III. Thực trạng hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC )
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue
dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue
Dựa vào những lý luận cơ bản về tổ chức sự kiện và thực trạng tổng quan thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện,tình hình cung cầu dịch vụ trên thị trường được phân tích ở trên, cùng với quy trình tổ chức sự kiện thường được khách hàng thực hiện và thực trạng hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty Blue trong chương II. Tác giả xin đưa ra một số giải pháp sau nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện ở công ty Blue. Những giải pháp này được đưa ra dựa trên quan điểm marketing dịch vụ.
III.1 Giải pháp về sản phẩm dịch vụ
Dịch vụ là một tập hợp các hoạt động bao gồm các nhân tố không hiện hữu, tạo ra chuỗi giá trị và mang lại lợi ích tổng thể. Do đó trong dịch vụ người ta thường phân ra theo mức là dịch vụ cốt lõi ( cơ bản ) và dịch vụ bao quanh.
Dịch vụ cốt lõi là dịch vụ cơ bản, dịch vụ chủ yếu mà doanh nghiệp cung cấp cho thị trường. Nó thoả mãn một loại nhu càu nhất định vì nó mang lại một giá trị lợi ích cụ thể. Còn dịch vụ bao quanh là những dịch vụ phụ, thứ sinh, nó tạo ra những giá trị phụ thêm cho khách hàng, giúp khách hàng có sự cảm nhận tốt hơn về dịch vụ cốt lõi.
Việc công ty Blue đang cung cấp các dịch vụ thiết kế, dàn dựng và cung cấp thêm các dịch vụ phụ như : âm thanh, ánh sáng, lễ tân. Đây cũng là một
Dịch vụ bao quanh
Dịch vụ cốt lõi
nỗ lực rất lớn của toàn thể công ty. Nhưng để cạnh tranh được trên thị trường cung cấp dịch vụ này và đi tới chuyên nghiệp thì bắt buộc công ty Blue phải đa dạng hoá dịch vụ, mở rộng thêm các dịch vụ phụ và dần tiến đến việc cung cấp một dịch vụ tổ chức sự kiện hoàn chỉnh. Tác giả xin đưa ra một số các dịch vụ mà công ty Blue cần xem xét.
Dịch vụ tư vấn về tổ chức sự kiện
Những người chịu trách nhiệm tổ chức một sự kiện cho doanh nghiệp của mình thường là những người có đầu óc tổ chức, có khả năng xắp xếp, và hiểu biết lớn về đơn vị của mình. Những người này sẽ là người có tác động rất lớn trong việc đưa quyết định thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện ở bên ngoài. Các đơn vị cung cấp dịch vụ muấn có được hợp đồng về một dịch vụ nhỏ lẻ nào đó thì chắc chắn họ sẽ phải tìm cách nào đó đưa các dịch vụ mà họ cung cấp gắn liền với một guồng máy chung trong hàng loạt các quy trình tổ chức. Chính vì thế việc có thêm dịch vụ tư vấn ở công ty Blue sẽ đem lại một số kết quả sau :
o Tư vấn cho khách hàng về một quy trình chung của tổ chức sự kiện. Cho họ biết về những yêu cầu cần thiết phải có trong quy trình tổ chức, cho họ biết rằng họ không thể kham được tất cả các quy trình tổ chức và họ cần thiết phải thuê một đơn vị tổ chức chuyên nghiệp để giúp họ trong vấn đề này. o Tư vấn cho khách hàng về ngân sách, lựa chọn địa điểm tổ chức, thiết kế chương trình, khuếch trương sự kiện, mời phóng viên, họp báo, v.v…
o Chia nhỏ các quy trình mà các tổ chức sẽ phải thực hiện và lái những quy trình đó vào các dịch vụ mà Công ty cung cấp.
o Đây cũng là dịp có thể giới thiệu cho khách hàng biết về các dịch vụ mà Blue cung cấp và sẽ cho họ thấy được tính chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện.
Để có được một dịch vụ tư vấn có hiệu quả đòi hỏi Công ty Blue phải có được một lực lượng nhân viên có khả năng thuyết phục, có khả năng lập kế
hoạch ngân sách và chi phí cho các đơn vị thuê tổ chức, có kiến thức tổng quát về quy trình tổ chức sự kiện … và hiểu biết về các dịch vụ mà Công ty Blue cung cấp.
