1. Kho nguyên vật liệu
2.2.3. Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ
Mọi nghiệp vụ biến động của từng loại thành phẩm đều phải được phản ánh vào chứng từ phù hợp và đúng nội dung đã quy định. Trên cơ sở đó tiến hành phân loại, hoàn chỉnh chứng từ, nhập số liệu vào máy để máy tính tự động chuyển tới các sổ kế toán thích hợp.
Hiện nay, Công ty sử dụng các chứng từ như: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho gửi đại lý, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và Hoá đơn giá trị gia tăng. Các chứng từ này được lập thành ba liên, tuỳ thuộc vào nội dung chứng từ mà mỗi liên được gửi tới nơi theo quy định. Trình tự luân chuyền chứng từ có thể được tóm tắt qua sơ đồ sau:
Chứng từ và thủ tục nhập kho thành phẩm
52
Sản phẩm của Công ty sau khi hoàn thành ở giai đoạn công nghệ cuối cùng được phòng kiểm tra chất lượng (QA) xác nhận là đạt yêu cầu thì sẽ nhập kho. Hàng ngày, ở các xí nghiệp trực tiếp sản xuất có sản phẩm hoàn thành sẽ được tổ phó mang đến kho. Phòng kho vận sẽ viết phiếu nhập kho, thủ kho làm nhiệm vụ đối chiếu số liệu hàng nhập kho do tổ phó mang đến và ký xác nhận vào phiếu. Phiếu nhập kho được nhập thành 3 liên:
- Liên 1: được phòng kho vận giữ lại để làm cơ sở đối chiếu sau này.
- Liên 2: thủ kho giữ lại làm căn cứ ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán.
- Liên 3: để người tổ phó giữ lại từ đó làm cơ sở để tính lương cho công nhân phân xưởng mình.
Biểu số 1: Mẫu phiếu nhập kho
Mẫu số 01-VT
Đơn vị:…..
PHIẾU NHẬP KHO Theo QĐ: 1141 TC/QĐ/CĐKT
Địa chỉ:….
Ngày 15 tháng 1 năm 2005 Ngày 01/11/1995 của BTC
Số: 11 Nợ… Có…
Họ và tên người giao hàng:XN2
Theo …số… Ngày…tháng…năm…của……… Nhập tại kho : Thành phẩm nội địa - A Tuấn
ST T T
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sp, hh) Mã số Đơn vị tính Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
c.từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Sơ mi dài tay HHXN Chiếc 156 156
Tổng cộng 156 156
Cộng tiền hàng:
Thuế suất GTGT……….. % tiền thuế GTGT………..
Tổng cộng tiền thanh toán:……….. Số tiền bằng chữ:……….
53
Nhập, ngày…..tháng…..năm 200… Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
Kế toán Thủ trưởng trưởng đơn vị
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Nguồn:Phòng TC- KT Chứng từ và thủ tục xuất kho thành phẩm
Hiện nay, Công ty sử dụng các chứng từ xuất kho thành phẩm như sau:
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Khi các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, hoặc xí nghiệp địa phương có yêu cầu thì phòng kho vận sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được lập thành 3 liên: -Liên 1: lưu tại phòng kho vận
-Liên 2: do đơn vị nhận hàng giữ
-Liên 3: thủ kho giữ để làm căn cứ ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lên phòng kế toán.
Biểu số 2: Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: PHIẾU XUẤT KHO
Đơn vị:….. Mẫu số: 03 PXK_3LL
Địa chỉ:…. KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ AM/2003B Điện thoại:… Liên 3: nội bộ 0088248
Mã số thuế:….
Ngày 18 tháng 1 năm 2005
Căn cứ vào lệnh điều động số………..ngày …tháng…năm…
Của ………Về việc : Xuất cho cửa hàng giới thiệu sản phẩm Họ tên người vận chuyển : Ông Thành. Hợp đồng số: 01 - MAN
Phương tiện vận chuyển : Ô tô 29 - 5762
Xuất tại kho : Thành phẩm nội địa 1 Nhập tại kho : Cửa hàng 6 - Lê Thái Tổ
STT Tên, nhãn hiệu, quy Mã Số lượng Đơn giá Thành tiền
54
cách, phẩm chất vật tư (sp, hh) số Đơn vị tính Theo CT Thực xuất A B C D 1 2 3 4
1 Sơ mi dài tay HHXN Chiếc 80 110.000 8.800.000
2 Sơ mi Prim 3087 ... 70 88.000 6.160.000
Tổng cộng 160 14.960.000
Xuất, ngày….tháng….năm…. Nhập, ngày….tháng…..năm….
Người lập biểu Thủ kho xuất Người vận Thủ kho nhập
(ký, họ tên) (ký, họ tên) chuyển (ký, họ tên)
(ký, họ tên)
(Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hoá đơn) Nguồn: Phòng TC- KT