2.3.1. Tạo nguồn hàng xuất khẩu
Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ những hoạt động từ đầu tư sản xuất kinh doanh đến các nghiệp vụ nghiên cứu thị trường, ký kết hợp đồng vận chuyển, bảo quản, sơ chế, phân loại nhằm tạo ra hàng hoá có đầy đủ tiêu chuẩn cần thiết cho xuất khẩu.
Để tạo nguồn hàng cho xuất khẩu, công ty đã đầu tư trực tiếp hoặc gián tiếp sản xuất, thu gom hoặc ký hợp đồng thu mua với các chân hàng, các đơn vị sản xuất hoặc ký hợp đồng thu mua kết hợp với hướng dẫn kỹ thuật.
Công tác thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu là một hệ thống các công việc, các nghiệp vụ , bao gồm:
2.3.1.1Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu :
Trong công tác xuất khẩu của công ty, nguồn hàng này rất quan trọng bởi hàng hóa xuất khẩu đòi hỏi phải có phẩm cấp riêng, tiêu chuẩn chất lượng cao, số lượng được định trước...
Công ty đã áp dụng nghiên cứu nguồn hàng gạo xuất khẩu nhằm xác định chủng loại mặt hàng, kích cỡ, mẫu mã, chất lượng, giá cả, thời vụ , sự phù hợp và khả năng đáp ứng những yêu cầu của thị trường nước ngoài về chỉ tiêu kỹ thuật.
Mặt khác, công ty tiến hành nghiên cứu nguồn hàng nhằm xác định giá gạo trong nước so với giá gạo quốc tế để có thể tính được lợi nhuận thu được từ hoạt động xuất khẩu gạo.
Việc nghiên cứu nguồn hàng của công ty TNHH FUSHO VIỆT NAM đã và đang nắm được chính sách quản lý của nhà nước về mặt hàng. Trong thực tế, chính sách quản lý của nhà nước đối với từng mặt hàng cụ thể luôn có những thay đổi, do vậy nghiên cứu là để dự báo những thay đổi này cũng có ý nghĩa rất quan trọng đối với công ty .
2.3.1.2. Tổ chức hệ thống thu mua hàng cho xuất khẩu :
Hệ thống thu mua bao gồm mạng lưới các đại lý, hệ thống kho hàng ở các địa phương, các khu vực có mặt hàng gạo mà công ty cần thu mua . Chi phí này khá lớn, do vậy công ty đã có những sự lựa chọn, cân nhắc trước khi chọn đại lý và xây dựng kho, nhất là những kho đòi hỏi phải trang bị nhiều phương tiện bảo quản đắt tiền.
Hệ thống thu mua đã và đang gắn với điều kiện giao thông của các địa phương. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa thu mua và vận chuyển là cơ sở để đảm bảo tiến độ thu mua và chất lượng của hàng hoá.
2.3.1.3. Kí kết hợp đồng trong thu mua tạo nguồn xuất khẩu.
Phần lớn khối lượng hàng hóa được mua bán giữa các công ty với các nhà sản xuất hoặc với các chân hàng đều thông qua hợp đồng thu mua, đổi hàng, gia công... Dựa trên những thoả thuận và tự nguyện các bên ký kết hợp đồng là cơ sở vững chắc đảm bảo các hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra bình thường.
2.3.1.4. Xúc tiến khai thác nguồn hàng
Sau khi ký kết hợp đồng với các chân hàng và các đơn vị sản xuất, công ty lập kế hoạch thu mua, tiến hành sắp xếp các phần việc phải làm và chỉ đạo các bộ phận thực hiện kế hoạch. Cụ thể là:
- Đưa hệ thống các kênh thu mua đã được thiết lập đi vào hoạt động. - Tổ chức bộ máy chỉ đạo thu mua theo từng mặt hàng hoặc từng nhóm hàng.
- Chuẩn bị đầy đủ các thủ tục giấy tờ, chứng từ, hóa đơn, bộ phận giám định chất lượng hàng hóa và các thủ tục khác để giao nhận hàng theo hợp đồng đã ký.
