Excel có tất cả 10 kiểu dữ liệu (không kể dạng General và Custom). Trong đó, thờng đợc sử dụng nhất là 3 kiểu dữ liệu: Kiểu Text (kiểu văn bản), kiểu Number (kiểu số) và kiểu Date (kiểu ngày tháng). Phần này sẽ tập trung vào 3 dạng dữ liệu trên và các phơng pháp định dạng cho 3 kiểu định dạng này.
3.1 Text:
+ Bôi đen các ô cần định dạng kiểu Text.
+ Vào Format → Cells. Hộp thoại Format Cells xuất hiện.
+ Chọn mục Text trong hộp Category. Chọn OK để thiết lập định dạng.
Khi đó, tất cả dữ liệu trong khối chọn sẽ đợc định dạng theo kiểu Text dù dữ liệu trong đó có là các dạng số hay dạng ngày tháng.
* Dữ liệu dạng Text không tính toán đợc (cộng, trừ, nhân, chia, ...) nh dữ liệu dạng
Number (dạng số) và dạng Date (dạng ngày tháng) mà chỉ thực hiện đợc với các hàm xử lý chuỗi (Ví dụ: Hàm Left, Right, ...).
* Kiểu Text thờng đợc định dạng cho các trờng Tên, mã số, Ghi chú, ...
Ví dụ: Nhập ’999999 - Kiểu Text (văn bản). 999999 - Kiểu Number (số). ’7/6/87 - Kiểu Text (văn bản). 3.2 Number:
+ Chọn khối cần định dạng kiểu số:
+ Vào Format → Cells. Hộp thoại Format Cells xuất hiện.
Decimal places : Khoảng trống (số kí tự) dành cho phần thập phân.
Use 1000 Separator : Sử dụng dấu (,) tách phần đối với các số.
Nagative Numbers : Cách thể hiện các số âm.
* Ngoài ra, chúng ta có thể tự định dạng kiểu Number với kiểu Custom:
Ví dụ:
Định dạng với kiểu Number : 123,456,789.12 Định dạng với kiểu Custom : 123 456 789.12
Để dữ liệu Nhập có dạng nh kiểu Custom trên, trong mục Type chúng ta nhập: ### ### ### ###.000
Thông thờng, Excel sử dụng kí tự “ # ” để biểu diễn mỗi chữ số phần nguyên, dấu chấm (.) để xác định phần nguyên và thập phân, và kí tự “ 0 ” cho mỗi chữ số phần thập phân. Ví dụ: Nhập 9600500.456 Định dạng: ### ### ###.000 → 9 600 500.456 ###’###’###.00 → 9’600’500.46 ### ###.0 → 9600 500.5 ### ### ### → 9 600 500
Ngoài ra, sử dụng Custom định dạng kiểu cũng có thể thể hiện các số với các phần chú thích, hoặc đơn vị khác...
Ví dụ:
1 2 3 4 5
Định dạng kiểu Custom với Type là: (#). Khi đó, dữ liệu trong các ô trở thành:
(1) (2) (3) (4) (5)
Ví dụ:
Nhập: 9600500.456
Định dạng: ### ### ###.00 “VNĐ” → 9 600 500.46 VNĐ ### ### ### “đ/tháng” → 9 600 500 đ/tháng
Một số công cụ định dạng nhanh dữ liệu kiểu số (Number)
Chèn dấu tiền tệ vào trớc dữ liệu số Chuyển dữ liệu về dạng phần trăm
Chèn dấu phẩy vào phần ngăn cách các hàng đơn vị. Tăng phần thập phân thêm một chữ số
Giảm phần thập phân đi một chữ số 3.3 Date:
+ Vào Format → Cells. Hộp thoại Format Cells xuất hiện.
Chọn kiểu định dạng trong hộp Type → Chọn OK để thiết lập định dạng. * Chú ý:
+ Việc nhập dữ liệu kiểu ngày tháng (Date) đòi hỏi chúng ta phải nhập đúng trình tự theo hệ thống của máy. Việc thiết lập định dạng dữ liệu kiểu ngày chỉ là một công cụ để trình bày dữ liệu trên bảng tính. Nếu dữ liệu nhập vào không phải kiểu ngày tháng thì việc thiết lập định dạng kiểu ngày tháng đối với dữ liệu này sẽ vô nghĩa. Vì vậy, đòi hỏi chúng ta phải nhập dữ liệu vào đúng theo hệ thống máy đã đợc thiết lập.
+ Thông thờng, hệ thống máy đợc thiết lập ở một trong hai dạng sau: tháng/ngày/năm
ngày/tháng/năm
Excel sử dụng các kí tự để qui định cho kiểu Date: