Quy trình ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH được thực hiện theo sơ đồ sau:
(Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán tại công ty Mạng truyền thông ADH)
Toàn bộ quá trình trên được phần mềm kế toán tự động thực hiện trên máy tính vào ngày cuối tháng khi hàng trong tháng đã về nhập kho toàn bộ. Cuối kỳ kế toán, khi cần in ra sổ Nhật ký chung và Sổ Cái phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu, kế toán chỉ cần vào mục “kế toán tổng hợp” trong menu “hệ thống” và chọn hình thức sổ “Nhật ký chung”. Tại đây, kế toán có thể lựa chọn sổ Nhật ký chung, Sổ Cái hoặc Bảng cân đối số phát sinh của một tài khoản để in ra dữ liệu cần thiết. Mẫu sổ Sổ Cái của các TK giá vốn hàng bán cụ thể như sau:
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ tổng hợp giá vốn hàng bán tại Công ty Mạng truyền thông ADH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
SỔ CÁI
Năm 2012
Tên tài khoản: Hàng hóa. Số hiệu: 156/Loại tiền: VNĐ
Ngày
tháng Chứng từ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối Sổ Nhật ký chung Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ Có A B C D H 1 2 3 4 Số dư đầu tháng 234.412.100 Số PS tháng 73964 02/01/2012 Máy chủ (Server) 632 ….. ….. 106.430.570 ……. ……….. ………… ……… ….. ….. …. 057332 11/01/2012 Cáp mạng APM Cat 6A 1111 ….. ….. 17.454.500 HĐ1101 11/01/2012 Bán cáp mạng APM Cat 6A 632 ….. ….. 17.454.500 … … … … … … … … + Cộng số phát sinh tháng 533.608.330 584.279.100 + Số dư cuối tháng 183.741.330 Ngày 31 tháng 01 năm 2012
Người lập sổ(ký, họ tên) Kế toán trưởng(ký, họ tên) Giám đốc(ký, họ tên)
Đơn vị: Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Địa chỉ: Số 5, Ngõ 605 Nguyễn An Ninh, Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội
Biểu 2.17: Sổ Cái TK 156
Mẫu Số: S03b - DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ – BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm 2012
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán. Số hiệu: 632/Loại tiền: VNĐ
Ngày tháng Chứng từ DIỄN GIẢI Số hiệu TK đối Sổ Nhật ký chung Số tiền Số hiệu Ngày tháng Trang số STT dòng Nợ Có A B C D H 1 2 3 4 Số dư đầu tháng Số PS tháng 73964 02/01/2012 Máy chủ (Server) 156 106.430.570 ……. ……….. ………… ……… ….. …. …. 057332 11/01/2012 Cáp mạng APM Cat 6A 1111 17.454.500 … … … … + Kết chuyển giá vốn 911 584.279.100 + Cộng số phát sinh tháng 584.279.100 584.279.100 + Số dư cuối tháng Ngày 31 tháng 01 năm2012
Đơn vị: Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Địa chỉ: Số 5, Ngõ 605 Nguyễn An Ninh,
Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội
Biểu 2.18: Sổ Cái TK 632
Mẫu Số: S03b - DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ – BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
2.3. Kế toán chi phí bán hàng
Là một doanh nghiệp thương mại nên chi phí bán hàng là một khoản chi phí không thể thiếu và phải được hạch toán một cách cẩn thận để xác định kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH Kế toán chi phí bán hàng của công ty hạch toán chi phí theo từng yếu tố chi phí bao gồm những khoản chủ yếu sau:
+ Chi phí nhân viên bán hàng: Là toàn bộ tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng. Do ADH là công ty thương mại, số lượng nhân viên văn phòng không nhiều và chế độ kế toán công ty áp dụng là quyết định số 48/2006/QĐ-BTC nên công ty hạch toán toàn bộ chi phí lương và các khoản trích theo lương của cán bộ trong công ty vào chi phí bán hàng. Căn cứ vào Bảng chấm công mà trưởng các bộ phận thực hiện hằng ngày, kế toán tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương cho các nhân viên. Căn cứ vào bảng tính lương và các khoản trích theo lương cho các bộ phận kế toán xác định được chi phí nhân viên bán hàng trong tháng.
