8. Cấu trúc của luận văn
2.2.1Khái niệm
Lưu trữ là giữ lại các loại văn bản, hồ sơ của cơ quan, của các cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Tài liệu lưu trữ gồm: tài liệu về quản lý hành chính, tài liệu kỹ thuật, các tài liệu về phim ảnh, ghi âm, tài liệu về văn học nghệ thuật, về chuyên môn, tài liệu về cá nhân, gia đình...
Ý nghĩa: tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đối với cá nhân và cả các cơ quan, tổ chức, quốc gia và các lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử. Đó là:
44
+ Để làm lý lịch (giấy khai sinh, bằng cấp, chứng nhận, các quyết định lương, thưởng; giấy khen ..)
+ Lưu trữ tài liệu để chứng minh nhân thân giải quyêt các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản; chứng minh tài sản (sổ hộ khẩu; giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ giao dịch mua bán..)
+ Lưu trữ tài liệu để chứng minh thực hiện các nghĩa vụ vơi nhà nước: ví dụ biên lai đóng thuế đất.
+ Lưu trữ tài liệu để cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý
+ Lưu trữ tài liệu để nghiên cứu lịch sử xây dựng và phát triển của cơ quan, tổ chức.
+ Tài liệu lưu trữ dùng để làm bằng chứng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới lãnh thổ; làm sáng tỏ các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về tôn giáo, dân quyền.
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế (dài hạn và ngắn hạn).
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ tìm kiếm, khai thác tài nguyên khoáng sản. + Tài liệu lưu trữ là cứ liệu đáng tin cậy để thế giới công nhận và xếp hạng nhiều di sản văn hoá có giá trị.
+ Tài liệu lưu trữ để tổ chức triển lãm giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của các địa danh du lịch nổi tiếng.
+ Tài liệu lưu trữ được dùng để thiết kế bối cảnh, làm phục trang về những bộ phim lịch sử.
+ Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nước giải quyết chế độ cho những người có công, những đối tượng xã hội khác.
Lưu trữ tài liệu để tài liệu không bị mất, hư hại, kéo dài tuổi thọ tài liệu khai thác thông tin trong văn bản được thuận lợi, nhanh chóng có tác dụng nghiên cứu lịch sử của đối tượng được lưu trữ, phản ánh kinh nghiệm, thành tựu, là nguồn tư liệu xây dựng phòng truyền thống. Làm hồ sơ, tổng kết, xây dựng chương trình kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ, có tác dụng bảo mật.
45