- TK 5213 “giảm giá hàng bán”
2.2.1. Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty TNHH Hương Linh.
2.2.1. Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty TNHH Hương Linh. Hương Linh.
• Phương thức bán hàng
Hàng hóa của công ty sau khi mua về kết hợp cả bán lẻ và bán buôn (có thể là nhập kho hoặc đem bán trực tiếp không qua kho) cho khách hàng khi có nhu cầu hoặc khi ký kết được hợp đồng
+ Công ty thường bán buôn với số lượng lớn cho các đơn vị, tổ chức kinh tế khác để các đơn vị tổ chức này chuyển bán cho các cửa hàng đại lý như Doanh nghiệp tư nhân Quang Hiền, Công ty TNHH TMV Trường Đạt HĐ Cửa hàng Nghĩa Nhung, Cửa hàng Lợi Triển, hoặc bán cho một số đơn vị sử dụng thi công các công trình xây dựng công ty như công ty TNHH Thái Sơn, công ty CP xây dựng Việt Hùng, công ty CP khoáng sản Minh Đức. Công ty coi phương thức bán hàng này là chủ yếu vì bán được với số lượng lớn tiết kiệm được CPBH vì vậy đối tượng khách hàng này sẽ được hưởng rất nhiều ưu đãi như: giao hàng đến tận nơi người mua, chiết khấu thương mại…
+ Bán lẻ thường bán hàng với số lượng nhỏ, người mua thường là người tiêu dùng cuối cùng mua hàng để phục cho việc xây dựng nhà cửa.. . Vì vậy không cần lập chứng từ cho mỗi lần bán, người bán tập hợp vào bảng kê bán lẻ, cuối ngày lập báo cáo bán hàng để phản ánh số hàng đã bán căn cứ vào đó để viết hóa đơn bán lẻ. Để thực hiện việc bán hàng công ty phải bỏ ra một khoản chi phí tiếp thị, bảo quản đóng gói, vận chuyển…
- Tổ chức bán hàng: có mạng lưới là các đại lý, các nhà phân phối cấp dưới, các khách hàng thường xuyên. Hàng về được đưa thẳng đến cho khách hàng, hoặc nhập kho hoặc khách đến lấy trực tiếp tại nhà máy.
- Nhóm hàng Xi măng của công ty được bán theo nhiều phương thức:
+ Đưa đến chân công trình: Công ty sẽ xuất hàng từ kho bảo quản của mình (nhà máy) và vận chuyển hàng đến tận nơi khách hàng yêu cầu (từng địa điểm công trình), nhưng phần lớn là mua hàng rồi vận chuyển thẳng đến cho khách hàng. Khi làm xong thủ tục bàn giao hàng hóa, hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ. Khách hàng công trình chấp nhận thanh toán (Công ty Hương Linh cho khách nợ trong hạn mức và thời hạn tín dụng theo quy đinh của công ty)
+ Đưa đến cửa hàng đại lý: Theo phương thức này, phần lớn công ty sẽ mua vận chuyển thẳng hàng đến, rất ít khi lấy hàng từ kho của mình (nhà máy) và vận
chuyển hàng đến các cửa hàng đại lý, công ty không thực hiện gửi bán, mà thực chất là mua bán thẳng. Vì vậy, khi hàng hóa đã bàn giao xong thì hàng hóa đã được xác định là tiêu thụ, các đại lý phải thanh toán 50% số tiền và phần còn lại chấp nhận thanh toán.
+ Khách hàng tự vận chuyển từ nhà máy: Theo phương thức này công ty trực tiếp xuất hàng từ kho giao cho khách hàng mua hàng. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi khách hàng thanh toán. Việc thanh toán có thể bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
• Phương thức thanh toán
Phương thức thanh toán thể hiện sự tín nhiệm lẫn nhau giữa các đối tác đồng thời nói lên sự vận động giữa hàng hoá và giá vốn, đảm bảo cho bên bán, bên mua cùng có lợi. Việc quản lý tiền hàng rất quan trọng trong công tác kế toán. Nếu chúng ta quản lý tốt sẽ tránh được những tổn thất tiền hàng giúp DN không bị chiếm dụng vốn, tạo điều kiện tăng nhanh vòng quay của vốn, nâng cao được hiệu quả SXKD giữ uy tín với khách hàng. Vì vậy hiện nay tuỳ thuộc vào mối quan hệ các doanh nghiệp sẽ tiến hành các phương thức thanh toán khác nhau. Có hai hình thức thanh toán chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán bằng chuyển khoản.
