Từ khi thành lập đến nay, cơng ty luơn cố gắng hồn thành kế hoạch sản xuất kinh doanh. Tuy cĩ những năm hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty khơng cao, nhưng cơng ty cũng đã nổ lực vượt qua. Cụ thể vào năm 1999 do tình hình trong và ngồi nước cĩ nhiều biến động và năm 2001 do ảnh hưởng của tình hình chính trị trên thế giới và sự cạnh tranh về giá cả trên thị trường nên hiệu quả hoạt động xuất khẩu khơng cao. Đứng trước những khĩ khăn đĩ, cơng ty khơng chùng bước mà vẫn cố gắng vươn lên, chủ động về nguồn hàng xuất khẩu và tìm kiếm thị trường, nâng cao hiệu quả
kinh doanh xuất nhập khẩu, gĩp phần tạo nên sự thành cơng cho cơng ty, thực hiện tốt chủ trương, chính sách của nhà nước.
Thành tích mà cơng ty đạt được thể hiện sự quyết tâm và nổ lực của tất cả các thành viên trong cơng ty. Hiện nay, cơng ty đã cĩ được thị trường tiêu thụ ổn định, tổng kim ngạch xuất nhập khẩu ngày càng tăng, đĩ chính là thành quả đáng khích lệ của tập thể cán bộ, cơng nhân viên VIMEDIMEX II.
B - TÌNH HÌNH ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU TẠI CƠNG TY VIMEDIMEX II: KHẨU TẠI CƠNG TY VIMEDIMEX II:
I- TỔ CHỨC ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU:
1. Tổ chức đàm phán, giao dịch vơùi khách hàng :
1.1. Đàm phán giao dịch với khách hàng trong nước:
Việc đàm phán này được thực hiện đối với các đơn vị trong nước, nhằm xác định khả năng của thị trường nội địa, đáp ứng nhu cầu của thị trường nước ngồi, từ đĩ ký kết và thực hiện các hợp đồng mua bán ngoại thương.
Xét về cơ cấu mặt hàng xuất khẩu trong cơng ty bao gồm: dược liệu, tinh dầu và các mặt hàng khác như : gạch, gốm sứ, rượu bổ, cao su vàng, nơng sản… Dựa vào cơ cấu của mặt hàng xuất khẩu mà cơng ty cĩ các hình thức giao dịch với khách hàng trong nước khác nhau, bao gồm:
-Cơng ty tiến hành giao dịch với các xí nghiệp thuộc cơng ty, hình thức này thường được tiến hành qua điện thoại, fax… Nội dung của cuộc giao dịch khơng mang tính chất thỏa thuận, mà trên cơ sở cơng ty đã biết trước khả năng sản xuất của các xí nghiệp trực thuộc. Từ đĩ cơng ty cĩ thơng báo về khối lượng, chất lượng và các điều kiện khác về mẫu mã hàng hố như đã ký kết trong hợp đồng mua bán với đối tác nước ngồi. Các xí nghiệp trực thuộc sẽ căn cứ vào những nội dung mà cơng ty đưa ra, tiến hành sản xuất, đĩng gĩi, chuẩn bị hàng hố đúng chất lượng, số lượng đã qui định. Đúng thời gian như đã ký kết trong hợp đồng, tiến hành giao hàng cho cơng ty, kèm theo thủ tục xuất khẩu.
-Ngồi ra, cơng ty cịn tiến hành giao dịch với các cơ sở sản xuất, chế biến khác để có được nguồn hàng cung cấp theo yêu cầu của đối tác. Hoạt động này được tiến hành chặt chẽ, định giá, lấy mẫu, duyệt mẫu đảm bảo đúng yêu cầu, chất lượng đã ký kết.
Các trường hợp giao dịch giữa cơng ty với các cơ sở sản xuất sẽ tạo nên sự liền mạch giữa quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
1.2 - Đàm phán , giao dịch với khách hàng nước ngồi:
Khách hàng nước ngồi của cơng ty bao gồm những khách hàng quen thuộc, cĩ mối quan hệ với cơng ty từ trước đến nay và cả những khách hàng mới, cũng như những khách hàng tiềm năng.
Việc đàm phán với khách hàng nước ngồi thường do phịng đối ngoại đảm nhận. Trong quá trình đàm phán, giao dịch thì cơng ty và khách hàng sẽ bàn bạc, thỏa thuận cụ thể về giá cả, mẫu mã hàng hố, chất lượng và một số điều kiện khác như phương thức thanh tốn, điều kiện cơ sở giao hàng… Sau đĩ nếu đạt được thỏa thuận thì hai bên sẽ đi đến việc ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương. Hợp đồng sẽ được lập thành bốn bản, cĩ nội dung và giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ hai bản.