+ Chi phí cho việc quảng cáo giới thiệu sản phẩm qua website, chi phí gặp gỡ, tiếp khách...
+ Chi phí mua hóa đơn GTGT.
+ Chi phí điện, nước, dịch vụ thuê ngoài phục vụ bán hàng. + Chi phí khác.
Để tiến hành hạch toán các chi phí đó, kế toán sử dụng các chứng từ như Hóa đơn GTGT mua vào, phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương, …
2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán * Chứng từ
Các chứng từ sử dụng khi ghi nhận chi phí bán hàng bao gồm: + Hợp đồng mua bán, vận chuyển
+ Giấy đề nghị thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản + Phiếu chi, ủy nhiệm chi, Giấy báo Nợ,…
+ Hóa đơn mua hàng
+ Các chứng từ liên quan khác
* Quy trình luân chuyển chứng từ
Song song với việc lập kế hoạch bán hàng, ở Công ty thương mại và dịch vụ công nghiệp ô tô khi phát sinh chi phí bán hàng và các khoản chi phí khác phải lập dự trù chi phí và phải được giám đốc công ty phê duyệt mới được thực hiện. Đối với các khoản chi phí phát sinh lớn như vận chuyển, bốc xếp bán hàng phải có hợp đồng mua, bán.
Khi bộ phận bán hàng phát sinh chi phí phải cử người đại diện làm giấy đề nghị thanh toán kèm theo dự trù chi phí đã được giám đốc duyệt và hóa đơn theo quy định. Khi giấy đề nghị thanh toán đã được giám đốc và kế toán trưởng công ty ký duyệt thì mới được chuyển đến phòng kế toán để viết phiếu chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
* Ví dụ
Ngày 19/01/2012, anh Nguyễn Văn Hùng thanh toán tiền xăng xe đi công tác. Kèm theo đó là hóa đơn GTGT do Doanh nghiệp tư nhân Vinh Long phát hành như sau:
Biểu 2.19: Hóa đơn mua xăng
Ngày 19/03/2012, anh Nguyễn Văn Hùng gửi giấy đề nghị thanh toán lên phòng kế toán công ty, với nội dung như sau:
Biểu 2.20: Giấy đề nghị thanh toán
Hóa đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT3/001
Liên 2: Giao cho khách hàng Ký hiệu : MP/11P Ngày 19 tháng 01 năm 2012 Số : 0003564
Đơn vị bán hàng: Doanh nghiệp tư nhân Vinh Long Địa chỉ: Yên Sở, Hoàng Mai, Hà Nội
Số tài khoản:
Điện thoại: MS : 0104149302 Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng
Đơn vị: Công ty TNHH mạng truyền thông ADH
Địa chỉ:Số 5, ngõ 605 Nguyễn Văn Linh, Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội Số tài khoản: Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 0102185864
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Xăng A92 lớt 35 26.150 915.250 Cộng tiền hàng : 915.250 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT : 91.525 Tổng cộng tiền thanh toán : 1.006.775 Số tiền viết bằng chữ: Một triệu không trăm linh sáu nghìn bảy trăm bảy lăm đồng. Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Đơn vị: Công ty TNHH mạng truyền thông ADH
Địa chỉ: Số 5, ngõ 605 Nguyễn Văn Linh, Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội
GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN
Ngày 19 tháng 01 năm 2012
Kính gửi: Giám đốc Công ty TNHH mạng truyền thông ADH Họ và tên người đề nghị thanh toán: Nguyễn Văn Hùng Bộ phận: Phòng kinh doanh
Nội dung thanh toán: Tiền xăng đi công tác
Số tiền: 1.006.775 (Một triệu không trăm lẻ sáu nghìn bảy trăm bảy lăm đồng) (Kèm theo 01 chứng từ gốc)
Người đề nghị thanh toán Kế toán trưởng Giám đốc
Đã ký Đã ký Đã ký
Ngày 20/03/2012, sau khi có phê duyệt của giám đốc, kế toán trưởng xuất tiền mặt thanh toán cho anh và nhập dữ liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 6421/ Có TK 1111.
