b. Quy trình nhập kho hàng hóa, vật tư mua từ nhà cung cấp bên ngoài
3.4.1.1. Kế hoạch chuyển đổi
Thống nhất kế hoạch và chiến lược chuyển đổi với khách hàng Bảng 3.13. Kế hoạch chuyển đổi hệ thống
Kế hoạch chuyển đổi
STT Công việc Thời gian Bắt đầu Kết thúc Nguồn lực
1 Chuẩn bị môi trường -
kiểm thử 15 Ngày 10/3/2013 25/03/2013
Dựng hệ thống Production
Oracle 1 Ngày 10/3/2013 10/3/2013 LinhPT5
Xóa dữ liệu 1 Ngày 11/3/2013 11/3/2013 CườngTH, DUNGVV Setup các Chi nhánh mới 5 Ngày 12/3/2013 17/3/2013 HueHT Kiểm tra hệ thống 1 Ngày 18/03/2013 18/03/2013 Đội dự án
2 Chuyển đổi dữ liệu danh
mục 5 Ngày 18/03/2013 23/03/2013
TÂN Á chuẩn hóa danh
mục gửi FPT 2 Ngày 18/03/2013 19/03/2013 Tân Á FPT chuyển đổi danh mục 2 Ngày 20/03/2013 21/03/2013 HueHT TÂN Á xác nhận số liệu
danh mục 1 Ngày 22/03/2013 22/03/2013 Tân Á
3 Dựng hệ thống kiểm thử -
User Vận hành để đánh giá
Backup lại hệ thống
Production Oracle 1 Ngày 22/3/2013 22/3/2013 LinhPT5 User Vận hành thử theo dữ
liệu chuẩn 6 Ngày 23/3/2013 30/3/2013 Tân Á
4 Chuyển đổi số dư đầu
TÂN Á xác nhận chuyển số liệu tồn đầu kho và bảng giá bán hàng
1 Ngày 31/03/2013 1/4/2013 Tân Á FPT chuyển đổi số dư đầu
kho và bảng giá bán hàng 2 Ngày 1/4/2013 2/4/2013 HueHT TÂN Á xác nhận số dư
đầu kho và bảng giá bán 1 Ngày 1/4/2013 2/4/2013 Tân Á
5
Số dư các đầu tài khoản phải thu phải trả, PO chưa nhập kho
TÂN Á bàn giao số liệu 2 Ngày 1/4/2013 2/4/2013 Tân Á FPT Chuyển đổi vào 3 Ngày 1/4/2013 4/4/2013 Đội dự án TÂN Á xác nhận số liệu 1 Ngày 5/4/2013 5/4/2013 Tân Á
6 Số dư FA, GL 5 Ngày 6/4/2013 10/4/2013
TÂN Á bàn giao số liệu 2 Ngày 7/4/2013 9/4/2013 Tân Á FPT Chuyển đổi vào 2 Ngày 7/4/2013 9/4/2013 Đội dự án TÂN Á xác nhận số liệu 1 Ngày 10/4/2013 10/4/2013 Tân Á
7 Golive hệ thống 5 Ngày 1/4/2013 5/4/2013
Vận hành đồng loạt 1 Ngày 1/4/2013 5/4/2013 Tân Á
8 Hỗ trợ vận hành hệ thống 10 Ngày 1/4/2013 10/4/2013
9 Hô trợ vận hành Hưng yên 10 Ngày 1/4/2013 10/4/2013 Dungvv,
DũngNV
10 Hô trợ vận hàng Đà Nẵng 10 Ngày 1/4/2013 10/4/2013 TiếnPX,
HoàngBV
11 Hỗ trợ tập trung tại VP HN 10 Ngày 1/4/2013 10/4/2013 2 Đội dự
án
12 Hỗ trợ đống sổ tháng đầu 10 Ngày 1/4/2013 10/4/2013 Đội dự án
3.4.1.2. Chuẩn bị dữ liệu chuyển đổi
Sau khi có kế hoạch triển khai, các cán bộ nghiệp vụ phụ trách các phân hệ tiến hành tạo mẫu (template) dữ liệu chuyển đổi. Mẫu này bao gồm các thông tin mà bên FPT yêu cầu bên Tân Á cung cấp để đưa vào hệ thống.
