II. Quỹ khen thưởng phúc
4 Dự phòng phải thu
3.1 Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Với những nỗ lực của công ty trong những năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh ngày càng phát triển, mở rộng về cả lĩnh vực hoạt động cũng như số lượng các bạn hàng, chất lượng sản phẩm luôn được nâng cao, đảm bảo đúng tiến độ. Bên cạnh việc duy trì và phát triển những mối quan hệ với những khách hàng cũ, công ty tiếp tục mở rộng thị trường, thiết lập mối quan hệ ở các thị trường mới. Công ty ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong địa bàn tỉnh cũng như các tỉnh khác trên toàn quốc. Để có được điều này, bên cạnh sự điều hành hợp lý và chính xác của ban giám đốc là sự cố gắng của tất cả các phòng ban và các cá nhân trong công ty.
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
Hoạt động kinh doanh ngày càng được mở rộng, số lượng đơn hàng ngày càng tăng lên. Do đó, việc tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích đúng vị thế tín dụng của những khách hàng này là thực sự cần thiết, để từ đó xây dựng chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng. Từ nhu cầu thực tế đó, công ty đã xây dựng hệ thống xử lý thông tin hiện đại, hỗ trợ nhiều cho việc thẩm định và xác minh khách hàng, tiết kiệm chi phí.
Dựa trên việc đánh giá khả năng thanh toán của mỗi khách hàng, công ty áp dụng các điều kiện như trả tiền ngay với chiết khấu % hay được trả tiền sau một khoảng thời gian quy định 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày…Đánh giá đúng khả năng thanh toán của khách hàng để từ đó đưa ra chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng. Điều này đã giúp công ty thu hồi tiền hàng đúng thời hạn, thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm.
Công ty thực hiện việc theo dõi, đánh giá các khoản phải thu dựa trên các số liệu của sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu do bộ phận kế toán mở ra và được báo cáo thường xuyên lên ban giám đốc. Bên cạnh đó, công ty tiến hành phân loại các khoản nợ thành từng nhóm để từ đó có thể nắm rõ được tình hình các khoản nợ để đưa ra các biện pháp thu hồi nợ hiệu quả hơn, giảm thiểu được một phần rủi ro đối với các khoản phải thu. Công ty thường xuyên rà soát các khoản nợ, đôn đốc, nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn. Khi có dấu hiệu khoản phải thu rơi
vào tình trạng khó thu hồi đều được giám sát và nhanh chóng có các biện pháp thu hổi nợ. Bên cạnh đó, công ty cũng đã trích lập quỹ dự phòng cho những khoản nợ khó đòi.
Trong điều kiện đất nước ngày càng phát triển và hội nhập, các hệ thống ngân hàng được hiện đại hoá phù hợp với xu thế thương mại quốc tế, công ty đã thiết lập mối quan hệ với các ngân hàng trong nước cũng như nước ngoài, tranh thủ sự hỗ trợ về nghiệp vụ, thu hồi các khoản nợ, đồng thời kết hợp sử dụng các công cụ tài chính ngân hàng để phòng ngừa rủi ro đối với các khoản nợ khó đòi.
Trình độ nghiệp vụ của các cán bộ kế toán ngày càng được nâng cao, có khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng, xử lý kịp thời đối với các khoản nợ có vấn đề. 3.1.2 Một số hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành công đạt được là những hạn chế của công ty trong công tác quản trị khoản phải thu. Tuy đây không phải là những hạn chế quá lớn gây ảnh hưởng nhiều đến hoạt động kinh doanh nhưng nó có tác động không nhỏ đến quá trình thu hồi vốn của doanh nghiệp.
Thứ nhất, trong công tác quản trị khoản phải thu, công ty đã sử dụng các kỹ thuật phân tích, lên danh sách các khoản phải thu, phân loại các khoản nợ, để từ đó có các biện pháp đôn đốc thu hồi nợ, nghĩa là công ty đã có sự quan tâm nhất định đến các khoản nợ khó đòi nhưng còn khá thụ động. Cụ thể là chỉ có thể đối phó với các khoản nợ khó đòi khi nó xảy ra. Trong trường hợp này, công tác thu hồi nợ sẽ gặp nhiều khó khăn và rủi ro cao. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có những biện pháp phòng ngừa rủi ro để có thể quản trị nợ khó đòi chủ động hơn.