- Tổ chức hệ thống kho tàng tại các điểm nút các kênh, đảm bảo đủ khả năng tiếp nhận và giải tỏa nhanh “dòng hàng vào ra”
- Tổ chức vận chuyển hàng theo các địa điểm đã quy định, làm các thủ tục cần thiết để thuê phương tiện vận chuyển thích hợp, thuê xếp dỡ sao cho cước phí phù hợp với từng nhóm hàng. Tuỳ theo mặt hàng có thể tổ chức bao gói hoặc dự trữ hợp lý trong quá trình vận chuyển có thể xuất ngay.
- Đưa các cơ sở sản xuất, gia công chế biến vào hoạt động theo phương án kinh doanh đã định. Tiến hành làm việc cụ thể với các đại lý, trung gian hoặc các đơn vị khác có liên quan đến từng mặt hàng, nhóm hàng thu mua để hạn chế những vướng mắc phát sinh.
- Chuẩn bị đầy đủ tiền để thanh toán kịp thời cho các nhà sản xuất, các chân hàng, các đại lý, các trung gian...
2.3.1.5. Tiếp nhận bảo quản và xuất kho giao hàng xuất khẩu
Phần lớn hàng hóa trước khi xuất khẩu đều phải trải qua một hoặc một số kho để bảo quản, phân loại, đóng gói, hoặc nhờ làm thủ tục xuất khẩu. Công ty luôn chuẩn bị tốt các kho để tiếp nhận hàng xuất khẩu.
Bảo quản hàng hóa trong kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng của chủ kho hàng. Chủ kho hàng là người có trách nhiệm không để cho hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ, mất mát... trừ khi hàng hóa bị hư hỏng, đổ vỡ, mất mát... là do hành động bất khả kháng gây ra.
Cuối cùng là công việc xuất kho hàng xuất khẩu. Công việc này đã được công ty triển khai đúng với quy cách thủ tục quy định và phải có đầy đủ các giấy tờ hoá đơn hợp lệ.
2.3.2. Đàm phán kí kết hợp đồng xuất khẩu.
Công ty áp dụng nhiều hình thức đàm phán khác nhau:
- Đàm phán qua thư tín: Những cuộc tiếp xúc ban đầu của công ty và đối tác thường là qua thư từ. So với gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được rất nhiều chi phí, trong cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Mặt khác, giao dịch qua thư tín thì sẽ có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến của nhiều người và có thể khéo léo dấu được ý định của mình. Tuy nhiên, giao dịch bằng thư tín thường mất rất nhiều thời gian và do đó có thể bỏ lỡ mất thời cơ mua bán. Vì vậy công ty đã sử dụng điện tín để khắc phục nhược điểm này.
- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp: Gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi mọi điều kiện buôn bán, là một hình thức đặc biệt quan trọng. Hình thức này đẩy nhanh tốc độ giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán bằng thư tín đã kéo dài lâu mà không có kết quả. Đàm phán bằng gặp gỡ trực tiếp hiệu quả hơn hình thức thư tín, điện tín, song đây cũng là hình thức đàm phán khó khăn nhất, đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải giỏi nghiệp vụ, tự tin, phản ứng nhạy bén đủ tỉnh táo và bình tĩnh dò xét ý kiến đối phương.
Có thể nói, trong mỗi cách đàm phán giao dịch đều có những điểm thuận lợi và bất lợi khác nhau. Do đó công ty luôn yêu cầu người tham gia đàm phán phải nắm được đặc điểm của mỗi loại , từ đó phát huy lợi thế và khôn khéo tránh được bất lợi cho công ty .
Sau khi giao dịch đàm phán có kết quả thì công ty sẽ tiến hành kí kết hợp đồng xuất khẩu. Một hợp đồng cần phải đầy đủ các điều khoản để tránh sự tranh chấp của hai bên, thông thường bao gồm:
- Số hợp đồng
- Ngày, tháng, năm kí kết hợp đồng - Tên, địa chỉ của các bên kí kết
- Các điều khoản của hợp đồng, trong đó có các điều khoản chủ yếu là: + Điều 1: Tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, bao bì, kí mã hiệu + Điều 2: Giá cả (đơn giá, tổng trị giá)
+ Điều 3: Thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng + Điều 4: Giám định hàng hóa
+ Điều 5: Điều kiện xếp hàng, thưởng phạt + Điều 6: Những chứng từ cần thiết cho lô hàng + Điều 7: Thanh toán
+ Điều 8: Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng + Điều 9: Thủ tục giải quyết các tranh chấp hợp đồng
+Điều 10: Hiệu lực của hợp đồng