2.1.1.1 Giới thiệu về công ty.
- Tên công ty: Công ty cổ phần Giao nhận và Thương mại Viko - Tên giao dịch: Viko logistics and trading joint stock company - Trụ sở chính: P402, Tòa nhà CFM, 23 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội - Điện thoại: +84-4-35147707
- Fax: +84-4-35148587
- Website: http://vikovietnam.com - Đại diện theo pháp luật: Bùi Vũ Tiến
- Giấy chứng nhận ĐKKD số 0103018141 ngày 11/06/2005 do sở Kế hoạch và Đấu tư Thành phố Hà Nội cấp.
Ngày 11/06/2005 theo quyết định thành lập doanh nghiệp của sở Kế hoạch và Đấu tư Thành phố Hà Nội, Công ty cổ phần Giao nhận và Thương mại Viko được thành lập với số ĐKKD số 0103018141.
Công ty cổ phần Giao nhận và Thương mại Viko chính thức hoạt động trong ngành Logistics từ ngày 11/06/2005, trụ sở chính tại phòng 504, Tòa nhà CFM, 23 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội.
Tháng 1/1/2009, Công ty cổ phần Giao nhận và Thương mại Viko chuyển trụ sở chính từ phòng 504, Tòa nhà CFM, 23 Láng Hạ, Ba Đình, Hà Nội xuống phòng 402, cùng tòa nhà.
2.1.2.Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty. 2.1.2.1. Ngành nghề kinh doanh.
- Dịch vụ Giao nhận vận chuyển Quốc tế hàng không và đường biển
- Dịch vụ thông quan hàng hoá Xuất nhập khẩu, vận chuyển nội địa và dịch vụ từ cửa đến cửa
- Giao nhận vận chuyển hàng dự án, đặc biệt hàng quá khổ quá tải - Dịch vụ bốc xếp, đóng rút hàng container, hàng rời;
- Dịch vụ nâng hạ, di chuyển, lắp đặt máy móc thiết bị tại kho, nhà xưởng và công trường
- Đại lý tàu, môi giới và cung ứng tàu biển;
- Dịch vụ gom hàng lẻ, kho bãi, kiểm đếm và đóng gói hàng hoá;
- Dịch vụ Xuất nhập khẩu uỷ thác, tư vấn Xuất nhập khẩu và Bảo hiểm hàng hoá;
- Dịch vụ sửa chữa container và dịch vụ container treo
Thứ nhất, với kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải,
mạng lưới đại lý toàn cầu cùng với đội ngũ nhân viên năng động và nhiệt huyết, Công ty cổ phần Giao nhận và Thương mại Viko đảm bảo cho khách hàng tiêu chuẩn cao về chất lượng dịch vụ.
Thứ hai, Viko Logistics không chỉ đầu tư nâng cao cơ sở vật chất kỹ thuật
mà còn chú trọng đến việc đào tạo và nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho nhân viên nhằm không ngừng đẩy mạnh chất lượng dịch vụ, nâng cao uy tín.
Thứ ba, đội ngũ lái xe chuyên nghiệp và hăng hái, luôn luôn sẵn sàng phục
vụ nhu cầu vận chuyển nội địa bất cứ lúc nào theo đúng lịch trình.
Thứ tư, trên cơ sở khối lượng hàng hoá XNK và với các loại phương tiện
vận tải có sẵn của chúng tôi, Công ty cổ phần Giao nhận và Thương mại Viko cung cấp giá cạnh tranh để khách hàng tiết kiệm được chi phí khi sử dụng dịch vụ của công ty.
2.1.2.3.Khó khăn
Thứ nhất, chính sách và các văn bản quản lý Nhà nước về logisitcs chưa
đồng bộ nên chưa tạo điều kiện hỗ trợ dịch vụ logistics phát triển.
Thứ hai,sự yếu kém, lạc hậu và quá tải về kết cấu hạ tầng giao thông vận tải,
phương tiện vận tải đường bộ cũng như hệ thống các kho tàng và công nghệ thông tin chưa hỗ trợ hiệu quả nên chi phí logistics tại Việt Nam khá cao, chiếm 25% GDP (so với các nước phát triển chỉ từ 9 đến 15%) trong đó chi phí vận tải chiếm 30 đến 40% giá thành sản phẩm (tỷ lệ này là 15% ở các quốc gia khác) chính vì thế làm giảm lợi thế cạnh tranh của ngành Logistics nói chung và công ty VIKO Logistics nói riêng.
