Do vật tư chiếm tỷ trọng lớn nhất trong cơ cấu giá thành, mặt khác ngành vật tư rất cồng kềnh, số lượng vật tư lớn lại tập trung ở tổ sản xuất. Nên nếu không có thủ tục nhập xuất kho thì rất dễ thất thoát, hao hụt. Do đó, để quản lý chặt chẽ vật tư, công ty nên sử dụng tối đa lực lượng lao động thủ kho của công trình và kế toán bằng cách lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho cần có đầy đủ chữ ký xác nhận của tổ trưởng, nhân viên kế toán, thủ kho và người nhập theo mẫu sau:
Biểu 3.1: Mẫu phiếu nhập kho
PHIẾU NHẬP KHO Ngày…tháng…năm…
Đơn vị tính: VNĐ
STT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Xin nhập Thực nhập
Tổng cộng
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu này được lập thành 2 liên. Một liên để lập thành thẻ kho, liên 2 giao cho kế toán giữ cùng hoá đơn gửi lên phòng kế toán giữ.
Để làm tốt quá trình hạch toán giá trị vật liệu, công ty chọn phương pháp tinh giá thích hợp. Đối với vật tư giá trị lớn nên sử dụng giá thực tế đích danh, đối với những vật tư có giá trị nhỏ tuỳ theo từng loại mà lựa chọn phương pháp thích hợp. Khi xuất vật tư cho sản xuất, thủ kho ghi và thẻ kho và lấy xác nhận đầy đủ sau đó xuất vật tư. Trong quá trình sản xuất, tổ trưởng có trách nhiệm quản lý vật tư đảm bảo cho quá trình nhập, xuất vật tư được chính xác.
Trong bảng tính khấu hao cần xây dựng thêm cột tỷ lệ tính khấu hao để từ đó kế toán của công ty tính và phân bổ khấu hao cho từng công trình được rõ ràng và chính xác hơn theo mẫu sau: