công ty cổ phần Màu Xanh ( Blue JSC ) I. Tổng quan về thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam
Trong giai đoạn hiện nay thì hầu như toàn bộ các doanh nghiệp kinh doanh, các tổ chức… đều có nhu cầu tham gia tổ chức sự kiện. Họ biết rằng đây chính là dịp tốt để khếch trương, đánh bóng thương hiệu của doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sự kiện bao gồm từ doanh nghiệp có quy mô lớn đến doanh nghiệp có quy mô nhỏ, từ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sản phẩm đến các doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp nước ngoài và các tổ chức phi chính phủ… Các doanh nghiệp tham gia tổ chức sự kiện dưới nghiều hình thức như lễ động thổ, lễ khai trương, lễ kỉ niệm, giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới, dịch vụ mới… và mỗi loại sự kiện đều có những đặc điểm riêng. Đặc điểm của các sự kiện này là mang tính thời vụ, các sự kiện như khởi công, động thổ, khánh thành thường chỉ diễn ra một lần, còn các lễ kỉ niệm, giới thiệu khách hàng về sản phẩm mới, dịch vụ mới… thì mang tính chu kì. Ví dụ như hãng rượu Jonny Worker thường tổ chức giới thiệu các sản phẩm rượu của hãng cho khách hàng tại các khách sạn lớn vào những ngày cuối tháng. Đây sẽ là cơ hội tốt để hãng này giới thiệu các loại sản phẩm tới khách hàng của mình và cũng là cơ hội để tổ chức đăng tin trên các phương tiện truyền thông. Các công ty, tổ chức của nhà nước hoặc các công ty lớn thường sau 10 năm, 20 năm, 25 năm… lại tổ chức lễ kỉ niệm ngày thành lập. Đây sẽ là dip để họ đánh giá và nhìn nhận lại một chặng đường hoạt động của mình và cũng là một dịp rất tốt để tổ chức khyếch chương thương hiệu như tổ chức họp báo, đăng tin trên báo chí, truyền hình… Ví dụ như trường ĐH KTQD tổ chức lễ kỉ niệm 45 năm ngày thành lập trường,
thông tin này đã được dăng lên trên các tờ báo, các chương trình thời sự của Đài truyền hình Hà Nội ( HTV )và chương trình thời sự của Đài truyền hình Việt Nam ( VTV ).
So với quảng cáo, thị trường tổ chức sự kiện có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều, không những bao gồm nhu cầu của các tổ chức xã hội, phi chính phủ. Các doanh nghiệp mà còn bao gồm nhu cầu của các gia đình, các cá nhân. Kinh tế xã hội càng phát triển, nhu cầu về tổ chức sự kiện càng cao. Việt Nam với gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, nền kinh tế nước ta lại bao gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn doanh nghiệp thuộc các nghành với nhu cầu rất đa dạng về tổ chức sự kiện . Là đất nước có truyền thống văn hoá lâu đời, với hơn 60 dân tộc ở các miền khác nhau nên nền văn hoá Việt Nam còn là nơi giao thoa của các nền văn hoá lớn như Trung Hoa, Ấn Độ và Phương tây càng làm cho nền văn hoá Việt Nam hiện đại phong phú và đa dạng hơn. Chính những yếu tố đó cũng tác động mạnh vào nhu cầu tổ chức sự kiện,làm quy mô nhu cầu tăng cao hơn với nhiều phân đoạn hơn. Nhu cầu và mong muấn là rất lớn. Mỗi năm có tới hàng triệu sự kiện lớn nhỏ có nhu cầu tổ chức. Tuy nhiên khả năng cung ứng hiện nay là có hạn. Phần lớn các sự kiện được tổ chức đều rơi vào các tổ chức kinh tế xã hội, các doanh nghiệp, cơ quan thuộc khối công quyền, số còn lại là rất ít rơi vào khu vực tư nhân có thu nhập cao hoặc rơi vào những lại sự kiện bất khả kháng như ma chay, hiếu hỷ, v.v… Tuy nhiên khi kinh tế phát triển, thu nhập của người dân căôhn thì khẳ năng thanh toán cho loại dịch vụ này sẽ tăng lên nhiều.
Từ những phân tích trên có thể dự đoán nhu cầu về chi tiêu cho tổ chức sự kiện ở nước ta hàng năm lên tới hàng chục ngàn tỷ đồng. Trong hội nhập, thị trường mở rộng toàn khu vực Đông Nam Á với văn hoá đa sắc tộc thì quy mô sẽ tăng lên nhiều và mức tăng trưởng của thị trường này cũng rất cao. Đây là thị trường hấp dẫn đối với các nhà kinh doanh.