Thứ ba,cạnh tranh về cung cấp dịch vụ logistics hiện nay ngày càng gay gắt,
vì đã hiện diện nhiều nhà cung cấp dịch vụ logistics thế giới có mạng lưới toàn cầu, có lợi thế vựơt trội hơn các công ty của chúng ta về tiềm lực, công nghệ, trình độ thông tin và hệ thống quản lý hiệu quả nhờ nguồn nhân lực cao. Nhiều Cty cung cấp dịch vụ logisitcs lớn của nước ngoài ở Việt Nam đang chuyển dần hình thức hiện diện thương mại từ hình thức đại diện, liên doanh sang công ty 100% vốn của họ. Đây là nơi đang thu hút nguồn nhân lực của chúng ta trong lĩnh vực logistics. Đây chính là áp lực lớn đòi hỏi công ty phải có chiến lược hoạt động cụ thể và hoàn hảo để có thể tồn tại và phát triển.
Thứ tư, do đặc điểm loại hình kinh doanh chính của công ty là giao nhận và
vận chuyển, vì thế yếu tố nguyên liệu đầu vào để vận hành các phương tiện là rất quan trọng. Tuy nhiên giá xăng dầu đang thay đổi thất thường, có xu hướng tăng dần. Đó là một mối lo lớn đối với công ty. Đòi hỏi công ty phải theo dõi chính sách của chính phủ cùng với giá cả thị trường thường xuyên để có thể lập được bảng giá hợp lý nhất.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty:Ban Giám đốc
- Giám đốc: chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động của công ty.
- Bộ phận kinh doanh: Giao dịch với khách hàng để cung cấp các dịch vụ của công ty, làm các công tác quảng bá hình ảnh công ty để thu hút khách hàng.
- Bộ phận kế toán tài chính: Có nhiệm vụ hạch toán toàn bộ quá trình kinh doanh của công ty theo tháng, quý, năm. Quản lý toàn bộ tiền vốn, tài sản của công ty, đảm bảo chế độ nộp ngân sách nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn cho công ty. Lập báo cáo tài chính chính xác, kịp thời nộp cho cơ quan quản lý nhà nước. Lập kế hoạch kinh doanh, có sự tham mưu chiến lược về kinh doanh để mang lại lợi ích thực sự, nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty.
- Bộ phận vận tải: nhận hàng, vận chuyển và giao hàng theo hợp đồng mà bộ phận bán hàng, bộ phận kinh doanh cung cấp.
- Bộ phận hàng hoá: Làm các công việc có liên quan đến hàng hoá như giao các chứng từ cần thiết cho khách hàng, cơ quan kiểm kiện, phát lệnh giao hàng
theo tập quán hàng hải quốc tế hoặc theo lệnh của chủ hàng, theo dõi việc bốc xếp hàng thừa thiếu, cấp giấy chứng nhận hàng thừa thiếu sau khi kiểm tra xem xét với kho của cảng.
2.1. 4 Tổ chức bộ máy kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần Giao nhận và Thương mại Viko
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán có chức năng tổ chức, thu thập, xử lý và cung cấp các thông tin kinh tế phục vụ cho công tác quản lý, từ đó đánh giá tình hình thực hiện kế hoặch, kiểm tra thiết bị, tiền vốn và tài sản,… để công ty chủ động hoạt động kinh doanh và chủ động về vốn. Theo yêu cầu về công tác quản lý bộ máy kế toán của công ty gồm 3 người:
- Kế toán trưởng: Trực tiếp phụ trách phòng kế toán của công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về mọi hoạt động tài chính của công ty. Chịu trách nhiệm về nguyên tắc kế toán được áp dụng tại công ty trước cơ quan quản lý nhà nước, đối với thanh tra, kiểm tra Nhà Nước. Phản ánh công tác hạch toán kế toán của công ty theo đúng chế độ tài chính ban hành. Đồng thời, tổ chức việc kiểm tra ghi chép ban đầu, chế độ báo cáo định kỳ, tổ chức bảo quản hồ sơ, tàI liệu kế toán, đúc rút kinh nghiệm, vận dụng sáng tạo, cải tiến hình thức và phương pháp kế toán ngày càng hợp lý, phù hợp với đIũu kiện của công ty.
