1. 5K toán chi ti t nguyên vt li uế ậệ
2.7.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Lâm Sơn
2.7.3.1 Quá trình nhập, xuất nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH Lâm Sơn công tác thu mua NVL được tiến hành khoa học đảm bảo tính hợp lý trong việc cung ứng cho sản xuất và đáp ứng nhu cầu dự trữ.
Nhu cầu về NVL của công ty được phòng vật tư xác định dựa trên kết quả sản xuất năm trước, kế hoạch sản xuất năm nay,các hợp đồng kinh tế, các chiến lược phát triển thị trường của công ty. Căn cứ vào nhu cầu đó được xây dựng, phòng vật tư lập kế hoạch thu mua NVL, sau đó trình Giám đốc sản xuất, Giám đốc sản xuất xem xét kí duyệt, phòng vật tư tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp, và kí kết hợp đồng mua bán. Khi hợp đồng mua bán được thỏa thuận, công ty nhận được từ nhà cung cấp hóa đơn GTGT, công ty có thể thuê phương tiện vận chuyển bên ngoài hoặc tự tiến hành vận chuyển, thông thường công ty tự tiến hành vận chuyển nguyên vật liệu về nhập kho.
2.7.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty
Nhập kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập.
Tại Công ty TNHH Lâm Sơn, Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, nguyên vật liệu nhập kho được tính theo giá thực tế. Công ty thường mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp thường xuyên và với số lượng lớn nên chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Do vậy mà giá nguyên vật liệu nhập kho là giá không thuế trên hoá đơn GTGT do người bán lập.
* Đối với nguyên vật liệu mua ngoài trong nước
Vật liệu mua ngoài nhập kho(chủ yếu là do mua ngoài)được đánh giá theo công thức:
Giá thực tế = Giá ghi trên hóa đơn + Chi phí - Chiết khấu NVL nhập kho (chưa có thuế GTGT) thu mua giảm giá
Ví dụ : Ngày 20/06/2010 công ty mua nhập kho dây Êmay (Phụ lục 02), tiền thuê bốc xếp hàng là 300.000đ đã thanh toán bằng tiền mặt cho tổ bốc xếp. Giá mua chưa thuế GTGT 10% là 10.000.000 đồng, công ty chưa thanh toán cho người bán. Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0001598 (Phụ lục 03) và phiếu chi kế toán xác định trị giá vốn thực tế của dây Êmay nhập kho là:
10.000.000 đ + 300.000 đ = 10.300.000 đ
* Đối với nguyên vật liệu xuất dùng không hết nhập lại kho:
Trị giá vốn thực tế NVL = Trị giá vốn thực tế của NVL thu hồi nhập lại kho tại thời điểm xuất kho
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu nhập kho số 155 ngày 26/06/2010, thu hồi dây Êmay xuất dùng không hết của phân xưởng 1. Số lượng 1.000 m, đơn giá 20.000 đ/m. Kế toán xác định trị giá vốn thực tế của dây Êmay nhập kho là:
1.000 m x 20.000 đ/m = 20.000.000 đ Xuất kho nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH Lâm Sơn giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Ví dụ : Trong tháng 06/2010 có số liệu dây Êmay loại 1.6mm như sau: -Tồn kho đầu tháng: 10.000 m, đơn giá 20.000 đ/m.
-Nhập kho trong tháng: 7.000 m, đơn giá 20.000 đ/m. -Xuất kho lần 1: 1.000kg, đơn giá: 20.000 đ/m
2.8 Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
2.8.1 Tổ chức kế toán ban đầu nguyên vật liệu tại Công ty
Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho ghi thẻ kho (Phụ lục 04) và sau đó chuyển phiếu nhập cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán sau đó được lưu tại phòng kế toán.
Tại Công ty phòng kế hoạch sản xuất có nhiệm vụ cung ứng vật tư và phát hành sản phẩm. Định kỳ hàng tháng, phòng kế hoạch sản xuất dựa trên các hợp đồng kinh tế đó ký kết cùng với định mức cung ứng vật tư của Công ty để lập kế hoạch mua vật tư. Cán bộ thu mua vật tư có nhiệm vụ tìm kiếm nguồn hàng, tiến hành các giao dịch và ký hợp đồng mua hàng. Sau đó phòng sản xuất kỹ thuật lập phiếu đặt mua vật tư theo mẫu sau: (Sơ đồ 12)
Khi các thoả thuận mua bán giữa Công ty và nhà cung cấp hoàn tất, đến thời điểm ghi trong hợp đồng bên bán tiến hành chuyển giao số nguyên vật liệu đó thoả thuận đến cho Công ty kèm theo hoá đơn GTGT.
