2.3.1. Đặc điểm, phân loại NVL sản xuất bánh kẹo tại công ty cổ phần Tràng An a, Đặc điểm nguyên vật liệu
Với đặc điểm là một công ty chuyên sản xuất các loại sản phẩm thuộc hàng công nghệ thực phẩm la bánh kẹo phục vụ cho nhu câu trong nước va xuất khẩu do đó sản phẩm của công ty đa dạng về sản phẩm, phong phú về chủng loại với khối lớn như các loại bánh quy, bánh kem xốp, kẹo cam, sôcôla …Điều đó cho thấy tính phức tạp và đa dạng về nguyên vật liệu sử dụng trong sản xuất. Các loại nguyên liệu chủ yếu là mua ngoài bằng việc nhập khẩu hay mua trong nước
- Nguyên vật liệu nhập khẩu: như bột mì là nguyên vật liệu chính nên được nhập khẩu nhiều nhất( nguyên vật liệu chính), chiếm tỷ trọng cao trong chi phí trong sản xuất bánh kẹo, loại nguyên vật liệu này được nhập hoan toàn 100%. Ngoài ra công ty nhập khẩu một số loại hương liệu, tinh dầu, nguyên liệu cao cấp dùng cho bánh mềm. Trong đó, bột mỳ được nhập khẩu từ một số nước như Trung quốc, Anh, Pháp,Nga. Nhập các loại hương liệu, tinh dầu các vật liệu khác như vanillin, tinh dầu cam, xoài, dứa, bisca, dâu…
- Nguyên vật liệu được mua trong nước như đường( của công ty cổ phần Phương Bắc) là nguyên liệu chính trong sản xuất, cùng các nhà máy đường trong nước cũng là những đối tác cung cấp nguồn nguyên liệu đường phần lớn cho công ty.
- Vật liệu phụ khác như túi Lôly 15 que, nhãn lôly mặt sau, thùng lôly, 8 x 12 x 15(loly pop) , thùng kẹo hộp, thùng chewy, thùng bánh quy kem cracker,
khay bánh, khay nhựa, hộp nhựa… của công ty cổ phần Tiến thành, công ty TNHH Quang Quân, công ty Phương bắc…
Với đặc điểm sản xuất là bánh, kẹo nên chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu và điều này bắt nguồn từ chất lượng nguyên vật liệu, vi vậy việc bảo quản và dự trữ nguyên vật liệu là rất quan trọng góp phần quyết định sản phẩm làm ra có đủ sức cạnh tranh, giữ uy tín va thu hút khách hàng hay không.chính vì vậy mà công ty rất chú trọng trong công tác phân loại, bảo quản nguyên vật liệu sản xuất. Các kho dự trữ được bố trí cẩn thận, tránh dột nát, ẩm mốc, gân các phân xưởng sản xuất nên rất thuận tiện cho việc chuyên chở và cung ứng nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất.
b, Phân loại nguyên vật liệu
Việc phân loại hợp lý nguyên vật liệu cũng là một khâu cực kỳ quan trọng giúp cho việc hạch toán chính xác, đầy đủ khối lượng lớn nguyên vật liệu, công ty đã sử dụng cách phân loại theo công dụng, vai trò và mức cần thiết như sau:
- Nguyên vật liệu chính: đường RS, bột mỳ…
- Nguyên vật liệu phụ: tinh dầu, bột tan, bột dâu, phẩm màu, nha,… - Nhiên liệu như xăng dầu, khí đốt..
- Phụ tùng thay thế: áptômát, nhựa, vòng bi, bánh răng các loại sử dụng trong kỹ thuật…
Các loại phế liệu, bao bì, vật liệu khác
Trong việc phân loại như vậy công ty cũng đã xây dựng cách thức quản lý chặt chẽ, đồng thời quy rõ trách nhiệm cho từng bộ phận trong trương hợp hao hụt, mất mát, hư hỏng va ngươi quản lý kho buộc phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý của kho mình.
Với hình thức Nhật ký chung mà công ty đang sử dụng và hạch toán kê khai thường xuyên đối với kế toán tổng hợp và phương pháp ghi thẻ song song với hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Điều này đã phát huy được hiệu quả khi công ty áp dụng với phần mềm kế toán trên máy vi tính, tuy các nghiệp vụ có khối lượng rất lớn nhưng vẫn được giải quyết nhanh chóng và rất hợp lý, giảm công việc cho nhân viên kế toán.