+ Thanh toán bằng tiền mặt: Đây là hình thức thanh toán thông qua việc
nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt của doanh nghiệp không qua nghiệp vụ thanh toán của ngân hàng. Khi bán lẻ thường thu tiền mặt vì số lượng mua ít.
+ Phương thức thanh toán bằng chuyển khoản: Là hình thức thanh toán
thông qua việc chuyển bút toán trên tài khoản tiền gửi ngân hàng của các đơn vị, các doanh nghiệp. Bán buôn thường thanh toán bằng chuyển khoản vì số lượng hàng mua lớn. Một số công ty hay thanh toán bằng chuyển khoản như: Công ty TNHH Thái Sơn, công ty TNHH MTV Phát Đạt Phú Thọ, Cửa hàng Minh Hạnh, Cửa hàng Nghĩa Nhung.
• Các chính sách bán hàng áp dụng tại công ty
- Hàng đã bán không được trả lại. Nếu lô hàng hàng nào khi khách hàng sử dụng có vấn đề gì thi tìm hiểu nguyên nhân.Nếu do lỗi của nhà sản xuất thì nhà sản xuất chiụ trách nhiệm, nếu lỗi do công tác bảo quản của nhà phân phối thì nhà phân phối phải chịu.
Công ty có chính sách bán hàng rất mềm dẻo và linh hoạt đối với các đối tượng mua hàng khác nhau. Công ty áp dụng cả phương thức thanh toán trả chậm để khuyến khích bán hàng và tăng doanh thu.
Đối với khách hàng thanh toán trả ngay: Được hưởng chiết khấu tương ứng với mức chiết khấu thỏa thuận giữa hai bên. Đối tượng áp dụng là những khách hàng chưa có hạn mức nợ, không có nợ đến hạn hay nợ thanh toán chưa hết. Ngay sau khi chuyển giao xong quyền sở hữu hàng hóa từ công ty cho khách hàng thì khách hàng sẽ thanh toán trực tiếp cho công ty thông qua tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, ngân phiếu, séc.
Đối với khách hàng thanh toán trả chậm: Vẫn phải chịu mức giá chung, được hưởng chiết khấu, khuyến mãi không tùy thuộc vào thỏa thuận. thời hạn cho nợ được áp dụng theo quy định chung cụ thể của công ty. Sau một khoảng thời gian sau khi hàng hóa được chuyển giao quyền sở hữu thì khách hàng mới thanh toán cho công ty. Do đó hình thành khoản nợ phải thu của khách hàng. Khoản nợ phải thu này được hạch toán, quản lý chi tiết theo từng đối tượng quản lý, từng đối tượng phải thu và ghi chép, theo dõi từng lần thanh toán của khách hàng. Theo phương thức này nguồn vốn và tiền hàng thu về sẽ chậm hơn, dễ dẫn đến trường hợp hàng hóa đã bàn giao xong mà đến thời hạn phải thanh toán nhưng khách hàng lại chưa thanh toán hay không đủ khả năng thanh toán.
- Phương thức thanh toán:
+ Khách hàng lẻ: Thanh toán tiền ngay khi nhận hàng
+ Khách đại lý: Hạn mức cho nợ từ 300-500 triệu đồng, phải thanh toán ngay 50%
+ Khách công trình: Cho nợ 15 ngày, nợ hơn 15 ngày tính cộng thêm lãi xuất cho vay của ngân hàng vào giá bán.
+ Mỗi một lần giao hàng có giấy biên nhận giữa lái xe và người nhận hàng, kế toán căn cứ giấy biên nhận và sổ theo dõi công nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ theo qui định của công ty để nhắc nhở khách hàng thanh toán tiền.