Thủ tục xuất kho
Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật liệu viết giấy đề nghị lĩnh vật tư, hoặc phòng kế toán viết lệnh sản xuất trên đó ghi rõ mức tiêu hao vật liệu. Trên cơ sở đó bộ phận cung ứng lập phiếu xuất kho(Sơ đồ 13).
Người lĩnh vật tư cầm phiếu xuất kho xuống kho để lĩnh. Sau khi xuất kho thủ kho ghi lượng xuất vào phiếu xuất kho, căn cứ vào đó ghi thẻ kho và chuyển phiếu xuất kho lên phòng kế toán. Phòng kế toán nhận phiếu xuất kho để ghi sổ kế toán sau đó lưu chứng từ.
Từ các hợp đồng kinh tế đó được ký kết. Phòng sản xuất kỹ thuật tiến hành tính toán, từ đó tính ra mức tiêu hao nguyên vật liệu chính, phụ và các chỉ tiêu khác. Trên cơ sở những tính toán đó phòng sản xuất kỹ thuật viết Lệnh sản xuất theo mẫu.
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật liệu trên kế toán vật tư lập phiếu xuất kho vật tư. Phiếu xuất kho được lập thành 2 liên: Một liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, một liên giao cho Thủ kho ghi thẻ kho. Phiếu xuất kho được lập theo mẫu (Phụ lục 05).
Phiếu xuất kho là căn cứ để hàng ngày thủ kho ghi thẻ kho về mặt số lượng và cuối kỳ ghi Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn nguyên vật liệu (Phụ lục 06).
2.8.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu
Tại Công ty TNHH Lâm Sơn công ty sản xuất thiết bị điện nên sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu khác nhau, các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thướng xuyên, hàng ngày thế nên nhiệm vụ của kế toán chi tiết NVL rất quan trọng.
Chứng từ kế toán sử dụng
Theo quyết định số 15 ngày 20/03/2006 của bộ trưởng bộ tài chính các chứng từ sử dụng của kế toán NVL bao gồm các mẫu sau:
- Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT)
- Biên bản kiểm nghiêm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 03 - VT) - Hóa đơn GTGT (mẫu 01 GTGT - 3LL)
Cuối tháng kế toán vật tư lấy số liệu trên sổ theo dõi chi tiết vật tư để lập Báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu.
2.8.3 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu
2.8.3.1 Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu nhập kho
Tại Công ty TNHH Lâm Sơn, Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, NVL nhập kho được tính theo giá thực tế. Công ty thường mua NVL từ các nhà cung cấp thường xuyên và với số lượng lớn nên chi phí vận chuyển, bốc dỡ thường do bên bán chịu. Do vậy mà giá NVL nhập kho là giá không thuế trên hoá đơn GTGT do người bán lập.
Hàng ngày căn cứ vào Hoá đơn GTGTvà phiếu nhập kho kế toán vào sổ Chứng Từ Ghi Sổ và sổ nhật ký liên quan. Đến cuối tháng tập hợp các sổ nhật ký để vào sổ cái tài khoản 152 liên quan
*Trường hợp hàng hoá và hoá đơn cùng về
Ví dụ 1: Trong tháng công ty mua NVL chính dây Êmay của Công ty Trung Tự, khối lượng: 7000 kg đơn giá chưa thuế GTGT với đơn giá bình quân tại ngày 04/06/2010 là 20.000đ/m, thuế GTGT 10%. Chi phí vận chuyển bên bán chịu và Công ty đó thanh toán bằng tiền mặt
Vậy tổng giá trị NVL chính nhập kho là: 7.000kg x 20.000 đ/kg = 140.000.000đ. Kế toán ghi :
Nợ TK 1521: 140.000.000 đ Nợ TK 1331: 14.000.000 đ
Có TK 1111: 154.000.000 đ
Ví dụ 2: Ngày 08/06/2010, Công ty mua vật liệu Ốc vít, bu lông của Công ty TNHH Hoa Hạ có hoá đơn GTGT với tổng số tiền là 5.060.000 đ bao gồm thuế GTGT 10%, Công ty đó thanh toán bằng chuyển khoản. Kế toán ghi :
Nợ TK 152: 4.600.000 đ Nợ TK 1331: 460.000 đ
Có TK 1121: 5.060.000 đ
Hoá đơn GTGT là chứng từ đầu tiên để kế toán có thể ghi nhận nghiệp vụ thu mua NVL, số liệu trên hoá đơn GTGT là căn cứ cho việc ghi phiếu nhập kho, sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán (mua chịu), sổ chi tiết TK 111- Tiền mặt, TK 112- Tiền gửi ngân hàng,…
Căn cứ vào hoá đơn GTGT trên, thủ kho tiến hành nhập kho và phòng sản xuất kỹ thuật lập phiếu nhập kho theo mẫu.