Dịch vụ tổ chức họp báo và mời phỏng vấn
Các khách hàng tổ chức sự kiện có nhiều mục tiêu khác nhau khi họ tổ chức một sự kiện nào đó. Thông thường mục tiêu khuếch trương hình ảnh của đơn vị tổ chức là mục tiêu hàng đầu. Có nhiều hình thức để khuếch trương hình ảnh của tổ chức, trong đó có đăng tin và phỏng vấn là hình thức tương đối hiệu quả. Viêc đăng tin và mời phỏng vấn phần lớn là nhu cầu của đơn vị tiến hành tổ chức sự kiện. Khi mà chưa có đơn vị cung cấp dịch vụ này thì họ sẽ tự liên hệ với các phóng viên, các giới truyền thông để đăng tin và viết bài về sự kiện. Đối với một số các đơn vị tổ chức lớn thì họ thường thuê luôn một chuyên gia về tổ chức họp hoặc thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ này. Nếu Công ty Blue có thể cung cấp dịch vụ này thì họ sẽ rất có lọi trong việc có được khách hàng bằng việc cung cấp dịch vụ tổng thể.
Để cung cấp được dịch vụ này thì Công ty Blue phải có được mối quan hệ tốt với giới truyền thông, giới báo chí. Quan hệ tốt với các tờ báo và với các đài phát thanh truyền hình. Blue cũng phải có được một số nhân viên có khả năng tổ chức họp báo, viết thông cáo báo chí và mời phỏng vấn chuyên nghiệp.
Dịch vụ in ấn, xuất bản và quà tặng
Nhu cầu in ấn, xuất bản quà tặng là một nhu cầu rất lớn trong bất kể một đơn vị tổ chức sự kiện nào. Các nhu cầu này thường xuất hiện ở các giai đoạn sau :
o In giấy mời và sơ đồ nơi tổ chức sự kiện cho các đại biểu khách mời o In túi đựng, logo sự kiện, các tài liệu liên quan
o In và xuất bản các kỷ yếu, các tài liệu ca ngợi đơn vị tổ chức như thơ ca, đĩa nhạc…
o Thiết kế và sản xuất quà tặng cho các đại biểu và khách mời. o In ấn và xuất bản các ấn phẩm sau khi sự kiện kết thúc.
Để cung cấp đựoc thêm dịch vụ này thì trước hết Công ty Blue phải có được mối quan hệ với các nhà in, các xưởng in, các nhà sản xuất ấn phẩm quà tặng… Mối liên hệ có thể được thực hiện theo nhiều cách như phần trăm hoa hồng, tỷ lệ chiết khấu, quen biết…
III.2 Giải pháp về giá dịch vụ
Xác định giá ( phí ) dịch vụ Công ty Blue phải căn cứ vào giá trị đích thực mà dịch vụ tổ chức sự kiện mang lại cho khách hàng. Tránh tình trạng chỉ căn cứ thuần tuý vào chi phí và tăng thêm một mức lợi nhuận thích hợp. Như vậy sẽ mất đi lơi thế cạnh tranh về giá trong Marketing hỗn hợp. Xác định giá phải được nhìn nhận từ viễn cảnh thị trường.
Quá trình hình thành giá trong dịch vụ được xem xét từ ba góc độ : Chi phí dịch vụ của người cung cấp, tình trạng cạnh tranh trên thị trường và giá trị dịch vụ tiêu dùng mà người tiêu dùng nhận được.
Trên giác độ từ phía Công ty Blue và yêu cầu về tái sản xuất xã hội đòi hỏi giá cả phải bù dắp được chi phí và có lãi. Tiếp đến là việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế - xã hội của giá. Trong điều kiện thực hiện cạnh tranh dịch vụ giá cả phải tuân theo giá thị trường và biểu hiện thực tế của nó là cạnh tranh. Giá cạnh tranh được giới hạn từ chi phí bình quân tới giá của dịch vụ có chất lượng cao nhất.