Về cung ứng, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện hiện nay chưa thành một dịch vụ độc lập. Số công ty chuyên nghiệp kinh doanh tổ chức sự kiện là rất ít. Các hạot động tổ chức sự kiện thường được các doanh nghiệp nghành khác kết hợp thực hiện như khách sạn, các trung tâ họi nghị, các doanh nghiệp quảng cáo lớn. Những sự kiện có tầm cỡ quốc gia, quốc tế như lễ Quốc khánh, Seagames, Apec, những ngày hội tôn giáo, v.v… Đó la những sự kiện dài ngày diễn ra trên phạm vi không gian rộng có cơ chế tổ chức riêng biệt là Ban tổ chức. Ban triển khai và tổ chức hoạt động một sự kiện thuộc loại trên. Khi sự kiện được tổ chức hoàn tất thì Ban tổ chức cũng hoàn thành nhiệm vụ và tự giải thể. Với tính không chuyên nghiệp như vậy việc tổ chức sự kiện trở nên rất tốn kém và lãng phí.
Nhìn chung, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện chưa sôi động, chất lượng dịch vụ còn thấp, chi phí cao va thiếu tính chuyên nghiệp. Cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt, các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị thường này. Tuy nhiên, trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, thu nhập của cư dân cao cùng với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì khả năng thanh toán của nhu cầu thị trường này là rất lớn, thu hút các nhà đàu tư va chạnh tranh trên thị trường này sẽ rất gay gắt, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao của công ty chuyên kinh doanh về tổ chức sự kiện.
Hiện nay các doanh nghiệp đã nhìn nhận được tầm quan trọng của Tổ chức sự kiện, họ tham gia tổ chức các sự kiện bài bản và chuyên nghiêp hơn và hiệu quả mang lại cũng cao hơn. Phần lớn các doanh nghiệp Tổ chức sự kiện thường thuê một công ty chuyên cung cấp dịch vụ Tổ chức sự kiện ở bên ngoài để giúp họ thực hiện và quản lí sự kiện mà họ đã tổ chức. Họ thuê các công ty bên ngoài bằng các hợp đồng theo thời vụ hoặc là các hợp đồng dài hạn như là 1 năm, 2 năm… thường đối với các công ty lớn. Ví dụ như công ty
Tổ chức sự kiện Blue đã kí hợp đồng nhiều năm với công ty YAMAHA motor cho việc tổ chức các buổi khai trương sản phẩm mới ra thị trường , tổ chức ngày hội gia đình cho công nhân viên…
Trước đây các doanh nghiệp tiến hành Tổ chức sự kiên thường tham gia bằng cách tự biên tự diễn hoặc là nếu có thuê ngoài thì chỉ thuê thêm những dịch vụ mà chính mình chưa có, sau đó chắp vá để thành một sự kiện hoàn chỉnh. Hoặc là các doanh nghiệp thường tham khảo giá của từng dịch vụ trên thị trường rồi dịch vụ nào rẻ thì thuê, mỗi nơi một ít rồi chắp vá lại thành một dịch vụ. Nhưng cách đây vài năm thì nhận thức về Tổ chức sự kiện ở các doanh nghiệp đã được thay đổi, họ đánh giá rất cao về việc Tổ chức sự kiện và họ sẵn sàng bỏ ra một số tiền lớn để tổ chức thành công một sự kiện. Chính vì lý do đó mà các doanh nghiệp bây giờ thường tiến đến thuê một dịch vụ hoàn chỉnh hơn từ những công ty chuyên cung cấp các dịch vụ Tổ chức sự kiện cùng với một số lý do sau :
- Các công ty Tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm và rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, khi hợp đồng được kí kết thì các doanh nghiệp tổ chức sẽ không phải quan tâm nhiều lắm đến sự kiện. Các công ty Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ đảm bảo tính hiệu quả của sự kiện và điều này sẽ được rằng buộc thông qua hợp đồng kí kết giữa hai bên.
