• Theo Martin. P.Andelem: Giao tiếp là quy trình trong đó chúng ta hiểu được người khác và làm cho người khác hiểu được chúng ta.
• Giao tiếp là hoạt động xác lập và vận hành các mối quan hệ giữa người với người và với các yếu tố xã hội nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.
• Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa người và người, thông qua đó mà con người trao đổi với nhau về thông tin, cảm xúc, tìm hiểu lẫn nhau, tác động qua lại với nhau.
Bản chất của giao tiếp trong kinh doanh
• Giao tiếp là một nhu cầu: Nhu cầu ở thang bậc thứ 3 trong tháp nhu cầu của Maslow, để thỏa mãn nhu cầu thứ 3 chỉ có ở con người, trong quan hệ với con người, vì vậy xuất hiện giao tiếp.
• Giao tiếp là một hoạt động: Trong hoạt động của con người bao giờ cũng có đối tượng. Đối tượng của hoạt động được chia thành hai loại: Đối tượng là tự nhiên (đất nước, động thực vật, cơ sở vật chất, máy móc, thiết bị...) và đối tượng là con người. Vì thế trong hoạt động giao tiếp chủ thể và đối tượng của hoạt động đều là con người. Giữa hai chủ thể đều có ý thức, có tâm tư, tình cảm khác nhau, ở đó luôn luôn có sự đổi ngôi. Có lúc người này chủ động đóng vai trò chủ thể, còn người kia đóng vai trò khách thể thụ động nghe. Sau đó lại có sự đổi ngôi ngược lại.
• Giao tiếp là sự vận động và biểu hiện của mối quan hệ người – người. Mỗi người trong xã hội có nhiều mối quan hệ chằng chịt đan xen nhau. Trong mỗi mối quan hệ, mỗi người có một chức danh tương ứng với người bên kia. Những mối quan hệ này rất sống động khi có sự tiếp xúc với nhau: Thân thuộc hay sơ sài, chân thành hay giả dối, có các loại quan hệ như: Cha, mẹ – con; anh, chị – em; ông, bà – cháu; vợ – chồng; thầy – trò; cấp trên – cấp dưới…
• Giao tiếp giữa hai người với nhau là giao tiếp giữa hai thực thể tâm lý và hai thực thể xã hội.
• Giao tiếp giữa hai người với tư cách là hai thực thể tâm lý được biểu hiện như sau: Nhân cách A – Nhân cách B; Trí tuệ A – Trí tuệ B; Tình cảm A – Tình cảm B; Tính cách A – Tính cách B… • Giao tiếp giữa hai người với tư cách là hai thực thể xã hội được biểu hiện như sau: Nhân vật A – Nhân vật B; Chức danh A – Chức danh B; Vai trò A – Vai trò B; Uy tín A – Uy tín B; Quyền lực A – Quyền lực B; Lợi ích A – Lợi ích B…
• Giao tiếp là điều kiện hình thành, phát triển, khẳng định và đánh giá nhân cách. Khi con người mới sinh ra chỉ là một thực thể sinh học (một cơ thể) qua giao tiếp với người lớn (cha mẹ, ông bà, anh chị,…) sẽ được xã hội hóa, được nhân cách hóa để trở thành một con người, một nhân cách hoàn thiện.
• Ngôn ngữ nói: là công cụ được sử dụng phổ biến nhất.
Ngôn ngữ nói vô cùng phong phú, đa dạng. Qua ngôn ngữ nói ta có thể nhận biết con người thông minh hay dốt nát, nóng nảy hay nhã nhặn, ích kỷ, kiêu căng hay là người độ lượng, khiêm tốn.
Tùy trình độ hiểu biết, văn hóa, uy tín, tình cảm, tập quán dân tộc... mà các chủ thể giao tiếp có thể sử dụng các loại ngôn từ, diễn đạt, âm lượng khác nhau. Trong hoạt động kinh doanh, giao tiếp bằng ngôn ngữ nói chiếm phần lớn thời gian và đóng vai trò quan trọng, tạo bầu không khí đầm ấm, thân thiện... giữa khách hàng, đối tác với doanh nghiệp. Mối quan hệ trong kinh doanh sẽ được củng cố, mở rộng tạo điều kiện phát triển kinh doanh.
