính sách, biện pháp, giải pháp phát triển nguồn vốn; giới thiệu các sản phẩm.
- Công tác dịch vụ: xây dựng kế hoạch kinh doanh dịch vụ của sở giao dịch, đề xuất các biện pháp, các chính sách phát triển dịch vụ của SGD; tiến hành các hoạt động nghiên cứu thị trường.
* Phòng điện toán: Quản lý hệ thống công nghệ thông tin tại chi nhánh, Quản lý mạng, quản trị ứng dụng, kiểm soát hệ thống phân quyền truy cập theo quy định của Giám đốc, quản lý hệ thống máy móc, trang thiết bị tin học đảm bảo an toàn, thông suốt mọi hoạt động của Sở giao dịch 1. Hướng dẫn, đào tạo, hỗ trợ các đơn vị trực thuộc vận hành hệ thống tin học phục vụ kinh doanh, quản trị điều hành của Chi nhánh.
* Các phòng giao dịch và quỹ tiết kiệm: trực thuộc SGD, thực hiện các nhiệm vụ giao dịch với khách hàng; huy động vốn và các hoạt động tín dụng bao gồm: quan hệ với khách hàng, quản trị tín dụng; thực hiện cung cấp các dịch vụ của ngân hàng như dịch vụ thanh toán, thu đổi ngoại tệ…