Thứ hai, công ty chưa có được các biện pháp đôn đốc thu hồi nợ khó đòi mang lại hiệu quả cao ngoài việc gửi thư hay gọi điện thoại nhắc nhở hoặc là dùng biện pháp cuối cùng đối với các khách hàng chây ì đó là nhờ đến các cơ quan pháp luật giải quyết. Điều này làm cho công tác thu hồi nợ khó đòi gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng có những khoản nợ quá hạn trên 3 năm.
Thứ ba, hiện nay các thông tin để tính toán vị thế tín dụng của khách hàng do phòng kế toán thu thập và đánh giá dựa trên các yếu tố như năng lực trả nợ, vốn, thế chấp, điều kiện kinh tế của khách hàng. Phòng kế toán thu thập những thông tin này dựa trên các giao dịch của khách hàng với công ty trong quá khứ. Nhưng đối với
các khách hàng mới, chưa từng giao dịch thì công tác thu thập thông tin về khách hàng còn gặp nhiều hạn chế. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định hợp tác với khách hàng.
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý khoản phải thu của công ty TNHH UpViet:
3.1.3.1 Những nguyên nhân chủ quan
Trong việc áp dụng chính sách tín dụng đối với các khách hàng, công ty thường áp dụng các chính sách tín dụng nới lỏng đối với các khách hàng quen thuộc, đã hợp tác lâu năm. Tuy nhiên, chính sách tín dụng nới lỏng này có khi sẽ dẫn đến những rủi ro lớn đối với công ty khi khách hàng lợi dụng điều này mà không trả nợ đúng hạn, gia hạn nợ, thậm chí có những khách hàng chây ì không chịu thanh toán tiền hàng, dẫn đến xuất hiện những khoản nợ khó đòi quá hạn trên 3 năm trong các khoản phải thu của doanh nghiệp. Đối với những khách hàng mới, có những trường hợp do tìm hiểu thông tin không kỹ, thông tin sai mà dẫn đến đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng sai. Có một số trường hợp đã xảy ra, khách hàng mới lần đầu làm ăn với công ty đã không trả nợ đúng hạn theo như hợp đồng.
Sự buông lỏng quản lý nói chung, trong đó có quản lý tài chính ở công ty. Điều này được chứng minh bằng sự yếu kém của bộ máy kế toán. Cán bộ làm nghiệp vụ kế toán chưa chú ý phát hiện và phân tích những rủi ro tiềm ẩn, chưa có cán bộ chuyên làm về công tác tài chính để phán đoán, theo dõi đánh giá những thay đổi của tỷ giá hối đoái. Các nhân viên kế toán thường chỉ có kiến thức sơ lược về quản trị khoản phải thu và đối phó với tình huống chỉ dựa trên kinh nghiệm bản thân chứ chưa được đào tạo chuyên sâu.
Tình hình kinh tế thế giới và trong nước chứng kiến nhiều sự biến động mạnh về tỷ giá, lãi suất, giá cả hàng hoá…Điều này đặt công ty trước rất nhiều rủi ro tiềm ẩn, đòi hỏi công ty cần phải sử dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trên thị trường tài chính để bảo vệ doanh nghiệp.
3.1.3.2 Nguyên nhân khách quan
Nguyên nhân khách quan đầu tiên phải kể đến là do khách hàng chưa chứng minh được khả năng thanh toán, năng lực tài chính để xin cấp tín dụng thương mại. Nhiều khách hàng giấu thông tin thật, làm các bản cân đối kế toán, báo cáo tài chính
giả, dùng khoản nợ tín dụng của công ty để thanh toán cho nơi khác,…gây nhiều rủi ro trong công tác quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp.
Một nguyên nhân khác đó là phía các tổ chức tín dụng, ngân hàng. Hệ thống các tổ chức này hoạt động theo một quy chế riêng, khó tìm được tiếng nói chung giữa doanh nghiệp và ngân hàng, điều này làm cho công ty sẽ khó khăn trong việc tìm kiếm đồng minh để hạn chế rủi ro trong thanh toán. Chưa kể đến là các thủ tục ngân hàng rườm rà gây bất lợi cho doanh nghiệp muốn tham gia phòng ngừa rủi ro nghiệp vụ. Hơn nữa, các khoản phí dịch vụ, giao dịch tại ngân hàng làm tăng chi phí cho doanh nghiệp.