- Kế toán thanh toán: Phụ trách việc thanh toán, tính toán với chủ hàng và các cơ quan liên quan.
Thu hộ, trả hộ chủ hàng, kết toán tài khoản của chủ hàng.
Theo dõi hoạt động tài chính liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá và đại lý vận tải (mở L\C, thanh toán L\C, thu đại lý phí…).
- Kế toán hạch toán nội bộ công ty: hạch toán doanh thu, thu nhập, chi phí, ………
- Thủ quỹ: Quản lý tiền mặt của Công ty, căn cứ vào các chứng từ được duyệt hợp lý, hợp lệ, hợp pháp để tiến hành thu chi tiền mặt, giao dịch ngân hàng.
2.1.4.2 Hình thức tổ chức kế toán và hình thức kế toán
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Mọi quá trình hạch toán đều được tập trung tại phòng Tài chính – Kế toán.
Hình thức kế toán: trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung.
Hệ thống các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính.
Các báo cáo trên được lập cuối mỗi năm tài chính theo đúng quy định của Bộ tài chính.
Các phần hành kế toán được xử lý thủ công và nhập liệu xử lý trên excel.
2.1.4.3 Chính sách và chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm.
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp Việt Nam được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Kỳ kế toán: theo từng tháng
- Đơn vị tiền tệ: VND - Việt Nam đồng.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ được tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu dụng ước tính.
- Pháp tính thuế GTGT: công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Hệ thống tài khoản áp dụng: áp dụng kệ thống tài khoản kế toán theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
- Hệ thống sổ kế toán tại doanh nghiệp bao gồm: sổ Nhật ký chung, sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản. Ngoài ra công ty còn sử dụng nhiều bảng tổng hợp, bảng kê…
- Kế toán công ty tuân thủ Luật kế toán Việt Nam, Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán Việt Nam.
2.2 Tình hình thực tế về tổ chức kế toán cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần giao nhận và thương mại ViKo kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần giao nhận và thương mại ViKo
2.2.1 Tổ chức kế toán doanh thu cung cấp dịch vụ tại công ty 2.2.1.1 Chứng từ sử dụng
* Các chứng từ:
- Các loại hoá đơn (Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng), kèm theo - Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc
- Hợp đồng kinh tế
- Các chứng từ thanh toán (Thông báo thu, hóa đơn GTGT các khoản thanh toán hộ)
* Luân chuyển chứng từ:
Đối tượng khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng quen (chiếm tới 75%) và khách hàng do phòng kinh doanh khai thác trên thị trường, nên ngoài hình thức thanh toán ngay, công ty còn cho khách hàng thanh toán sau (không lấy lãi)
Sau khi khách hàng ký hợp đồng với phong kinh doanh, nhân viên kinh doanh thông báo với bộ phận vận tải, sắp xếp ngày cung cấp dịch vụ cho khách hàng, đồng thời nhân viên kinh doanh hoàn thiện hồ sơ thông báo thanh toán để chuyển giao cho khách hàng sau khi dịch vụ được cung cấp.
Hồ sơ thanh toán bao gồm thông báo thu, hóa đơn GTGT của dịch vụ công ty cung cấp, các hóa đơn GTGT của các khoản công ty thanh toán hộ.
Tập hồ sơ thanh toán được sao thành 2 bản, một bản lưu tại công ty, một bản giao cho bên khách hàng. Trong đó, hóa đơn GTGT gồm có 3 liên, liên 1 và liên 3 lưu tại công ty, liên 2 giao cho bên khách hàng để phục vụ công tác thanh toán. Hóa đơn GTGT do kế toán viên viết, lưu giữ, đến cuối ngày tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, căn cứ vào các chứng từ trên để hạch toán kế toán.