*Trường hợp hàng về chưa có hoá đơn
Nếu trong tháng có hoá đơn về kế toán hạch toán như trường hợp trên nhưng nếu hóa đơn về tháng sau, khi nhập kho dế toán ghi vào sổ giá mua
được thoả thuận trong hợp đồng mua bán giữa hai bên.
Ví dụ : Tháng 06/2010 Công ty đó ký hợp đồng mua bán với Công ty TNHH Hà Thành để mua một Tụ điện, điện trở, đồng đỏ với tổng giá thanh toán theo hợp đồng là 195.000.000 đ thuế GTGT 10%. Tháng 6/2010 hàng về kho nhưng chưa có hoá đơn, khi nhập kho kế toán hạch toán theo giá tạm tính. Kế toán ghi:
Nợ TK 152:195. 000.000 đ Nợ TK 133: 19.500.000 đ
Có TK 331: 204.500.000 đ
*Trường hợp hàng thiếu so với hoá đơn
Khi kiểm nghiệm phát hiện hàng bị thiếu so với hoá đơn, công ty thông báo cho bên bán biết và lập biên bản về việc hàng thiếu.
Ví dụ : Theo hợp đồng số 0011444 ngày 12/06/2010, công ty mua của Công ty TNHH Hoa Hạ 50kg nhôm trị giá 2.500.000 đ. Thực tế kiểm
nghiệm nhận số lượng là 45kg trị giá 2.250.000 Đ. Qua xác minh cho thấy số hàng bị thiếu hụt trong quá trình vận chuyển do vậy lái xe là người trực tiếp giao hàng phải chịu trách nhiệm đền bù. Kế toán ghi:
Nợ TK 152: 2.250.000 đ Nợ TK 1388: 250.000 đ
Có TK 331: 2.500.000 đ
* Trường hợp hàng hoá vật tư kém phẩm chất, sai quy cách, không đảm bảo như hợp đồng
Ví dụ : Ngày 15/06/2010, Công ty mua của công ty CPĐT và PT á Châu 7.000 m dây Êmay đơn giá 20.000 đ/m, thuế GTGT 10%. Nhưng qua kiểm tra công ty đó phát hiện trong đó 1.000 m dây Êmay khác chủng loại. Công ty đó quyết định trả lại số dây sai chủng loại. Kế toán ghi:
Nợ TK 331(Á Châu) :22.000.000 đ Có TK 152: 20.000.000 đ
Có TK 1331: 2.000.000 đ
2.8.3.2 Kế toán tổng hợp giảm nguyên vật liệu
Từ các hợp đồng kinh tế đó được ký kết. Phòng sản xuất kỹ thuật tiến hành tính toán, từ đó tính ra mức tiêu hao NVL chính, phụ và các chỉ tiêu khác. Trên cơ sở những tính toán đó phòng sản xuất kỹ thuật viết Lệnh sản xuất theo mẫu .
Thủ tục xuất kho được tiến hành khi có kế hoạch xuất kho NVL, đối với các NVL khác thì cơ sở của nghiệp vụ xuất kho là “Phiếu đề nghị xuất vật liệu” do phân xưởng sản xuất có nhu cầu viết.
*Trường hợp xuất kho phục vụ cho sản xuất
Tại Công ty TNHH Lâm Sơn giá thực tế vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập.
Ví dụ 1: Trong tháng 06/2010 có số liệu dây Êmay như sau: -Tồn kho đầu tháng: 1000m, đơn giá 20.000 đ/m
-Nhập kho trong tháng: 7.000m, đơn giá 20.000 đ/m. -Xuất kho lần 1: 1.000m, đơn giá: 20.000 đ/m
Vậy giá thực tế xuất kho là: 1.000m x 20.000 đ/m = 20.000.000 đồng Kế toán ghi:
Nợ TK 621: 20.000.000 đ
Có TK 152: 20.000.000 đ
Ví dụ 2: Ngày 25/06/2010, công ty xuất kho 120 m dây Êmay cho sản xuất sản phẩm.Với đơn giá bình quân tại ngày 20/06 là 20.000đ/m, kế toán ghi: Nợ TK 6211: 4.800.000 đ
Có TK 1521: 4.800.000 đ
Căn cứ vào phiếu đề nghị xuất vật liệu trên kế toán vật tư lập phiếu xuất kho vật tư. Phiếu xuất kho số 320 (Phụ luc 05) được lập thành 3 liên: Một liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, một liên giao cho Thủ kho ghi thẻ kho. Sau đó kế toán vào Chứng từ ghi sổ số 104 (Phụ lục 07), vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ (Phụ lục 08) và vào Sổ cái TK 152 (Phụ lục 09), Sổ cái TK 621.