Công ty Blue cần hiểu rõ đặc điểm nhu cầu về dịch vụ nói chung là luôn biến động, biên độ giữa thời điểm cao và thời điểm thấp của nhu cầu là rất lớn. Sự biến động nhu cầu như vậy diễn ra trong từng ngày, từng giờ vì thế nên gây khó khăn cho việc cung ứng. Ngoài việc nghiên cứu sự phân bố nhu cầu về thời gian, quy mô, tần xuất, biên độ và chu kỳ, Blue còn phải nghiên
dịch vụ phụ, dịch vụ trọn gói và dịch vụ riêng lẻ, dịch vụ tổng thể hoặc các bộ phận, các khâu của dịch vụ, v.v…
Blue cần phải tìm hiểu mối quan hệ giữa giá cả với nhu cầu, sự thay đổi của giá và nhu cầu qua các thòi kì khác nhau. Mối quan hệ này thể hiện sự co giãn của cầu theo giá cả. Ta có hệ số co giãn xủa càu theo giá Ed để đo sự thay đổi của nhu cầu khi giá cả thay đổi. Dựa vào trị số của hệ số, nếu Ed = 0 tức là cầu không co giãn theo giá; Ed = 1 cầu co giãn đơn vị; Ed >1 cầu co giãn lớn; Ed < 1 nhu cầu bị hẹp lại. Việc xác định giá cần hết sức chú ý tới sự co giãn của nhu cầu theo giá đối với các loại dịch vụ mà Blue cung cấp vì nó chi phối rất mạnh tới mức giá dịch vụ.
Việc Blue kinh doanh, liên kết với một số hãng dịch vụ khác để cùng nhau đáp ứng một khách hàng thì đem lại một mức giá tương đối cạnh tranh.
III.3 Giải pháp về hoạt động giao tiếp trong dịch vụ
Hoạt động giao tiếp trong dịch vụ giữ vai trồ rất quan trọng trong hoạt động cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ở Công ty Blue. Các hoạt động đó bao gồm : Quảng cáo, giao tiếp xá nhân dịch vụ, khuyến khách tiêu thụ, truền
Dịch vụ in ấn, Giới truyền thông, Giới báo chí, Các nhà hát, Các ca
sĩ …
Công ty Blue
Giá cạnh tranh
Hiệu quả cao
Chuyên nghiệp Khách hàng tổ chức sự kiện Hợp đồng
miệng, hoạt động giao tế… Dựa trên thực trạng của thị trường tổ chức sự kiện và thực trạng hoạt động cung cấp dịch vụ ở Công ty Blue, tác giả xin đưa ra một số giải pháp sau :
Trang bị Internet
Trong giai đoạn hiện nay thì Internet là một trong các công cụ phổ biến tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Các hình thức tìm kiếm thông tin và liên hệ trên Internet đang được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Bởi vậy việc quan tâm và trang bị Internet cho các nhân viên trong công ty là hết sức cần thiết. Việc trang bị thêm Internet tại công ty Blue sẽ đem lại một số hiệu quả có thể là:
Giúp nhân viên kinh doanh và nhân viên khách hàng có thể tìm kiếm được các thông tin, các nhu cầu cần thiết trong một kho thông tin khổng lồ. Ví dụ như thông tin về khách hàng, thông tin về người chịu trách nhiệm từ phía khách hàng, các nhu cầu Tổ chức sự kiện xuất hiện trong các bài văn, trong các bài viết của các báo...
Nhân viên kế toán có thể dễ dàng kiểm tra tài khoản của công ty, họ có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình thanh toán của khách hàng đối với trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, rất tiện lợi cho việc thanh toán lương và thưởng cho các nhân viên trong công ty. Ngoài ra đây cũng là nơi kế toán có thể cập nhật những quy định mới, những sửa đổi mới của Chính phủ về lĩnh vực kế toán.
Giúp các nhân viên trong công ty có thể dễ dàng trao đổi thông tin với nhau và trao đổi thông tin với khách hàng. Trong giai đoạn hiện nay thì phần lớn các công ty thường xuyên gửi báo giá, bản giới thiệu về công ty hoặc ngay cả hợp đồng qua thư điện tử email. Nếu như khách hàng ở quá xa thì đây là một trong những phương tiện hữu hiệu nhất.
Khi khách hàng ở xa hoặc họ có điều kiện thì ngay cả market thiết kế cũng có thể được gửi tới họ qua email.
khăn như là chi phí dịch vụ, chi phí điện và một số chi phí khác.