Bảng 3.14. Danh mục mẫu dữ liệu (Template) cần lấy
STT Phân
hệ Mẫu dữ liệu cần lấy Người thực hiện
1 INV Danh mục kho HueHT
2 INV Danh mục Item HueHT
3 INV Danh mục Nhóm thuộc tính (Category) HueHT
4 INV Số dư hàng tồn kho HueHT
Danh mục mẫu dữ liệu bên Tân Á cần cung cấp được thể hiện trong phần phụ lục 2,3,4,5.
Nhân viên kế toán Tân Á sẽ tập hợp số liệu theo mẫu, chuyển lại cho bên FPT để tiến hành kiểm tra, làm sạch dữ liệu trước khi đổ vào hệ thống. Sau khi dữ liệu được làm sạch, cán bộ nghiệp vụ tiến hành chuyển đổi dữ liệu, đổ dữ liệu vào hệ thống.
3.4.2. Kiểm thử hệ thống
3.4.2.1. Kế hoạch và phân công thực hiện
Căn cứ kế hoạch chung của dự án và kết quả xây dựng hệ thống. Hai bên thống nhất kế hoạch kiểm thử với người dùng cuối từ ngày 01/04/2013 đến 18/04/2013. Phương án thực hiện sẽ nhập lại toàn bộ giao dịch kho của FAST ở kỳ tháng 2/2013 (dữ liệu đã đối chiếu và chốt số liệu). Phân công thực hiện chi tiết như kế hoạch sau:
Bảng 3.15. Kế hoạch phân công công việc
ST
T Giai đoạn/ Công việc Bắt đầu Kết thúc Tân Á FPT Ghi chú
0 Hướng dẫn nhập liệu 01/04/2013 01/04/2013 All Dung
1 Số liệu từ 01/>15 01/04/2013 15/04/2013
1.1
Bảng kê Nhập hàng (137 phiếu) - Nhập, nhập rút từ chi nhánh khác (PO thông thường)
- Nhập điều chuyển sản xuất (phiếu điều chuyển) - Nhập hàng bảo hành (IN nhập Misc không giá)
01/04/2013 15/04/2013 C.Tú, Trang
Kiên, Minh,Huệ
1.2
Bảng kê Xuất hàng (400 phiếu) - Xuất bán khách hàng (OM
thông thường)
- Xuất đi cửa hàng, thị trường (IN chuyển kho nội bộ) - Xuất Vật tư dùng chung
(xuất misc)
- Xuất điều chuyển sản xuất
01/04/2013 15/04/2013 Song, Tuấn
Kiên, Minh,Huệ
2 Đối chiếu kiểm tra số liệu 01/04/2013 20/04/2013
2.1 Đối chiếu số dư đầu chuyển đổi 01/04/2013 01/04/2013
Dựng Báo cáo NXT giá trị
2.2 Đối chiếu hàng nhập 15/04/2013 16/04/2013 C.Tú, Trang Kiên, Minh,Huệ Dựng báo cáo Bảng kê hàng nhập
ST
T Giai đoạn/ Công việc Bắt đầu Kết thúc Tân Á FPT Ghi chú
Tuấn Minh,Huệ
cáo Bảng kê Xuất hàng
2.4 Đối chiếu nhập xuất tồn 15/04/2013 17/04/2013 C.Tú,
Song Kiên, Minh,Huệ Dựng báo cáo NXT giá trị
25 Đối chiếu chi tiết tài khoản
phát sinh theo giao dịch 16/04/2013 18/04/2013
C.Tú, Song Kiên, Minh,Huệ Dựng báo cáo chi tiết tài khoản đối chiếu với bảng kê nhập, xuất 3 Đúng kỳ và xác nhận kế
quả chuyển dổi 18/04/2013 18/04/2013
C.Tú, Song
Kiên, Minh,huệ 3.4.2.2. Kết quả kiểm thử hệ thống
Trên cơ sở kế hoạch thống nhất như trên, tiến hành thực hiện kiểm thử hệ thống theo từng công việc. Việc đối chiếu dữ liệu dựa trên số liệu phát sinh nhập vào hệ thống so với các báo cáo để kiểm tra các các giao dịch đã nhập đúng chưa.
