Việc xác định giá vốn hàng bán của Công ty được tính riêng cho từng lô hàng nhập kho. Công ty kinh doanh nhiều loại mặt hàng, số lượng tiêu thụ không quá lớn nên dự giá xuất hàng tồn kho được xác định theo giá bình quân gia quyền của từng loại mặt hàng nhập trong tháng, công việc tính toán ghi chép bị dồn vào cuối tháng cũng không ảnh hưởng quá lớn đến các khâu kế toán khác.
Giá vốn của hàng bán được tính bằng giá mua thực tế cộng với các chi phí liên quan trước lúc nhập kho như chi phí vận chuyển, thuê kho, bãi chờ nhập hàng, chi phí lắp đặt…Đối với hàng nhập khẩu, giá vốn hàng bán cũng bao gồm cả Thuế nhập khẩu.
Giá vốn hàng bán được xác định khi hàng được coi là đã tiêu thụ và có hóa đơn GTGT. Việc bán hàng và chuyển giao hàng phải có Phiếu xuất kho cho từng lượng hàng được xuất. Để lập Phiếu xuất kho, thủ kho căn cứ vào hóa đơn GTGT được phê duyêt. Việc xuất kho được tiến hành đồng thời với việc lập Phiếu xuất kho. Kế toán bán hàng là người chịu trách nhiệm lập Phiếu xuất kho, sau đó chuyển lên trình kế toán trưởng ký duyệt. Trên cơ sở Phiếu xuất kho, kế toán bán hàng tiến hành hạch toán giá vốn hàng bán cho lượng hàng bán ra. Công ty thực hiện kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp ghi thẻ song song. Cách thức ghi sổ này giúp cho bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu về số lượng hàng hóa được xuất bán.
Giá thực tế hàng nhập kho = Giá mua từ nhà cung cấp + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua Chi phí + khác
2.2.1. Chứng từ và thủ tục kế toán* Chứng từ sử dụng* Chứng từ sử dụng* Chứng từ sử dụng* Chứng từ sử dụng * Chứng từ sử dụng
+ Hóa đơn mua hàng + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho
+ Hóa đơn dịch vụ thuê ngoài
* Luân chuyển chứng từ giá vốn hàng bán
• Nhập kho hàng hóa mua về:
Tại cụng ty ADH, hàng hỉa sau khi mua về đều nhập qua kho cụng ty, khi hàng hóa đã về nhập kho và đã nhận được hóa đơn mua hàng của nhà cung cấp, kế toán bán hàng (chịu trách nhiệm các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ) nhập dữ liệu từ hóa đơn mua hàng vào phần mềm kế toán, trên cơ sở đó tiến hành lập Phiếu nhập kho. Cụ thể quá trình nhập dữ liệu được thể hiện qua ví dụ sau:
Ngày 11/01/2012, theo đơn đặt hàng đã thỏa thuận với Trung tâm Công nghệ thông tin điện lưc, Cơng ty TNHH mạng truyền thông ADH cử anh Nguyễn Mạnh Đạt nhận thiết bị cáp mạng APM Cat 6A, đơn giá mua có thuế là 19.199.950, công ty tiến hành thanh toán ngay sau khi nhận hàng bằng tiền mặt (công ty mua về để xuất bán ngay cho khách hàng đang cần gấp). Căn cứ vào chủng loại vật tư, giá tiền và các điều kiện đã cam kết và thương lượng, trung tâm công nghệ thông tin điện lực tiến hành viết hóa đơn GTGT cho công ty ADH như sau:
(Biểu 2.12: Hoá đơn GTGT mua hàng)
• Từ hóa đơn trên, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 1561/ Có TK 1111
Vào “hệ thống”, chọn menu “ mua hàng”,chương trình hiện ra màn hình nhập liệu, đưa con trỏ vào ô “loại TK” gừ 1561, sau đó vào ô để lọc thời
gian từ 01/01/2012 đến 31/01/2012, màn hình hiện ra các nghiệp vụ mua hàng đã phát sinh trong tháng, nhấn phím F4 để thêm mới, màn hình nhập liệu hiện ra “phiếu nhập mua hàng”.
Ô “mã khách”: Đưa con trỏ của chuột vào ô, ấn enter,danh mục khách hàng sẽ hiện ra, chọn NB009, chương trình tự điền tên: Trung tâm CNTT EVNIT
Biểu 2.12: Hóa đơn GTGT mua hàng
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Dựng để thanh toán Ngày 11 tháng 01 năm 2012
Mẫu số: 01 GTKL - 03LL
HT/2012B 057332
Đơn vị bán hàng: Trung tâm công nghệ thông tin Địa chỉ: 16 Lê Đại Hành - Hai Bà Trưng - Hà Nội Điện thoại: 04.2222.5210
Họ tên người mua hàng: Nguyễn Mạnh Đạt
Tên đơn vị: Cơng ty TNHH Mạng truyền thông ADH
Địa chỉ: Số 5, ngõ 605, Nguyễn Văn Linh, Sài Đồng, Long Biên, Hà Nội Điện thoại: MST: 0102185864
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
Cáp mạng APM Cat 6A Chiếc 1 17.454.500 17.454.500 Cộng tiền hàng 17.454.500 Thuế suất GTGT 10% Tiền thuế GTGT: 1.745.450
Tổng cộng tiền thanh toán 19.199.950 Số tiền viết bằng chữ: mười chín triệu một trăm chín mươi chín nghìn chín trăm năm mươi đồng
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị Đã ký Đã ký Đã ký
Ô “diễn giải”: Cáp mạng APM Cat 6A Ô “số pn”: Máy tự diền
Ô “ngày pn”: Máy tự điền Ô “số hóa đơn”: nhập 057332
Ô “ngày hóa đơn”: nhập 11/01/2012 Ô “tỉ giá”: chọn VNĐ
Ô “mã nhập kho(TK Có)”: nhập 1111
Ô “mã hàng”: nhập HH29, chương trình tự động điền vào ô “tên hàng”,ô “đvt”, “mã kho”.
Ô “số lượng”: 01
Ô “tiền VNĐ”: 17.454.500
Sau khi nhập đầy đủ nhấn nút “nhận” để lưu dữ liệu vào máy.
Dữ liệu nhập vào máy từ các hóa đơn theo lập trình sẵn sẽ chạy vào các sổ sách liên quan như: Sổ chi tiết TK 156, sổ nhật kí chung, sổ cái TK 156,sổ cái TK 1111,... Sau đó, từ hóa đơn mua hàng đã nhập liệu, kế toán tiến hành lập Phiếu nhập kho bằng thao tác: từ menu “hệ thống” chọn “kế toán hàng tồn kho”, sau đó ở mục “cập nhật số liệu” chọn “Phiếu nhập kho” và tiến hành nhập dữ liệu vào phiếu. Mẫu Phiếu nhập kho được sử dụng ở công ty như sau:
Biểu 2.13: Phiếu nhập kho số 00003