* Tại kho: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ nhập, xuất, trên cơ sở đó đối chiếu số thực nhập, thực xuất, thủ kho sử dụng thẻ kho để tiến hành ghi chép tinh hình N- X- T kho của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng.
Mỗi loại nguyên vật liệu sử dụng một tờ thẻ kho, tập hợp thành một bộ thẻ kho để theo dõi chung. Thẻ kho được sắp xếp theo loại, theo nhóm, thứ nguyên vật liệu theo ký mã riêng để tiện cho việc sử dụng, ghi chép, kiểm tra, đối chiếu và quản lý.
Khi nhận được chứng từ về nhập xuất kho, thủ kho thực hiện việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, của chứng từ. Sau khi nhập kho hoặc xuất kho nguyên vật liệu xong thủ kho ghi số lượng thực nhập, thực xuất vao thẻ kho và ký vào phiếu nhập, xuất kho. Các chứng từ nhập, xuất được thủ kho tập hợp lại để sau đó chuyển cho phòng kế toán nguyên vật liệu phụ trách theo dõi số lượng và giá trị nguyên vật liệu của từng kho.
Mỗi thẻ kho có thể mở cho một năm, chi tiết theo từng tháng, mở trên một tờ hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép hàng ngày các nghiệp vụ trên thẻ kho đó.Thẻ kho được dùng cho từng loại vật tư, sản phẩm, hàng hóa, nhãn hiệu quy cách ở cùng môt kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày.
Hàng ngày, thủ kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất để ghi vào các cột tương ứng, sau đó tính tồn kho
Cuối tháng, thủ kho tính toán số dư tồn kho của từng loại nguyên vật liệu để đối chiếu với số liệu phòng kế toán.
Từ các tờ thẻ kho, thủ kho sẽ lập báo cáo tồn kho vào cuối tháng.sau đó gửi lên phòng kế toán để đối chiếu số liệu.
* Tại phòng kế toán
Kế toán mở một sổ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi cho từng loại nguyên vật liệu trong các kho theo số lương và giá trị. Sau khi kiểm tra kế toán ký xác nhận trên thẻ kho.Việc ký xác nhận được thực hiện trên sổ tay giao nhận chứng từ.
Khi nhận được các chứng từ nhập, xuất do thủ kho chuyển giao cho kế toán vào số liệu trên máy (nhập chứng từ) theo mã số của từng loại nguyên vật liệu, số liệu từ các chứng từ được mã hóa riêng từ đó kế toán vào sổ chi tiết trên máy vi tính. Trình tự vào sổ trên máy giống hoàn toàn như làm thủ công, mọi thao tác đã được cài đặt trong phần mềm; do đó số liệu sẽ được vào các sổ tương ứng ( NKC, sổ cái, sổ chi tiết nguyên vật liệu, ) đồng thời. Để kiểm tra xác suất, kế toán vào mã số của loại nguyên vật liệu nào đó, vào một sổ bất kỳ, in số liệu trên màn hình để kiểm tra một cách nhanh chóng. Tuy chứng từ không được ghi nhận hàng ngày, nhưng kế toán căn cứ số liệu và số ngày ghi trên các sổ nhập, xuất để vào lần lượt theo thứ tự từng ngày trong tháng. Từng loại nguyên vật liệu đươc vào số lượng, căn cứ trên đơpn giá để tính giá trị nguyên vật liệu nhập xuất theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Giá trị nguyên vật liệu nhập, xuất, tồn đầu và tính một cách cụ thể, phương pháp tính được cài đặt trong phần mềm, máy tính sẽ tính ra đơn giá nhập, xuất sáu đó sẽ tự cài đặt giá trị nguyên vật liệu xuất, nhập trong ngày lên sổ chi tiết. Số tồn đầu kỳ của sổ chi tiết nguyên vật liệu lấy từ số tồn kho của báo cáo N- X- T vật liệu tháng trước.