Với các nghiệp vụ xuất kho: NVL chủ yếu là xuất dựng sản xuất sản phẩm ngoài ra còn xuất cho nhu cầu khác: chế biến, xuất bán, phục vụ cho doanh nghiệp … Giá vật liệu xuất tính theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, nên giá NVL được tính ngay kế toán định khoản và ghi sổ Chứng Từ Ghi Sổ. Bảng Phân bổ NVL, công cụ dụng cụ của Công ty, Sổ chi tiết nguyên vật liệu (Phụ lục 10).
*Trường hợp xuất gia công
Ví dụ: Ngày 15/06/2010, công ty xuất kho 1500 m Thép CT3 đi gia công đơn giá bình quân tại ngày xuất là 120.000 đ/m.Với đơn giá gia công là 20.000 đ/m (chưa có thuế GTGT 10%), công ty đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. Sau khi gia công về nhập kho kiểm tra thấy đủ số lượng kế toán ghi:
BT1: Phản ánh giá trị hàng xuất đi gia công Nợ TK 154: 180.000.000
Có TK 152: 180.000.000 BT2: Phản ánh chi phí gia công Nợ TK 154: 30.000.000 Nợ Tk 1331: 3.000.000 Có TK 112: 33.000.000 BT3: Phản ánh trị giá hàng nhập về Nợ TK 152: 213.000.000 Có TK 154: 213.000.000
* Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa, thiếu NVL chưa rõ nguyên nhân
Ví dụ: Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa tháng 12 năm 2010 phát hiện thừa 200 m dây Êmay chưa rõ nguyên nhân đơn giá là 20.000 đ/m. Ban giám đốc quyết định đưa vào thu nhập khác của công ty. Kế toán ghi:
BT1: Phản ánh trị giá NVL thừa:
Nợ TK 152: 4.000.000 đ Có TK 3381 : 4.000.000 đ
BT2: Khi có quyết định xử lý
Nợ TK 3381: 4.000.000 đ Có TK 711: 4.000.000 đ
CHƯƠNG III
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH LÂM SƠN
3.1 Những kết quả chủ yếu đã đạt được
Bộ phận thu mua NVL của Công ty luôn tìm kiếm các nguồn cung ứng NVL tốt nhất, giá cả hợp lý đồng thời kiểm tra cẩn thận trước khi nhập kho. Trên thị trường hiện nay các nhà cung cấp vật liệu ngành điện khá nhiều, giá cả lại nằm trong khung giá Nhà nước quy định nên việc mua NVL không gặp khó khăn. Thường thì trong kho không dự trữ nhiều NVL, mỗi khi ký được hợp đồng với khách hàng, cán bộ thu mua liên hệ với nhà cung cấp và được vận chuyển đến tận kho của Công ty.
Các NVL khác nhau về tính chất vật lý cũng như hoá học rất khó bảo quản song Công ty có các biện pháp bảo quản NVL một cách hợp lý đảm bảo chất lượng của sản phẩm sản xuất ra.
Công ty áp dụng hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo tài chính thống nhất theo “Hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp” do Bộ Tài chính ban hành. Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng Từ Ghi Sổ đây là hình thức kế toán phù hợp với quy mô và nghiệp vụ phát sinh tại công ty. Bên cạnh đó công ty còn có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, phù hợp với từng phần hành nên việc theo dõi các sổ sách của hình thức kế toán này rất chặt chẽ ,thường xuyên, liên tục và có hệ thống.
Kế toán NVL sử dụng tài khoản kế toán một cách tương đối phù hợp để theo dõi sự biến động của NVL, các chứng từ đảm bảo được luân chuyển một cách khoa học, hợp lý.
Trình tự nhập, xuất NVL ở Công ty tiến hành hợp lý, hợp lệ, việc ghi sổ sách theo dõi tình hình nhập, xuất vật liệu được tiến hành đầy đủ, thường
xuyên. Số lượng giữa thủ kho và kế toán luôn luôn được đối chiếu, so sánh nên những sai sót được phát hiện kịp thời.