- Lịch sử hình thành:
2.2. Kế toán bán máy công nghiệp tại công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long.
2.2.1 Đặc điểm của công tác bán hàng máy công nghiệp tại công ty
a. Chính sách kế toán tại doanh nghiệp
- Công ty áp dụng chế độ kế toán DN theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của bộ trưởng bộ tài chính.
- Hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng là: Nhật ký chung - Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm - Đăng ký kê khai nộp thuế: Chi cục thuế Hà Nội. - Mã số thuế: 0104660963
- Hình thức kê khai nộp thuế GTGT: theo phương pháp khấu trừ thuế - Đơn vị tiền tề sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Phương pháp đường thẳng
- Doanh nghiệp tính giá hàng tồn kho theo phương pháp đích danh và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Thời điểm ghi nhận doanh thu: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Khi khách hàng mua hàng hóa của doanh nghiệp, khách hàng đến tại kho của doanh nghiệp nhận hàng. Sau khi hàng hóa được giao cho người mua, nhân viên kho viết phiếu xuất kho và lập hóa đơn giá trị gia tăng thì đồng thời ghi nhận doanh thu.
- chính sách bán hàng: hiện nay công ty áp dụng hai hình thức bán buôn và bán lẻ. Tuy nhiên vẫn chưa có một chính sách cụ thể nào bằng văn bản về các khoản chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại. Tùy vào các trường hợp phát sinh cụ thể và các đối tượng khách hàng mà công ty có những chính sách linh động, hợp lý. Để từ đó giữ chân khách hàng lâu năm, đồng thời tìm kiếm những khách hàng tiềm năng mới.
b. Hình thức bán hàng
Công ty áp dụng hai hình thức bán hàng là hình thức bán buôn và bán lẻ. - Bán buôn
Trong hình thức bán buôn, công ty bán buôn theo hai phương thức: Bán buôn qua kho và bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng. Bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu của doanh nghiệp vì phương thức này giúp cho công ty tiêu thụ hàng hóa với số lượng lớn, tránh hiện tượng thất thoát, thu hồi vốn nhanh và hạn chế được tình trạng
nợ tiền hàng dây dưa chiếm dụng vốn của công ty. Còn đối với doanh nghiệp thì trong hình thức bán buôn lại chủ yếu sử dụng hình thức bán buôn qua kho. Bán buôn thường dựa vào các hợp đồng đã ký hoặc đơn đặt hàng của khách hàng. Theo phương thức này thì công ty có thể chủ động lập kế hoạch mua và bán hàng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kinh doanh.
- Bán lẻ
Công ty chỉ áp dụng hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp. Nhân viên kinh doanh công ty trực tiếp giao hàng và thu tiền.
c. Phương thức thanh toán
Công ty chấp nhận các phương thức thanh toán: tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng:
- Với các hợp đồng có giá trị dưới 20 triệu đồng doanh nghiệp thanh toán bằng tiền mặt.
- Còn các hợp đồng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng doanh nghiệp thanh toán qua chuyển khoản ngân hàng.
- Đối với những khách hàng lâu năm có thể cho nợ trong thời gian ngắn.
2.2.2 Kế toán bán máy công nghiệp tại công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long.
a. Chứng từ và luân chuyển chứng từ.
Công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long sử dụng các mẫu chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT: Là chứng từ xác nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là căn cứ để ghi nhận doanh thu bán hàng. Hóa đơn GTGT do bộ phận bán hàng lập (Cụ thể là do nhân viên bán hàng trực tiếp lập) dưới sự giám sát của trưởng bộ phận bán hàng và xác nhận chứng thực của người mua hàng. Hóa đơn GTGT được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại bộ phận kế toán để kiểm tra tính hợp đúng và làm căn cứ để ghi sổ; liên 2: giao cho khách hàng; liên 3: giao cho bộ phận kho để xuất hàng.
- Phiếu xuất kho: Là căn cứ để thủ kho xuất bán hàng bán, phản ánh số lượng và trị giá hàng xuất bán. Phiếu xuất kho do nhân viên thuộc bộ phận kho lập (Chủ yếu là do thủ kho lập). Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại bộ phận kho; liên 2: Lưu tại bộ phận kế toán; liên 3: giao cho bên nhận hàng.
- Phiếu thu: Khi có nghiệp vụ thu tiền phát sinh kế toán lập phiếu thu để phản ánh số tiền thực nhận.
- Giấy báo của ngân hàng: là chứng từ thanh toán điện tử liên ngân hàng, được chuyển đến công ty, nhằm xác nhận khoản tiền khách hàng đã thanh toán cho doanh nghiệp.
b. Tài khoản và vận dụng tài khoản.
Kế toán bán hàng tại công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long sử dụng các tài khoản sau:
- Tài khoản 511: “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Công ty sử dụng tài khoản này để theo dõi doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Tài khoản này được mở chi tiết đến TK cấp 2: TK 5111: “Doanh thu bán hàng hóa” và được mở chung cho doanh thu của tất cả các mặt hàng, không mở chi tiết cho nhóm mặt hàng.
- tài khoản 156: “Hàng hóa”: Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình tăng, giảm hàng hóa trong quá trình mua bán. Tài khoản này được mở chung cho tất cả các mặt hàng.
- tài khoản 632: “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng xuất bán.
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản TK 131: “Phải thu của khách hàng”: tài khoản này được mở chi tiết theo khách hàng; TK 333: “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”; TK 111: “Tiền mặt”; TK 112: “tiền gửi ngân hàng”…
Kế toán nghiệp vụ bán buôn theo hình thức giao hàng trực tiếp cho khách hàng.
- Căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi nhận doanh thu của hàng bán, ghi tăng tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), phải thu của khách hàng (TK 131), và ghi tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511), ghi tăng thuế GTGT đầu ra (TK 333).
- Đồng thời căn cứ vào phiếu xuất kho kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm trị giá hàng trong kho (TK 156).
- Khi thanh toán có phát sinh khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng do khách hàng thanh toán tiền hàng sớm trước thời hạn thỏa thuận, kế toán ghi tăng số chiết khấu thanh toán (TK 635) theo số chiết khấu thanh toán được hưởng. Tăng tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112) theo số thực thu, và ghi giảm số phải thu của khách hàng (TK 131).
- Trường hợp DN giảm trừ cho khách hàng do khách hàng mua với số lượng lớn, kế toán phản ánh có phát sinh chiết khấu thương mại ghi tăng số chiết khấu thương mại cho khách hàng (TK 521), theo giá chưa thuế GTGT, ghi giảm số thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 333) được tính tương ứng trên khoản chiết khấu thương mại, và ghi giảm tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), phải thu của khách hàng (TK 131).
- Trường hợp doanh nghiệp giảm trừ cho khách hàng do sản phẩm, hàng hóa bán kém phẩm chất, không đúng quy cách, kế toán phản ánh có phát sinh giảm giá hàng bán ghi tăng khoản giảm giá cho khách hàng (TK 532) theo giá chưa thuế GTGT, ghi giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 333) được tính tương ứng trên khoản giảm giá hàng bán, và ghi giảm tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), phải thu của khách hàng (TK 131).
- Trường hợp có phát sinh hàng bán bị trả lại và từ chối thanh toán, kế toán ghi tăng khoản doanh thu hàng bán bị trả lại (TK 531) theo giá chưa thuế GTGT, ghi giảm thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 333) tương ứng với doanh thu hàng bán bị trả lại, và ghi giảm tiền mặt (TK 111), tiền gửi ngân hàng (TK 112), phải thu của khách hàng (TK 131). Đồng thời kế toán phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại ghi tăng trị giá sản phẩm, hàng hóa về nhập kho (TK 156) và ghi giảm giá vốn hàng bán (TK 632).
- Cuối kỳ, kết chuyển các khoản giảm trừ và xác định doanh thu thuần, kế toán ghi giảm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511), và ghi giảm doanh thu hàng bán bị trả lại (TK 531), giảm giá hàng bán (TK 532), giảm chiết khấu thương mại cho khách hàng (TK 521).
b. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa.
- Hàng ngày hoặc định kỳ, khi nhận được bảng kê bán lẻ hàng hóa của mậu dịch viên, kế toán căn cứ vào số tiền thực nộp của mậu dịch viên, kế toán ghi tăng tiền mặt (TK 111), Phải thu của khách hàng, và ghi tăng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (tk 511) giá chưa thuế, ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 333).
- Trường hợp số tiền mà mậu dịch viên thực nộp nhỏ hơn số trong bảng kê bán hàng, kế toán ghi tăng tiền mặt (TK 111), phải thu của khách hàng (TK 131) theo số thực nộp, Ghi tăng khoản phải thu khác (TK 1388) theo số tiền thiếu, và ghi tăng
doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TK 511) giá bán chưa thuế, ghi tăng thuế GTGT đầu ra phải nộp (TK 333).
- Trường hợp số tiền mà mậu dịch viên thực nộp lớn hơn doanh số ghi trên bảng kê bán hàng, kế toán phản ánh vào thu nhập khác của doanh nghiệp ghi tăng tiền mặt (TK 111), phải thu của khách hàng (TK 131) theo số thực nộp, và ghi tăng doanh thu bán hàng (TK 511) giá bán chưa thuế, ghi tăng thuế GTGT đầu ra (TK 333), ghi tăng khoản thu nhập khác (TK 711) theo số tiền thừa.
- Căn cứ vào phiếu xuất kho xác định giá vốn hàng hóa đã tiêu thụ kế toán ghi tăng giá vốn hàng bán (TK 632), ghi giảm trị giá hàng hóa trong kho (TK 156).
