- Về định mức sử dụng NVL:
Công ty nên xây dựng hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu, một cách cụ thể đối với từng loại, từng thứ vật liệu, phải dựa trên yêu cầu kỹ thuật
cung cấp kịp thời cho thực hiện tiến độ sản xuất liên tục và không bị đọng vốn hoặc không phải giãn tiến độ sản xuất và tăng chi phí do giá nguyên vật liệu như
sắt thép hiện nay đang tăng cao.. Ngoài ra, phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, trích lập các quỹ để có nguồn đầu tư máy móc trang thiết bị hiện đại tiêu hao ít nguyên liệu. Động viên khuyến khích những người có sáng kiến tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong sản xuất, đồng thời có biện pháp phạt đối với những ai cố tình làm sai, làm ẩu gây lãng phí nguyên vật liệu.
- Về cung cấp, sử dụng, dự trữ NVL: công ty cần chú trọng đến những nội dung sau:
+Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện cung cấp nguyên vật liệu; đối chiếu so sánh giữa tình hình sản xuất với tình hình kho tàng để kịp thời báo cáo cho bộ phận thu mua có kế hoạch và biện pháp khắc phục kịp thời.
+ Thường xuyên phân tích tình hình dự trữ các loại nguyên vật liệu chủ yếu trong doanh nghiệp. Bằng cách so sánh định mức dự trữ của từng loại với định mức dự trữ bình quân so với kỳ trước, hoặc so sánh với định mức dự trữ của các doanh nghiệp có cùng tính chất hoạt động để xác định mức dự trữ hợp lý, tránh quá nhiều, ứ đọng vốn, hoặc dự trữ quá ít, không cung ứng kịp thời cho sản xuất.
+ Phân tích thường xuyên và định kỳ tình hình sử dụng tất các loại nguyên vật liệu chung của toàn Công ty cũng như của từng phân xưởng để có biện pháp sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu.
+ Công ty cần có những biện pháp để khắc phục tình trạng cung cấp chậm NVL do khâu thu mua chưa chủ động. Cần bố trí thêm lực lượng thu mua, đầu tư một số trang thiết bị vận chuyển. Bên cạnh đó, phòng thu mua nên tích cực tìm hiểu thêm thị trường, tìm kiếm những nhà cung cấp gần với
nơi sản xuất, thuận tiện cho công tác vận chuyển. Ngoài ra, công ty có thể thuê vận chuyển bên ngoài, ký hợp đồng dài hạn với họ, đảm bảo việc cung cấp không bị gián đoạn.
3.2.2.Về tài khoản sử dụng, phương pháp tính giá, phương pháp kế toán.
- Về tài khoản sử dụng: hiện nay công ty không sử dụng tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường”. Phản ánh tài khoản này, những nguyên vật liệu công ty đã mua nhưng cuối tháng, cuối quý chưa về nhập kho. Tuy nhiên, phòng kỹ thuật chưa kiểm nghiệm để nhập kho, có thể dẫn đến tình trạng mất mát hàng hoá. Khi sử dụng tài khoản 151 sẽ giúp cho công ty tránh được tình trạng mất mát, hao hụt hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua hàng trong tháng ( Công ty đã trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán và nhận được hoá đơn, chứng từ thanh toán của bên bán ), nhưng vì lý do nào đó mà đến cuối tháng nguyên vật liệu vẫn chưa về đến kho hoặc đã về nhưng chưa kiểm nhận.
Khi NVL đang đi trên đường: Nợ TK 151 Nợ TK 133 Có TK 111, 112, 331…. Khi NVL về nhập kho: Nợ TK 152 Có TK 151
- Về phương pháp tính giá: như đã phân tích ở trên, với quy mô công ty ngày càng mở rộng thì việc tính giá xuất NVL theo phương pháp giá đích danh là không hợp lý. Do đặc điểm sản xuất của công ty là trong tháng số lần nhập, xuất nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên, hơn nữa, giá trị thực tế của vật liệu mua vào luôn biến động. Như đã nói ở phần thực tế, lượng vật liệu
nguồn khác nhau, do đó giá cả ở mỗi nguồn mua cũng sẽ khác nhau, và mỗi lần mua giá cả của từng loại vật liệu ở cùng một nơi cũng có sự khác biệt bởi nền kinh tế thị trường hàng hoá rất phong phú và đa dạng.
Theo em, với chủng loại và số lượng vật liệu sử dụng cho sản xuất của công ty là rất nhiều, để cho việc ghi sổ và cung cấp thông tin kế toán quản trị về chi phí giá thành được kịp thời, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép vào cuối tháng, thì công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán để tính giá xuất kho vật liệu. Theo phương pháp này, giá hạch toán có thể là giá do công ty đặt ra hoặc lấy giá bình quân đơn vị từ kỳ trước. Dùng giá hạch toán, kế toán sẽ thường xuyên theo dõi được giá trị vật liệu xuất dùng trong tháng.
