Điều kiện quan trọng để cho doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực hiện sản xuất kinh doanh và thực hiện đơn hàng một cách đầy đủ và nhịp nhàng là phải đảm bảo nhập vật tư một cách kịp thời và đầy đủ trong một thời gian dài. Rõ ràng nếu doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng mà lúc đó mới đi đặt mua thì không kịp cho việc thực hiện đơn hàng của mình. Do đó doanh nghiệp cần phải có kế hoạch đơn hàng, dự toán đơn hàng và dự trữ cho sản xuất và cung ứng sản phẩm. Tình hình thực hiện tính kịp thời trong xuất nhập vật tư ở Công ty may Phù Đổng được trình bày ở bảng sau:
Bảng7.5-Phân tích tính đều đặn khi nhập vải năm 2003
Vải kế hoạch thực nhập chênh lệch năm200
3 lượng % lượng % lượng %
quý 1 60.000 54,5 23.711 21,6 -36.289 -33 quý 2 25.000 22,7 48.586 44,2 23.586 21,4 quý 3 11.000 10,0 45.241 41,1 34.241 31,1 quý 4 14.000 12,7 6.395 5,8 -7.605 -6,9 Tổng 110.00 0 100 123.933 112.7 13.933 12,7
Trích: Báo cáo quý về tình hình nhập Vải năm 2003
Xét riêng loại hàng Vải. Đó là hàng hoá chính của Công ty may Phù Đổng chiếm tỷ trọng lớn trong khối lựơng mặt hàng kinh doanh. Do vậy kết quả kinh doanh nói chung và việc nhập vật tư vải nói riêng là một vấn đề cần phải quan tâm hơn cả đặc biệt là tính đều đặn của nó: xét trong năm 2003 kế hoạch nhập vải tổng số là 110.000 mét vải trong đó dựa vào nhu cầu của các quý. Riêng quý 1 do nhu cầu tồn đọng của năm trước nên phải nhập với tỷ trọng lớn chiếm tới 54,5 % tổng số tức là 60.000 m bao gồm các loại cả vải Seido,Vải Nisho,VảiSven… Còn các quý khác nhập theo nhu cầu quý và cụ thể theo nhu cầu tháng từ 10- 22 nghìn mét. Như đã nhận xét về kế hoạch cung ứng vật tư ở doanh nghiệp, chỉ có quý 2 và quý 3 là nhu cầu đơn hàng được đảm bảo và vượt mức cũng chính vì lý do đó mà nhu cầu các quý 1 và 2 lượng vật tư thiếu . Nhưng lượng tồn kho cuối năm lại ở mức rất cao, lý do chính là lượng vật tư cung ứng các loại không đảm bảo tính đều đặn dẫn đến nguyên nhân khi thì thừa, ứ đọng vật tư, khi thì thiếu vật tư rất gây bất lợi cho doanh nghiệp. Cụ thể như vải quý 1 chỉ thực hiện được 21,6% tổng số trong khi đó kế hoạch nhập là 54,6 % tổng kế hoạch. Như vậy lượng 33% thiếu hụt lại phải nhận vào quý sau trong khi đó vật tư quý này bị thiếu hụt mà quý sau lại phải chịu các chi phí vật tư không cần thiết. Đó là một điều bất hợp lý trong việc cung ứng vật tư tại Công ty May Phù Đổng.Tương tự như vậy, do có sự không đều đặn trong quá trình cung ứng vật tư. Lượng vải trong quý vẫn vượt chỉ tiêu 12,7% tức là về lượng là vượt chỉ tiêu kế hoạch là 13.933m. Đó là lý do tổng lượng vật tư cả năm lại vượt mức dự kiến trong khi đó hàng vẫn không đảm bảo tính kịp thời và làm ảnh hưởng đến tình hình thực hiện doanh thu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần kịp thời điều chỉnh và có kế hoạch cũng như việc xác định nguồn hàng sát sao hơn, đặc biệt là các nguồn hàng mới. Điều đó cũng là động lực giúp cho nguồn hàng cũ thực hiện tốt hơn, đặc biệt hơn trong việc chú trọng thực hiện đơn hàng và hợp đồng mua hàng.