Trong giai đoạn này, quản trị dự án thành lập đội dự án, họp dự án và xây dựng kế hoạch dự án. Cùng với đó, các cán bộ dự án tiến hành lập các kế hoạch cụ thể cho từng công việc (chủ yếu là do quản trị dự án và các trưởng nhóm thực hiện).
Căn cứ vào kế hoạch khung của dự án, cán bộ tư vấn công nghệ lập kế hoạch quá trình tư vấn và hỗ trợ cho dự án, tiến hành đào tạo tổng quan cho đội kỹ thuật bên phía khách hàng. Cán bộ tư vấn công nghệ phải đảm bảo đường truyền, mạng, máy móc... phía khách hàng không phát sinh lỗi trong quá trình đào tạo. Cùng với đó, tiến hành xây dựng tài liệu kiến trúc máy chủ ứng dụng và bàn giao lại cho khách hàng.
- Các bản kế hoạch chi tiết từng bộ phận
- Quyết định khởi động dự án
- Tài liệu kiến trúc máy chủ ứng dụng
2.2.2. Giai đoạn phân tích thiết kế
Các công việc cụ thể gồm
- Khảo sát
- Đào tạo lãnh đạo và cán bộ chủ chốt phía khách hàng
- Xây dựng tài liệu quy trình nghiệp vụ tương lai
- Xây dựng tài liệu hệ thống thông tin
Giai đoạn phân tích thiết kế gồm 2 bước:
Bước 1: Khảo sát
Trong thời gian khảo sát thực hiện việc lập kế hoạch dự án, xem xét chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, hiểu các quy trình nghiệp vụ, và đánh gía tính khả thi của công việc dưới hạn độ thời gian, nguồn lực và ràng buộc chi phí.
Trong giai đoạn này cán bộ dự án phải thu thập thêm các thông tin về khách hàng để hiểu về các lĩnh vực hoạt động qua báo chí, website và các kênh thông tin khác của khách hàng. Từ các thông tin thu thập được đánh giá được thực trạng và các đặc thù của khách hàng.
Thực hiện đào tạo trước phân tích cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Trong giai đoạn này, các cán bộ nghiệp vụ sẽ đào tạo khách hàng về các phân hệ chính trong ứng dụng EBS và mối quan hệ giữa chúng. Đặc biệt phải làm rõ sự khác biệt giữa ERP và các quy trình, hệ thống cũ của doanh nghiệp.
Kết quả của giai đoạn này là định ra nghiệp vụ sẽ phát sinh và yêu cầu hệ thống, đề xuất mẫu nghiệp vụ tương lai, và giới hạn của ứng dụng hiện tại và thông tin kiến trúc kỹ thuật. Nhóm dự án xem xét tài chính, hoạt động, kỹ thuật và các tiến trình quản trị và tổ chức hội thảo đầu nhóm để giới thiệu từ các nhân viên của đơn vị triển khai để xác nhận tất cả các sự hiểu biết trên và chấp nhận các yêu cầu nghiệp vụ chi tiết. Tất cả các yêu cầu nghiệp vụ được nhóm cùng với kế hoạch xử lý các tiến trình tương lai.
Bước 2: Phân tích, thiết kế
Trong bước này, nhóm dự án phát triển kịch bản yêu cầu nghiệp vụ dựa trên kết quả của giai đoạn khảo sát dựng để xác định mức phù hợp giữa yêu cầu nghiệp vụ chi tiết và các chức năng chuẩn của ứng dụng, phát triển thiết kế chi
tiết cho hệ thống mới để thực hiện các nghiệp vụ tương lai. Các lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt của khách hàng sẽ được đào tạo để phục vụ cho công việc phân tích, thiết kế hệ thống.
Cán bộ nghiệp vụ lập danh sách yêu cầu (bao gồm cả yêu cầu chuyển đổi dữ liệu và tích hợp hệ thống) của khách hàng và phân tích sự khác biệt giữa ERP và hệ thống cũ, xây dựng và cập nhật lại quy trình nghiệp vụ. Đồng thời, lập danh sách và thiết kế chức năng cho các công cụ chuyển đổi cần phát triển.
Thống nhất hệ thống thông tin để đáp ứng các quy trình nghiệp vụ tương lai, bao gồm: Sơ đồ cơ cấu tổ chức, Cấu trúc tài khoản, Cấu trúc kho…
Kiểm tra sự hoạt động của hệ thống, nhóm dự án tạo mẫu cho việc kiểm tra cho các tính năng của hệ thống mới, đưa ra danh mục báo cáo và danh sách các chức năng cần phát triển. Tiến hành hội thảo với khách hàng sau khi đã xây dựng được danh sách các báo cáo và các chức năng cần phát triển.
Trong suốt giai đoạn phân tích, thiết kế các thành viên nhóm nghiệp vụ xây dựng và tài liệu chi tiết của quy trình nghiệp vụ tương lai. Cán bộ công nghệ khảo sát hạ tầng công nghệ, đề xuất giải pháp hạ tầng Công nghệ thông tin cho khách hàng bao gồm:
-Hạ tầng mạng, máy móc thiết bị,…
-Các phương án xử lý sự cố
-Bảo mật dữ liệu, bảo mật hệ thống