Ví dụ minh họa
1, Ngày 10/2/2012 Công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long xuất bán một lô hàng cho công ty TNHH 3C công nghiệp bao gồm: 1 hộp giảm tốc bánh vít trục vít Motovario, 2 máy bơm Sealand, 1 máy bơm tăng áp tự động. Khách hàng đồng ý thanh toán bằng tiền mặt. Với tổng giá vốn của lô hàng 15,3 trđ, giá bán chưa thuế 17,8 trđ, thuế GTGT 10%.
Kế toán kiểm tra tính hợp đúng của các chứng từ, hóa đơn. Căn cứ vào hóa hơn GTGT CH/2012B số 0055348 (Phụ lục 01), phiếu thu tiền mặt số 048 (Phụ lục 03), kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng : (ĐVT: VNĐ)
Nợ TK 111: 19.580.000
Có TK 511: 17.800.000 Có TK 3331: 1.780.000
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 100212 (Phụ lục số 02), kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632: 15.300.000
Có TK 156: 15.300.000
2, Ngày 04/03/2012 Công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long xuất bán cho công ty CP thiết bị điện công nghiệp Hà Nội bao gồm: 1 động cơ trung thế H- Compard, 1 khởi động mềm trung thế MVC Plus 2,3+ 15KV, 2 biến tần SNAMICS. Công ty đồng ý cho khách hàng thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản sau 5 ngày. Tổng giá vốn hàng bán là 784 trđ, giá bán chưa thuế 855 trđ, thuế GTGT 10%.
Căn cứ vào hóa đơn GTGT CH/2012B số 0055355 (Phụ lục 04), kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng: (ĐVT: VNĐ)
Nợ TK 131: 940.500.000
Có TK 511: 855.000.000 Có TK 3331: 85.500.000
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 040312 (Phụ lục số 05) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: 784.000.000
Có TK 156: 784.000.000
3, Ngày 09/03/2012 Công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long nhận được giấy báo có của ngân hàng (Phụ lục số 06), thống báo khách hàng ( Công ty CP thiết bị điện công nghiệp Hà Nội) đã thanh toán tiền hàng ngày 04/03/2012.
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng, đối chiếu, kiểm tra lại với hóa đơn GTGT CH/2012B số 0055355, kế toán phản ánh khoản phải thu của khách hàng đã được thu: (ĐVT: VNĐ):
Nợ TK 112: 940.500.000
Có TK 131: 940.500.000
4, Ngày 16/03/2012 Công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long xuất kho bán một lô hàng cho công ty CP cơ điện năng lượng và môi trường Alpha bao gồm: 2 khởi động mềm trung thế MVC Plus 2,3+ 15KV, 3 khởi động mềm hạ thế VMX, 3 trạm biến áp, 3 máy biến thế, 4 hộp giảm tốc TAILONG. Do là khách hàng lâu năm, thường xuyên mua hàng với số lượng lớn, là khách hàng có uy tín nên trong lần đặt hàng lần này công ty giảm 1% trên tổng giá bán. Khách hàng đã đồng ý và thỏa thuận thanh toán tiền hàng bằng chuyển khoản sau. Tổng giá vốn của đơn đặt hàng này là 2.010 trđ. Giá bán chưa thuế 2.256 trđ, thuế GTGT 10%.
Kế toán kiểm tra chứng từ, đơn đặt hàng và hợp đồng thỏa thuận giữa doanh nghiệp và khách hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT CH 2012B số 0055380 (Phụ lục số 07) phản ánh doanh thu bán hàng và ghi nhận khoản giảm trừ doanh thu trên vào khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp dành cho khách hàng: (ĐVT: VNĐ)
- Nợ TK 131 (ALPHA CORP): 2.481.600.000 Có TK 511: 2.256.000.000
Có TK 3331: 225.600.000 - Nợ TK 521: 22.560.000
Có TK 131: 24.816.000
Căn cứ vào phiếu xuất kho số 160312 (Phụ lục số 08) kế toán phản ánh giá vốn hàng bán
Nợ TK 632: 2.010.000.000
Có TK 156: 2.010.000.000 c. Sổ kế toán
Công ty CP hệ thống công nghiệp Á Long sử dụng hình thức sổ Nhật ký chung. Theo hình thức này kế toán bán hàng sử dụng những sổ sau:
- Sổ nhật ký bán hàng (Phụ lục số 09): Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép những nghiệp vụ bán hàng.
- Sổ nhật ký thu tiền: Là sổ nhật ký đặc biệt dùng để ghi chép các nghiệp vụ thu tiền của doanh nghiệp. Tại doanh nghiệp mở sổ nhật ký thu tiền với tiền mặt và tiền gửi ngân hàng
- Sổ nhật ký chung (Phụ lục số 10): Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ nhật ký chung trừ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi vào sổ nhật ký đặc biệt.
- Sổ cái tài khoản 511 (Phụ lục số 11): Dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ, số liệu ghi trên sổ cái được căn cứ trên sổ nhật ký chung hoặc tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái. Cuối kỳ doanh nghiệp kết chuyển các tài khoản chiết khấu để xác định doanh thu thuần.