A. Thành lập Hội đồng tuyển dụng
Nhưđã nêu trong chương 3, công tác tuyển dụng của Công ty Điện thoại Đông Thành Phố phụ thuộc vào Bưu điện TP.HCM nên việc bổ sung nhân viên mới vào các bộ phận còn trống không kịp thời, dễ làm cho việc sản xuất kinh doanh bị trì trệ.. Do đó, để có cơ hội tuyển dụng nhanh, gọn và làm việc có hiệu quả thì Công ty Điện thoại Đông Thành Phố nên thành lập Hội đồng tuyển dụng. Trong đó, quy định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng, ai sẽ là thành viên thường trưc và ai sẽ cần đến tùy theo vị trí tuyển dụng. Ví dụ như:
1. Trưởng phòng Tổ chức hành chánh
Đây là người nắm vững các chếđộ chính sách về tuyển dụng, đồng thời cũng là người có nhiều kinh nghiệm trong Quản trị nhân sự về nhận xét ứng viên thông qua tiếp xúc bên ngoài, đặt câu hỏi phỏng vấn sát với nhân viên tuyển dụng hơn….vì thế Trưởng phòng Tổ chức hành chánh sẽ là thành viên luôn có mặt trong Hội đồng tuyển dụng.
2. Giám đốc
Tham gia vào Hội đồng tuyển dụng khi tuyển dụng những vị trí ở cấp cao, hay vị trí mà sẽ làm việc trực tiếp với Giám đốc sau này. Sỡ dĩ như vậy vì Giám đốc biết rõ những yêu cầu của mình và muốn có được một “êkíp” làm việc có hiệu quả hơn.
Khi tuyển dụng nhân viên ở Phòng Ban nào thì thì người quản lý trực tiếp ứng viên đó phải tham gia Hội đồng tuyển dụng vì họ biết rất rõ họ cần tuyển dụng những loại nhân viên như thế nào, đồng thời thông qua quá trình tuyển dụng họ biết được ít nhiều về cá tính của ứng viên đó để có biện pháp kềm cặp, thiết lập mối quan hệ giữa nhân cũ và nhân viên mới
B. Thiết lập tiến trình tuyển chọn và tuyển dụng nhân viên
1. Thu nhận nghiên cứu hồ sơ
Thông qua bộ hồ sơ của ứng viên, Hội đồng tuyển dụng sẽ nghiên cứu nhằm ghi lại thông tin chủ yếu vềứng viên như:
Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác Khả năng tri thức và các đặc tính cá nhân Sức khỏe
Mức độ lành nghề
Lợi ích của việc nghiên cứu hồ sơ là tìm được ứng viên thích hợp hơn cho các bước sau, có thể làm giảm chi phí tuyển dụng cho Công ty. Các ứng viên được chọn sẽ tham gia kiểm tra trắc nghiệm.
2. Trắc nghiệm
Có nhiều trắc nghiệm mà Công ty có thể áp dụng như:
Trắc nghiệm về kiến thức tổng quát: áp dụng hình thức trắc nghiệm này khi tổ chức thi tuyển những chức vụ cao, đòi hỏi phải có sự hiểu biết trên nhiều lĩnh vực để biết được trình độ hiểu biết tổng quát của ứng viên.
Trắc nghiệm trí thông minh của ứng viên: thường được đánh giá thông qua các chỉ số IQ thể hiện mức độ hiểu biết về khoa học tự nhiên, khả năng tư duy, óc phán đoán…Bài trắc nghiệm này gồm nhiều câu hỏi ở nhiều lĩnh vực khác nhau, về đờ sống xã hội tự nhiên, sự logic của vấn đề…
Trắc nghiệm cá tính: cá tính của mỗi người là rất khó thay đổi, vì vậy việc tìm hiểu cá tính của ứng viên trước khi nhận vào làm việc là không thể thiếu được, vì thông qua trắc nghiệm này ch1ung ta sẽ biết
được tính cách, khí chất của ứng viên để xem có thể giao nagy công việc cho họ hay không, họ có thể gia nhập vào môi trường làm việc được hay không.
Trắc nghiệm về sở thích: thường được dùng để tìm hiểu ngành nghề, nơi làm việc có phù hợp với ứng viên, khi công việc, điều kiện làm việc thích hợp với sở thích, ứng viên sẽđam mê vào công việc, có khả năng thực hiện công việc tốt hơn, ít bỏ việc hơn.
Một bài trắc nghiệm có giá trị xác thực không những cho phép tìm hiểu khả năng thực hiện công việc của mỗi ứng viên, dựđoán kết quả làm việc sau này của họ mà cón phát hiện ra khả năng tiềm tàng mà chính bản thân họ cũng chưa biết đến. Bên cạnh đó, bài trắc nghiệm còn giúp phát hiện những cá tính giống nhua để bố trí các nhân viên làm việc với nhau phù hợp.
Do đó, để khai thác đươc lợi ích của một bài trắc nghiệm, Hội đồng tuyển dụng cần xây dựng một một bài trắc nghiệm thật tốt, nghĩa là bài trắc nghiệm đó đánh giá đúng vấn đề cần tìm hiểu ở ứng viên và đánh giá chính xác về ứng viên. Muốn như vậy thì Hội đồng tuyển dụng cần xem xét kỹ những tiêu chuẩn đòi hỏi ứng viên phải có, từ đó xây dựng một bài trắc nghiệm thông qua kinh nghiệm của các thanh viên trong Hội đồng tuyển dụng.
3. Phỏng vấn
Ở bước này, Công ty sẽ đánh giá ứng viên về các mặt như tướng mạo, phong cách, tính tình, khả năng hòa đồng, mức độ tin cậy…mà ở các bước tuyển chọn khác chưa đánh giá được hay đánh giá chưa rõ ràng. Bên cạnh đó, đây cĩng là bước mà Công ty sẽ cho ứng viên biết một số vấn đề về lương bổng, chế độ làm việc, cơ hội thăng tiến….
Cần tuân thủ một số nguyên tắc để cuộc phỏng vấn đạt hiệu quả cao:
Chuẩn bị phỏng vấn: tùy theo tính chất công việc mà Hội đồng tuyển dụng chuẩn bị trước một số câu hỏi và dạng câu hỏi thường là câu hỏi chung như ìm hiểu quan điểm, sở th1ich, động lực làm việc, khả năng hòa đồng…Để có những câu hỏi sâu xác Hội đồng tuyển dụng cũng cần phải nghiên cứu lại những tiêu chuẩn đòi hỏi ở ứng viên, xem xét lại hồ sơ, ghi lại những điểm
mạnh, điểm yếu của ứng viên, những điều cần làm rõ trong cuộc phỏng vấn; xây dựng thang điểm; chọn thời gian và không gia thích hợp để mời ứng viên đến phỏng vấn.
Phỏng vấn: có nhiều hình thức phỏng vấn như phỏng vấn trực tiếp, phỏng vấn không chỉ dẫn, phỏng vấn theo mẫu. Để phỏng vấn có tính khách quan, trung thực, đáng tin cậy và có hiệu quả cần tuân thủ một số nguyên tắc như: lắn nghe chăm chú, hiểu ý người được phỏng vấn, thẳng thắn trả lời các câu hỏi của ứng viên, bình tĩnh, nhẹ nhàng…
Cần đánh giá trung thực, không vội vã, bình tĩnh xem xét các thông tin trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng.