Công ty TNHH MTV tư vấn kiểm định kỹ thuật an toàn và đầu tư xây dựng áp dụng hình thức ghi sổ kế toán máy vi tính,sử dụng phần mềm tương đối phổ biến trong các doanh nghiệp hiện nay và được thiết kế theo hình thức Nhật ký chung.Hình thức kê toán này được quy định trong quyết định 15/2006/QĐ_BTC cảu Bộ Tài Chính.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việcđược thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy tính,từ khâu nhập chứng từ gốc,phân loại chứng từ,xử lý thông tin trên chứng từ theo quy định của kế toán,sau đó in ra các sổ sách kê toán và báo cáo kế toán,nhờ đó giúp giảm nhẹ công việc của kế toán viên.
Để đảm bảo tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán cũng như phù hợp với đặc thù cảu hoạt động kinh doanh công ty thực hiện kế toán theo hình thức Nhật ký chung với quy trình ghi sổ được khái quát như sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Tuy nhiên, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast nên quy trình ghi sổ được thực hiện như sau:
Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
Sơ đồ 2. 3 : Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra,được dùng làm căn cứ ghi sổ,xác định tài khoản ghi nợ,tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng,Biểu số được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.Kế toán tiến hành ghi Nhật ký chung làm căn cứ ghi sổ cái tài khoản.Nếu sổ chi tiết được doanh nghiệp mở đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung thì kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết
Cuối quý hoặc cuối tháng số liệu trên các sổ cái được cộng dồn và được lập bảng cân đối số phát sinh.Sau khi kiểm tra đối chiếu,kết hợp đúng các số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi phí(lập chứng từ,thẻ chi tiết)được dùng lập BCTC Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết