I. TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
1.Đàm phán giao dịch với khách hàng
Việc đàm phán này được thực hiện đối với các đơn vị trong nước, nhằm xác định khả năng của thị trường nội địa, đáp ứng nhu cầu của thị trường nước ngồi, từ đĩ ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương.
Xét về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu trong cơng ty bao gồm: dược liệu, tinh dầu và các mặt hàng khác như : gạch, gốm sứ, rượu bổ, cao su vàng, nơng sản… Dựa vào cơ cấu của mặt hàng xuất khẩu mà cơng ty cĩ các hình thức giao dịch với khách hàng trong nước khác nhau, bao gồm:
-Cơng ty tiến hành giao dịch với các xí nghiệp thuộc cơng ty, hình thức này thường được tiến hành qua điện thoại, fax… Nội dung của cuộc giao dịch khơng mang tính chất thỏa thuận, mà trên cơ sở cơng ty đã biết trước khả năng sản xuất của các xí nghiệp trực thuộc. Từ đĩ cơng ty cĩ thơng báo về khối lượng, chất lượng và các điều kiện khác về mẫu mã hàng hố như đã ký kết trong hợp đồng mua bán với đối tác nước ngồi. Các xí nghiệp trực thuộc sẽ căn cứ vào những nội dung mà cơng ty đưa ra, tiến hành sản xuất, đĩng gĩi, chuẩn bị hàng hố đúng chất lượng, số lượng đã qui định. Đúng thời gian như đã ký kết trong hợp đồng, tiến hành giao hàng cho cơng ty, kèm theo thủ tục xuất khẩu.
-Ngồi ra, cơng ty cịn tiến hành giao dịch với các cơ sở sản xuất, chế biến khác để có được nguồn hàng cung cấp theo yêu cầu của đối tác. Hoạt động này được tiến hành chặt chẽ, định giá, lấy mẫu, duyệt mẫu đảm bảo đúng yêu cầu, chất lượng đã ký kết.
Các trường hợp giao dịch giữa cơng ty với các cơ sở sản xuất sẽ tạo nên sự liền mạch giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
1.2 - Đàm phán , giao dịch với khách hàng nước ngồi:
Khách hàng nước ngồi của cơng ty bao gồm những khách hàng quen thuộc, cĩ mối quan hệ với cơng ty từ trước đến nay và cả những khách hàng mới, cũng như những khách hàng tiềm năng.
Việc đàm phán với khách hàng nước ngồi thường do phịng đối ngoại đảm nhận. Trong quá trình đàm phán, giao dịch thì cơng ty và khách hàng sẽ bàn bạc, thỏa thuận cụ thể về giá cả, mẫu mã hàng hố, chất lượng và một số điều kiện khác như phương thức thanh tốn, điều kiện cơ sở giao hàng… Sau đĩ nếu đạt được thỏa thuận thì hai bên sẽ đi đến việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Hợp đồng sẽ được lập thành bốn bản, cĩ nội dung và giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ hai bản.
Đối với khách hàng chưa qua giao dịch mà chủ động thiết lập quan hệ mua bán với cơng ty thì khách hàng sẽ gửi thư yêu cầu cơng ty gửi bảng báo giá đến. Sau khi nhận được bảng báo giá, khách hàng đưa ra mức giá mà họ mong muốn . Giữa cơng ty và khách hàng cĩ thể sẽ cĩ sự điều chỉnh về giá đến khi cĩ mức giáphù hợp. Khi đã thỏa thuận được giá cả, hợp đồng mua bán ngoại thương sẽ được ký kết và lập thành bốn bản, mỗi bên giữ 2 bản.