Cuối tháng, kế toán cộng sỏ chi tiết nguyên vật liệu và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Mỗi sổ chi tiết đươc mở để theo dõi cho một loại nguyên vật liệu ứng với một mã số nguyên vật liệu và số tồn trên sổ chi tiết cũng chính là số tồn trên báo cáo N- X- T vật liệu
Đồng thời, cuối tháng kế toán tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết từ đó lập báo cáo N-X-T theo từng nhóm, loại nguyên vật liệu trên máy vi tính . Báo cáo này phản ánh bao quát chung các nghiệp vụ xảy ra đối với từng loại nguyên vật liệu trong tháng. Kế toán in báo cáo N-X-T, số liệu trên báo cáo tại thời điểm cuối tháng được dùng để đối chiếu số liệu trên thẻ kho.
2.3.3. Kế toán tổng hợp NVL sản xuất bánh kẹo
a. Chứng từ kế toán sử dụng
+ Hóa đơn GTGT khi mua hàng. + Phiếu xuất kho
+ Phiếu nhập kho (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Các chứng từ thanh toán tiền mua hàng + Biên bản kiểm nghiệm vật tư
+ Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ + Thẻ kho
b. Tài khoản sử dụng
Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”.
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại NVL trong kho của doanh nghiệp.
Kết cấu của TK 152” Bên nợ:
- Trị giá thực tế của NVL nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác.
- Trị giá NVL phát hiện thừa khi kiểm kê.
Bên có:
- Giá thực tế NVL xuất kho dùng cho sản xuất, xuất bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc góp vốn liên doanh.
- Trị giá NVL được giảm giá, CKTM hoặc trả lại người bán - Trị giá NVL thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
Dư nợ: Trị giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ.
Tài khoản này được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản có liên quan khác như: - TK 153: công cụ, dụng cụ
- TK 133: thuế GTGT được khấu trừ - TK 331: Phải trả người bán
- TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- TK 641, TK 642,TK 627 và các tài khoản thanh toán khác Đặc biệt công ty không sử dụng “TK 151” để hạch toán
c, Trình tự lập, xử lý, luân chuyển chứng từ tại công ty CP Tràng An
* Trình tự nhập kho nguyên vật liệu
Với đặc thù hoạt động sản xuất của công ty, nguyên vật liệu chủ yếu là mua ngoài nên thủ tục nhập kho là rất quan trọng và được quản lý chặt chẽ vì nó có ảnh hưởng lớn đến chất lượng sản phẩm.
Khi xuất hiện nhu cầu mua vật tư, bộ phận có nhu cầu lập phiếu yêu cầu vật tư và gửi lên phòng kế hoạch sản xuất. Trưởng phòng kế hoạch sẽ ký xác
nhận và lên kế hoạch thu mua, tính toán đưa ra các định mức vật liệu cụ thể cho từng bộ phận sử dụng,đồng thời lập hợp đồng để ký với người bán( căn cứ trên hóa đơn GTGT, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho của bên cung ứng gửi đến). Căn cứ vào hợp đồng đã ký, phòng kế hoạch sản xuất thông báo về số lượng và thời gian nhận hàng cho thủ kho. Khi nhân viên phòng kế hoạch đưa NVL về kho sẽ tiến hành kiểm nghiệm số NVL trên ( do ban kiểm nghiệp vật tư tiến hành - KCS – thuộc phòng kỹ thuật phối hợp với phòng kế hoạch thực hiện). Sau khi đối chiếu với kết quả kiểm nghiệm và kế hoạch thu mua về chủng loại số lượng, chất lượng. Nếu không còn vướng mắc gì thì viết phiếu nhập kho.
Phiếu được lập thành 2 liên, 1 liên do phòng kế hoạch giữ, 1 liên giao cho người lập giao cho thủ kho sau đó gửi lên phòng kế toán để ghi sổ. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi vào các sổ kế toán tương ứng thông qua nhập chứng từ trên máy
Trường hợp cụ thể:
Ngày 02/02/2011 Công ty mua đường RS của công ty cổ phần bao bì LikSin Phương Bắc, Địa chỉ: Thôn Triều Khúc, xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì - Hà Nội với số lượng 43 tấn, đơn giá 16.666,600đ/kg.
* Trình tự xuất kho nguyên vật liệu
Hoạt động của công ty diễn ra trên nhiều lĩnh vực, do đó nguyên vật liệu rất phong phú, không những phuc vụ cho sản xuất mà còn phục vụ cho các hoạt động khác như cửa hàng, các phòng ban khác. Hoạt động nhập xuất diễn ra thường xuyên, liên tục đòi hỏi phải xây dựng kế hoạch sử dụng phù hợp và đảm bảo quản lý chặt chẽ.
