- Hình thức sổ kế toán: doanh nghiệp đang áp dụng chứng từ ghi sổ trên kế toán máy.
- Nguyên tắc ghi sổ:
+ Chứng từ ghi sổ được lập từ chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế là căn cứ để ghi sổ Cái như sau:
+ Ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
Ghi theo nội dung kinh tế của chúng trên sổ Cái.
Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo thứ tự trong sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đính kèm, phải được kế toán duyệt trước khi ghi sổ kế toán.
- Chứng tự ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau: chứng từ ghi sổ, sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ Cái, các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
- Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ trên máy vi tính.
Hình 3.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
SVTH: Lê Thị Kiều Tiên Trang 30
Chứng từ gốc Bảng kê chứng từ
Chứng từ ghi sổ
Sổ chi tiết Sổ quỹ
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Hình 3.4. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra - Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ:
+ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi các nghiệp vụ phát sinh vào Bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ, sau đó căn cứ số liệu đã ghi vào Bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp.
+ Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng số liệu trên sổ cái lập bảng Cân đối kế toán.
+ Sau khi đã kiểm tra đối chiếu đúng khớp, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
- Trình tự ghi sổ theo hình thức trên máy vi tính:
Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Báo cáo tài chính
PHẦN MỀM KẾ
TOÁN
Máy vi tính
+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp, các sổ chi tiết liên quan.
+ Cuối tháng hoặc bất kì thời điểm nào, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Sau đó, kiểm tra đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và chi tiết, số liệu kế toán và báo cáo tài chính khi được in ra giấy.