Một trong những yêu cầu của công tác thẩm định là phải có đầy đủ thông tin về đơn vị xin vay vốn. Đây chính là nguyên nhân chủ yếu dẫn công tác thẩm định tại Chi nhánh chưa đạt kết quả cao. Nó là một trong những biện pháp quan trọng nhất hiện nay đối với Chi nhánh vì số lượng và chất lượng thông tin đang là khâu yếu nhất, gây ra các hạn chế trong công tác thẩm định tài chính dự án
Khi chủ đầu tư dự án xin vay thì việc thu thập thông tin để phân tích, thẩm định là một công tác bắt buộc và vô cùng quan trọng. Các dự án xin vay hoặc là không có đủ thông tin để dự kiến chính xác các yếu tố tính toán dự án, hoặc là được cố ý làm cho có vẻ khả quan để tranh thủ được chấp nhận vay vốn, do đó nếu Ngân hàng không có thông tin đầy đủ, chính xác để thẩm định trước khi cho vay thì rủi ro không thu hồi được vốn đúng hạn hoặc mất vốn sẽ là rất lớn.
Việc nghiên cứu những thông tin Chi nhánh nên xuất phát từ những yếu tố cần tính toán trong phương pháp thẩm định đề nghị và từ các yêu cầu cần đảm bảo khi đánh giá dự án (chẳng hạn phải đảm bảo chống rủi ro giảm giá bán, hạn chế khối lượng tiêu thụ…). Khi nhận một dự án vay vốn, Chi nhánh nên tìm hiểu và thu thập thông tin theo các yếu tố cơ bản sau:
- Thông tin về tính năng, đặc điểm hoạt động của máy móc thiết bị, công nghệ sản xuất…để đánh giá công suất, sản lượng đảm bảo cho doanh thu của dự án cũng như góp phần thẩm định chi phí sản xuất kinh doanh (công suất thiết bị càng lớn thì khả năng hạ giá thành càng nhiều)
- Thông tin về thị trường tiêu thụ sản phẩm, về đối thủ cạnh tranh, về thị trường nguyên liệu…để thẩm định giá cả tiêu thu sản phẩm, chi phí sản xuất kinh doanh, doanh thu.
- Thông tin về biến động giá cả, về tỷ giá hối đoái để bổ sung cho việc thẩm định giá bán sản phẩm, hạch toán chi phí kinh doanh, xác định lãi suất ngân hàng (lãi suất ngân hàng là một trong những yếu tố để tính toán lãi suất chiết khấu)
Bên cạnh việc chú trọng những thông tin khá cụ thể nêu trên, Chi nhánh cũng cần thấy rằng việc phân tích xu hướng và tình hình kinh tế vĩ mô nhiều khi
hình về cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nước, tình hình phát triển công nghệ…nói xa hơn nữa là các động thái kinh tế đặc trưng của khu vực và thế giới và đặc biệt là lộ trình hội nhập của nền kinh tế trong nước vào nền kinh tế thế giới.
Vấn đề đặt ra là cần phải tổ chức, thu thập, khai thác các thông tin nói trên. Chi nhánh Ngoại thương Hà Nội đã quan tâm xây dựng hệ thống thông tin phòng chống rủi ro song hệ thống này do nhiều lý do khác nhau mà vẫn còn những hạn chế nhất định. Một mặt chúng ta phải tăng cường hoàn thiện hệ thống này, mặt khác ngày nay thông tin về các loại nói trên được cung cấp khá phổ biến qua nhiều kênh khác nhau. Chi nhánh cần phải nghiên cứu chọn lựa, khai thác các kênh đầy đủ, chính xác nhất và hiệu quả nhất.
Các kênh thông tin mà Chi nhánh có thể tham khảo:
- Kênh thông tin của các ngành chuyên môn, quản lý Nhà nước thuộc lĩnh vực mà dự án đang đầu tư.
- Kênh thông tin từ các báo cáo, nghiên cứu và hội thảo khoa học chuyên đề về từng ngành nghề, các dự án cùng loại.
- Kênh thông tin của các phương tiện truyền thông, tin tức, báo chí.
Một loại thông tin nhưng có thể khai thác từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo tính khách quan của thông tin, Chi nhánh cần có một cơ chế kiểm tra thông tin độc lập nhằm đảm bảo các thông tin sử dụng trong quá trình thẩm định là chính xác và đầy đủ.
Đối với các thông tin tài chính do khách hàng cung cấp nên được kiểm toán bởi các hãng kiểm toán độc lập để đảm bảo tính trung thực khách quan. Chi nhánh cũng cần hợp tác với các chi nhánh khác trong hệ thông Ngân hàng Ngoại
thương Việt Nam cũng như các ngân hàng ngoài hệ thống để xây dựng được hệ thống thông tin đầy đủ hơn về khách hàng.