- Khi các doanh nghiệp thuê một dịch vụ trọn gói thì chi phí cho Tổ chức sự kiện sẽ giảm đi so với thuê mỗi nơi một dịch vụ. Giá cho gói của hai dịch vụ A và B (P(a+b)) bao giờ cũng thấp hơn giá của dịch vụ A(Pa) và dịch vụ B(Pb) nhỏ lẻ. Minh hoạ như sau :
P(a+b) < Pa + Pb
- Trong giai đoạn hiện nay thì đồi với các doanh nghiệp lớn họ thường thuê luôn một dịch vụ lớn tổng thể từ phía một công ty quảng cáo mà trong đó có bao gồm các kế hoạch Marketing, kế hoạch quảng cáo, lập kế hoạch phối
hợp hiệu quả của các phương tiện truyền thông, các dịch vụ PR… trong đó bao gồm cả dịch vụ Tổ chức sự kiện. Điều này vừa đem lại một chi phí hợp lý và đặt sự kiện sẽ được tổ chức vào guồng máy chung của một kế hoạch quảng cáo và phát triển thương hiệu tổng thể cho danh nghiệp.
Kết quả thăm dò mới đây trên 140 giám đốc tiếp thị, nhãn hiệu, sản phẩm hàng đầu cho thấy đã đến lúc cần một cách nhìn mới về vai trò và hiệu quả của nghành công nghiệp còn khá mới mẻ này.
PR – Tổ chức sự kiện ( Public Relations ) được hiểu đúng nghĩa là “ quan hệ công chúng ’’, ‘‘ quan hệ cộng đồng ’’, hoặc là ‘‘ quan hệ đối ngoại’’ để phát triển thương hiệu. Nghành này bắt đầu được thực hành ở Mỹ đầu thế kỉ trước. Trên thế giới, PR - Tổ chức sự kiện đã không còn là khái niệm mới và các công ty từ lâu đã coi PR - Tổ chức sự kiện như là một công cụ hữu hiệu để củng cố vị thế sản phẩm, thương hiệu doanh nghiệp trong lòng công chúng.
Nhận thức chung về PR - Tổ chức sự kiện ở Việt Nam thường chỉ gói gọn trong việc quan hệ với báo chí, tổ chức sự kiện, giải quyết khủng hoảng. Thậm trí nhiều doanh nghiệp còn đánh đồng công việc của PR với các sự vụ lặt vặt như in ấn, tổ chức lễ động thổ, viết thông cáo báo chí… Nhiều doanh nghiệp còn nhầm lẫn cho rằng PR chính là quảng cáo. Một bộ phận lớn còn cho rằng PR chỉ đơn thuần là “ Giao tế nhân sự ’’. Thường chỉ ở các công ty liên doanh, 100% vốn nước ngoài thì mới có một bức tranh khá đầy đủ về PR. Một số khách sạn cao cấp và công ty nước ngoài hoặc liên doanh lớn ở Việt Nam như : Caltex, Pepsi-IBC, Coca-cola đã có riêng bộ phận PR. Những công ty này hàng năm dành một ngân sách đáng kể cho hoạt động PR bao gồm giới thiệu sản phẩm, lễ tân, tài trợ, từ thiện, họp báo, tham quan nhà máy, in ấn tài liệu…
Hiểu một cách đầy đủ hoạt động PR - Tổ chức sự kiện trong thương hiệu phải bao gồm những nội dung như : quan hệ báo chí để tổ chức họp báo giới
thiệu sản phẩm và những lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, soạn thảo các thông cáo báo chí, tổ chức sự kiện, khai trương, động thổ, khánh thành, lễ kỉ niệm, rồi đối phó khắc phục những khiếu nại hoặc sự cố của khách hàng, thậm chí có thể là cảnh báo nguy cơ hàng giả. Và cuối cùng là các hoạt động tài trợ, từ thiện cũng như là các hoạt động phi thương mại trực tiếp với khách hàng như huấn luyện về sử dụng vận hành sản phẩm, chương trình sử dụng thử hàng hoá và lấy ý kiến người tiêu dùng, tổ chức các thiển lãm, showroom…
Tại Việt Nam đang dần dần hình thành một nền công nghiệp PR đích thực với sự quan tâm ngày càng lớn của doanh nghiệp và sự ra đời của nhiều loại hình dịch vụ. Ngoài các công ty liên doanh, công ty nước ngoài, các doanh nghiệp tư nhân, các công ty nhà nước hoặc thậm chí các cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm tới việc sử dụng các dịch vụ của các công ty PR. Có lẽ chưa bao giờ công chúng lại sống trong một thế giới đầy ắp các sự kiện có bàn tay của PR. Số lượng các công ty PR và “ bán PR ’’ bùng nổ như nấm sau mưa trong thời gian vừa qua. Thị trường PR - Tổ chức sự kiện theo ước tính tăng trưởng trung bình 30% với hơn 20 công ty chuyên nghiệp và hơn 200 công ty quảng cáo khác mở rộng thêm dịch vụ ngon ăn này.
