Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại cơng ty

II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

3. Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại cơng ty

3.1- Xin giấy phép xuất khẩu:

Cơng ty Vimedimex II là một doanh nghiệp Nhà nước, lĩnh vực hoạt động chính của cơng ty là kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy, Bộ Thương Mại đã cấp cho cơng ty giấy phép kinh doanh xuất khẩu ( cịn gọi là giấy phép kinh doanh 7 số) để cơng ty xuất khẩu những mặt hàng đã đăng ký màkhơng cần xin giấy phép xuất nhập khẩu từng chuyến. Phạm vi hoạt động kinh doanh của cơng ty hiện nay bao gồm:

- Xuất khẩu: nguyên liệu, dược phẩm, thiết bị y tế, thủ cơng mỹ nghệ, tinh dầu, nơng sản.

- Nhập khẩu: nguyên liệu, dược phẩm, thiết bị y tế, thiết bị vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất, hàng tiêu dùng thiết yếu.

Như vậy, phần xin giấy phép xuất khẩu của cơng ty đã hồn tất và cĩ đủ tư cách xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hố với nước ngồi.

3.2- Mở L/C:

Phần lớn cơng ty thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ. Do đĩ, cơng việc cần thực hiện sau khi ký kết hợp đồng là nhắc người mua mở L/C. Hiện nay, cơng ty chưa gặp sai sĩt trong việc hồn tất bộ chứng từ thanh tốn. Điều này chứng tỏ đội ngũ cán bộ chuyên trách về nghiệp vụ thanh tốn cĩ chuyên mơn cao và cĩ kinh nghiệm dày dạn. Khi cơng ty nhận được L/C do ngân hàng thơng báo gửi đến, thì cơng ty tiến hành kiểm tra :

- Tính chân thực của L/C: kiểm tra các điều khoản của L/C xem cĩ hợp lệ và cĩ khả năng thực hiện hay khơng.

- Kiểm tra số mục trên L/C

- Kiểm tra nội dung L/C : cơng ty tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng L/C trên cơ sở hợp đồng ngoại thương mà hai bên đã ký kết. Cơng ty sẽ kiểm tra số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C.

Mỗi L/C đều cĩ một số hiệu riêng: tác dụng của số hiệu này là để liên lạc thư từ, điện tín cĩ liên quan đến L/C và được dùng để ghi vào các chứng từ cĩ liên quan trong thanh tốn.

Địa điểm mở L/C là nơi mà ngân hàng mở L/C viết cam kết trả tiền cho cơng ty .

Ngày mở L/C là ngày bắt đầu phát sinh cĩ hiệu lực cam kết của ngân hàng mở L/C đối với cơng ty, là ngày mà ngân hàng chính thức chấp nhận đơn xin mở L/C của người nhập khẩu và đây cũng là ngày bắt đầu để tính thời hạn hiệu lực của L/C.

♦ Tên ngân hàng mở L/C: cơng ty kiểm tra tên ngân hàng mở L/C cĩ phù hợp với hợp đồng đã ký kết khơng.

♦ Tên và địa chỉ của người thụ hưởng. ♦ Tên và địa chỉ của người mở L/C

♦ Số tiền của L/C: cơng ty kiển tra xem số tiền ghi trong L/C cĩ đúng như trong hợp đồng đã ký kết hay khơng, đồng thời kiểm tra đơn vị tiền tệ dùng để thanh tốn là gì.

♦ Cơng ty sẽ kiểm tra loại L/C bên mua mở cĩ phù hợp với loại L/C mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay khơng.

♦ Cơng ty sẽ kiểm tra ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C. Trong đĩ cơng ty xem xét khoảng thời gian giữa việc giao hàng và trình bộ chứng từ cĩ đảm bảo cho việc lập và hồn tất bộ chứng từ để trình ngân hàng khơng.

♦ Mơ tả hàng hố: cơng ty kiểm tra tên hàng, quy cách, trị giá trị số lượng, trọng lượng ghi trong L/C cĩ đúng với hợp đồng hay khơng.

♦ Chứng từ thanh tốn: cơng ty kiểm tra các điều khoản được yêu cầu trong L/C, chứng từ cĩ khả năng thực hiện và phù hợp khơng, nếu khơng phù hợp phải yêu cầu người nhập khẩu tu chỉnh để L/C cĩ thể thực hiện được.

3.3- Chuẩn bị hàng hố xuất khẩu:

Căn cứ vào hợp đồng, cơng ty sẽ tiến hành sản xuất, chế biến, đĩng gĩi, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng với các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Sau đĩ cơng ty tiến hành đưa hàng ra nơi làm thủ tục kiểm tra và làm giấy tờ hải quan để xuất hàng đi.

