* Tại cỏc tổ giao nhận vật liệu cụng trường:
- Căn cứ kế hoạch yờu cầu cung cấp vật liệu của Nhà thầu thi cụng gửi theo Tuần, thỏng, quý trờn cơ sở hợp đồng cung cấp vật liệu đó được cỏc bờn thống nhất và xỏc nhận của Cụng ty trực tiếp là Phũng Cung ứng Vật tư, sau khi xỏc nhận vào bản kế koạch cung cấp do Nhà thầu thi cụng yờu cầu Phũng Cung ứng Vật tư chuyển cho Tổ giao nhận vật liệu cụng trường và Đơn vị cung cấp vật liệu để thực hiện cung cấp theo kế hoạch đó được cỏc bờn thống nhất với Nhà thầu thi cụng
- Căn cứ từng loại vật liệu mà Đơn vị cung cấp vật liệu giao nhận theo từng chuyến theo khối lượng thực tế giao nhận Nhà thầu thi cụng sẽ cấp cho Đơn vị cung cấp một phiếu giao nhận vật liệu (Liờn giao Chủ phương tiện cú gia trị thanh toỏn) để xỏc nhận khối lượng vật liệu, chủng loại vật liệu, chất lượng thực tế đó giao theo mẫu đó được cỏc bờn thống nhất:
- Cuối ngày hai bờn lập một Bảng kờ khối lượng vật liệu của từng loại giao trong ngày và được xỏc nhận của cỏc bờn trờn cơ sở cỏc Phiếu giao nhận vật liệu, cuối ngày Tổ giao nhận vật liệu của từng Gúi thầu bỏo cỏo lờn Phũng Cung ứng Vật tư về khối lượng vật liệu đó thực hiện trong ngày, cuối thỏng Tổ giao nhận vật liệu của Cụng ty sẽ chuyển Bảng kờ khối lượng thực hiện trong thỏng lờn phũng Tài chớnh Kế toỏn, để Phũng Tài chớnh Kế toỏn lập
Biờn bản đối chiếu cụng nợ thực hiện trong thỏng và xuất húa đơn cho Nhà thầu thi cụng làm cơ sở thanh quyết toỏn giữa Hai Bờn.
- Đối với Đơn vị cung cấp vật liệu cho Cụng ty cũng được thực hiện tương tư như đối với Nhà thầu thi cụng về quy trỡnh giao nhận vật liệu và cỏc Phiếu giao nhận vật liệu, Biờn bản đối chiếu khối lượng, Biờn bản đối chiếu cụng nợ trờn cơ sở khối lượng Cụng ty được Nhà thầu nghiệm thu, Cụng ty cung cấp, xỏc nhận cho Đơn vị cung cấp vật liệu một phiếu Giao nhận vật liệu theo từng xe, cuối ngày lập bảng giao nhận vật liệu để làm căn cứ cuối thỏng thực hiện thanh quyết toỏn giữa cỏc bờn.
* Tại Phũng Tài chớnh - Kế toỏn Chứng từ kế toỏn:
Căn cứ vào Biờn bản giao nhận vật liệu hàng ngày đó được cỏc bờn đối chiếu và tổng hợp khối lượng tập hợp cuối thỏng do Tổ giao nhận vật liệu ở cỏc Gúi thầu chuyển nờn, Phũng Tài chớnh Kế toỏn tiến hành kiểm tra khối lượng thực hiện trong thỏng của từng loại vật liệu và lập Biờn bản đối chiếu cụng nợ thực hiện trong thỏng giữa Cụng ty và Nhà thầu thi cụng để ký xỏc nhận đồng thời làm căn cứ để phũng Tài chớnh Kế toỏn xuất húa đơn GTGT cho Nhà thầu thi cụng.
Do đặc thự của việc cung cấp, giao nhận vật liệu diễn ra liờn tục, khối lượng lớn nờn cụng việc xuất húa đơn để xỏc nhận việc chuyển giao quyền sở hữu, định đoạt cho người bỏn và làm cơ sở thanh quyết toỏn giữa hai bờn chỉ được thực hiện vào ngày cuối thỏng.
Hoỏ đơn GTGT: chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh, xỏc định khối lượng, giỏ trị hàng xuất bỏn. Do vậy hoỏ đơn cần ghi rừ đầy đủ chi tiết nụi dung của hoỏ đơn và được lập thành 3 liờn: Liờn1 dựng lưu lại với cuống sổ; Liờn 2 giao cho khỏch hàng; Liờn 3 dựng thanh toỏn.
*Tài khoản kế toỏn sử dụng:
Để phục vụ quỏ trỡnh bỏn hàng kế toỏn Cụng ty sử dụng một số tài khoản sau: - TK 156 “Hàng hoỏ”; TK 632 “Giỏ vốn hàng bỏn”; TK 511 “Doanh thu bỏn hàng”; TK 521 “Cỏc khoản giảm trừ doanh thu”; TK 531 “Hàng bỏn bị trả lại”; TK333 “Thuế và cỏc khoản phải nộp nhà nước”; TK 112 “ Tiền gửi ngõn hàng”; TK 131 “Phải thu của khỏch hàng”
Tại phũng Tài chớnh Kế toỏn, Cỏn bộ được phõn cụng thực hiện phần hành Kế toỏn vật tư hàng húa, bỏn hàng căn cứ vào từng loại vật tư, hàng húa mở sổ kế toỏn theo dừi chi tiết cho từng chủng loại mặt hàng, mỗi mặt hàng được được mó húa cho một ký hiệu và tờn của từng loại vật liệu đó được lập trỡnh sẵn trờn phần mềm kế toỏn. Do Cụng ty mua hàng húa và xuất bỏn trực tiếp khụng qua kho nhưng để thuận cho việc theo dừi khối lượng của từng thỏng, từng loại vật liệu và của từng gúi thầu, mỗi một gúi thầu sẽ được mở cho một kho để theo dừi chi tiết cho từng loại vật liệu và tổng hợp khối lượng của từng gúi thầu cho cả quỏ trỡnh thực hiện để phục vụ cho yờu cầu quản trị của Cụng ty.
Do vậy để tiện cho việc theo dừi phũng Kế toỏn mở chi tiết cho từng mặt hàng:
VD:
- CAT.01: Cỏt đen san lấp
- CAT.02: Cỏt dựng cho thi cụng cọc cỏt ... Đối với kho hàng húa:
- Gúi EX-1: Kho EX-1; Gúi EX-2: Kho EX-2; Gúi EX-3: Kho EX-3
*Trỡnh tự luõn chuyển chứng từ.
Cụng ty Cổ phần Vật liệu và Đầu tư VIDIFI và Tổng Cụng ty China Road&Bridge Corporation Thầu chớnh thực hiện Gúi thầu xõy lắp EX-3 Dự ỏn Đường ụ tụ cao tốc Hà Nội - Hải Phũng về việc cung cấp vật liệu phục vụ thi cụng với giỏ vật liệu được ký kết trong hợp đồng như sau: Cỏt đen san lấp: giỏ bỏn chưa thuế là: 62.815 đ/1m3; Khối lượng tạm tớnh theo hợp đồng đó ký là: 3.455.000 m3
Trong thỏng 3/2012 Cụng ty thực hiện cung cấp khối lượng vật liệu cho Tổng Cụng ty China Road&Bridge Corporation Thầu chớnh thực hiện Gúi thầu xõy lắp EX-3 Dự ỏn Đường ụ tụ cao tốc Hà Nội - Hải Phũng với khối lượng cụ thể như sau:
- Cỏt đen san lấp khối lượng là: 71.788,81m3
Tổng giỏ trị chưa thuế là: 4.509.414.100 đồng; Thuế VAT 10%: 450.941.410 đồng Tổng giỏ trị cả thuế là: 4.960.355.510 đồng Mẫu Húa đơn GTGT
Công ty cổ phần vật liệu và đầu t vidifi
Địa chỉ: Số 4, Ngừ 56 phố Ngụ Xuõn Quảng, thị trấn Trõu Quỳ huyện Gia lõm, Hà Nội
Số TK: 080009101945 NH TMCP Nhà Hà Nội - CH Hàng Trống Mã số thuế: 0104380525 Tel: 04. 37679362 Fax: 04.37679363 Website: http://www.mvidifi.vn Hoá đơn (GTGT)
Liên: 2 Giao người mua
Ngày 31 tháng 3 năm 2012
Mẫu số: 01GTKT-3LL-01
Ký hiệu: VL/11P
Số: 00004
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
01 Cỏt đen san lấp m3 71.788,81 62.815 4.509.414.100
Cộng tiền hàng: 4.509.414.100
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 450.941.410 Tổng cộng tiền thanh toán: 4.960.355.510
Số tiền viết bằng chữ: Bốn tỷ chớn trăm sỏu mươi triệu ba trăm năm mươi năm nghỡn
năm trăm mười đồng
Ngời mua hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) Ngời bán hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên) Thủ trởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Họ tên người mua hàng:
Đơn vị: Tổng Cụng ty China Road&Bridge Corporation -Gúi thầu xõy lắp EX-3 đường ụ tụ cao tốc Hà Nội-Hải Phũng
Địa chỉ: Số 8a Lực Điền, Minh Chõu, Yờn Mỹ, Hưng yờn
Số tài khoản...
