4.3.1.1 Những giải pháp quản trị
Đây là khâu chưa được thực hiện tốt tại công ty trong thời gian qua trong khi đó vại trò của nó lại rất quan trọng đối với việc đánh giá hiệu quả hoạt động và từ đó điều chỉnh kịp thời nếu có những sai sót xảy ra. Việc điều hành giám sát hoạt động giao hàng xuất khẩu giúp công ty vừa điều chỉnh được những sai lệch đã xảy ra và kiểm soát được các hoạt động đang diễn ra trong toàn quy trình giao hàng.
Vậy để thực hiện tốt công tác này công ty cần phải họp giao ban đầu giờ hàng ngày để có thể nhìn nhận, tìm hiểu nguyên nhân và cách giải quyết những vướng mắc kịp thời.
Xây dựng bản quy trình tác nghiệp giao nhận hàng hóa một cách chi tiết, cụ thể và phổ biến dặt ở nơi dễ thấy nhất của công ty. Trong đó nêu cho tiết những loại chứng từ không thể thiếu, số lượng bản chính, bản sao hợp lệ để thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa. Nhấn mạnh vào tính thống nhất về mặt chi tiết của các chưng từ bởi chỉ một sai sót nhỏ bộ chứng từ sẽ không được chấp nhận gây ảnh hưởng về mặt thời gian và chi phí. Tùy vào chủng loại và tính chất của hàng hóa mà bộ chứng từ đi kèm sẽ bao gồm những loại giấy tờ khác nhau, dựa vào những mặt hàng giao xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn của công ty để lập ra một bộ chứng từ mẫu chung nhất và lưu ý về những khác biệt của từng loại.
Xây dựng những tiêu chuẩn mang tính định lượng khi đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình giao hàng xuất khẩu. Những tiêu chí này nên được xác định trong khoảng thời gian 1 tuần hay 1 tháng vì hoạt động giao nhận hàng hóa thường mang tính cấp bách về thời gian. Công ty có thể có được những thống kê đơn giản về số hợp đồng giao hàng đã được thực hiện trong số trường hợp xuất hiện vướng mắc, tỷ lệ loại rắc rối phải gặp: thiếu hụt hàng hóa, hư hỏng, chậm tiến độ, sai sót chứng từ, vận đơn không sạch ....Từ đó có thể đánh giá cụ thể hơn về kết quả thực hiện quy trình, phần nào còn yếu kém, đưa ra cách khắc phục và tiếp tục đo lường để nhận định tình hình đã được cải thiện hay chưa .
Một giải pháp khác là nâng cao văn hóa doanh nghiệp, đây là một khía cạnh còn yếu ở các doanh nghiệp giao nhận quy mô nhỏ ở Việt Nam. Phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận, phòng ban trong công ty, xây dựng nội bộ đoàn kết thống nhất với tinh thần trách nhiệm cao, làm việc vì lợi ích của toàn công ty, không vì lợi ích của cá nhân mình là mục tiêu của giải pháp này. Thông qua hệ thống thông tin
chính thức, nhà quản trị và nhân viên của mình tăng thêm sự hiểu biết về nhau, khi đó quan điểm quản lý của người lãnh đạo được đưa tới nhân viên dễ dàng hơn. Bằng cách này nhà quản trị có thể tiến hành điều tra bằng phiếu điều tra hoặc tiếp xúc trực tiếp với các cá nhân để thu thập ý kiến về quá trình hoạt động và quản trị giúp ban lãnh đạo xem xét lại hoạt động của công ty đồng thời tạo mối quan hệ tốt giữa các nhân viên với nhà quản trị tạo một văn hóa doanh nghiệp tốt.
b/ Từng bước hiện đại hóa hoạt động quản trị
Hiện đại hóa chính là đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong hoạt động quản trị nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu. Một trong những lý do khiến chúng ta khó cạnh tranh được với các doanh nghiệp nước ngoài vì thua họ ở tính chuyên nghiệp trong quản trị. Những nhà giao nhận vận tải có tên tuổi trên thế giới đều xây dựng cho mình hệ thống thông tin rất bài bản và được thiết kế rất chuyên biệt cho các nghiệp vụ. Đây là một kinh nghiệm đáng để các doanh nghiệp Việt Nam học hỏi.
HANOTRANS cũng như các công ty giao nhận khác cũng chỉ đang ứng dụng công nghệ thông tin ở một trình độ nhất định như: hệ thống máy tính cấu hình cao nối mạng chuẩn ADSL, hệ thống mạng Lan, hệ thống wifi, máy in, máy fax ....Tuy nhiên đây cũng chỉ là những trang bị cơ bản nhất cho người làm giao nhận. HANOTRANS hay các công ty làm dịch vụ giao nhận khác của Việt Nam muốn gia nhập thị trường giao nhận thế giới thì cần phải học hỏi rất nhiều từ các công ty giao nhận lớn trên thế giới về: sử dụng các phần mềm quản lý hệ thống nối mạng toàn cầu, chia sẻ cổng thông tin với hải quan, hãng tàu, cảng vụ, ...., khách hàng có thể ký hợp đồng qua Internet, người giao nhận có thể làm thủ tục hải quan điện tử, tính thuế từ xa ...