Trong trường hợp cơng ty nhận xuất khẩu uỷ thác cho cơ sở sản xuất khác thì hàng hố xuất khẩu sẽ do bên đơn vị uỷ thác chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đi đến cảng hoặc nơi làm thủ tục hải quan để xuất hàng đi, cơng ty chỉ chịu trách nhiệm phần giấy tờ, làm thủ tục hải quan để xuất hàng.

3.4- Kiểm tra hàng hĩa xuất khẩu:

Cơng ty tiến hành đĩng gĩi hàng hĩa, bao bì, kẻ vạch, nhản hiệu phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, khi đủ số lượng theo đúng tiêu chuẩn đã đề cập trong hợp đồng thì lập kế hoạch xuất hàng. Bộ phận KCS của cơng ty sẽ tiến hành kiểm tra hàng.

3.5- Thuê phương tiện vận tải:

Sau khi cĩ đầy đủ hàng hố, cơng ty phải liên hệ hãng tàu và đăng ký container, tàu vận chuyển với các điều kiện đã nêu rõ trong hợp đồng về :

- Chuyển tải - Cảng đến

- Tên người nhận hàng và địa chỉ

- Tên hàng, số lượng, số hiệu, quy cách, số khối, ngày tàu chạy, ngày tàu nhập cảng nước nhập khẩu sao cho đúng thời hạn giao trong hợp đồng.

Hiện nay, tại TPHCM cĩ rất nhiều hãng cho thuê tàu, cũng như container, do đĩ cơng ty sẽ lựa chọn hãng tàu cĩ giá cả, lịch trình phù hợp với thời gian xuất khẩu hàng, số lượng hàng hố và nước đến. Thơng thường cơng ty sẽ chọn cơng ty vận tải tàu biển uy tín .

3.6- Làm thủ tục hải quan:

Sau khi đã tập hợp hàng hĩa và tiến hành đăng ký tàu, container, lập invoice, packinglist, hợp đồng, L/C. Cơng ty tiến hành khai báo với hải quan cửa khẩu, cảng ( nơi tàu cập bến).

Hàng hố tập hợp xong sẽ được cơng ty vận chuyển ra khu vực cảng xuất. Sau đĩ nhân viên làm thủ tục hải quan sẽ báo cho cán bộ hải quan kiểm tra hàng hĩa xem cĩ phù hợp với nội dung mà người xuất khẩu đã khai báo khơng. Nếu đúng thì cán bộ hải quan ký tên xác nhận, trình lãnh đạo cho xuất.

Khi nhận được tờ khai hải quan đã được cán bộ hải quan xác nhận kiểm tra đúng, phù hợp, cơng ty tiến hành báo cho hải quan giám sát kho bãi để được đĩng hàng vào container ( đã được đăng ký ). Khi hàng đã được đĩng vào container, hải quan giám sát kho bãi sẽ xác nhận hàng hĩa được đĩng vào container là đúng và đủ theo hải quan kiểm hố đã kiểm tra. Lúc này tờ khai hải quan xem như đã hồn thành thủ tục và hàng hố cĩ thể chuyển lên tàu để xuất.

3.7- Giao hàng cho người vận tải:

Khi đã hồn thành thủ tục hải quan, cơng ty tiến hành cung cấp tồn bộ số liệu thực tế về hàng hố được đĩng vào container cho hãng tàu biết, kể cả số container, số

seal, cảng đĩng hàng và các số liệu liên quan cần thiết cho việc phát hành Vận Đơn Đường Biển, người vận tải sẽ xác nhận đã nhận hàng từ người xuất khẩu và gửi Vận Đơn Đường Biển cho người xuất khẩu làm chứng từ thanh tốn.

3.8- Mua bảo hiểm

Hàng hĩa của cơng ty được xuất theo hai giá là FOB và CIF,. Nếu cơng ty xuất hàng theo giá FOB thì khơng cần mua bảo hiểm. Nhưng khi cơng ty xuất hàng theo giá CIF thì phải mua bảo hiểm, lúc này cơng ty tiến hành liên lạc với cơng ty bảo hiểm để làm hợp đồng về bảo hiểm hàng hĩa.

