3.2.1. Khảo sát, phân tích, thiết kế, cấu trúc kho của Tân Á
Tập đoàn Tân Á Đại Thành có nhà máy sản xuất tại khu công nghiệp Thị trấn Yên Mỹ, huyện Yên Mỹ, tỉnh Hưng Yên. Toàn bộ sản phẩm của tập đoàn cung cấp cho thị trường phía bắc được sản xuất tại đây. Nhà máy được chia làm các phân xưởng theo từng sản phẩm như: Phân xưởng bồn Inox, Phân xưởng bồn nhựa, Phân xưởng chậu… Trong từng phân xưởng được chia làm từng khu vực để tập kết NVL, bán thành phẩm, thành phẩm… Nguyên vật liệu về nhà máy được tập kết tại Kho NVL sau đó được phân phát đến từng phân xưởng sản xuất.
Tại mỗi chi nhánh được đặt một kho (kho chi nhánh), hàng hóa được vận chuyển đến chi nhánh kho theo yêu cầu mua hàng của từng chi nhánh. Giữa các chi nhánh có nghiệp vụ mua bán nội bộ, căn cứ vào lượng hàng tồn kho và mức tiêu thụ, chi phí vận chuyển của từng chi nhánh mà có thể thực hiện mua bán nội bộ giữa các chi nhánh để giảm chi phí. Mỗi kho tại chi nhánh được chia làm kho thường (nơi tập kết hàng hóa để bán), và kho xử lý (nơi tập kết hàng bị hư hỏng, lỗi chờ xử lý).
Hiện tại, Tân Á đang sử dụng phần mềm kế toán FAST trong đó có phân hệ kho nhưng chưa đáp ứng được nhu cầu. Tuy nhiên, các kho của chi nhánh được quản lý riêng trên máy client, dữ liệu được nhập vào, quản lý, tổng hợp theo từng chi nhánh. Sau đó, dữ liệu được xuất ra, chuyển lên kho tập đoàn. Kế toán trên tập đoàn nhập lại dữ liệu vào hệ thống và quản lý. Quy trình này có nhiều bất cập, không đảm bảo dữ liệu đúng, mất thời gian, kém hiệu quả.
Quá trình khảo sát hệ thống kho thực tế, cùng sự tư vấn của cán bộ nghiệp vu FPT, cấu trúc kho của tập đoàn được tổ chức trên ERP như sau:
Hinh 3.1. Sơ đồ cấu trúc kho Tân Á
Cấu trúc kho của Tân Á được tổ chức theo cấu trúc tổ chức kho chuẩn của Oracle và mang nhưng đăc thù riêng của kho của tập đoàn.
Theo cấu trúc trên, tổ chức kho của Tân Á được chia làm nhiều đơn vị (Operation Unit): Đơn vị nhà máy Hưng Yên và Các đơn vị chi nhánh trực thuộc Hưng Yên. Các đơn vị được tổ chức theo kho cấp 1 (Org), kho cấp 2 (Sub), vị trí (locator)...
Với đơn vị nhà máy Hưng Yên gồm 2 kho cấp 1: Kho có giá và Kho
đổi hàng.
- Kho có giá: Dựng để lưu trữ các Item để giao dịch, có quản lý giá, từng loại
Item được tổ chức theo từng kho cấp 2 (Sub) gồm các kho vật tư, kho thành phẩm… của từng phân xưởng. Các kho cấp 2 được phân theo từng kho cấp 3 (Locator) gồm Nhóm kho sản xuât, Nhóm kho thành phẩm, nhóm kho vật tư, Nhóm kho cửa hàng, Nhóm kho phế liệu)
- Kho đổi hàng: Dựng để lưu thông tin hàng chờ xử lý, điều chỉnh giá
Với các kho chi nhánh: gồm 3 kho cấp 1: Kho có giá, kho không giá,
kho đổi hàng
- Kho có giá: Dựng để lưu trữ thông tin về các Item được giao dich, chuyển
từ nhà máy đến, để bán cho khách hàng. 44
- Kho không giá: Dựng để lưu trữ thông tin Item bán cho khách hàng, bị lỗi hỏng, để bảo hành.
- Kho đổi hàng: Dựng để làm các giao dịch điểu chỉnh giá.
Cách tổ chức mã kho theo quy định sau:
Bảng 3.5. Tổ chức mã kho của Tân Á
Cấp kho Dạng kí hiệu Ví dụ
Kho cấp 1 (Organization)
XXX 005 110200 - VP Tân Á Hưng Yên
007 110201 - VP Tân Á Hưng Yên - CN Vĩnh Tuy
006 110200 - VP Tân Á Hưng Yên – SL
008 110201 - VP Tân Á Hưng Yên - CN Vĩnh Tuy
– SL Kho cấp 2
(Subinventory)
YYYY 1YYY Kho sản xuất
2YYY Kho vật tư
3YYY Kho thành phẩm 4YYY Kho Kho cấp 3 (Locator) XXX.YYYY. ZZ 005.1001.01 Locator thành phẩm/bán thành phẩm
005.1001.03 Locator vật liệu tại phân xưởng 005.1001.04 Locator chờ xử lý
Trong quá trình sản xuất, các Item sẽ được chuyển từ kho này sang kho khác hoặc giữa các kho cấp 2 trong nội bộ 1 kho, hoặc giữa các kho cấp 3 (locator).
Ví dụ: Khi phát lệnh sản xuất, nguyên vật liệu từ kho vật tư (2YYY) được chuyển sang kho sản xuất (1YYY). Sau khi sản xuất, các thành phẩm được chuyển về kho thành phẩm (3YYY).
Cách tổ chức mã Item theo quy định sau:
Mã Item được sử dụng tại Tân Á được tổ trức theo 8 khối quy định như sau:
Cấp phân
nhóm Số kí tự Ý nghĩa
Cấp 1 (S1) 1 Nhóm phân loại (Ví dụ: 1-Mã thành phẩm, 2-Bán
thành phẩm, 4-Nguyên vật liệu… )
Cấp 2 (S2) 3 Tên ngành hàng (Ví dụ: 001-Bồn Inox, 202-Bồn nhựa, 203-Chậu rửa…)
Câp 3 (S3) 2 Chủng loại hàng hoá (01-Bồn đứng, 02-bồn ngang…)
Cấp 4 (S4) 5 Theo dung tích bồn thực tế (Ví dụ : Bồn 500 lớt=00500, bồn trên 1000 lớt =00010)
Cấp 5 (S5) 3 Đường kính, quy cách (Ví dụ: chụp 1700= 170…)
Cấp 6 (S6) 3 Màu sắc, độ dày (Ví dụ: 045-Dày 0,45, 125-dày 1,25)
Cấp 7 (S7) 1 Nhãn hiệu (Ví dụ: 1-Tân Á, 2-Đại Thành, 3-Rossi…)
Cấp 8 (S8) 3 Số tự sinh
Ví dụ về mã Items trên hệ thống ERP
Bảng 3.7. Ví dụ về Mã Item
TÊN VẬT TƯ CHUNG TRÊN HỆ
THỐNG
ĐVT 1 ĐVT 2 S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 Mã ERP
Thân Bồn Inox Dai
Thanh 10.000LD Cái m3 1 101 01 00010 170 308 2 001
1.101.01.00010.170. 308.2.001
Thân Bồn Inox Rossi
10.000LD Cái m3 1 101 01 00010 170 308 3 001
1.101.01.00010.170. 308.3.001
Thân Bồn Inox Dai
Thanh 1.500LD ĐK980 Cái m3 1 101 01 01500 098 305 2 001
1.101.01.01500.098. 305.2.001
Thân Bồn Inox Rossi
1.500LD ĐK980 Cái m3 1 101 01 01500 098 305 3 001
1.101.01.01500.098. 305.3.001
Thân Bồn Inox TanA
2.500LD Cái m3 1 101 01 02500 137 306 1 001
1.101.01.02500.137. 306.1.001
Thân Bồn Inox Dai
Thanh 2.500LD Cái m3 1 101 01 02500 137 306 2 001
1.101.01.02500.137. 306.2.001
Thân Bồn Inox Rossi
2.500LD Cái m3 1 101 01 02500 137 306 3 001 1.101.01.02500.137. 306.3.001 INOX dải 201/2B Khổ 48 dầy 1.70 Kg 4 001 01 01212 004 170 0 801 4.001.01.01212.004. 170.0.801 INOX dải 201/2B Khổ 48 dầy 1.80 Kg 4 001 01 01212 004 180 0 801 4.001.01.01212.004. 180.0.801
Thân Bồn Inox Rossi
4.000LD ĐK1420 Cái m3 1 101 01 04000 142 308 3 001
1.101.01.04000.142. 308.3.001
3.2.2. Các quy trình nghiệp vụ quản lý kho tại Tân Á
Trên cơ sở giai đoạn khảo sát hệ thống, cùng với sự thống nhất giữa 2 bên, quy trình nghiệp vụ chuẩn của hệ thống kho Tân Á như sau:
Hình 3.2. Các quy trình nghiệp vụ sử dụng trong kho
Trong phạm vi đề tài, em xin phép mô tả một số quy trình chính được sử dụng trong phân hệ kho.
a. Quy trình tạo mã thành phẩm, vật tư, bán thành phẩm
Phạm vi áp dụng:Quy trình này được thực hiện trên hệ thống nhầm tạo ra
bộ mã chuẩn cho các Items trong kho để phục vụ cho việc quản lý.
Đối tượng áp dụng Khi có nhu cầu tạo mã mới từ các phòng ban bộ
phận trong công ty, bộ phận quản lý mã sẽ áp dụng quy trình này để tạo mã mới trên hệ thống.
Hình 3.3. Quy trình tạo mã vật tư, thành phẩm và bán thành phẩm