* Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần Vật liệu và Đầu tư VIDIFI
* Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận trong cụng ty
Điều hành bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty cú 4 thành viờn và được phõn thành:
- Kế toỏn trưởng:
+ Kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm trước Giỏm đốc cụng ty và Hội đồng quản trị về cỏc cụng việc thuộc phạm vi trỏch nhiệm và quyền hạn của Kế toỏn trưởng
+ Chịu trỏch nhiệm tổ chức cụng tỏc kế toỏn và bộ mỏy kế toỏn phự hợp với tổ chức kinh doanh của cụng ty, khụng ngừng cải tiến tổ chức bộ mỏy kế toỏn đơn giản, gọn nhẹ, phự hợp với yờu cầu quản lớ và hoạt động của Cụng
Kế Toỏn Vật tư, bỏn hàng, Thuế, theo dừi cụng nợ
Kế toỏn Ngõn hàng, tiền vay, kế toỏn tiền lương và bảo hiểm, quản lý
quỹ tiền mặt. Kế toỏn Tổng hợp, kế toỏn tiền mặt, TSCĐ, CCDC Kế toỏn trưởng
ty, điều hành toàn bộ hoạt động của Phũng Tài chớnh - Kế toỏn.
+ Tổ chức ghi chộp, tớnh toỏn và phản ỏnh chớnh xỏc, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phõn tớch kết quả hoạt động kinh doanh của Cụng ty;
+ Lập đầy đủ và nộp đỳng hạn cỏc bỏo cỏo kế toỏn và quyết toỏn của Cụng ty theo chế độ hiện hành; Tổ chức bảo quản, lưu trữ cỏc tài liệu kế toỏn, giữ bớ mật cỏc tài liệu và số liệu kế toỏn bớ mật của cụng ty.
+ Tổ chức phõn tớch cỏc hoạt động kinh tế trong cụng ty một cỏch thường xuyờn, nhằm đỏnh giỏ đỳng đắn tỡnh hỡnh, kết quả và hiệu quả kế hoạch kinh doanh của cụng ty, phỏt hiện những lóng phớ và thiệt hại của cụng ty đó xảy ra, những việc làm khụng cú hiệu quả, những trỡ trệ trong kinh doanh để cú biện phỏp khắc phục, bảo đảm kết quả hoạt động và doanh lợi ngày càng tăng;
- Kế toỏn Tổng hợp, kiờm kế toỏn tiền mặt, kế toỏn Tài sản cố định, Cụng cụ dụng cụ:
+ Tiếp nhận cỏc hồ sơ liờn quan đến thanh toỏn tiền mặt, kiểm tra tớnh đỳng đắn, hợp lý, hợp lệ lập phiếu thu, chi trỡnh Kế toỏn trưởng và Giỏm đốc ký duyệt; Định kỳ đối chiếu quỹ tiền mặt với thủ quỹ về số dư tiền mặt.
+ Theo dừi cỏc khoản cụng nợ phải thu, phải trả nội bộ trờn tài khoản: 136, 138, 141, 336, 338 ...; Đụn đốc cỏc cỏ nhõn trong cụng ty thanh toỏn cỏc khoản tạm ứng, cỏc khoản nợ khỏc cú liờn quan. Định kỳ hàng quý lập biờn bản đối chiếu cụng nợ nội bội với cỏc cỏ nhõn cú liờn quan.
+ Kiểm tra soỏt xột toàn bộ hồ sơ đầu tư, mua sắm TSCĐ, CCDC theo đỳng trỡnh tự đầu tư, mua sắm của Cụng ty và phỏp luật; Thẩm quyền phờ duyệt giỏ trị đầu tư, phờ duyệt quyết toỏn, hạch toỏn theo dừi chỉ tiờu số lượng, giỏ trị, bộ phận sử dụng, hành thỏng trớch lập khấu hao, phẩn bổ CCDC.
cỏc Bỏo cỏo tài chớnh định kỳ
- Kế toỏn Vật tư, bỏn hàng và theo dừi cụng nợ.