Căn cứ vào hóa đơn, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy như sau: Từ “Hệ thống”, chọn menu “kế toán tiền mặt”, từ mục “Cập nhật số liệu”, chọn “Phiếu chi tiền mặt”, màn hình nhập liệu của phiếu chi sẽ xuất hiện. Nhập các thông tin cần thiết vào máy cho phiếu chi số 53/12 và các mục trên màn hình nhập liệu như sau:
Mục “Mã khách”: có thể bỏ trống
Mục “Người nhận tiền”: điền “Nguyễn Văn Hùng”
Mục “Lý do chi”: điền “thanh toán tiền xăng đi công tác” Mục “TK có”: điền 1111
Mục “Ngày ht”: điền 19/01/2012
Sau khi nhập các thông tin cần thiết, ấn nút “nhận” để lưu dữ liệu vào máy. Muốn in phiếu chi nhấn vào nút “in”.
Mẫu Phiếu chi áp dụng tại công ty ADH cụ thể như sau:
Biểu 2.21: Phiếu chi số 53/12 Đơn vị: Công ty TNHH mạng truyền thông ADH
(Ban hành kèm theo QĐ số 48/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
PHIẾU CHI Số: 53/12
Ngày 20 tháng 01 năm 2012
Họ và tên người nhận tiền: Nguyễn Văn Hùng Bộ phận: Phòng kinh doanh
Lý do chi: Thanh toán tiền xăng xe
Số tiền: Một triệu không trăm lẻ sáu nghìn bảy trăm bảy lăm đồng. (Kèm theo 01 chứng từ gốc)
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Người nhận
Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký Đã ký
bán hàng còn có một số chứng từ như hóa đơn tiền điện, hợp đồng vận chuyển, giấy báo Nợ, bảng thanh toán lương…
2.3.2. Kế toán chi tiết chi phí bán hàng * Tài khoản sử dụng
- TK 6421: Chi phí bán hàng - TK 1111: Tiền mặt
- TK 334: Phải trả người lao động
* Kế toán chi tiết chi phí bán hàng
Từ thao tác nhập Phiếu chi tiền mặt, số liệu kế toán sẽ tự động chuyển vào phần mềm kế toán và cập nhật Sổ chi tiết các TK có liên quan (TK 6421 và TK 1111). Quy trình ghi sổ chi tiết chi phí bán hàng được thực hiện hoàn toàn trên máy tính theo trình tự sau:
Sơ đồ 2.4: Trình tự kế toán chi tiết chi phí bán hàng tại công ty
Mẫu sổ chi tiết TK 6421 dùng cho ghi nhận nghiệp vụ chi phí bán hàng cụ thể như sau:
Biểu 2.22: Sổ chi tiết TK 6421
Hóa đơn vận chuyển, hóa đơn tiền điện, nước, hóa đơn
dịch vụ
Sổ chi tiết chi phí bán hàng (TK6421), sổ chi tiết TK tiền, phải trả….
Đơn vị:TNHH mạng truyền thông ADH Địa chỉ: số 5, ngõ 605, Nguyễn Văn Linh
Mẫu Số: S20 – DN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ – BTC Ngày 14/09/2006 của Bộ Trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Năm: 2012
Tên tài khoản: Chi phí bán hàng
Số hiệu: 6421/ Loại tiền: VNĐ Số dư đầu tháng :
Ngày tháng Chứng từ Diễn Giải Số hiệu Số tiền Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có A B C D H 1 2 3 4 01/01 08/01/2012 Chi phí tiếp khách hàng 1111 11.776.545 11.776.545 … … … … 53/12 19/01/2012 Thanh toán tiền xăng xe 1111 1.006.775 21.814.482 10006 31/01/2012 Thanh toán lương nhân viên 334 19.149.500 40.963.982 K/C chi phí 911 40.963.982 Cộng PS 40.963.982 40.963.982 Dư cuối kì - - 2.3.3. Kế toán tổng hợp về chi phí bán hàng
Quy trình ghi sổ tổng hợp chi phí bán hàng theo hình thức ghi sổ Nhật ký chung được thực hiện tại công ty TNHH mạng truyền thông ADH theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Quy trình vào sổ tổng hợp chi phí bán hàng
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Toàn bộ quá trình trên được phần mềm kế toán tự động thực hiện trên máy tính vào ngày cuối tháng khi tổng hợp toàn bộ chi phí bán hàng phát sinh. Cuối kỳ kế toán, khi cần in ra sổ Nhật ký chung và Sổ Cái phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu, kế toán chỉ cần vào mục “kế toán tổng hợp”
Hóa đơn GTGT, phiếu chi,…
Sổ Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết TK 6421, 334, 1111 Sổ Cái TK 6421, 334,1111 Bảng cân đối số phát sinh
trong menu “hệ thống” và chọn hình thức sổ “Nhật ký chung”. Tại đây, kế toán có thể lựa chọn sổ Nhật ký chung, Sổ Cái hoặc Bảng cân đối số phát sinh của một tài khoản để in ra dữ liệu cần thiết.
CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNG TRUYỀN THÔNG ADH
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán bán hàng tại công ty mạng truyền thông ADH và phương hướng hoàn thiện
Cùng với sự đổi mới sâu sắc cơ chế quản lý kinh tế, các doanh nghiệp chuyển đổi từng bước hồ nhập chung vào nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước, những vấn đề lý luận và thực tiễn trong quản lý sản xuất kinh doanh hiện nay đang được quan tâm vì đó là tiền đề cơ bản để xây dựng một cơ chế quản lý kinh tế hoàn thiện. Hạch toán kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của doanh nghiệp. Cơ chế kinh tế mới đòi hỏi bức thiết phải xây dựng hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Đó là vấn đề cơ bản nhất hiện nay bởi nó là nền tảng của toàn bộ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp thương mại nói chung và Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH nói riêng.
Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH được đánh giá là 1 trong những doanh nghiệp có tiềm năng phát triển trong tương lai. Kết quả đạt được hôm nay chính là nhờ sự cố gắng nỗ lực của toàn thể công ty, đặc biệt là vai trò của tổ chức công tác kế toán và bộ phận quản lí tại doanh nghiệp. Cùng với sự lớn mạnh của hệ thống quản lí nói chung, bộ máy kế toán đã không ngừng hoàn thiện để đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh. Hiện nay nước ta đang trong thời kì hội nhập, hệ thống kế toán đã bắt đầu thích ứng với thời kì mới. Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH với đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm, có năng lực đã nắm bắt được cơ chế chính sách của nhà nước góp phần tích cực trong công tác phản ánh, giám sát chặt chẽ toàn diện tài sản của công ty, cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết và hữu ích phục vụ cho công tác quản lí, phân tích của ban lãnh đạo.
Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH cùng với việc tìm hiểu và nghiên cứu về đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty TNHH Mạng truyền thông ADH”, nhờ có sự giúp đỡ và chỉ bảo nhiệt tình của các anh chị trong
phòng kế toán của công ty, em đã được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng,. Qua thời gian thực tập ở công ty, em có một số nhận xét sau:
3.1.1. Ưu điểm
• Về tổ chức quản lí:
Công ty đã chủ động xây dựng bộ máy quản lí hạch toán khoa học hợp lí, có hiệu quả và phù hợp với tình hình thực tế của công ty cũng như phù hợp với yêu cầu chung của nền kinh tế thị trường.Với mô hình quản lí của mình, công ty đã hoàn toàn chủ động trong hoạt động sản xuất kinh doanh, tạo được nhiều uy tín trên thị trường.
• Về bộ máy kế toán:
Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở Công ty.
Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung là phù hợp với doanh nghiệp. Mô hình này đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất đối với công tác kiểm tra, xử lí và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo ra quyết định đúng đắn.
Bên cạnh đó, bộ máy kế toán được tổ chức khoa học hợp lí, từng phần hành kế toán được bố trí phù hợp với khả năng của từng người. Nhân viên kế toán đều có trình độ, có tinh thần trách nhiệm cao, sử dụng thành thạo phần mềm kế toán, do vậy công việc kế toán đạt được hiệu quả cao. Do vậy công