Những quy định về tỷ giá hối đoái, lãi suất ngân hàng, luật kế toán kiểm toán và những quy định khác của Nhà nước có ảnh hưởng rất lớn đến chính sách tài chính của công ty nói chung và công tác quản trị khoản phải thu nói riêng.
Bên cạnh đó, sự bất ổn về chính trị của một số khu vực, và sự hoành hành của thiên tai, khác nhau về văn hóa vùng miền…gây ảnh hưởng đến tình hình tài chính và khả năng thanh toán của các đối tác của công ty.
3.2 Các giải pháp và kiến nghị các vấn đề phát hiện
3.2.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu tại Công ty.
a. Hoàn thiện chính sách tín dụng
Về tiêu chuẩn tín dụng
Hiện nay công ty đang áp dụng các tiêu chuẩn tín dụng được đánh giá là khá hiệu quả. Về cơ bản các tiêu chuẩn đó được đưa ra dựa trên các thông tin thu thập trong suốt một thời gian dài và được kiểm chứng trong quá trình hợp tác với khách hàng. Vì vậy, tính xác thực và khách quan đã đạt được tốt nhất có thể trong phạm vi năng lực của công ty. Nhưng đối với khách hàng mới sắp ký kết, công ty nên cẩn trọng thu thập thông tin khách hàng từ nhiều kênh khác nhau, không nên chỉ dựa vào lời giới thiệu từ những khách hàng quen biết.
Về chính sách tín dụng
Công ty tiếp tục bám sát các chính sách hiện có, tuỳ theo điều kiện môi trường kinh doanh để xây dựng chính sách tín dụng linh hoạt về thời hạn bán chịu cũng như các điều kiện chiết khấu hay quy mô tín dụng để thu hút các bạn hàng, tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu. Ví dụ như chú ý các điều khoản trong hợp đồng như điều khoản tín dụng, chiết khấu, phương thức thanh toán của hợp đồng để tạo được sự
thoải mái, hấp dẫn khách hàng nhưng phải có sự chặt chẽ trong hợp đồng nhằm giảm thiểu các rủi ro không đáng có.
Công ty cũng có thể chủ động sử dụng các dịch vụ theo dõi nợ độc lập của các công ty tư vấn, dịch vụ thu hồi nợ của các tổ chức tín dụng.
Công ty nên áp dụng mức chiết khấu cho cả những lần thanh toán theo lộ trình,số tiền giảm giá tính theo số tiền thanh toán mỗi lần để khuyến khich khách hàng. Công ty sẽ tập trung vào việc thu nợ khi các chuyến hàng đã được giao hết. Tránh tình trạng đốc thúc khách hàng quá. Khi đó các khoản nợ nếu chưa được trả sẽ được cộng dồn vào khi kết thúc hợp đồng,lúc này cán bộ chuyên trách sẽ có trách nhiệm thông báo tình hình thực tế thanh toán nợ kèm với đó là chính sách chiết khấu thanh toán của công ty để khách hàng có quyết định thanh toán. Hình thức này sẽ giúp công ty đạt hiệu quả tối ưu vừa giữ được mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Về thời hạn tín dụng
Hiện nay công ty thường áp dụng thời hạn tín dụng là 30 ngày kể từ ngày giao hết hàng. Tuy nhiên tới nay nó đã không còn hợp lý, công ty nên tăng thời hạn thanh toán lên 60 ngày để khách hàng có đủ thời gian tiến hành thủ tục thanh toán. Về tỷ lệ đặt trước bắt buộc
Để đảm bảo tính công bằng và giảm sự biến động của các khoản nợ công ty nên áp dụng mức ứng trước chung cho tất cả khách hàng là 10%.Với mức ứng trước 10% công ty có kỳ vọng giảm gánh nặng cho các khoản phải thu sau này
b. Nâng cao hiệu quả tổ chức quản trị khoản phải thu
Đảm bảo phân công rõ ràng, bố trí nhân sự cho việc đôn đốc, theo dõi thu hồi nợ trên cơ sở dựa vào nguồn nhân lực hiện có và tiến hành đào tạo kiến thức chuyên môn cho nguồn nhân sự hiện có. Tiến hành đào tạo kiến thức chuyên môn cho nhân sự, bổ sung nhân sự mới kịp thời khi cần thiết. Cần phải tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các phòng kinh doanh với phòng kế toán để đưa ra những quyết định chính xác nhất. c. Kiểm soát khoản phải thu
Đảm bảo tính thường xuyên, kịp thời của công tác kiểm tra, đối chiếu các khoản phải thu với khả năng tài chính của công ty để chủ động xử lý các vấn đề phát sinh, nhanh chóng tiếp thu, sửa chữa những sai sót trong việc quản trị khoản phải thu, giảm tồn đọng vốn trong thanh toán của khách hàng.