Đối với khách hàng chưa qua giao dịch mà chủ động thiết lập quan hệ mua bán với cơng ty thì khách hàng sẽ gửi thư yêu cầu cơng ty gửi bảng báo giá đến. Sau khi nhận được bảng báo giá, khách hàng đưa ra mức giá mà họ mong muốn . Giữa cơng ty và khách hàng cĩ thể sẽ cĩ sự điều chỉnh về giá đến khi cĩ mức giáphù hợp. Khi đã thỏa thuận được giá cả, hợp đồng mua bán ngoại thương sẽ được ký kết và lập thành bốn bản, mỗi bên giữ 2 bản.
2 – Ký kết hợp đồng xuất khẩu :
2.1 Đối với hợp đồng xuất khẩu uỷ thác :
Đối với loại hợp đồng xuất khẩu uỷ thác thì thường do đơn vị uỷ thác và khách hàng nước ngồi trực tiếp bàn bạc với nhau về một loại hàng hố nào đĩ. Sau khi hai bên thoả thuận thì đơn vị nhờ uỷ thác đến cơng ty bàn bạc nhờ xuất khẩu lơ hàng uỷ thác, lúc này cơng ty cùng với đơn vị nhờ uỷ thác thỏa thuận ký hợp đồng ủy thác.
2.2 Đối với hợp đồng xuất khẩu tự doanh:
Đối với hợp đồng này, thơng thường cơng ty sẽ giao cho phịng đối ngoại thực hiện sau khi nghiên cứu thị trường, thăm dị giá cả xuất khẩu ở các đơn vị kinh doanh xuất khẩu trong nước và thăm dị giá cả mặt hàng trên thị trường khu vực. Trên cơ sở đĩ cơng ty sẽ chọn ra mức giá hợp lý để tiến hành, phương thức thanh tốn, cũng như số lượng, chất lượng hàng xuất khẩu đều được bàn bạc cụ thể và cĩ quyết định dứt khốt, nhằm đảm bảo tính thực thi của hợp đồng.
Sau khi việc ký kết hợp đồng xuất khẩu được hồn tất, thì việc thực hiện hợp đồng là bước tiếp theo cĩ vai trị quan trọng đối với hiệu quả kinh tế của thương vụ cũng như quyền lợi và uy tín của cơng ty trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
1. Đối với hợp đồng xuất nhập khẩu uỷ thác :
Cơng ty thực hiện theo yêu cầu của đơn vị uỷ thác, nhưng vẫn đảm bảo về tính pháp lý, khơng làm ảnh hưởng đến uy tín của cơng ty. Đối với hợp đồng xuất khẩu ủy thác thì cơng ty sẽ giúp đơn vị ủy thác làm đầy đủ các thủ tục xuất khẩu, làm sao để đảm bảo cho đơn vị ủy thác xuất hàng đúng thời gian, đảm bảo tiến độ xuất hàng cho khách hàng nước ngồi. Nhờ các nhân viên của cơng ty cĩ trình độ nghiệp vụ tốt và giàu kinh nghiệm, nên việc xuất khẩu theo loại hình này được thực hiện tốt.
2. Đối với hợp đồng xuất khẩu tự doanh :
Trình tự của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu tự doanh được diễn ra như sau: - Đàm phán.
- Ký kết hợp đồng xuất khẩu.
- Tạo lập mối quan hệ với các đơn vị cung ứng hàng trong nước để nắm bắt nguồn hàng và giá cả.
- Ký hợp đồng mua bán trong nước. - Xuất khẩu.
Để tiến hành xuất khẩu hàng hố cơng ty thường tiến hành như sau:
- Ký hợp đồng mua bán hoặc uỷ thác thu mua chế biến hàng xuất khẩu uỷ thác - Nếu xuất khẩu hàng uỷ thác phải cĩ hạn ngạch của Bộ Thương Mại
- Chuẩn bị đầy đủ chứng từ thương mại để xuất hàng - Tiến hành thuê tàu
- Lên lịch xuất khẩu hàng
- Mua bảo hiểm nếuxuất khẩu hàng theo điều kiện CIF - Làm thủ tục khai báo hải quan gồm:
+ Bốn tờ khai hải quan (1 photo) + Hai packing list (1 photo)
+ Hai hợp đồng ( 1 photo) hoặc L/C ( nếu thanh tốn theo phương thức L/C) Tĩm lại :
Hầu hết khách hàng của cơng ty là những khách hàng cũ, cĩ mối quan hệ lâu dài nên đa số hợp đồng được ký kết giữa các bên đều gọn, đơn giản.
Đối với những khách hàng mới thì họ thường chủ động thiết lập mối quan hệ mua bán với cơng ty.
Về điều khoản giao nhận cơng ty thường áp dụng theo giá CIF và FOB.
Về phương thức thanh tốn thì cơng ty thường áp dụng theo phương thưùc tín dung chứng từ (L/C) và phương thức chuyển tiền theo hình thức điện báo ( Telegraphic – Trabsfers – T/T).
3. Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại cơng ty Vimedimex II:
3.1- Xin giấy phép xuất khẩu:
Cơng ty Vimedimex II là một doanh nghiệp Nhà nước, lĩnh vực hoạt động chính của cơng ty là kinh doanh xuất nhập khẩu. Vì vậy, Bộ Thương Mại đã cấp cho cơng ty giấy phép kinh doanh xuất khẩu ( cịn gọi là giấy phép kinh doanh 7 số) để cơng ty xuất khẩu những mặt hàng đã đăng ký màkhơng cần xin giấy phép xuất nhập khẩu từng chuyến. Phạm vi hoạt động kinh doanh của cơng ty hiện nay bao gồm:
- Xuất khẩu: nguyên liệu, dược phẩm, thiết bị y tế, thủ cơng mỹ nghệ, tinh dầu, nơng sản.
- Nhập khẩu: nguyên liệu, dược phẩm, thiết bị y tế, thiết bị vật tư nguyên liệu phục vụ sản xuất, hàng tiêu dùng thiết yếu.
Như vậy, phần xin giấy phép xuất khẩu của cơng ty đã hồn tất và cĩ đủ tư cách xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hố với nước ngồi.
3.2- Mở L/C:
Phần lớn cơng ty thanh tốn theo phương thức tín dụng chứng từ. Do đĩ, cơng việc cần thực hiện sau khi ký kết hợp đồng là nhắc người mua mở L/C. Hiện nay, cơng ty chưa gặp sai sĩt trong việc hồn tất bộ chứng từ thanh tốn. Điều này chứng tỏ đội ngũ cán bộ chuyên trách về nghiệp vụ thanh tốn cĩ chuyên mơn cao và cĩ kinh nghiệm dày dạn. Khi cơng ty nhận được L/C do ngân hàng thơng báo gửi đến, thì cơng ty tiến hành kiểm tra :
- Tính chân thực của L/C: kiểm tra các điều khoản của L/C xem cĩ hợp lệ và cĩ khả năng thực hiện hay khơng.
- Kiểm tra số mục trên L/C
- Kiểm tra nội dung L/C : cơng ty tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng L/C trên cơ sở hợp đồng ngoại thương mà hai bên đã ký kết. Cơng ty sẽ kiểm tra số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C.
Mỗi L/C đều cĩ một số hiệu riêng: tác dụng của số hiệu này là để liên lạc thư từ, điện tín cĩ liên quan đến L/C và được dùng để ghi vào các chứng từ cĩ liên quan trong thanh tốn.
Địa điểm mở L/C là nơi mà ngân hàng mở L/C viết cam kết trả tiền cho cơng ty .
Ngày mở L/C là ngày bắt đầu phát sinh cĩ hiệu lực cam kết của ngân hàng mở L/C đối với cơng ty, là ngày mà ngân hàng chính thức chấp nhận đơn xin mở L/C của người nhập khẩu và đây cũng là ngày bắt đầu để tính thời hạn hiệu lực của L/C.
♦ Tên ngân hàng mở L/C: cơng ty kiểm tra tên ngân hàng mở L/C cĩ phù hợp với hợp đồng đã ký kết khơng.
♦ Tên và địa chỉ của người thụ hưởng. ♦ Tên và địa chỉ của người mở L/C
♦ Số tiền của L/C: cơng ty kiển tra xem số tiền ghi trong L/C cĩ đúng như trong hợp đồng đã ký kết hay khơng, đồng thời kiểm tra đơn vị tiền tệ dùng để thanh tốn là gì.
♦ Cơng ty sẽ kiểm tra loại L/C bên mua mở cĩ phù hợp với loại L/C mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay khơng.
♦ Cơng ty sẽ kiểm tra ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C. Trong đĩ cơng ty xem xét khoảng thời gian giữa việc giao hàng và trình bộ chứng từ cĩ đảm bảo cho việc lập và hồn tất bộ chứng từ để trình ngân hàng khơng.
♦ Mơ tả hàng hố: cơng ty kiểm tra tên hàng, quy cách, trị giá trị số lượng, trọng lượng ghi trong L/C cĩ đúng với hợp đồng hay khơng.
♦ Chứng từ thanh tốn: cơng ty kiểm tra các điều khoản được yêu cầu trong L/C, chứng từ cĩ khả năng thực hiện và phù hợp khơng, nếu khơng phù hợp phải yêu cầu người nhập khẩu tu chỉnh để L/C cĩ thể thực hiện được.
3.3- Chuẩn bị hàng hố xuất khẩu:
Căn cứ vào hợp đồng, cơng ty sẽ tiến hành sản xuất, chế biến, đĩng gĩi, kiểm tra tiêu chuẩn chất lượng với các điều khoản đã được thỏa thuận trong hợp đồng. Sau đĩ cơng ty tiến hành đưa hàng ra nơi làm thủ tục kiểm tra và làm giấy tờ hải quan để xuất hàng đi.
Trong trường hợp cơng ty nhận xuất khẩu uỷ thác cho cơ sở sản xuất khác thì hàng hố xuất khẩu sẽ do bên đơn vị uỷ thác chịu trách nhiệm vận chuyển hàng đi đến cảng hoặc nơi làm thủ tục hải quan để xuất hàng đi, cơng ty chỉ chịu trách nhiệm phần giấy tờ, làm thủ tục hải quan để xuất hàng.
3.4- Kiểm tra hàng hĩa xuất khẩu:
Cơng ty tiến hành đĩng gĩi hàng hĩa, bao bì, kẻ vạch, nhản hiệu phù hợp với yêu cầu của hợp đồng, khi đủ số lượng theo đúng tiêu chuẩn đã đề cập trong hợp đồng thì lập kế hoạch xuất hàng. Bộ phận KCS của cơng ty sẽ tiến hành kiểm tra hàng.
3.5- Thuê phương tiện vận tải:
Sau khi cĩ đầy đủ hàng hố, cơng ty phải liên hệ hãng tàu và đăng ký container, tàu vận chuyển với các điều kiện đã nêu rõ trong hợp đồng về :
- Chuyển tải - Cảng đến
- Tên người nhận hàng và địa chỉ
- Tên hàng, số lượng, số hiệu, quy cách, số khối, ngày tàu chạy, ngày tàu nhập cảng nước nhập khẩu sao cho đúng thời hạn giao trong hợp đồng.
Hiện nay, tại TPHCM cĩ rất nhiều hãng cho thuê tàu, cũng như container, do đĩ cơng ty sẽ lựa chọn hãng tàu cĩ giá cả, lịch trình phù hợp với thời gian xuất khẩu hàng, số lượng hàng hố và nước đến. Thơng thường cơng ty sẽ chọn cơng ty vận tải tàu biển uy tín .
3.6- Làm thủ tục hải quan:
Sau khi đã tập hợp hàng hĩa và tiến hành đăng ký tàu, container, lập invoice, packinglist, hợp đồng, L/C. Cơng ty tiến hành khai báo với hải quan cửa khẩu, cảng ( nơi tàu cập bến).
Hàng hố tập hợp xong sẽ được cơng ty vận chuyển ra khu vực cảng xuất. Sau đĩ nhân viên làm thủ tục hải quan sẽ báo cho cán bộ hải quan kiểm tra hàng hĩa xem cĩ phù hợp với nội dung mà người xuất khẩu đã khai báo khơng. Nếu đúng thì cán bộ hải quan ký tên xác nhận, trình lãnh đạo cho xuất.
Khi nhận được tờ khai hải quan đã được cán bộ hải quan xác nhận kiểm tra đúng, phù hợp, cơng ty tiến hành báo cho hải quan giám sát kho bãi để được đĩng hàng vào container ( đã được đăng ký ). Khi hàng đã được đĩng vào container, hải quan giám sát kho bãi sẽ xác nhận hàng hĩa được đĩng vào container là đúng và đủ theo hải quan kiểm hố đã kiểm tra. Lúc này tờ khai hải quan xem như đã hồn thành thủ tục và hàng hố cĩ thể chuyển lên tàu để xuất.
3.7- Giao hàng cho người vận tải:
Khi đã hồn thành thủ tục hải quan, cơng ty tiến hành cung cấp tồn bộ số liệu thực tế về hàng hố được đĩng vào container cho hãng tàu biết, kể cả số container, số
seal, cảng đĩng hàng và các số liệu liên quan cần thiết cho việc phát hành Vận Đơn Đường Biển, người vận tải sẽ xác nhận đã nhận hàng từ người xuất khẩu và gửi Vận Đơn Đường Biển cho người xuất khẩu làm chứng từ thanh tốn.
3.8- Mua bảo hiểm
Hàng hĩa của cơng ty được xuất theo hai giá là FOB và CIF,. Nếu cơng ty xuất hàng theo giá FOB thì khơng cần mua bảo hiểm. Nhưng khi cơng ty xuất hàng theo giá CIF thì phải mua bảo hiểm, lúc này cơng ty tiến hành liên lạc với cơng ty bảo hiểm để làm hợp đồng về bảo hiểm hàng hĩa.
3.9- Lập bộ chứng từ thanh tốn :