+ Theo dừi, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh tại cỏc Gúi thầu bao gồm:
+ Theo dừi, giỏm sỏt tỡnh hỡnh nhập vật tư, dự trữ, đối chiếu chi tiết việc mua bỏn hàng húa, nhập xuất tồn của từng Gúi thầu. Trờn cơ sở Biờn bản đối chiếu khối lượng, giỏ trị, húa đơn và cỏc chứng từ liờn quan hạch toỏn, lập phiếu nhập, xuất kho hàng húa trỡnh lónh đạo ký duyệt.
+ Theo dừi toàn bộ cỏc hợp đồng mua hàng, bỏn hàng, tiền tạm ứng, cụng nợ phải thu, phải trả của cỏc nhà cung cấp, nhà thầu thi cụng, lập Biờn bản đối chiếu cụng nợ phải thu, phải trả, lập hồ sơ thanh toỏn theo từng Gúi thầu đó quy định trỡnh lónh đạo ký duyệt.
+ Tổng hợp khối lượng của từng khỏch hàng tại tất cả cỏc Gúi thầu trờn cơ sở Biờn bản đối chiếu khối lượng, giỏ trị khối lượng thực hiện, cụng nợ, căn cứ hợp đồng bỏn hàng lập húa đơn xuất bỏn cho khỏch hàng. Tổng hợp toàn bộ cụng nợ phải thu, phải trả theo định kỳ hàng tuần, thỏng, quý, năm bỏo cỏo phũng và lónh đạo Cụng ty.
+ Định kỳ hàng thỏng căn cứ vào cỏc hồ sơ, chứng từ mua hàng húa, dịch vụ đầu vào, đầu ra phỏt sinh trong thỏng kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lý, hợp lệ của húa đơn tiến hành lập tờ khai, quyết toỏn thuế GTGT; Đối với thuế TNCN căn cứ vào bảng lương hàng thỏng tổng hợp lập tờ khai quyết toỏn thuế trong thỏng đối chiếu với số liệu hạch toỏn, kờ khai trờn phần mềm kế toỏn đỳng, khớp với số liệu kờ khai trỡnh lónh đạo cụng ty ký duyệt.
- Kế toỏn Ngõn hàng, tiền vay, kế toỏn tiền lương và bảo hiểm, quản lý quỹ tiền mặt.
+ Thực hiện cỏc giao dịch với ngõn hàng, theo dừi chi tiết từng lần phỏt sinh tiền gửi chuyển đến, đi, số dư chi tiết đối với từng ngõn hàng.
+ Lập phương ỏn vay vốn cho từng hợp đồng vay khi Trưởng phũng yờu cầu trờn cơ sở cỏc hợp đồng kinh tế đó ký kết lập phương ỏn vay vốn của từng ngõn hàng mà cụng ty đó ký kết hạn mức tớn dụng trỡnh Trưởng phũng và lónh đạo ký duyệt.
+ Kế toỏn tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương: Căn cứ vào bảng chấm cụng, bảng thanh toỏn lương do phũng Hành chớnh Nhõn sự chuyển đến, tiếp nhận, kiểm tra số liệu tớnh toỏn lương của từng người theo đỳng Quy chế tiền lương của Cụng ty và quyết định hệ số lương, hỡnh thức trả lương trong hợp đồng lao động của từng người. Theo dừi và trớch lập cỏc khoản trớch theo lương của toàn Cụng ty
+ Thực hiện thu chi tiền mặt: Căn cứ vào chứng từ gốc thu, chi tiền mặt. Kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lý, hợp lệ của cỏc chứng từ, đầy đủ chữ ký duyệt của lónh đạo Cụng ty duyệt; Căn cứ chứng từ, số tiền đó duyệt tiến hành thu, chi theo lệnh đó ký, người nộp tiền, nhận tiền phải ký ghi rừ họ tờn số tiền nhận trước khi ra khỏi quỹ.
+ Hàng ngày vào sổ quỹ tiền mặt, bỏo cỏo thu chi, số dư tiền mặt cuối ngày, thỏng đối chiếu với kế toỏn thanh toỏn cỏc khoản chi tiờu nội bộ giữa sổ quỹ tiền mặt và số tiền theo dừi của kế toỏn thanh toỏn tiền mặt.