Thực hiện đối chiếu dữ liệu theo từng báo cáo:
- Báo cáo INBC02 - Bảng kê chi tiết hàng nhập (Phụ lục 6) - Báo cáo INBC03 - Bảng kê chi tiết hàng xuất (Phụ lục 7)
- Báo cáo MFBC04 - Báo cáo chi tiết các giao dịch phát sinh của tài khoản (Chi tiết ở phụ lục 8)
- Báo cáo INBC05 - Báo cáo nhập xuất tồn giá trị (Phụ lục 9)
3.4.3. Quản lý chuyển đổi
Trong quá trình chuyển đổi dữ liệu và chuyển đổi danh mục. Do dữ liệu chuyển đổi tương đối lớn, quy mô tập đoàn lớn nên việc quản lý chuyển đổi thực sự quan trọng trong quá trình chuyển đổi hệ thống. Việc kiểm soát quá trình chuyển đổi được thực hiện và cập nhật các trạng thái theo mẫu.
Bảng 3.16. Mẫu Quản lý danh mục và dữ liệu chuyển đổi 74
Tên đầy đủ Số dư chuyển đổi Kho Tài sản Danh mục KH TK 131 / Nợ TK 131 / Có AP /TK 141 Sổ cái 6.Hoàn thành 4.Trao đổi KH 3.Chờ xác nhận trước CĐ 2.Chờ xác nhận GĐ 6.Hoàn thành 5.Chờ xác nhận sau CĐ 1.Chờ đóng sổ Ngày Tân Á chốt dữ
liệu và gửi cho FPT ok ok ok ok ok ok
Ngày BDA Tân Á xác nhận số liệu và ký bản cứng
ok ok ok ok ok
Ngày Tân Á xác nhận số liệu trước khi chuyển đổi
ok ok ok ok
Ngày FPT chuyển đổi
số liệu ok ok ok
Ngày Tân Á xác nhận số liệu chuyển đổi trên hệ thống mới
ok ok
3.4.4. Tư vấn công nghệ
Trong giai đoạn chuẩn bị triển khai, cán bộ công nghệ thực hiện công việc chuẩn bị môi trường cho kiểm thử hệ thống, kiểm tra lại các thống số kỹ thuật về máy chủ, đường mạng… đảm bảo hệ thống chạy ổn định.
Trong giai đoạn này, cán bộ công nghệ cũng tiến hành chuẩn bị hệ thống thật cho khách hàng, phục vụ cho việc triển khai, hỗ trợ hệ thống vận hành, sửa lỗi hệ thống.
Trước khi vận hành, cán bộ công nghệ đo đạc theo dõi các thông số vận hành, tiến hành kiểm tra hiệu suất (test performance) hệ thống hoạt động để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
3.5. TRIỂN KHAI VÀ HỖ TRỢ
Thực tế sau khi hoàn tất UAT nhân sự của Tân Á có nhiều biến động. Hiện tại Tân Á đang thực hiện tuyển dụng và đào tạo bổ sung các vị trí theo sơ đồ tổ chức để đảm bảo nhân sự cho triển khai. Theo kế hoạch 01/06/2013 Tân Á mới đảm bảo nguồn lực và vận hành hệ thống ERP chính thức.
KẾT LUẬN
Hiện nay, cùng với sự hội nhập ngày càng sâu, rộng của nền kinh tế nước ta vào với thế giới, việc ứng dụng các phần mềm tin học nhằm giải quyết cỏc bài toán quản lý là một nhu cầu tất yếu của cỏc doanh nghiệp. Mĩ hình ứng dụng truyền thống càng ngày càng bộc lộ nhiều bất cập, đòi hỏi các ứng dụng mang tính tập trung hóa, tin học hóa toàn diện các quy trình quản lý trong doanh nghiệp. Triển khai ERP là một xu thế tất yếu của các doanh nghiệp khi muốn phát triển và mở rộng quy mô kinh doanh.
Tập đoàn Tân Á Đại Thành đã và đang trở thành nhà sản xuất, cung cấp các loại bồn nước, sản phẩm cơ khí tiêu dùng hàng đầu Việt Nam. Tập đoàn đã ứng dụng các phần mềm chuyên biệt vào công tác kế toán, bán hàng … tuy nhiên lại chưa có sự liên kết giữa các hệ thống này, dữ liệu phân tán.
Thông qua đề tài “Tìm hiểu phân hệ Quản lý kho của hệ thống ERP ORACLE
E-Bussiness Suite (EBS R12). Ứng dụng triển khai tại tập đoàn Tân Á –Đại Thành” em đã tìm hiểu và thực hiện triển khai phân hệ kho giúp giải quyết các vấn đề tồn đọng tại bộ phận kho, góp phần triển khai thành công ERP cho tập đoàn.
Quá trình thực hiện đề tài em đã đạt được những kết quả như sau:
Nghiên cứu, phân tích tình hình hoạt động của tập đoàn Tân Á Đại Thành nói chung và bộ phận kho nói riêng. Nghiên cứu phương pháp triển khai ERP cho doanh nghiệp do FPT thực hiện. Trực tiếp tham gia triển khai phân hệ kho cho tập đoàn Tân Á Đại Thành với các công việc cụ thể:
- Xây dựng hệ thống kho
- Thiết kế một số báo cáo phục vụ quản lý
- Đối chiếu dữ liệu phục vụ quản lý
- Hộ trợ đào tạo người dùng vận hành hệ thống
- Cập nhật tài liệu quy trình nghiệp vụ, hướng dẫn sử dụng
Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn tới thầy giỏo ThS. Trần Công Uẩn – người trực tiếp hướng dẫn tận tình, giúp em có thể hoàn thành đề tài một cách tốt nhất, em xin cảm ơn anh Vương Văn Dũng, phó quản trị dự án triển khai ERP cho tập đoàn Tân Á Đại Thành đã giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực hiện đề tài.
Hà Nội, tháng 5 năm 2013
Sinh viên Hồng Thị Huệ
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Trương Văn Tú, TS. Trần Thị Song Minh (2000), Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản Hà Nội.
2. TS. Trương Văn Tú (2010), Giáo trình phát triển hệ thống thông tin.
3. Ths.Trần Công Uẩn (2005), Giáo trình Cơ sở dữ liệu 1, 2. Nhà xuất bản Thống kê.
4. Tyra Crockett (2006), Oracle Inventory User’s Guide, Release 12 (Ebook) 5. PGS.TS Hàn Viết Thuận (2010), Giáo trình Kỹ nghệ phần mềm, Nhà xuất bản đại học Kinh tế Quốc dân.
6. Các website
• Website của Oracle:
http://www.oracle.com/us/solutions/midsizeold/enterprise-class-erp-1375433.htm
•
Websit :
http://www.erp.
• Website công ty FES: http://www.fis.com.vn/cong-ty-thanh-vien/fpt-er
Công ty TNHH SX và TM Tân Á Hưng Yên
BẢNG KÊ DANH MỤC HÀNG HÓA
Đến ngày: 15/04/2013
Organization: 110200-VP Tân Á Hưng Yên
-
STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Dòng sản phẩm Tài khoản kho ĐVT 2
Unit volume (m3)
1 2 3 4 5 6 7 8
1 1.101.01.00010.170.308.1.001 Bồn inox Tana đặt 10.000
D CAI 0101/Bồn INOX nhãn hiệu Tân á
152100 / Nguyên vật liệu
chính m3 10.0000
2 1.101.01.00010.220.310.1.001 Bồn inox Tana đặt 10.000
D CAI 0101/Bồn INOX nhãn hiệu Tân á 155100 / Thành phẩm m3 10.0000
3 1.101.01.00012.170.309.2.001 Bồn inox Dai Thanh đặt
12.000 D CAI 0102/Bồn INOX nhãn hiệu Đại Thành
152100 / Nguyên vật liệu
chính m3 12.0000
4 1.101.01.00310.076.304.1.001 Thân Bồn inox Tana 310 D CAI 0101/Bồn INOX nhãn hiệu Tân á 155100 / Thành phẩm m3 0.3100 5 1.101.01.00310.076.304.2.001 Thân Bồn inox Dai Thanh
310 D CAI 0102/Bồn INOX nhãn hiệu Đại Thành 155100 / Thành phẩm m3 0.3100 6 1.101.01.00310.076.304.3.001 Thân Bồn inox Rossi 310 D CAI 0103/Bồn INOX nhãn hiệu ROSSI 155100 / Thành phẩm m3 0.3100 7 1.101.01.00500.072.304.1.001 Thân Bồn inox Tana 500 D CAI 0101/Bồn INOX nhãn hiệu Tân á 155100 / Thành phẩm m3 0.5000 8 1.101.01.00500.072.304.2.001 Thân Bồn inox Dai Thanh
Phụ lục 2. MẪU ĐỔ DỮ LIỆU DANH MỤC KHO
STT Mã Org Tên Org Mã
Sub Tên Sub ( kho) Tên vị trí kho Mã kho