- Giá bán: Được xác định trên cơ sở đã được trừ khuyến mại, chiết khấu, và được thoả thuận giữa 2 bên, đảm bảo bù đắp chi phí và có lãi cho doanh nghiệp.
+ Tại công trình: Giá bán= giá vốn + cước vận chuyển+ bốc xếp+ lãi (lãi =20% giá vốn)
+ Tại nhà máy: Giá bán= giá vốn +lãi (lãi =20 % giá vốn)
- Giá vốn: Được xác định theo công thức
Giá vốn= giá mua tại nhà máy- khuyến mại
• Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng tại công ty
Đối với Công ty thời điểm ghi nhận doanh thu là khi: - Hàng hóa đã chuyển giao cho người mua
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Công ty đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng
2.2.2. Thực trạng kế toán bán nhóm hàng xi măng tại công ty TNHH Hương Linh
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
2.2.2.1.1. Nội dung
• Doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng của Công ty có được là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động bán hàng hóa.
+Căn cứ vào thời điểm ghi nhận doanh thu và thời điển thu tiền công ty có hai loại doanh thu bán hàng là:
- Doanh thu thu tiền ngay: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên còn gọi là thanh toán trực tiếp.Doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm dịch vụ cho khách hàng. Thường được áp dụng với khách mua lẻ và các khách hàng mới..
- Doanh thu bán chịu: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền hàng, tuy vậy đơn vị bán hàng vẫn ghi nhận doanh thu (nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền). Thường được áp dụng cho khách quen, khách hàng lâu năm.
+Đối với hình thức bán buôn doanh thu được ghi nhận như sau
- Công ty giao cho khách hàng tại kho của mình, đại diện người mua đến nhận hàng tại kho, ký vào hóa đơn bán hàng tại kho, hàng đi trên đường lúc này
thuộc trách nhiệm của người mua. Thời điểm ghi nhận doanh thu là sau khi giao hàng bên mua đã nhận hàng và ký xác nhận trên hóa đơn bán hàng
- Trường hợp nhân viên bán hàng nhận được yêu cầu mua hàng của khách hàng, thông báo cho thủ kho xuất kho hàng, Nhân viên vận tải cầm liên 2 hóa đơn GTGT và phiếu xuất kho do phòng kế toán lập, nhận đủ hàng và vận chuyển hàng đến nơi khách hàng yêu cầu. Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhận và ký xác nhận trên hóa đơn GTGT. Việc thanh toán tiền mua hàng có thể bằng tiền mặt, tiền gửi, hoặc là xác nhận nợ.
- Trường hợp công ty nhận hàng ở bên bán và giao trực tiếp cho khác hàng của mình thì doanh thu được ghi nhận ngay khi bên mua nhận đủ hàng và ký xác nhận trên hóa đơn bán hàng.
- Công ty nhận hàng ở bên bán và chuyển số hàng đó cho khách hàng của mình. Khi nào hàng đến tay khách hàng được họ kiểm nhận và trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền thì được ghi nhận là doanh thu bán hàng.
• Tình hình công nợ của khách hàng
- Ta biết chính vì công ty có doanh thu bán chịu hay việc ký gửi bán chỉ nhận được doanh thu trước là 50% còn lại 50 % ta ghi vào nợ phải thu nên việc thu tiền của khách ta phải lập sổ theo dõi công nợ của khách (khách hàng ký nhận nợ),quá trình nợ phải thu ghi trên sổ chi tiết tài khoản 131. Tại công ty việc thanh toán tiền hàng của khách hàng là tương đối tốt, có những khoản nợ đã thanh toán xong. Nhưng bên cạnh đó cũng có nhiều khoản nợ ngoài hạn mức cho phép của công ty quy định và có nhưng khoản thu dã được cho vào khoản nợ phải thu khó đòi. Cho thấy công ty cần phải có biện pháp đúng đắn để thu hồi các khoản nợ này và khác phục tình trạng nay một cách nhanh nhất để không ảnh hưởng tới quá trình hoạt động kinh doanh của công ty.
• Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu (TK 521)
khoản giảm trừ doanh thu là khoản công ty chấp nhận bỏ ra cho khách khi khách mua hàng trong điều kiện nào đó cụ thể như sau.
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:
- Chiết khấu thương mại (TK 5211): Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.
- Giảm giá hàng bán (TK 5213): Là khoản doanh nghiệp giảm trừ cho người mua trên giá bán do doanh nghiệp giao hàng hàng không đúng thỏa thuận trong hợp đồng như sai quy cách, kém phẩm chất, không đúng thời hạn..
Các khoản CKTM, giảm giá hàng mua chỉ được chỉ được tính là khoản giảm trừ doanh thu nếu phát sinh sau khi phát hành hóa đơn.
- Hàng bán bị trả lại (TK 5212): Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán, phần loan là do lỗi của doanh nghiệp trong việc giao hàng không đúng thỏa thuận trong hợp đồng.
• Kế toán giá vốn hàng bán.
Giá vốn hàng xuất bán thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ hàng hóa. Theo quy định hàng hóa được tính theo giá thực tế (giá gốc) tức hàng hóa nhập kho hay xuất kho đều được phản ánh trên sổ sách theo giá thị trường.
Tài khoản kế toán sử dụng :TK 632 ,TK 156 2.2.2.1.2. Chứng từ sử dụng
- Phiếu xuất kho:(Phụ lục 19)
Được dùng làm căn cứ cho thủ kho xuất hàng và lập hóa đơn GTGT cho khách. Giá trên phiếu xuất kho phản ánh giá vốn hàng bán. Số lượng hàng bán trên phiếu xuất kho và hóa đơn GTGT phải trùng nhau để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.
- Hóa đơn GTGT: (Phụ lục 28)
Khi bán hàng thì kế toán lập hóa đơn GTGT căn cứ vào hợp đồng kinh tế và phiếu xuất kho.
- Phiếu thu: (Phụ lục 22)
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ, làm căn cứ để thủ quỹ ghi tiền, ghi sổ quỹ, hạch toán các khoản liên quan.
- Phiếu chi: (Phụ lục 20)
Kế toán lập nhằm xác định số tiền mặt thực tế chi khi phát sinh các khoản phải chi liên quan đến bán hàng. Là căn cứ xác định chi phí bán hàng.
Được lập làm căn cứ cho thủ kho ghi thẻ kho khi phải nhập lại hàng bán cho khách hàng trả lại.
- Giấy báo có của ngân hàng : (phụ lục 20).
Là chứng từ được gửi tới từ ngân hàng để xác nhận khoản tiền thanh toán của khách hàng đã chuyển vào tài khoản của công ty.
Trình tự luân chuyển chứng từ: Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo đúng quy định của công ty. Nếu chứng từ đã hợp lệ hợp pháp thì tiếp tục chuyển đến các bộ phận kế toán có liên quan, tại đó kế toán có trách nhiệm hạch toán, ghi số liệu trên chứng từ vào các sổ kế toán có liên quan theo hình thức Nhật ký chung mà công ty đã lựa chọn.
2.2.2.1.3. Tài khoản và sổ kế toán công ty sử dụng:
• Các tài khoản công ty sử dụng như:
TK 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ.
Tài khoản 511 có 4 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 5111: Doanh thu bán hàng hoá + Tài khoản 5112: Doanh thu bán thành phẩm + Tài khoản 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ + Tài khoản 5118: Doanh thu khác
Tài khoản 632 –“ Giá vốn hàng bán”:
Tài khoản này phản ánh trị giá thực tế của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ. Phản ánh trị giá vốn của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư, giá thành phẩm sản xuất của sản phẩm xây lắp (đối với doanh nghiệp xây lắp) bán trong kỳ.
TK156 “Hàng hóa”: Được theo dõi chi tiết theo từng loại mặt hàng bán
dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng giảm các loại hàng hoá của doanh nghiệp bao gồm hàng hóa tại các kho hàng, quầy hàng, hàng hoá bất động sản
+ TK 1561- Giá mua hàng hóa: Phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến
+ TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: Phản ánh chi phí thu mua hàng hóa
phát sinh liên quan tới số hàng hóa đã nhập kho trong kỳ và tình hình phân bổ chi