Trong giao tiếp bằng ngôn ngữ nói, nên chọn những ngôn từ thích hợp, diễn đạt thuyết phục để thu hút người nghe, tạo cái " duyên" cho người giao tiếp. Khi giao tiếp trong kinh doanh cần phải chú ý đến theo dõi diễn biến, bầu không khí giao tiếp, thái độ của người nghe để điều chỉnh, duy trì sự tiếp xúc, tạo ra những ấn tượng, cảm xúc dễ chịu giữa các bên, có thể xen các câu nói đùa tế nhị để cải thiện bầu không khí
• Ngôn ngữ viết
Được sử dụng rộng rãi dưới dạng thông báo, chỉ thị, nghị quyết, báo cáo, ký kết hợp đồng, thiếp mời, ...
So với ngôn ngữ nói, ngôn ngữ viết đòi hỏi chặt chẽ hơn về văn phạm, cấu trúc, từ ngữ để tránh sai sót hoặc hiểu lầm đáng tiếc. Cần chú ý đến đối tượng, trình độ chuyên môn, trình độ giáo dục và dân trí để sử dụng từ ngữ thích hợp. Tuyệt đối tránh vòng vo, phức tạp, lượng thông tin nghèo và thiếu chính xác. Trong giao tiếp quốc tế cần chú ý chất lượng phiên dịch, đặc biệt các bản hợp đồng, đảm bảm tính chính xác cao, chặt chẽ và thống nhất ở mọi thứ tiếng, chú ý đến các khía cạnh truyền thống văn hóa, phong tục, tập quán dân tộc khi sử dụng thành ngữ, ngôn từ.
• Ngôn ngữ biểu cảm
Là sự biểu lộ tình cảm, thái độ của cong người trong giao tiếp, thông qua dáng diệu, nét mặt, ánh mắt, nụ cười, cử chỉ…
Còn đựợc gọi là giao tiếp phi ngôn ngữ, thường được dùng hỗ trợ cho ngôn ngữ nói là tăng khả năng truyền cảm trong giao tiếp và nâng cao tính chính xác của thông tin.
Trong giao tiếp bằng ngôn ngữ biểu cảm, con người vận dụng tổng hợp các bộ phận của cơ thể, ngô ngữ cơ thể để thể sự đồng tình hay phản đối, vui buồn hay tức giận.. thông qua đó người ta cũng nhận biết được trình độ chuyên môn, văn hóa và các đặc điểm tâm lý đặc trưng của các chủ thể tham gia giao tiếp.
4. Phân tích yếu tố tâm lý ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp
Nhận thức đối tượng giao tiếp là quá trình chúng ta tìm hiểu các đặc điểm của đối tượng giao tiếp và xây dựng hình ảnh về đối tượng giao tiếp trong đầu óc của chúng ta: gồm những hình ảnh bên ngoài và hình ảnh bên trong đối tượng giao tiếp. Nhận thức này là một quá trình gồm có:
- Ấn tượng đầu tiên: Được hình thành trên cơ sở một vài đặc điểm biểu hiện ra ngoài mang tính nối bật như ngoại hình, phong cách,…nó gây ảnh hưởng về chiều hướng suy nghĩ của ta về người khác.
- Quy gán xã hội: là việc chúng ta dùng kinh nghiệm bản thân để giải thích hành động của người khác, từ đó đánh giá phần nào đối tượng giao tiếp với mình. - Định kiến xã hội: là những suy nghĩ tiêu cực về người khác tồn tại sẵn trong xã hội, có thể ảnh hưởng đến suy nghĩ của ta về họ như phân biệt vùng miền, dân tộc…
b. Ảnh hưởng, tác động qua lại trong giao tiếp
Gồm có Lây lan cảm xúc, áp lực, dư luận…những yếu tố này ít hay nhiều đều ảnh hưởng đến tâm lí của chúng ta dẫn đến ảnh hưởng đến các giao tiếp. Ví dụ như trong một nhóm có một thành viên có tâm trạng không tốt sẽ gây lây lan cảm xúc, gây ảnh hưởng xấu đến bầu không khí chung làm cho mỗi cá nhân đều cảm thấy không thoải mái, tác động đến tâm lí nói chung và tác động đến hoạt động giao tiếp.
c.Những yếu tố tâm lí cá nhân
các thuộc tính tâm lí cá nhân như: Tính khí, tính cách, nhu cầu, năng lực, cảm xúc và tình cảm đều góp phần hình thành nên tâm lí mỗi người, mà tâm lí là sự xuất phát từ não bộ, chính vì thế nó cũng thể hiện được đặc tính cá nhân mỗi con người, trong đó có cả khả năng giao tiếp. Mỗi cá nhân với những yếu tố tâm lí khác nhau thì đều mang một phong cách giao tiếp khác nhau.