1. 5K toán chi ti t nguyên vt li uế ậệ
2.8.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
2.8.3.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu nhập kho
Tại Công ty TNHH Lâm Sơn, Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, NVL nhập kho được tính theo giá thực tế. Công ty thường mua NVL từ các nhà cung cấp thường xuyên và với số lượng lớn nên chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Do vậy mà giá NVL nhập kho là giá không thuế trên hoá đơn GTGT do người bán lập.
Hàng ngày căn cứ vào Hoá đơn GTGTvà phiếu nhập kho kế toán vào sổ Chứng Từ Ghi Sổ và sổ nhật ký liên quan. Đến cuối tháng tập hợp các sổ nhật ký để vào sổ cái tài khoản 152 liên quan
*Trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về
Ví dụ 1: Trong tháng công ty mua NVL chính dây Êmay của Công ty Trung Tự, khối lượng: 7000 kg đơn giá chưa thuế GTGT với đơn giá bình quân tại ngày 04/06/2010 là 20.000đ/m, thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển bên bán chịu và Công ty đó thanh toán bằng tiền mặt
Vậy tổng giá trị NVL chính nhập kho là: 7.000kg x 20.000 đ/kg = 140.000.000đ. Kế toán ghi :
Nợ TK 1521: 140.000.000 đ Nợ TK 1331: 14.000.000 đ
Có TK 1111: 154.000.000 đ
Ví dụ 2: Ngày 08/06/2010, Công ty mua vật liệu Ốc vít, bu lông của Công ty TNHH Hoa Hạ có hoá đơn GTGT với tổng số tiền là 5.060.000 đ bao gồm thuế GTGT 10%, Công ty đó thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán ghi :
Nợ TK 152: 4.600.000 đ Nợ TK 1331: 460.000 đ
Có TK 1121: 5.060.000 đ
Hoá đơn GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hoá đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu), sổ chi tiết TK 111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi ngân hàng,…
Căn cứ vào hoá đơn GTGT trên, thủ kho tiến hành nhập kho và phòng sản xuất kỹ thuật lập phiếu nhập kho theo mẫu.
*Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn
Nếu trong tháng có hoá đơn về kế toán hạch toán như trường hợp trên nhưng nếu hóa đơn về tháng sau, khi nhập kho dế toán ghi vào sổ giá mua
được thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên.
Ví dụ : Tháng 06/2010 Công ty đó ký hợp đồng mua bán với Công ty TNHH Hà Thành để mua một Tụ điện, điện trở, đồng đỏ với tổng giá thanh toán theo hợp đồng là 195.000.000 đ thuế GTGT 10%. Tháng 6/2010 hàng về kho nhưng chưa có hoá đơn, khi nhập kho kế toán hạch toán theo giá tạm tính. Kế toán ghi:
Nợ TK 152:195. 000.000 đ Nợ TK 133: 19.500.000 đ
Có TK 331: 204.500.000 đ
*Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Khi kiểm nghiệm phát hiện hàng bị thiếu so với hoá đơn, công ty thông báo cho bên bán biết và lập biên bản về việc hàng thiếu.
Ví dụ : Theo hợp đồng số 0011444 ngày 12/06/2010, công ty mua của Công ty TNHH Hoa Hạ 50kg nhôm trị giá 2.500.000 đ. Thực tế kiểm
nghiệm nhận số lượng là 45kg trị giá 2.250.000 Đ. Qua xác minh cho thấy số hàng bị thiếu hụt trong quá trình vận chuyển do vậy lái xe là người trực tiếp giao hàng phải chịu trách nhiệm đền bù. Kế toán ghi:
Nợ TK 152: 2.250.000 đ Nợ TK 1388: 250.000 đ
Có TK 331: 2.500.000 đ
* Trường hợp hàng hoá vật tư kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng
Ví dụ : Ngày 15/06/2010, Công ty mua của công ty CPĐT và PT á Châu 7.000 m dây Êmay đơn giá 20.000 đ/m, thuế GTGT 10%. Nhưng qua kiểm tra công ty đó phát hiện trong đó 1.000 m dây Êmay khác chủng loại. Công ty đó quyết định trả lại số dây sai chủng loại. Kế toán ghi:
Nợ TK 331(Á Châu) :22.000.000 đ Có TK 152: 20.000.000 đ
Có TK 1331: 2.000.000 đ
2.8.3.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu
Từ các hợp đồng kinh tế đó được ký kết. Phòng sản xuất kỹ thuật tiến hành tính toán, từ đó tính ra mức tiêu hao NVL chính, phụ và các chỉ tiêu khác. Trên cơ sở những tính toán đó phòng sản xuất kỹ thuật viết Lệnh sản xuất theo mẫu .
