Theo VSA 230, “Hồ sơ kiểm toán” được hiểu là “Các tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành lên ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã thực hiện đúng theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (hoặc Chuẩn mực quốc tế được chấp nhận GAAP).
Hồ sơ kiểm toán được phân làm 2 loại chính:
Hồ sơ kiểm toán chung: là Hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc Kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng. Hồ sơ kiểm toán chung do đó bao gồm các dữ kiện có tính lịch sử hay mang tính liên tục qua các năm tài chính.
Hồ sơ kiểm toán năm: là Hồ sơ Kiểm toán liên quan đến một khách hàng, chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán của một năm tài chính.
Theo quy định của VAS 230 Hồ sơ Kiểm toán phải lưu trữ trong một khoảng thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với qui định chung của pháp luật về bảo quản, lưu trữ hồ sơ tài liệu do Nhà nước quy định và quy định riêng của tổ chức nghề nghiệp và của từng Công ty Kiểm toán.
Cũng theo quy định của VSA230 Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành. Tại Công Ty ACC_Việt Nam Hồ sơ Kiểm toán được lưu dưới 2 dạng là dạng File văn bản lưu trữ, và File lưu trữ trong máy tính.
2.3.1.Cách thức tổ chức và đánh tham chiếu Hồ sơ Kiểm toán
Tại Công ty ACC_Việt Nam Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ theo từng khách hàng và xếp theo thứ tự tên của từng khách hàng. Tài liệu lưu trữ trong mỗi hồ sơ kiểm toán được đều được đánh tham chiếu, chia làm 3 phần xếp theo thứ tự
1000: Phần kế hoạch, bao gồm chương trình và kế hoạch kiểm toán tại đơn vị khách hàng, và tính giá trị trọng yếu(MP)
2000 – 4000: các thông tin chung về đơn vị khách hàng, BCTC và kết quả Kiểm toán
5000 – 8000: Các Phần hành Kiểm toán Cách thức đánh tham chiếu như sau:
Bảng 2.5 : Đánh tham chiếu trên Hồ Sơ Kiểm toán tại ACC_Việt Nam
TT 1 2 3 4 5 6 Nội dung Báo cáo đơn vị cung cấp
Báo cáo phát hành chính thức Báo cáo Excell
Biên bản kiểm toán Phần kế hoạch Các phần hành Tờ kiểm soát nội bộ Tờ tổng hợp
Tờ phân tích tổng quát ( nếu có ) Chương trình kiểm toán chi tiết Xác định MP, số mẫu
Giấy tờ chi tiết( bằng chứng kiểm toán)
Tham chiếu 1910 2110 2120 2130 1000 – 4000 5000 – 8000 5110 5120 5121 5130 5140 513XYZ Trong đó :
Một là: Các phần hành của các tài khoản khác cũng được tổ chức thực hiện tương tự như trên
Hai là: Đối với Công ty có nhiều chi nhánh hoặc Tổng Công ty có các Công ty con thì ký hiệu giấy tờ làm việc phân biệt Công ty con hoặc chi nhánh bắt đầu bằng A, B, C
Đối với từng phần hành kiểm toán, việc tổ chức giấy tờ làm việc trên file kiểm toán được thực hiện theo quy tắc sau:
Ban Giám Đốc Giấy tờ hệ thống Mẫu do Chương trình Kiểm toán cấp Giấy tờ làm việc
Sơ đồ 2.6.Tổ chức giấy tờ làm việc và đánh tham chiếu