Nâng cấp Website
Đối với một số các công ty chuyên cung cấp các dịch vụ Tổ chức sự kiện trên thế giới, Website của họ không những là một trong những công cụ hiệu quả trong việc giới thiệu công ty tới khách hàng, mà nó còn là một phương tiện hiệu quả trong việc thu thập các thông tin và nhu cầu của khách hàng. Các công ty này cho phép khách hàng có thể đọc và download miễn phí một số tư vấn nhỏ về Tổ chức sự kiện, đó có thể là một tư vấn chung chung và lý thuyết. Khi khách hàng đang có nhu cầu mà đọc hoặc tải các tài liệu này về thì họ rất dễ tìm cách liên hệ và phản hồi thông tin cho công ty để có được một thông tin chi tiết hơn. Công ty Blue nên tham khảo tính chuyên nghiệp của một số trang web này. Mặt khác, công ty cũng nên bổ xung thêm một trang Website mà ở đó có thể cho phép khách hàng gửi ý kiến phản hồi hoặc gửi thông tin của họ đến công ty.
Quy chuẩn báo giá và một số tài liệu
Hiện nay tại công ty Blue có cơ chế là tất cả các nhân viên của mình đều có thể liên hệ và tìm hợp đồng đối với khách hàng. Chính vì vậy khi họ gửi báo giá tới khách hàng thì mỗi người lại thiết kế một kiểu. Có người thiết kế trên Excel, có người thì thiết kế trên Word, mỗi người đều sử dụng một phông chữ mà mình ưa thích. Thậm chí có báo giá hoặc bản giới thiệu về công ty mà không hề đính logo của công ty. Tình trạng này sẽ làm cho khách hàng khó có thể ghi được hình ảnh của công ty vào trong tâm trí của họ. Khách hàng sẽ thấy sự lôm côm, lủng củng không mang tính chuyên nghiệp của nhân viên công ty thông qua một số điểm nhỏ này. Để khắc phục được tình trạng này và tạo ra sự chuyên nghiệp hơn trong việc gửi tài liệu đến khách hàng, tác giả xin đưa ra một số ý kiến sau:
Thiết kế một mẫu báo giá đặc trưng của công ty với phông chữ, cỡ chữ, khoảng cách chữ và dòng đều phải đặc trưng. Logo của công ty phải
được đính ở một số vị trí nhất định trên các tài liệu kể cả báo giá. Địa chỉ, số điện thoại, số fax... cũng phải được ấn định tại một vị trí nhất định. Tuy nội dung báo giá hoặc các tài liệu là khác nhau đối với từng khách hàng khác nhau, nhưng những đặc trưng chung cho tất cả đều phải được quy chuẩn.
Các tài liệu đều phải được thiết kế riêng biệt cho các hình thức gửi tới khách hàng. Nếu gửi tới khách hàng dưới hình thức email thì các tài liệu đó có thể thiết kế dưới dạng màu để thu hút sự thuyết phục. Nếu gửi theo đường bưu điện thì cũng có thể thiết kế dưới dạng màu, có thể cung cấp cho khách hàng nhiều thông tin hơn về công ty, ví dụ: ngoài các báo giá thì có thể gửi tới họ profile, presentations... Nếu gửi theo đường fax thì các tài liệu này sẽ phải được thiết kế nguyên đen trắng, nếu thiết kế dưới dạng màu thì khi qua fax các tài liệu đó sẽ bị mất màu và không thể phản ánh được ý đồ thiết kế.
III.4 Giải pháp về con người trong dịch vụ
Yếu tố con người giữ vị trí rất quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ Tổ chức sự kiện của Blue. Việc tuyển chọn, đào tạo, động lực và quản lý con người... chi phối rất lớn tới sự thành công của việc cung ứng dịch vụ Tổ chức sự kiện tới khách hàng. Với chiến lước con người đúng đắn, nhiều hãng PR – Tổ chức sự kiện nổi tiếng đã thành công rực rỡ trong kinh doanh như là: MAX Communication, Venus, Đất Việt... Vì thế, công ty Blue cần phải nghiên cứu diễn biến tâm lý và khả năng thực hiện dịch vụ đối với từng nhân viên, nhất là các nhân viên chủ chốt. Trên cơ sở đó đề ra những biện pháp thích hợp vừa có tác động tâm lý, vừa tác động hỗ trợ. Nhà quản lý nhân sự