John Baily & Associates ( Australia ) là công ty PR nước ngoài đầu tiên đặt trụ sở tại Việt Nam ( hiện đã đóng cửa ). Nhưng chỉ đến khi Max Communications, rồi đến Galaxy và Pubcom thì Việt Nam mới có những công ty PR chuên nghiệp đầu tiên. Điều đó phù hợp với nhu cầu của thị trường khi các doanh nghiệp khách hàng ngày càng hướng tới việc thuê những công ty bên ngoài thực hiện những hoạt động PR - Tổ chức sự kiện thay vì “ tự biên tự diễn ’’ như trước đây. Điển hình như Kinh Đô, Vinamilk… là những công ty rất năng động trong những hoạt động này, theo họ thì các hoạt động PR đã góp phần không nhỏ trong việc xây dựng thương hiệu của họ trên thị trường ngày càng cạnh tranh gay gắt.
Dịch vụ PR - Tổ chức sự kiện hiện đang là mảng mà các công ty trong nước chiếm thị phần lớn nhất, trong đó các công ty hàng đầu đang tiếp tục khẳng định vị trí vững chắc của mình. Không gói gọn đơn thuần chỉ là các hoạt động quan hệ báo chí, Tổ chức sự kiện như thời gian đầu mới ra đời ở Việt nam, nghành công nghệ PR đó mở ra các loại hình dịch vụ phức tạp và đòi hỏi trình độ chuyên môn cao cấp hơn nhiều như tư vấn chiến lược, chiến lược truyền thông, quan hệ khách hàng cho các tập đoàn doanh nghiệp. Tính chiến lược xuyên suốt trong tất cả các dịch vụ mà công ty PR cung cấp cho khách hàng, yếu tố “ sáng tạo ’’ và kĩ năng thực hiện công việc chính là những yếu tố quan trọng giúp phân biệt chất lượng dịch vụ giữa các công ty PR với nhau. Có thể nói, chính những loại hình dịch vụ cao cấp đã giúp các công ty PR hàng đầu vượt lên trong cuộc đua đầy tính cạnh tranh trong nền công nghiệp mới mẻ và giàu tiềm năng này.
Không chỉ thuê PR theo sự vụ, sự việc, chiều hướng hiện nay là những khách hàng lớn đó bắt đầu thuê theo hợp đồng dài hạn, ký thường là 1 năm. Còn một số sự vụ, sự việc thời vụ cũng được một số công ty PR tính theo giờ tương tự như dịch vụ luật hoặc tư vấn.
Năm 2004, trong số 15công ty PR hàng đầu Việt Nam hoàn toàn không có bóng dáng của những công ty nước ngoài. Về độ tín nhiệm, hiện tại Max Communicatión là công ty đứng đầu danh sách ( chiếm 58% ), bỏ xa công ty thứ nhì là Venus ( 32% ), Galaxy ( 29% ), Đất Việt ( 25 % ) và Goldsun ( 21% ). Tiếp theo mới đến các công ty khác như Cát Tiên Sa, VMC, AVC, Metan và Storm Eye. Cho đến nay, năng lực cạnh tranh trên thị trường PR được dựa theo 5 tiêu chí đó là : sáng tạo, dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp, khả năng giải quyết vấn đề, khả nằng giao tiếp với khách hàng và hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng.
Ở các nước phát triển, dịch vụ PR đó trở thành những thành tố không thể thiếu trong hoạt động doanh nghiệp. Nhìn sang thái lan, Singapore, Malaixia hay Hồng công thì hàng loạt các chiến dịch PR, quảng cáo đã được chính phủ các nước này thực hiện ở tầm quốc gia và đầy tính chuyên nghiệp, nhằm quảng bá về hình ảnh của đất nước tới các nhà đầu tư và khách du lịch.
Trong khi ở Việt nam, nghành công nghiệp chất xám này dù đã đạt được một bước phát triển khá tích cực, nhưng có lẽ còn nhiều điều phải làm để tăng cường nhận thức của giới doanh nghiệp về tầm quan trọng của hoạt động này. Với sự tham gia ngày càng nhiều hơn của các doanh nghiệp quốc doanh và các tổ chức phi chính phủ ( NGOS ), hoạt động kinh doanh sôi động trong