Đặc trưng cơ bản của hình thức chứng từ ghi sổ là căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán tổng hợp. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế.
Hình thức này phù hợp với một loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy vi tính. Tuy nhiên việc ghi chép bị trùng lắp nhiều nên việc lập báo cáo hay bị gặp nhiều khó khăn nhất là trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện kế toán thủ công.
Sổ sách của hình thức này gồm: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là ghi theo thòi gian, phản ánh toàn bộ chứng từ ghi sổ đ được lập trong tháng. Sổ này nhằm quản lý chặt chẽ chứng từ ghi sổ và kiểm tra, đối chiếu số liệu với sổ cái.
Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm Theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Sổ
( thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối kế toán Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Ghi chú : : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Đối chiếu kiểm tra. Qua sơ đồ trên ta thấy:
+Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc và bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi được dùng làm căn cứ để lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào thẻ kế toán chi tiết.
Cuối tháng phải khoá sổ để tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng, trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết thì lập báo cáo tài chính.