3.9- Lập bộ chứng từ thanh tốn :

Sau khi giao hàng, các nhân viên của phịng đối ngoại sẽ căn cứ vào yêu cầu của L/C tiến hành lập bộ chứng từ thanh tốn. Quá trình này được nhân viên cơng ty thực hiện rất cẩn thận, kỹ lưỡng nên chưa cĩ tinh trạng bộ chứng từ thanh tốn chưa hợp lệ. Bộ chứng từ thanh tốn theo L/C được lập tại cơng ty gồm:

- 3/3 originals clean – on – board ocean B/L issued to the order of issuieng Bank marked ‘Freight prepaid’ and notify the buyer.

- Oiginals Signed Commercial Invoice in triplicate

- Originals of detailed Packing List indicating lot no. in trilicate - Certificate of insurance in duplicate

- Certificate of Origin issued by Chamber of Commerce

- Certificcate of Analysis in triplicate issued by the manufacturer. Nếu thanh tốn theo T/T thì bộ chứng từ thanh tốn gồm:

- Bill of Lading - Commercial Invoice - Signed contract - Packing List

- Certificate of Analysis issed by Manufacturer with standard and Quality Analysis method

- Certificate of Origin issed by Chamber of Commercial of Manufacturer’s Country

- Certificate of Insurance

3.10- Giải quyết khiếu nại:

III- ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CƠNG TY VIMEDIMEX II:

Trong những năm gần đây tình hình đàm phán, ký kết và tổ chức thực hiện hợp đồng ở cơng ty diễn ra khá suơn sẽ. Mặc dù các nhân tố chủ quan và khách quan đã làm ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của cơng ty, làm cho tổng kim ngạch xuất khẩu của cơng ty cĩ lúc tăng giảm. Nhưng nhìn chung quá trình đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại cơng ty cũng đạt kết quả . Đĩ là nhờ vào đội ngũ cán bộ cơng nhân viên cĩ nghiệp vụ và chuyên mơn cao, năng động, giàu kinh nghiệm trong cơng việc kinh doanh xuất khẩu.

Tuy nhiên, cơng ty khơng chủ động trong việc tìm kiếm khách hàng mà chủ yếu chỉ thực hiện theo những hợp đồng đã được ký từ trước. Cịn những khách hàng mới thường do họ chủ động thiết lập mối quan hệ với cơng ty.

Nhìn chung, quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu của cơng ty cĩ hiệu quả, thể hiện qua tình hình kim ngạch xuất khẩu ổn định qua các năm. Điều này cho thấy sự nổ lực phấn đấu của các cán bộ cơng nhân viên cơng ty trong nền kinh tế thị trường luơn cĩ sự biến động về nguồn hàng, giá cả thị trường cũng như khả năng về vốn.

PHẦN IV: MỘT SỐ BIỆN PHÁP

I. ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY TỪ NĂM 2003 ĐẾN 2006

Gần đây kim ngạch xuất khẩu của cơng ty tăng trưởng rất đáng kích lệ. Đĩ chính là thành quả đáng trân trọng của tập thể cán bộ, cơng nhân viên của cơng ty Vimedimex II. Tuy nhiên để thích ứng với nhu cầu ngày càng đa dạng của thị trường, cơng ty đã cĩ những định hướng:

- Tiến hành cơng tác đổi mới từng bước chất lượng sản phẩm, mẫu mã. Tiến hành xây dựng, duy trì và thường xuyên cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO-9002

- Đẩy mạnh hoạt động markeing, mở rộng thị trường kinh doanh ra tồn cầu. - Ngồi hệ thống phân phối đang hoạt động hiệu quả tại TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Hải Phịng, cơng ty sẽ phát huy hệ thống phân phối sẵn cĩ ở Đà Nẵng, Cần Thơ.

- Cơng ty cố gắng thực hiện cơng tác cổ phần hĩa trong thời gian tới và chuyển đổi các văn phịng đại diện ở nước ngồi thành chi nhánh của cơng ty.

- Phát triển sản xuất đẩy mạnh kinh doanh, tăng lợi nhuận, đảm bảo nâng cao trình độ nghiệp vụ và đời sống cán bộ, cơng nhân viên trong tồn cơng ty.

II. MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỀ XUẤT ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ

Trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu , cơng tác đàm phán tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng đĩng vai trị rất quan trọng. Nĩ như là xương sống trong hoạt động của một cơng ty kinh doanh xuất nhập khẩu. Hiệu quả kinh doanh của cơng ty xuất nhập khẩu y tế Vimedimex II gắn liền với hiệu quả của cơng tác đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại cơng ty. Vì thế, em xin đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại cơng ty Vimedimex II.

1– Biện Pháp 1: Hồn thiện cơng tác nghiên cứu tiếp cận thị trường và Marketing sản phẩm.