2.2.1.2 Tài khoản sử dụng
- Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là cung cấp dịch vụ giao nhận và vận chuyển, các dịch vụ kiểm hóa, nâng đỡ,….Do đó tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ là tài khoản 5113 “ Tài khoản cung cấp dịch vụ”, được chi tiết theo tên dịch vụ mà công ty cung cấp viết không dấu kèm theo viết tắt, Ví dụ: 5113 CUOCVC – 5113 Cước vận chuyển hàng hóa.
- Các tài doanh thu chi tiết: + 5113 CHUNGTU
+ 5113 THC- CFS + 5113 CUOCBIEN
+ 5113 CUOCVC + 5113 KHAC
- Điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ mà công ty áp dụng: + Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
+ Có khả năng thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ đó. + Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào ngày lập bảng cân đối kế toán.
+ Xác định được chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch đó.
2.2.1.3 Trình tự hạch toán
Theo quy trình luân chuyển chứng từ, khi bên vận tải cung cấp dịch vụ cho khách hàng, theo thông báo của bộ phận kinh doanh và bộ phận vận tải, kế toán lập hóa đơn giá trị gia tăng cho dịch vụ vừa cung cấp, liên 2 giao cho khách
hàng, liên 1 và 3 lưu trong hồ sơ của công ty, cuối ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ hợp pháp, hợp lý để hạch toán doanh thu dịch vụ cung cấp.
Ngày 28/12/2012 phòng kế toán nhận được bộ chứng từ bán hàng đã đầy đủ và hợp pháp, trong đó có hóa đơn GTGT số 0000508, cùng hợp đồng thương mại cung cấp dịch vụ cho công ty CP Vạn Đạt Thái Bình,…Căn cứ vào bộ chứng từ kế toán hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ:
Nợ TK 1111 4,730,000 Có TK 5113 4,300,000 Có TK 3331 430,000
Đồng thời hạch toán giá vốn dịch vụ vừa cung cấp
Các nghiệp vụ doanh thu phát sinh được hạch toán vào “Nhật ký chung” sau đó đến cuối kỳ, kế toán công ty tổng hợp lên các sổ liên quan.
- Công ty xử lý thủ công ở các khâu lập hóa đơn, lưu hóa đơn, còn khâu hạch toán kế toán kế toán công ty thực hiện trên excel theo mẫu sẵn có
2.2.1.4 Hệ thống sổ sách liên quan doanh thu cung cấp dịch vụ
2.2.2 Kế toán các khoản ghi giảm doanh thu cung cấp dịch vụ
Thực tế ở công ty cổ phần giao nhận và thương mại Viko không phát sinh các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng. Công ty cổ phần giao nhận và thương mại Viko luôn tìm kiếm nhà cung cấp là các doanh nghiệp đã uy tín lâu năm trên
thị trường cả trong nước lẫn nước ngoài, các nhà cung cấp lâu năm. Mặt khác, chất lượng dịch vụ cung cấp luôn được chú trọng tuyệt đối từ phong cách làm việc nhân viên công ty cho tới các trang thiết bị, phương tiện vận chuyển bởi vậy mà dịch vụ đã cung cấp không có chuyện bị phàn nàn về chất lượng hay phải giảm giá. Hơn nữa, việc cung cấp dịch vụ của công ty chủ yếu là cung cấp cho các khách hàng quen, khách hàng lớn, vì thế các khách hàng này thường xuyên sử dụng dịch vụ của công ty với khối lượng lớn mà không đòi hỏi bất cứ khoản chiết khấu thương mại nào. Còn công ty thì đóng vai trò là một nhà cung cấp thường xuyên và uy tín nên các khoản chiết khấu thương mại để khuyến khích tiêu thụ cũng là không cần thiết.
Như vậy, không sử dụng các TK 521, 531, 532 trong công tác kế toán bán hàng, đồng nghĩa với việc bỏ qua hạch toán giảm trừ doanh thu bán hàng.
2.2.3 Kế toán giá vốn dịch vụ cung cấp 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng
Hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, phiếu chi…
2.2.3.2 Tài khoản sử dụng
- Kế toán công ty sử dụng Tài khoản 632 “ Giá vốn hàng bán” để hạch toán