Như vậy công ty HANOTRANS muốn đững vững và phát triển trên thị trường giao nhận phải tiến hành hiện đại hóa hoạt động quản trị quy trình giao hàng xuất khẩu của mình. Mặc dù vậy công ty cũng cần phải xét tới đặc điểm quy mô vốn và nguồn lực hạn chế của mình, từ đó lên kế hoạch từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào kế hoạch, tổ chức giao hàng bằng đường biển, điều hành và giám sát một cách tiết kiệm, hợp lý đồng bộ.
Với vai trò là người nghiên cứu đề tài này, người viết xin giới thiệu những công nghệ tiên tiến giúp công ty HANOTRANS nâng cao hiệu quả quản trị giao hàng xuất
khẩu bằng đường biển trong giai đoạn tới: Phần mềm quản lý giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế chuyên dụng SMS được phát triển bởi công ty TNHH TMDV công nghệ thông tin GOL – phần mềm đoạt giải Cúp Sao Khuê 2005 của Hội daonh nghiệp phần mềm Việt Nam, Cúp ADOC 2005 và được ứng dụng nhất 2005 của hội tin học Việt Nam. Phần mềm đựoc thiết kế dành cho các công ty giao nhận quốc tế giúp đơn giản hóa, hệ thống hóa toàn bộ các hoạt động kinh doanh từ khâu lập kế hoạch tổ chức giao hàng đến khâu điều hành giám sát giúp công ty giảm chi phí quản lý, giảm thiểu sai sót trong làm chứng từ,... từ đó nâng cao chất lượng phục vụ và khả năng cạnh tranh của công ty. Tuy nhiên với giá bán trên thị trường cho phần mềm này là khoảng 9000000VNĐ, tổng chi phí cho việc đưa vào vận hành phần mềm là khá đáng kể .Do vậy công ty nên xem xét để đạt được kết quả tốt nhất.
Đối với việc hạn chế về quản lý thuê container và đóng hàng phục vụ cho đối tượng khách gửi hàng theo phương thức LCL, LCL/FCL có thể được khắc phục bằng phần mềm quản lý vận tải container, cụ thể là phần mềm Xman Container được công ty FBS nghiên cứu và phát triển cho thị trường Việt Nam. Phần mềm có giao diện bằng tiếng việt, dễ sử dụng và theo dõi tình hình giao hàng xuất khẩu bằng container, giúp doanh nghiệp phần nào khắc phục tình trạng phải gửi container rỗng.
c/ Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phù hợp với tình hình mới
Chúng ta đều biết con người là chủ thể của mọi hoạt động, một tổ chức muốn mạnh thì cần phải có người tài, người giỏi theo cùng thời đại. HANOTRANS tuy có đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm nhưng nếu như không tăng cường bồi dưỡng thì trình độ nhân lực sẽ ngày càng hạn chế trước nhu cầu thị trường. Do đó công ty cần phải coi chất lượng nhân lực là năng lực cạnh tranh cốt lõi cần phải phát triển lâu dài từ đó có những chính sách để không ngừng nâng cao trình độ cho đội ngũ lao động của mình.
Trước hết là về trình độ nghiệp vụ, cho dù mỗi cán bộ công nhân viên phải tự trau dồi kiến thức, học hỏi thêm về nghiệp vụ nhưng vai trò của công ty trong việc đào tạo đội ngũ lao động của mình là không thể phủ nhận. Công ty cần thường xuyên tổ chức các khóa học về nghiệp vụ ngoại thương, nghiệp vụ thanh toán quốc tế, giao tiếp khách hàng, đào tạo thêm về pháp luật cho các cán bộ kinh doanh. Bồi
dưỡng, đào tạo những cán bộ tinh thông về nghiệp vụ giao nhận kho vận ngoại thương, hiểu biết sâu rộng về địa lý, luật lệ tập quán của nhiều vùng lãnh thổ khác nhau, có nghệ thuật thuyết phục khách hàng. Thực hiện phương châm kết hợp đào tạo ngắn hạn với dài hạn, vừa học vừa tích lũy kinh nghiệm.
4.3.1.2 Những giải pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ a/ Hoàn thiện khâu bố trí phương tiện vận tải nội địa
Do hạn chế về nguồn lực nên công ty bị động trong khâu đi gom hàng hoặc nhận hàng gửi của khách: đối với hàng xuất nguyên công ty phải thuê đầu kéo container rỗng về nơi của người sản xuất hoặc về khở Hà Nội, còn đối với hàng lẻ công ty phải thuê xe gom hàng từ các địa điểm khác nhau, ....Công ty bị phụ thuộc nhiều vào hãng vận tải nội địa.Trong dịp cao điểm, việc bố trí phương tiện vận tải rất khó khăn và phức tạp, gây khó chịu cho khách hàng và làm chậm tiến độ giao hàng xuất khẩu.
Tuy nhiên đây là một khó khăn cần khắc phục trong dài hạn. Do đó về lâu dài công ty cần đầu tư mua sắm các phương tiện vận tải nội địa như xe chở hàng, đầu kéo container một cách phù hợp với quy mô hoạt động nhằm tăng tính chủ động, rút ngắn thời gian nhận hàng.
b/ Hoàn thiện khâu nhận hàng
Nhận và kiểm tra hàng hóa theo đúng hợp đồng đã ký là việc làm hết sức cần thiết để tránh những sai sót và kiện cáo của các bên liên quan về sau. Kiểm hàng trong quá trình nhận hàng phải hết sức chính xác. Nhân viên cần phải kiểm tra tên hàng xem có đúng như hợp đồng, so sánh đối chiếu với Packing list vì danh mục hàng hóa thường dài, nhiều loại hàng hóa khác nhau nên rất dễ bị nhầm lẫn. Số lượng và chất lượng hàng hóa là hai yếu tố cần được đặc biệt quan tâm. Nhân viên trong công ty cần phải căn cứ vào bản hợp đồng và các chứng từ có liên quan để kiểm lại cho chính xác, xem có khớp với lượng và quy cách phẩm chất hàng hóa được giao nhận như đã ký trong hợp đồng hay không. Qua trình kiểm tra hàng hóa cần kiểm tra một số mẫu tiêu biểu để đảm bảo trọng lượng và khối lượng hàng không có sai lệch ngoài phạm vi cho phép. Đối với những hàng hóa đang trong quá trình chờ xếp hàng lên phương tiện vận tải hoặc trong lúc trước khi hàng hóa được gom vào container thì việc kiểm hàng trước khi lưu kho để bảo quản hàng hoá cần
được nhân viên giao nhận của công ty hết sức chú ý, nhất là đối với các loại hàng hóa có tính dễ hỏng, dễ bị tác động của môi trường bên ngoài như tính hút ẩm cao, dễ bị ăn mòn, oxi hóa ...để có những giải pháp bảo vệ kịp thời.
c/ Hoàn thiện khâu làm thủ tục hải quan .
Khi tiến hành tra và áp thuế để khai nộp thuế hải quan, nhân viên công ty cần câng cao tính cẩn thận, kiểm tra kỹ, tránh áp thuế sai gây phiền hà khi làm thủ tục. Nhân viên công ty phải thường xuyên theo dõi, cập nhật những văn bản hướng dẫn thực hiện việc áp biểu thuế, danh mục hàng hóa xuất khẩu của Nhà nước, danh mục, biểu thuế riêng của hải quan cho các mặt hàng giao nhận. Đặc biệt chú ý đến danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu ban hành theo Nghị định số 187/2013/NĐ-CP ngày 20/11/2013 của Chính phủ. Nghiên cứu kỹ luật hải quan, Nghị định số số 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan.
Chủ động liên lạc và phối hợp với cán bộ kiểm hóa thực hiện tốt các bước kiểm tra để đảm bảo hàng hóa được giao cho khách hàng đúng thời hạn. Phân công các cán bộ phụ trách có kinh nghiệm nắm vững mặt hàng giao nhận và có sự chuẩn bị tốt cho các phương án giải trình trong những trường hợp bị hải quan chất vấn.
d/Hoàn thiện khâu chuẩn bị chứng từ
Chuẩn bị chứng từ cần thiết để làm thủ tục khai báo hải quan, giao hàng ,kiểm hàng , đổi lấy chứng từ vận tải nên chứng từ là một phần không thể thiếu được của bất cứ một hợp đồng giao nhận nào của công ty .Không có đủ chứng từ cần thiết công ty không thể giao hàng đúng thời hạn. Dù nguyên nhân từ phía khách hàng hay do công ty thì công ty cũng cần chủ động khắc phục. Một số giải pháp có thể được kể đến như: Phân công người theo dõi, cập nhật thông tin liên quan đến hoạt động giao nhận từ các phía cơ quan chức năng để kịp thời phổ biến hoặc có những bổ sung, điều chỉnh phù hợp các chứng từ cần thiết. Đưa ra những khiển trách tương xứng với những nhân viên thiếu trách nhiệm, đồng thời có những hình thức thưởng và khuyến khích những nhân viên hoàn thành tốt, ít để sai sót xảy ra, giáo dục tập huấn cho nhân viên các tình huống có thể xảy ra khi chuẩn bị giấy tờ, thủ tục, để có giải pháp điều chỉnh kịp thời.
Lên lịch giao hàng phù hợp với giờ tàu đến cảng. Theo dõi sát diễn biến, hành trình của tàu chuyên chở có thông tin sớm nhất, kịp thời có những ứng phó khi cần thiết.
Nên cân nhắc cử ra một người lãnh đạo phụ trách hợp đồng giao nhận để người này chịu trách nhiệm giám sát kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, móc nối các khâu trong quy trình giao hàng được thuận lợi, kịp tiến độ .
Tạo dựng mối quan hệ tốt hơn nữa với cảng vụ để khắc phục tình trạng chậm trễ trong việc bố trí phương tiện và nhân sự giao hàng lên tàu như hiện nay. Trong trường hợp gấp rút, có thể áp dụng mức thưởng phạt bốc dỡ cao để đẩy nhanh tiến độ giao hàng lên tàu của cảng.