Giá trị vật liệu xuất kho = Lượng vật liệu xuất kho x Giá hạch toán
Cuối tháng, trên cơ sở số liệu trên các sổ sách như: Sổ chi tiết, bảng tổng hợp nhập vật liệu, kế toán xác định hệ số giá của vật liệu và tính số chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho giữa giá thực tế và giá hạch toán. Hệ số giá có thể được tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của công ty
Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Hệ số giá =
Giá hạch toán vật liệu tồn đẩu kỳ và nhập trong kỳ
Sau khi đã tính ra được chênh lệch giá trị vật liệu xuất kho, kế toán ghi bút toán điều chỉnh giá trị vật liệu từ giá hạch toán sang giá thực tế theo số chênh lệch được tính
Đối với vật liệu tồn kho cuối tháng, kế toán sẽ tính theo cách sau: Giá trị vật liệu tồn cuối kỳ = Giá trị vật liệu tồn đầu kỳ + Giá trị vật liệu nhập trong kỳ - Giá trị vật liệu xuất trong kỳ
- Về phương pháp dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Công ty nên tiến hành lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nói chung và cho NVL nói riêng. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho công ty có được khoản để bù đắp khi NVL bị giảm giá. Việc lập dự phòng được thực hiện như sau:
Số dự phòng cần lập dựa trên số lượng của mỗi loại HTK theo kiểm kê và thực tế diễn biến giá trong năm có sự kết hợp với dự báo giá sẽ diễn biến trong niên độ tiếp theo.
Mức dự phòng cần phản lập cho niên độ
N+1
= Số lượng hàng
tồn kho mỗi loại ×
Mức chênh lệch giá mỗi loại Cuối niên độ kế toán nếu có những chứng cứ chắc chắn về giá trị thực tế của vật liệu tồn kho thấp hơn giá thị trường, kế toán lập dự phòng giảm giá vật liệu:
Nợ TK 632
Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch lớn hơn được lập thêm, kế toán ghi:
Nợ TK 632 Có TK 159
Trường hợp khoản dự phòng giảm giá vật liệu phải lập cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá vật liệu đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trước thì số chênh lệch nhỏ hơn được hoàn nhập, kế toán ghi:
Nợ TK 159 Có TK 632
cuối kỳ kế toán năm trước thì không cần ghi sổ.
- Về hạch toán phế liệu thu hồi: Tại công ty phế liệu nhập kho không có phiếu nhập kho, do đó công ty nên tiến hành các thủ tục nhập kho phế liệu. Để tránh mất mát, thiếu hụt phế liệu thu hồi trước khi nhập kho phải được bộ phận có trách nhiệm cân, đo, đong, đếm ước tính giá trị vật tư phế liệu nhập kho, kế toán vật tư hạch toán nghiệp vụ nhập kho phế liệu.
Nợ TK 152 Có TK 711
Khi xuất bán phế liệu thu tiền ngay, kế toán cũng phải phản ánh giá vốn hàng bán và doanh thu bán hàng như đối với trường hợp tiêu thụ hàng hoá.
+ Phản ánh giá vốn phế liệu xuất bán: Nợ TK 632
Có TK 152 + Phản ánh doanh thu bán phế liệu: Nợ TK 111, 112, 131… Có TK 511
- Về việc xây dựng sổ danh điểm NVL: Để thuận tiện cho công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng và dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu nào đó, trước hết công ty nên mở "Sổ danh điểm vật liệu". Sổ danh điểm vật liệu được mở theo tên gọi, quy cách nguyên vật liệu bằng hệ thống chữ số, đơn vị tính và giá hạch toán muốn mở được sổ này trước hết công ty phải xác định số danh điểm vật liệu thống nhất trong toàn công ty chứ không phải xác định tuỳ ý chỉ giữa kho và phòng kế toán.
Sổ này được theo dõi cho từng nhóm, từng loại, từng thứ và từng quy cách vật tư, nó sẽ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu ở công ty TNHH An Khang được thống nhất và thuận lợi. Từng loại, từng thứ nhóm vật
liệu được quy định bộ mã riêng sắp xếp có khoa học, đầy đủ, chính xác không trùng lặp, có dự trữ cho những mã vật liệu mới sẽ tạo những thuận tiện khi muốn biết những thông tin về chúng. Công ty có thể dựa vào một số đặc điểm sau để xây dựng bộ mã, đó là:
- Dựa vào loại nguyên vật liệu.
- Dựa vào số nhóm vật liệu trong mỗi loại. - Dựa vào thứ vật liệu trong mỗi nhóm.
- Dựa vào sổ quy cách vật liệu trong mỗi thứ.
Đầu tiên bộ mã vật liệu phải được xây dựng trên cơ sở các tài khoản cấp II, cụ thể:
+ Đối với vật liệu: Vật liệu chính - 152.1; Vật liệu phụ - 152.2. Sau đó trong mỗi loại vật liệu phân thành các nhóm và lập mã cho từng nhóm.
Ví dụ:
+ Vật liệu chính: Ta phân thành các nhóm và đặt mã số như sau: Động cơ: 1521-1 Inox: 1521-2 Thép: 1521-3 Vật liệu chính khác: 1521-8 + Vật liệu phụ: Vòng bi:1522-1 Puly: 1522-2 Phớt: 1522-3 Dây đai: 1522-4 Que hàn: 1522-5 Vật liệu phụ khác: 1522-8
Biểu số 3.1: Sổ danh điểm NVL
CÔNG TY TNHH AN KHANG
SỔ DANH ĐIỂM NGUYÊN VẬT LIỆU Loại: vật liệu chính – 152.1
TT Danh điểm Tên vật tư Đơn vị
tính Đơn giá Ghi chú Nhóm Danh điểm 1 152.1-01 152.1-01- 01 152.1-01- 02 152.1-01- 03 …… Động cơ Động cơ 1500v/p Động cơ 2000v/p Động cơ 3000v/p …….. Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 2 152.1-02 152.1-02- 01 152.1-02- 02 152.1-02- 03 …… Inox Inox tấm Inox cây đặc Inox ống ……. Kg Kg Kg Kg 3 152.1-03 152.1-03- 01 152.1-03- 02 152.1-03- 03 152.1-03- 04 Thép Thép tấm các loại Thép hình các loại Thép hộp các loại Thép U các loại Kg Kg Kg Kg Kg ……… ……… ………