- Mẫu câu:Thưa quý khách, đây là chìa khóa của két an toàn.Xin quý khách
PHIẾU TIN NHẮN
Tin nhận lúc:4h. Ngày 27 tháng 6 năm 2006 Của ông(bà):……..
Gửi ông(bà):…….. Phòng số:301
Đã gọi tới: nhắn 7h tối nay đến số nhà 124 đường Khương Đình Yêu cầu gọi lại số máy:0984…..
Đã nhắn lại tin sau:1h
Không nhắn lại Gọi lại
Để lại tin nhắn
Để khách sạn, khách hàng ngoài việc vui chơi giải trí, họ còn có những công việc khác quan trọng hơn, những công việc đó đều có thể liên hệ qua điện thoại, gặp mặt hay gửi fax, thư từ, điện tín… vì vậy bên cạnh việc gọi điện thoại
và nhận điện thoại cho khách thì việc giao nhận thư từ điện tín, nội dung fax, telex, quà bưu phẩm… đối với nhân viên lễ tân vô cùng quan trọng. những thông tin đó có thể rất quan trọng đối với khách, vì thế nếu nhân viên lễ tân làm tốt sẽ giúp khách có kết quả tốt trong công việc và sẽ làm cho khách hài lòng. Điều này sẽ làm cho hình ảnh khách sạn ngày càng tốt đẹp và thương hiệu của khách sạn ngày càng được mở rộng hơn nữa.
- Khi nhân viên lễ tân của khách sạn Kim Liên nhận được thư và bưu phẩm đã thực hiện theo quy trình sau:
+ Đóng dấu; thời gian, ngày tháng nhận lên bì thư và bưu phẩm . + Ghi vào sổ nhận.
+ Lễ tân và nhân viên bưu điện cùng ký.
Mẫu câu: Dạ thưa quý khách đây là thư và bưu phẩm của quý khách. Xin quý
khách ký xác nhận đã nhận thư và bưu phẩm đủ
* Quy trình gửi thư và bưu phẩm cho khách.
- Đề nghị quý khách cho biết nơi gửi và hình thức gửi.
Mẫu câu: + Xin quý khách cho chúng tôi biết cụ thể nơi quý khách cần gửi
đến.
+ Quý khách muốn gửi theo hình thức thường hay chuyển phát nhanh ạ! - Yêu cầu khách thanh toán cước phí bưu điện.
Mẫu câu: Dạ thưa quý khách thư và bưu phẩm của ngài hết 50.000đ
- Xin cảm ơn quý khách.
- Nhanh chóng gửi bưu phẩm cho quý khách.
* Nhận và chuyển fax cho khách.
Khi đã nhận fax ,lễ tân khách sạn Kim Liên thực hiện như sau: - Phân loại fax nhận được.
- Ghi các thông tin về fax như: Tên số buồng số fax nơi gửi đến và sổ nhận fax.
- Bảo quản fax vào phong bì. -Chuyển fax cho khách.
* Gửi fax cho khách.
Khi nhận yêu cầu gửi fax ,lễ tân đã thực hiện các công việc như: - Thông báo cước phí cho khách.
Mẫu câu : dạ thưa quý khách theo quy định của khách sạn Kim Liên mỗi một
trang fax quý khách sẽ trả cước phí cho khách sạn là 500đ
- Nhanh chóng gửi fax cho khách.
- Lập phiếu thanh toán dịch vụ gửi fax, yêu cầu khách ký. - Cảm ơn khách
- Ghi vào sổ fax và gửi cho nhân viên thu ngân.