Tăng cường hoàn thiện quy trình cũng như công tác đôn đốc thu hồi nợ, phối hợp việc sử dụng kinh nghiệm của các chuyên gia với việc tận dụng mối quan hệ thân thiết, hợp tác cùng có lợi với các đối tác, ngân hàng và các tổ chức tín dụng. Có các biện pháp xử lý các khoản nợ khó đòi của công ty như cơ cấu lại thời hạn nợ, xoá một phần nợ cho khách hàng, bán nợ,…
Công ty cần cố gắng hạn chế các chi phí không cần thiết, tùy tình hình công ty có thể tham khảo một số biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái như: hoán đổi lãi suất, quyền chọn tỷ giá, bảo hiểm tín dụng… với mức phí hợp lý.
Chú ý hơn nữa công tác thực thi chính sách tín dụng, đảm bảo đúng đối tượng, đúng quy trình nghiệp vụ tránh sai sót. Nếu thực hiện tốt công tác này cũng góp phần hạn chế rủi ro tín dụng cho doanh nghiệp sau này.
Nâng cao chất lượng thẩm định thông tin về khách hàng, thường xuyên theo dõi tình hình tài chính đối tác. Nếu phát hiện có dấu hiệu bất thường sẽ có biện pháp xử lý kịp thời.
e. Hình thức chiết khấu thanh toán
Công ty có thể sử dụng hình thức chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán đối với những hợp đồng có giá trị lớn để rút ngắn kỳ thu tiền bình quân và giảm đầu tư vào khoản phải thu và chi phí liên quan .
Ví dụ 2/10 net 60 : nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán là 2%, thời hạn cuối cùng phải thanh toán là 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn.
f. Đánh giá phân loại nợ
Công ty nên phân loại từng đối tượng nợ, sau đó tổ chức ra một bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ thu hồi nợ và sẽ theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ. Đối với các khoản nợ cũ thì cần thu hồi và tiến hành dứt điểm.
g. Trích lập dự phòng
Việc trích lập dự phòng là cần thiết cho hoạt động của công ty nhằm tránh khỏi những tổn thất không đánh có trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc tính toán tỷ lệ trích lập dự phòng thế nào cho hợp lý cần được công ty quan tâm, việc phân loại nợ, mỗi loại nên có một tỷ lệ trích lập dự phòng riêng là cần thiết.
h. Hoàn thiện công tácquản lý khoản phải thu trả trước cho người bán
Với việc quản lý khoản phải thu này, công ty cần phải cân nhắc cụ thể các chỉ tiêu mà công ty lựa chọn nhà cung cấp, từ đó có thể loại bỏ những nhà cung cấp không cần thiết để có thể thu lại các khoản đã trả trước, từ đó đầu tư sang hoạt động sản xuất kinh doanh
i. Giải pháp khác
• Thực hiện tổ chức tổng kết đánh giá và rút kinh nghiệm: hàng năm phòng kế hoạch bán hàng và marketing cần phối hợp với phòng kế toán thống kê tài chính của công ty tổ chức tổng kết công tác quản lý tài chính của công ty và từng đơn vị thành viên. Qua đó tiếp thu ý kiến, nhận xét, đánh giá việc thực hiện của các đơn vị phòng ban