♦ Thành lập bộ phận Marketing chuyên về tìm hiểu, nghiên cứu nhu cầu, thị hiếu của thị trường nước ngồi, nắm bắt các thơng tin về giá và khả năng cung cấp hàng, chào hàng, hỏi hàng với các cơng ty đơn vị trong ngồi nước, qua đĩ cĩ thể giao dịch và ký kết hợp đồng.

♦ Tìm và lựa chọn đối tác giao dịch bằng cách tổ chức các hình thức tiếp thị như giới thiệu, chào hàng với văn phịng đại diện của các cơng ty cĩ nhu cầu đặt hàng tại Việt Nam.

♦ Tham gia các hội chợ thương mại quốc tế để tự giới thiệu và tìm kiếm thị trường tiềm năng.

♦ Bộ phận chuyên trách Marketing sẽ thực hiện những cơng việc sau : − Nghiên cứu thị trường trong nước :

+ Nghiên cứu chính sách ngoại thương của nhà nước, những thay đổi về định xuất nhập khẩu của Nhà nước qua từng thời kỳ.

+ Nghiên cứu xu hướng xuất nhập khẩu của những nhà xuất nhập khẩu quan trọng trên thị trường, phát hiện ra những nhà cung cấp lớn cĩ khả năng chi phối hợp đồng xuất khẩu.

+ Nghiên cứu khả năng cung cấp hàng xuất khẩu của các đơn vị sản xuất trong nước, những khĩ khăn, thuận lợi biến động theo thời vụ, tình hình cạch tranh giữa các nhà cung cấp và vai trị của họ, các kênh phân phối.

+ Đa dạng hố các mặt hàng xuất khẩu. − Nghiên cứu thị trường nước ngồi:

+ Nghiên cứu những điểm tổng quát của thị trường ở những nước mà cơng ty đang cĩ hoặc đang muốn thâm nhập về : điều kiện, chính trị, hàng rào thương mại, những chế độ ưu đãi giành cho các nước đang phát triển .

+ Nghiên cứu nhu cầu của thị trường nước ngồi đối với hàng xuất khẩu ở nước ta.

+ Tìm kiếm và lựa chọn những cơng ty cĩ khả năng làm đối tác giao dịch với ta. + Nghiên cứu và dự báo tình hình biến động hàng hố, giá cả những mặt hàng mà cơng ty đang kinh doanh. Dự báo xu hướng biến động của tỷ giá hối đối.

+ Các triển vọng kinh doanh trong tương lai.

2– Biện Pháp 2: Xây dựng phương án kinh doanh

Một hợp đồng từ khi ký kết đến khi thực hiện phải qua ít nhất bốn khâu:

− Đàm phán, ký kết hợp đồng do trưởng phịng đối ngoại thực hiện .

− Tạo nguồn hàng xuất khẩu.

− Phịng xuất 2 thực hiện thủ tục xuất hàng.

− Kế tốn cơng nợ.

Như vậy, quá trình thực hiện sẽ phát sinh hiện tượng là việc theo dõi tiến hành hợp đồng khĩ khăn, vì cần cĩ sự xuyên suốt từ khâu đầu đến khâu cuối của hợp đồng.

Để khắc phục cơng ty nên lập phương án kinh doanh để chỉ đạo việc thực hiện hợp đồng, nhằm giúp các cán bộ lãnh đạo cĩ thể nắm được chính xác tiến độ thực hiện hợp đồng.

Phương án kinh doanh được xây dựng cho hai tiến trình như sau: − Khâu chuẩn bị đàm phán, ký kết hợp đồng.

− Khâu thực hiện hợp đồng.

a- Xây dựng phương án cho quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng:

Chuẩn bị nguồn thơng tin:

− Cơng ty:

+ Giá cả đưa ra là bao nhiêu?

+ Số luợng hàng tối đa mà cơng ty cung cấp được. + Những chỉ tiêu chất lượng mặt hàng của cơng ty. + Mẫu mã hàng hố.

− Đối tác:

+Thu thập thơng tin về đất nước, con người, tình hình chính trị, xã hội, ngơn ngữ, địa lý, khí hậu, trung tâm thương mại, các chính sách kinh tế…

+ Nhu cầu về mặt hàng và chất lượng hàng

+ Thơng tin cơ bản về đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đối, tổng sản phẩm quốc dân…

+ Thơng tin cụ thể về đối tác như: Quá trình hoạt động, tình hình tổ chức, địa vị pháp lý của thương nhân, phạm vi và mặt hàng kinh doanh, thái độ cư xử và thiện