Thủ tục xuất kho được tiến hành khi có kế hoạch xuất kho NVL, đối với các NVL khác thì cơ sở của nghiệp vụ xuất kho là “Phiếu đề nghị xuất vật liệu” do phân xưởng sản xuất có nhu cầu viết.
*Trường hợp xuất kho phục vụ cho sản xuất
Tại Công ty TNHH Lâm Sơn giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Ví dụ 1: Trong tháng 06/2010 có số liệu dây Êmay như sau: -Tồn kho đầu tháng: 1000m, đơn giá 20.000 đ/m
-Nhập kho trong tháng: 7.000m, đơn giá 20.000 đ/m. -Xuất kho lần 1: 1.000m, đơn giá: 20.000 đ/m
Vậy giá thực tế xuất kho là: 1.000m x 20.000 đ/m = 20.000.000 đồng Kế toán ghi:
Nợ TK 621: 20.000.000 đ
Có TK 152: 20.000.000 đ
Ví dụ 2: Ngày 25/06/2010, công ty xuất kho 120 m dây Êmay cho sản xuất sản phẩm.Với đơn giá bình quân tại ngày 20/06 là 20.000đ/m, kế toán ghi: Nợ TK 6211: 4.800.000 đ
Có TK 1521: 4.800.000 đ
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật liệu trên kế toán vật tư lập phiếu xuất kho vật tư. Phiếu xuất kho số 320 (Phụ luc 05) được lập thành 3 liên: Một liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, một liên giao cho Thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 104 (Phụ lục 07), vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục 08) và vào Sổ cái TK 152 (Phụ lục 09), Sổ cái TK 621.
Với các nghiệp vụ xuất kho: NVL chủ yếu là xuất dựng sản xuất sản phẩm ngoài ra còn xuất cho nhu cầu khác: chế biến, xuất bán, phục vụ cho doanh nghiệp … Giá vật liệu xuất tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, nên giá NVL được tính ngay kế toán định khoản và ghi sổ Chứng Từ Ghi Sổ. Bảng Phân bổ NVL, công cụ dụng cụ của Công ty, Sổ chi tiết nguyên vật liệu (Phụ lục 10).
*Trường hợp xuất gia công
Ví dụ: Ngày 15/06/2010, công ty xuất kho 1500 m Thép CT3 đi gia công đơn giá bình quân tại ngày xuất là 120.000 đ/m.Với đơn giá gia công là 20.000 đ/m (chưa có thuế GTGT 10%), công ty đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Sau khi gia công về nhập kho kiểm tra thấy đủ số lượng kế toán ghi:
BT1: Phản ánh giá trị hàng xuất đi gia công Nợ TK 154: 180.000.000
Có TK 152: 180.000.000 BT2: Phản ánh chi phí gia công Nợ TK 154: 30.000.000 Nợ Tk 1331: 3.000.000 Có TK 112: 33.000.000 BT3: Phản ánh trị giá hàng nhập về Nợ TK 152: 213.000.000 Có TK 154: 213.000.000
* Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa, thiếu NVL chưa rõ nguyên nhân
Ví dụ: Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa tháng 12 năm 2010 phát hiện thừa 200 m dây Êmay chưa rõ nguyên nhân đơn giá là 20.000 đ/m. Ban giám đốc quyết định đưa vào thu nhập khác của công ty. Kế toán ghi:
BT1: Phản ánh trị giá NVL thừa:
Nợ TK 152: 4.000.000 đ Có TK 3381 : 4.000.000 đ
BT2: Khi có quyết định xử lý
Nợ TK 3381: 4.000.000 đ Có TK 711: 4.000.000 đ
CHƯƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH LÂM SƠN
3.1 Những kết quả chủ yếu đã đạt được
Bộ phận thu mua NVL của Công ty luôn tìm kiếm các nguồn cung ứng NVL tốt nhất, giá cả hợp lý đồng thời kiểm tra cẩn thận trước khi nhập kho. Trên thị trường hiện nay các nhà cung cấp vật liệu ngành điện khá nhiều, giá cả lại nằm trong khung giá Nhà nước quy định nên việc mua NVL không gặp khó khăn. Thường thì trong kho không dự trữ nhiều NVL, mỗi khi ký được hợp đồng với khách hàng, cán bộ thu mua liên hệ với nhà cung cấp và được vận chuyển đến tận kho của Công ty.
