- TK 5213 “giảm giá hàng bán”
3.2. Các đề xuất, kiến nghị về kế toán bán hàng tại doanh nghiệp
Qua thực tế nghiên cứu kế toán bán nhóm hàng xi măng tại công ty TNHH Hương Linh, kết hợp những lý thuyết về kế toán bán hàng đã đạt được, em nhận thấy kế toán bán hàng xi măng tại công ty TNHH Hương Linh vẫn còn một số tồn tại như đã đề cập ở trên. Vì vậy, việc không ngừng hoàn thiện công tác quản lý kế toán bán hàng này là hết sức cần thiết. Việc hoàn thiện phải dựa trên các nguyên tắc sau:
- Hoàn thiện phải phù hợp với quy định hiên hành của Nhà nước nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
- Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Hoàn thiện phải đáp ứng được thông tin kịp thời, chính xác và đáp ứng được yêu cầu quản lý.
- Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí vì mục đích của các doanh nghiệp là kinh doanh có lãi và đem lại hiệu quả cao.
Vì vậy,e có đề xuất một vài giải pháp nhỏ để giúp công ty khắc phục tồn tại, hoàn thiện hơn công tác bán hàng như sau:
Đề xuất thứ nhất: Giải pháp đối với các khoản nợ phải thu khó đòi
Trong kinh doanh, việc theo dõi công nợ của khách hàng là công việc quan trọng và việc phát sinh các khoản nợ xấu là không thể tránh khỏi. Do đó công ty cần phân loại và ghi chép chi tiết , quản lý chặt chẽ để thu hồi đúng hạn và trích lập dự phòng nếu có những khoản phải thu khó đòi phát sinh.
Dự phòng phải thu khó đòi là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của các khoản nợ phải thu quá hạn thanh toán, nợ phải thu chưa quá hạn nhưng có thể không đòi được do khách hàng không có khả năng thanh toán. Khoản này được trích lập vào chi phí quản lý kinh doanh của doanh nghiệp, đồng thời theo dõi trên TK 004 trong thời gian tối thiểu 5 năm kể từ ngày xóa sổ. Khoản tiền này sẽ được bù đắp để các khoản nợ phải thu không tăng cao làm ảnh hưởng đến nguồn vốn kinh doanh, đảm bảo đạt được kế hoạch.
Căn cứ để ghi một khoản nợ phải thu khó đòi là :
- Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác. Doanh nghiệp đòi nhiều lần nhưng vẫn chưa thu được.
- Nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng doanh nghiệp nhận nợ đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thế, mất tích, bỏ trốn.
Những khoản nợ quá hạn từ 3 năm trở lên coi như nợ không có khả năng thu hồi và được xử lý theo quy định..
Công ty phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ này và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi kèm theo các chứng từ chứng minh các khoản nợ khó đòi trên. Công Ty TNHH Hương Linh có thể trích lập dự phòng theo mức quy định sau :
- Đối với những khoản nợ phải thu quá hạn từ 6 tháng đến 1 năm thì mức dự phòng là 30% giá trị khoản nợ phải thu.
- Đối với những khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 đến 2 năm thì mức dự phòng là 50% giá trị khoản nợ phải thu.
- Đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 đến 3 năm thì mức lập dự phòng là 70% giá trị khoản nợ phải thu.
Nợ phải thu khó đòi được xử lý xóa sổ khi có các bằng chứng tin cậy như có quyết định của tòa án cho xử lý phá sản hay quyết định của cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
Để hạch toán khoản này, Công ty nên sử dụng TK 159 “ Các khoản dự phòng”, và cụ thể hơn là TK 1592 “ Dự phòng phải thu khó đòi”
Kết cấu TK 1592:
Bên Nợ: + Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng nợ phải thu khó đòi năm nay
lớn hơn số đã trích lập cuối niêm độ trước.
+ Xóa các khoản nợ phải thu khó đòi.
Bên Có:Số dự phòng phải thu khó đòi được lập tính vào chi phí quản lý
doanh nghiệp.
Số dư bên Có : Số dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi hiện còn cuối kỳ. Trình tự hạch toán :
Cuối kỳ kế toán năm, công ty căn cứ vào các khoản nợ phải thu được xác định là không chắc chắn thu được, kế toán tính và xác định số dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập hoặc hoàn nhập. Nếu số dự phòng nợ phải thu khó đòi cần trích lập ở cuối kỳ kế toán này lớn hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở
kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hạch toán vào chi phí. Kế toán ghi :
Nợ TK 642 (6422) – Chi phí quản lý doanh nghiệp Có TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi.
Nếu khoản dự phòng phải thu khó đòi cần trích lập ở cuối kỳ kế toán này nhỏ hơn số dự phòng phải thu khó đòi đã trích lập ở kỳ kế toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch được hoàn nhập ghi giảm chi phí, kế toán ghi :
Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi
Có TK 642 (6422) – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định là thực sự không đòi được thì được phép xóa nợ. Việc xóa nợ các khoản này phải theo chính sách tài chính hiện hành. Căn cứ vào quyết định xóa nợ các khoản phải thu khó đòi, kế toán ghi :
Nợ TK 1592 - Dự phòng phải thu khó đòi (nếu đã lập dự phòng ) Nợ TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (nếu chưa lập dự phòng) Có TK 131 ,138 : Các khoản phải thu.
Đồng thời ghi Nợ TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý.
Đối với các khoản nợ phải thu khó đòi đã xử lý xóa nợ , nếu sau đó thu hồi được kế toán căn cứ vào giá trị thực tế của khoản nợ đã thu hồi được ghi :
Nợ TK 111, 112
Có TK 711 – Thu nhập khác.
Đồng thời ghi Có TK 004 - Nợ khó đòi đã xử lý.
Đề xuất thứ hai: Về tài khoản sử dụng
Công ty nên sử dụng tài khoản 157 để phù hợp hơn với nghiệp vụ bán hàng đại lý của công ty và phù hợp với quy định của chế độ kế toán. Đồng thời công ty nên sử dụng thêm tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đường” để phản ánh hàng mua nhưng chưa về nhập kho.
Công ty nên có quy định cụ thể rõ ràng hơn trong chính sách chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh toán cho khách hàng để khuyến khích khách hàng mua với số lượng lớn và thanh toán sớm trước thời hạn.
Đề xuất thứ ba: Về hoàn thiện sổ sách kế toán: Để thuận tiện cho việc theo dõi chi
tiết, cụ thể hơn tình hình mua- bán hàng theo từng loại, nhóm hàng, công ty nên thường xuyên và phổ biến lập thêm một số sổ chuyên dùng như Sổ chi tiết bán
hàng, sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền. Công ty nên sử dụng thêm sổ Nhật ký bán hàng để ghi chép các nghiệp vụ bán hàng theo hình thức thu tiền sau (hoặc khách hàng thanh toán trực tiếp cũng có thể phản ánh vào sổ này).Để công tác kế toán được chặt chẽ và hoàn thiện hơn.
Mẫu sổ Nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Tháng năm NT GS Chứng từ
Diễn giải Phải thu từ người mua TK ghi Nợ SH NT Hàng hóa Thành phẩm Dịch vụ 1 2 3 4 5 6 7 8
Số trang trước chuyển sang
…….
Cộng chuyển sang trang sau
Người lập Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, đóng dấu, họ tên)