2.2.3.1. Chứng từ thủ tục nhập xuất kho nguyên vật liệu
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu tại Công ty TNHH Kỹ thuật A&C chủ yếu là mua ngoài nên khi có nhu cầu về NVL Công ty sẽ tiến hành lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp. Nhà cung cấp căn cứ theo đơn đặt hàng sẽ soạn thảo hợp đồng, sau đó ký hợp đồng với Công ty Thông báo giá, thời điểm, địa điểm giao nhận NVL. Khi NVL về đến kho Công ty thành lập ban kiểm nghiệm vật tư để tiến hành kiểm tra chất lượng, số lượng, quy cách, đơn giá… của NVL xem có đúng như hợp đồng đã ký hay không. Ban kiểm nhận vật tư bao gồm: đại diện của phòng kinh doanh và thủ kho.
Hội đồng kiểm nghiệm sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư thành 2 bản. Một bản giao cho đội dự án của Công ty theo dõi, một bản giao cho phòng tài chính-kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Nếu có trường hợp NVL không đúng quy cách, số lượng, chất lượng thì ban kiểm nghiệm lập thêm một biên bản giao cho phòng kinh doanh của Công ty làm thủ tục thông báo, khiếu nại với nhà cung cấp. Kế toán căn cứ vào hóa đơn GTGT và biên bản kiểm nghiệm vật tư để ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
(Nguồn: Phòng tài chính-kế toán)
Sau khi kiểm nghiệm, NVL đã đáp ứng đủ yêu cầu theo như hợp đồng và có hóa đơn GTGT hợp lệ thì sẽ tiến hành nhập kho, nếu không đủ điều kiện sẽ thông báo cho nhà cung cấp để xử lý. Phiếu nhập kho chia làm 2 liên:
Liên 1: Bộ phận lập phiếu nhập kho giữ
Liên 2: Thủ kho sau khi ghi thẻ kho chuyển cho kế toán Đối với vật liệu nhập mua trong nước:
Ví dụ: Công ty TNHH Kỹ thuật A&C có nhu cầu mua thép tấm phục vụ sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng. Sau khi ký hợp đồng phòng kinh doanh lập đơn mua hàng gửi Công ty TNHH Hoàng Hải.
Phòng kỹ thuật- vật tư Phòng kỹ thuật- vật tư Phòng tài chính- kế toán Thủ kho Ký hợp đồng mua NVL Thành lập ban kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho và nhập kho NVL Ghi sổ kế toán
31
Bảng 2.1: Đơn đặt hàng
CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT A&C
Số 20A ngách 575/18 Kim Mã-Ngọc Khánh-
Ba Đình-Hà Nội ĐƠN ĐẶT HÀNG
TEL: 0433.564.458
Kính gửi: Công ty TNHH Cơ khí Hoàng Hải Xin chuyển tới: Công ty TNHH Kỹ thuật A&C
Mã số thuế Ngày đặt hàng Ngày giao hàng
0104086435 01/12/2013 03/12/2013
STT Tên vật tƣ ĐVT SL ĐG Thành tiền Ghi chú
1 Thép tấm 5mm Kg 2.065 15.698 32.416.370 2 Thép chữ U 30x2,5x8 Kg 1.276 10.530 13.436.280 3 Thép ống phi 32 Kg 890 12.890 11.472.100 4 Thép vuông đặc 10x10 Kg 2.530 12.560 31.776.800 Ghi chú Tiền hàng 89.101.550
Vận chuyển hàng đúng thời gian quy định. Hàng hóa đảm bảo quy cách, số lượng, chất lượng. Trong trường hợp sai quy cách, chất lượng nhà cung cấp phải chịu mọi phí tổn phát sinh.
Thuế GTGT 8.910.155
Vận chuyển 0
Tổng 98.011.705
Người đặt hàng Duyệt
Nguyễn Văn Nam Chữ ký và đóng dấu của Giám Đốc