Các NVL khác nhau về tính chất vật lý cũng như hoá học rất khó bảo quản song Công ty có các biện pháp bảo quản NVL một cách hợp lý đảm bảo chất lượng của sản phẩm sản xuất ra.
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo tài chính thống nhất theo “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” do Bộ Tài chính ban hành. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng Từ Ghi Sổ đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô và nghiệp vụ phát sinh tại công ty. Bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, phù hợp với từng phần hành nên việc theo dõi các sổ sách của hình thức kế toán này rất chặt chẽ ,thường xuyên, liên tục và có hệ thống.
Kế toán NVL sử dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của NVL, các chứng từ đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý.
Trình tự nhập, xuất NVL ở Công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, việc ghi sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành đầy đủ, thường
xuyên. Số lượng giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời.
Nhìn chung công tác kế toán ở công ty Lâm Sơn đã thực hiện một cách có hiệu quả, nề nếp đảm bảo tuân thủ theo chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với điều kiện thực tế của công ty. Hệ thống sổ sách kế toán của công ty tương đối đầy đủ, chi tiết rừ ràng, đáp ứng yêu cầu quản lý đóng góp cho công tác quản lý ngày càng hoàn thiện.
3.2 Một số mặt còn tồn tại
Thứ nhất: Các vật liệu mua về không được hội đồng kiểm nghiệm tiến hành kiểm nghiệm do vậy mà không phát hiện ra các sai phạm về mặt chất lượng NVL nhập kho.
Công ty vẫn chưa sử dụng sổ danh điểm nguyên vật liệu trong khi vật liệu có nhiều loại cần theo dõi chi tiết nên Công ty khó kiểm soát được tất cả các loại vật liệu về tình hình nhập, xuất. Khối lượng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn như vậy rất tốn thời gian và công sức.
Thứ hai: Công ty hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song, nhưng tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh lại không được phản ánh chi tiết trên sổ chi tiết nguyên vật liệu mà lại được tập hợp vào các sổ xuất, nhập vật tư. Chỉ đến cuối tháng mới được lọc ra cho từng loại NVL và ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu các số tổng cộng như tồn đầu kỳ, tổng số phát sinh tăng, tổng số phát sinh giảm và tồn cuối kỳ (theo tháng).
Thứ ba: Tại Công ty luôn có lượng nguyên vật liệu tồn kho nhất định, dây Êmay là nguyên vật liệu chính đóng vai trò quan trọng đối với quá trình sản xuất, các nguyên vật liệu khác như ốc vít, thiếc hàn…dễ bị hư hỏng, giảm phẩm chất. Tại Công ty lại chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, nên nếu rủi ro xảy ra thì không chủ động bù đắp thiệt hại được.
Thứ tư: Công ty tiến hành hạch toán chi phí chung cho toàn bộ quá trình sản xuất, không chi tiết từng hợp đồng. Vì vậy Công ty không thể biết được
chi phí cho từng hợp đồng cũng như lợi nhuận trên mỗi hợp đồng. Công ty nên hạch toán chi tiết chi phí cho mỗi hợp đồng trên cơ sở hạch toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu chính cho từng hợp đồng và hạch toán chi phí nhân công trực tiếp và chi phí chung cho toàn bộ quá trình sản xuất và Phân bổ cho từng hợp đồng theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Bảng phân bổ nguyên vật liệu của Công ty được lập một cách tổng hợp chỉ theo dõi được chi phí nguyên vật liệu theo khoản mục chi phí, đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty là thực hiện sản xuất theo hợp đồng, nhưng công tác tính giá thành cũng chưa được thực hiện theo hợp đồng. Vì vậy mà không tính ra được lỗ, lãi trên từng hợp đồng phục vụ cho các báo cáo quản trị.