1 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1001 Phân xưởng bồn nước INOX 01 Locator thành phẩm/bán thành
phẩm 005.1001.01
2 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1001 Phân xưởng bồn nước INOX 02 Locator vật liệu tại phân xưởng 005.1001.02 3 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1001 Phân xưởng bồn nước INOX 03 Locator chờ xử lý 005.1001.03 4 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1002 Phân xưởng bồn nhựa 01 Locator thành phẩm/bán thành
phẩm 005.1002.01
5 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1002 Phân xưởng bồn nhựa 02 Locator vật liệu tại phân xưởng 005.1002.02 6 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1002 Phân xưởng bồn nhựa 03 Locator chờ xử lý 005.1002.03 7 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1003 Phân xưởng chậu rửa 01 Locator thành phẩm/bán thành
phẩm 005.1003.01
8 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1003 Phân xưởng chậu rửa 02 Locator vật liệu tại phân xưởng 005.1003.02 9 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1003 Phân xưởng chậu rửa 03 Locator chờ xử lý 005.1003.03 10 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1004 Phân xưởng năng lượng mặt trời 01 Locator thành phẩm/bán thành
phẩm 005.1004.01
11 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1004 Phân xưởng năng lượng mặt trời 02 Locator vật liệu tại phân xưởng 005.1004.02 12 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1004 Phân xưởng năng lượng mặt trời 03 Locator chờ xử lý 005.1004.03 13 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1005 Phân xưởng bình NN 01 Locator vật liệu tại phân xưởng 005.1005.01 14 005 110200 / VP Tân Á Hưng Yên 1005 Phân xưởng bình NN 02 Locator thành phẩm/bán thành
phẩm 005.1005.02
TT Mã ERP TÊN VẬT TƯ ĐVT 1 ĐVT 2 ĐVT 3 Mã fast Tình trạng
1 1.101.01.00010.170.308.1.001 Thân Bồn Inox TanA 10.000LD Cái m3 110101000101703081001 2 1.101.01.00010.170.308.2.001 Thân Bồn Inox Dai Thanh 10.000LD Cái m3 110101000101703082001 3 1.101.01.00010.170.308.3.001 Thân Bồn Inox Rossi 10.000LD Cái m3 110101000101703083001 4 1.101.01.00310.076.304.1.001 Thân Bồn Inox TanA 310LD Cái m3 110101003100763041001 5 1.101.01.00310.076.304.2.001 Thân Bồn Inox Dai Thanh 310LD Cái m3 110101003100763042001 6 1.101.01.00310.076.304.3.001 Thân Bồn Inox Rossi 310LD Cái m3 110101003100763043001 7 1.101.01.00500.072.304.1.001 Thân Bồn Inox TanA 500LD Cái m3 110101005000723041001 8 1.101.01.00500.072.304.2.001 Thân Bồn Inox Dai Thanh 500LD Cái m3 110101005000723042001 9 1.101.01.00500.072.304.3.001 Thân Bồn Inox Rossi 500LD Cái m3 110101005000723043001 10 1.101.01.00700.076.304.1.001 Thân Bồn Inox TanA 700LD Cái m3 110101007000763041001 11 1.101.01.00700.076.304.2.001 Thân Bồn Inox Dai Thanh 700LD Cái m3 110101007000763042001 12 1.101.01.00700.076.304.3.001 Thân Bồn Inox Rossi 700LD Cái m3 110101007000763043001 13 1.101.01.01000.094.304.1.001 Thân Bồn Inox TanA 1.000LD Cái m3 110101010000943041001 14 1.101.01.01000.094.304.2.001 Thân Bồn Inox Dai Thanh 1.000LD Cái m3 110101010000943042001 15 1.101.01.01000.094.304.3.001 Thân Bồn Inox Rossi 1.000LD Cái m3 110101010000943043001
Phụ lục 4. CẤU TRÚC MÃ ERP DÒNG SẢN PHẨM
ST
T Mã Danh mục dòng sản phẩm Mã Loại Mã Nhãn hiệu Diễn giải Tổng hợp