Chứng từ sử dụng để xuất kho nguyên vật liệu là “ phiếu xuất kho” và do bộ phận xin lĩnh nguyên vật liệu lập.
Hàng tháng, khi có kế hoạch về sản xuất, các phân xưởng căn cứ về nhu cầu nguyên vật liệu, vật tư được cấp do phòng kế hoạch lập đã thông qua xét duyệt, viết phiếu lĩnh vật tư theo định mức để lĩnh nguyên vật liệu ở kho.
Kế toán và thủ kho đều căn cứ trên phiếu lĩnh vật tư theo định mức phiếu xuât skho để ghi chép vào các sổ liên quan để theo dõi nguyên vật liệu về mặt số lượng và giá trị. Thông thường phiếu được lập thành 3 liên, 1 liên do người lĩnh giữ, 1 liên do thủ kho giữ sau đó chuyển lên phòng kế toán và 1 liên được lưu giữ tại phòng kế hoạch. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Cuối tháng, thống kê phân xưởng tiến hành tổng hợp số liệu để lập báo cáo sử dụng vật tư, nguyên vật liệu và phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ.
d. Kế toán tổng hợp tăng nguyên vật liệu
NVL của công ty cổ phần bánh kẹo Tràng An tăng chủ yếu là do mua ngoài Khi hạch toán yêu cầu phải được phản ánh đúng đắn, đầy đủ, chính xác giá thực tế NVL gồm: Hóa đơn GTGT, Phiếu kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, Kế toán căn cứ vào các giấy tờ trên để tiến hành ghi sổ kế toán.
Công ty có riêng một kế toán theo dõi thuế GTGT đầu vào, vì vậy kế toán vật tư chỉ căn cứ vào các chứng từ để ghi theo giá mua chưa có thuế GTGT. Hiện nay, khi Công ty có nhu cầu mua NVL, nếu mua của những nhà cung cấp quen thuộc thì Công ty sẽ cử người đến trước, căn cứ vào phiếu báo giá ở hợp đồng mà công ty chuẩn bị tiền để trả trước hoặc sau. Tùy theo từng hình thức kế toán ghi có TK 111, TK 112, TK 331.
Tại công ty cổ phần bánh kẹo Tràng An chủ yếu là dùng phương pháp trả chậm. Đối tượng bên bán là các công ty quen thuộc, có quan hệ từ trước như: Công ty Cổ phần đường Tiến Thành, Công ty Cổ phần bao bì LikSin Phương Bắc, công ty TNHH Quang Quân…
Khi NVL về nhập kho, kế toán dựa vào Phiếu nhập kho, hóa đơn GTGT, kế toán ghi:
Nợ TK 152: ( ghi chi tiết theo từng loại NVL) Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 331: Chi tiết cho từng nhà cung cấp
Có TK 111, 112: Nếu thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 141: Nếu thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Và kế toán ghi vào Sổ chi tiết NVL, đồng thời ghi vào Sổ Cái TK 152 Cuối tháng căn cứ vào số tổng cộng trên Sổ chi tiết NVL, lập bảng tổng hợp N – X – T
- Khi nhập NVL mua về:
+ Nếu NVL và hóa đơn GTGT cùng về thì, kế toán ghi bình thường: Nợ TK 152: Chi tiết theo từng loại NVL
Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331, 141:
+ Nếu Công ty mua NVL đã nhận được hóa đơn GTGT ,nhưng cuối tháng NVL chưa về nhập kho thì kế toán lưu giữ hóa đơn. Cuối tháng, kế toán không phản ánh nghiệp vụ này. Tháng sau NVL về nhập kho, kế toán căn cứ vào hóa đơn, phiếu nhập kho, kế toán ghi tăng NVL, tăng thuế và ghi giảm khoản tiền thanh toán.
+ NVL mua đã về kho nhưng hóa đơn chưa về thì kế toán tiến hành ghi sổ theo giá tạm tính, khi nào hóa đơn về thì tiến hành điều chỉnh.
+ Công ty không sử dụng TK 151 để theo dõi giá trị NVL mà xí nghiệp đã thanh toán hoặc đã chấp nhận thanh toán nhưng chưa về đến kho mà hạch toán ngay vào TK 152.
+ NVL xuất dùng cho các bộ phận mà không sử dụng hết, nhập lại kho, kế