3.3 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty
*Ý kiến 1: Lập biên bản kiểm nghiệm các loại vật liệu mua ngoài nhập kho và xây dựng hệ thống danh điểm nguyên vật liệu.
Để đảm bảo tính xác thực của số liệu kế toán phục vụ cho công tác quản lý vật liệu, vật liệu mua về trước khi nhập kho phải được kiểm nhận để xác định được số lượng, chất lượng, quy cách thực tế của vật liệu. Cơ sở để kiểm nghiệm là hoá đơn của người cung cấp.
Trong quá trình kiểm nghiệm, nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc sai quy cách, phẩm chất đó ghi trong hóa đơn hay hợp đồng mua bán thì ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân để tiện cho việc xử lý về sau. Mẫu bảng danh điểm mã vật tư:
Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính
2110305 Vít sắt mạ 3 x 5 Chiếc
2151008 Đai ốc mạ M8 Chiếc
2160085 Vòng đệm dẹp sắt mạ Chiếc
2170825 Bu lông mạ 8x25 Chiếc
VA04A002 Đai ốc hóm M3xF8 Chiếc
CV11H001 Nắp nhựa vuông công tơ Cái
* Ý kiến2: Công ty có sổ chi tiết theo dõi vật tư nhưng chưa thể hiện đúng chức năng của nó, bên cạnh đó Công ty còn sử dụng sổ xuất vật tư, sổ nhập vật tư riêng. Như vậy là sổ kế toán chi tiết vật tư khá phức tạp và chưa có hiệu quả cao. Công ty nên lập lại sổ chi tiết vật tư, còn sổ xuất vật tư, sổ nhật vật tư coi như một bảng kê các chứng từ nhập, xuất vật tư.
* Ý kiến3: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Do yêu cầu đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất nên trong kho vật liệu luôn có một mức dự trữ nhất định. Công ty nên trích lập một khoản dự phòng. Vào thời điểm cuối kỳ kế toán, Công ty phải lập hội đồng để thẩm định mức giảm giá vật tư tồn kho. Trên cơ sở đó xác định mức dự phòng cần trích lập. Mức dự phòng cần trích lập được xác định dựa trên lượng vật tư tồn kho giảm giá tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm, mức chênh lệch giữa giá ghi sổ kế toán và giá thực tế trên thị trường tại thời điểm đó.
Việc lập dự phòng phải tiến hành riêng cho từng loại vật tư bị giảm giá và tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho và Bảng kê chi tiết. Bảng kê là căn cứ để hạch toán vào giá vốn hàng bán của Công ty. Kế toán ghi :
Nợ TK 623: Giá vốn hàng bán
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Cuối niên độ kế toán, khi một loại vật tư tồn kho có giá gốc nhỏ hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì kế toán phải lập dự phòng theo số tiền chênh lệch đó.
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này lớn hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ kế toán trước, kế toán lập dự phòng bổ sung phần chênh lệch, ghi:
Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán (chi tiết cho từng loại, thứ vật tư) Có TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ Nếu số tiền dự phòng giảm giá vật tư phải lập ở cuối niên độ này nhỏ hơn số tiền dự phòng giảm giá vật tư đã lập ở cuối niên độ trước, kế toán hoàn nhập phần chênh lệch đó, ghi:
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn khoa Có TK 632 : Giá vốn hàng bán
+ Xử lý tổn thất thực tế xảy ra
Nợ TK 159 : Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nợ TK 632 : Nếu chưa trích lập dự phòng hoặc dự phòng không đủ Có TK 152, 153 …
Ví dụ : Ngày 31/12/2010 nguyên vật liệu (dây Êmay) của Công ty có trị