Căn cứ vào Biờn bản đối chiếu khối lượng, Biờn bản đối chiếu cụng nợ và Húa đơn GTGT xuất cho người mua kế toỏn hạch toỏn trờn phần mềm kế toỏn như sau:
- Từ giao diện phần mềm kế toỏn chọn phần hành kế toỏn Bỏn hàng
Từ phần hành kế toỏn Bỏn hàng đó chọn sẽ hiện ra cỏc phần hành chi tiết như Bỏn hàng thu tiền ngay, Bỏn hàng chưa thu tiền, Hàng bỏn bị trả lại ... kế toỏn chọn phần Bỏn hàng chưa thu tiền màn hỡnh giao diện kế toỏn Bỏn hàng chưa thu tiền hiện ra.
mua đó lập trỡnh Kế toỏn chọn từng mục đó được lập trỡnh mặc định sẵn để thực hiện cỏc bước hạch toỏn. Để phục vụ cho việc theo dừi chi tiết cụng nợ và tổng hợp cụng nợ của từng đối tượng khỏch hàng và bỏo cỏo quản trị theo yờu cầu của Cụng ty, nờn dự khỏch hàng mua hàng trả tiền ngay hay trả chậm đều hạch toỏn vào Tài khoản 131 – Phải thu khỏch hàng chi tiết cho từng đối tượng, trỡnh tự hạch toỏn như sau:
- Hạch toỏn doanh thu, thuế đầu ra, cụng nợ phải thu như sau: Nợ TK 131 (EX3): 4.960.355.510 đồng Cú TK 511 (5111): 4.509.414.100 đồng Cú TK 333 (3331): 450.941.410 đồng - Hạch toỏn phản ỏnh giỏ vốn hàng bỏn: Nợ TK 632: 4.278.613.076 đồng Cú TK 156 (1561): 4.278.613.076 đồng
- Khi Tổng Cụng ty China Road&Bridge Corporation Thầu chớnh thực hiện Gúi thầu xõy lắp EX-3 thực hiện thanh toỏn theo hợp đồng căn cứ theo giỏ trị khối lượng thực hiện thanh toỏn, và Giấy bỏo cú của Ngõn hàng thụng bỏo về việc Nhà thầu thanh toỏn tiền kế toỏn hạch toỏn như sau:
Nợ TK 112 (1121): 5.000.000.000 đồng
Cú TK 131(EX3): 5.000.000.000 đồng
- Trỡnh tự hạnh toỏn trờn phần mềm kế toỏn như sau từ giao diện chọn phần hành kế toỏn Ngõn hàng chọn phần hành “Nộp tiền vào tài khoản” cỏc giao diện về phần hạch toỏn như sau :
Đối với phần hành kế toỏn mua hàng phản ỏnh việc nhập kho hàng húa cũng được thực hiện tương tư như đối với phần hành Kế toỏn bỏn hàng và được thực hiện hạch toỏn nhập hàng húa trước khi thực hiện phần hành Kế toỏn bỏn hàng
Căn cứ vào hồ sơ bao gồm: Phiếu giao nhận vật liệu, Bảng đối chiếu khối lượng, Biờn bản đối chiếu cụng nợ, Húa đơn GTGT kế toỏn lập phiếu Nhập kho và hạnh toỏn:
- Phản ỏnh nhập kho hàng húa:
Nợ TK 156 (1561): 4.278.613.076 đồng Nợ TK 133 (1331): 427.861.308 đồng
Cú TK 331 (UDIC-EX3): 4.706.474.384 đồng - Khi thanh toỏn kế toỏn hạch toỏn:
Nợ TK 331 (UDIC-EX3): 4.000.000.000 đồng Cú TK 112 (1121): 4.000.000.000 đồng - Kế toỏn tớnh và xỏc định thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Nợ TK 333(3331): Thuế GTGT được khấu trừ
sơ tổng hợp kế toỏn tổng hợp và kết chuyển sang TK 911 để xỏc định kết quả kinh doanh.
Nợ TK 911: 4.278.613.076 đ
Cú TK 632: 4.278.613.076 đ
- Tổng Doanh thu cuối thỏng kết chuyển sang TK 911, trong thỏng khụng cú giảm doanh thu kế toỏn ghi:
Nợ TK 511: 4.509.414.100 đ
Cú TK 911: 4.509.414.100 đ + Phiếu xuất kho;
+ Sổ chi tiết;
+ Sổ Nhật ký chung, Sổ cỏi
PHIẾU XUẤT KHO Số: BHD11/006
Ngày 31 thỏng 03 năm 2012 Nợ: 131 Cú: 5111
Họ tờn người nhận hàng: Tổng Cụng ty China Road and Bridge Corporation – Gúi thàu xõy lắp EX 3 đường ụ tụ cao tốc Hà Nội – Hải Phũng
Địa chỉ: 8A phố Lực Điền, thụn Lực Điền, xó Minh Chõu, Yờn Mỹ, Hưng Yờn
Điện thoại:
………. Mó số thuế: Xuất kho theo BB đối chiếu từ 1/3/2012 đến 31/3/2012
Nhõn viờn bỏn hàng:
………. Xuất tại kho: Kho hàng húa gúi EX 3 KV Hưng Yờn
ST T Mó hàng Diễn giải ĐV T Mó kho Số lượng Đơn giỏ Thành tiền 1 CAT.01 Cỏt đen đắp nền M3 1561.27 71.788,81 59.600 4.278.613.0
76
Cộng 4.278.613.0
76
Số tiền bằng chữ: Bốn tỷ hai trăm bảy mươi tỏm triệu sỏu trăm mười ba nghỡn khụng trăm bảy mươi sỏu đồng chẵn.
Ngày 31.thỏng3 năm 2012
Cụng ty Cổ phần Vật liệu và Đầu tư VIDIFI
SỔ CHI TIẾT CễNG NỢ PHẢI THU
Tài khoản 131
Từ ngày 01/3/2012 đến 31/3/2012
Mó khỏch hàng: EX3 Tờn khỏch hàng: Tổng Cụng ty China Road&Bridge
Corporation -Gúi thầu xõy lắp EX-3 đường ụ tụ cao tốc Hà Nội-Hải Phũng
Số CT Ngày HT Diễn giải Tài
khoản TK đối ứng Nợ Cú Số dư đầu kỳ 2.564.594.946 000004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng
3 Gúi thầu EX-3 131 511 4.509.414.100
000004 31/3/2011
Xuất bỏn vật liệu thỏng
3 Gúi thầu EX-3 131 3331 450.941.410
NT03/01 31/3/2011
Thu tiền bỏn Gúi thầu
EX-3 131 1121 5.000.000.000
Tổng cộng phỏt sinh 4.960.355.510 5.000.000.000
Số dư cuối kỳ 2.524.950.456
Cụng ty Cổ phần Vật liệu và Đầu tư VIDIFI
SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG
Từ ngày 01/3/2012 đến 31/3/2012
Mó hàng: CAT.01 Tờn hàng: Cỏt đen san lấp
Số CT Ngày hạch
toỏn Diễn giải Khối lượng
Đơn giỏ
Thành tiền
(Doanh thu) Giỏ vốn
00004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng 3 Gúi thầu EX-3 71.788,81 62.815 4.509.414.100 4.278.613.076 Tổng cộng phỏt sinh 71.788,81 4.509.414.100 4.278.613.076 Ngày thỏng năm 2012
Cụng ty Cổ phần Vật liệu và Đầu tư VIDIFI Mẫu số: 03-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC
Ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ NHẬT Kí CHUNG
Chứng từ Diễn giải Đó ghi sổ cỏi TKDU Số phỏt sinh
Số
hiệu Ngày, thỏng Nợ Cú
0076 31/3/2011 Nhập kho vật liệu mua của Cty Hà Thành thỏng 3/2011 x 1561 4.278.613.076
0076 31/3/2011 Nhập kho vật liệu mua của Cty Hà Thành thỏng 3/2011 x 331 4.278.613.076 0076 31/3/2011 Nhập kho vật liệu mua của Cty Hà Thành thỏng 3/2011 x 1331 427.861.308
0076 31/3/2011 Nhập kho vật liệu mua của Cty Hà Thành thỏng 3/2011 x 331 427.861.308 00004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng 3 Gúi thầu EX-3 x 131 4.509.414.100
00004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng 3 Gúi thầu EX-3 x 5111 4.509.414.100
00004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng 3 Gúi thầu EX-3 x 131 450.941.410
00004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng 3 Gúi thầu EX-3 x 3331 450.941.410
00004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng 3 Gúi thầu EX-3 x 632 4.278.613.076
00004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng 3 Gúi thầu EX-3 x 1561 4.278.613.076
Tổng cộng phỏt sinh 9.666.829.894 9.666.829.894
Sổ này cú 15 trang, đỏnh trang 1 đến trang 15.
Ngày thỏng năm 2012
Cụng ty Cổ phần Vật liệu và Đầu tư VIDIFI
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 131- Phải thu khỏch hàng Thỏng 3/2012
Số CT
Ngày hạch toỏn
Diễn giải Tài
khoản TK đối ứng Nợ Cú Số dư đầu kỳ 2.564.594.946 000004 31/3/201 1 Xuất bỏn vật liệu thỏng 3
Gúi thầu EX-3 131 5111 4.509.414.100
000004
31/3/201 1
Xuất bỏn vật liệu thỏng 3
Gúi thầu EX-3 131 3331 450.941.410
NT03/0 1
31/3/201
1 Thu tiền bỏn Gúi thầu EX-3 1121 131 5.000.000.000
...
Tổng cộng phỏt sinh 4.960.355.510 5.000.000.000
Số dư cuối kỳ 2.524.950.456
Ngày thỏng năm 2012
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 511- Doanh thu bỏn hàng húa Thỏng 3/2012 Số CT Ngày hạch toỏn Diễn giải Tài khoả n TK đối ứng Nợ Cú 0000 04 31/3/20 11 Xuất bỏn vật liệu thỏng
3 Gúi thầu EX-3 5111 131
4.509.414.1 00 XDK Q 31/3/20 11
Kết chuyển doanh thu để xỏc định KQKD thỏng 3/2011 5111 9111 4.509.414.1 00 Tổng cộng phỏt sinh 4.509.414.1 00 4.509.414.1 00 Số dư cuối kỳ x X Ngày thỏng năm 2012
Cụng ty Cổ phần Vật liệu và Đầu tư VIDIFI
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 632- Giỏ vốn hàng bỏn Thỏng 3/2012
Số CT
Ngày hạch toỏn
Diễn giải Tài
khoản TK đối ứng Nợ Cú 000004 31/3/2011 Xuất bỏn vật liệu thỏng
3 Gúi thầu EX-3 632 1561 4.278.613.076
XDKQ 31/3/2011 Kết chuyển giỏ vốn để xỏc định KQKD thỏng 3/2011 632 9111 4.278.613.076 Tổng cộng phỏt sinh 4.278.613.076 4.278.613.076 Số dư cuối kỳ x X Ngày thỏng năm 2012
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản 911- Xỏc định kết quả kinh doanh Thỏng 3/2011
Số CT Ngày hạch
toỏn Diễn giải
Tài khoản TK đối ứng Nợ Cú 000004 31/3/2011 Kết chuyển doanh thu để xỏc định KQKD thỏng 3/2011 9111 5111 4.509.414.100 XDKQ 31/3/2011 Kết chuyển giỏ vốn để xỏc định KQKD thỏng 3/2011 9111 632 4.278.613.076 XDKQ 31/3/2011 Kết chuyển CP QLDN để xỏc định KQKD thỏng 3/2011 9111 642 151.526.300 XDKQ 31/3/2011 Kết chuyển lợi nhuận KQKD thỏng 3/2011 9111 4212 79.274.724