1. Thực trạng quản lý thu quỹ BHXH xét theo quy trình
1.1. Phân cấp và quản lý đối tượng thu BHXH
Việc Phân cấp quản lý thu Bảo hiểm xã hội đối với các đơn vị sử dụng lao động do Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc thu Bảo hiểm xã hội và chỉ giao cho Bảo hiểm xã hội Huyện, Thị xã thu Bảo hiểm xã hội của tất cả các đơn vị sử dụng lao động có tài khoản và trụ sở đóng trên địa bàn tỉnh, huyện theo phân cấp quản lý như sau:
* Đối với Bảo Hiểm Xã Hội Tỉnh Nghệ An:
Bảo hiểm xã hội tỉnh Nghệ An tổ chức thu Bảo hiểm xã hội của các đơn vị sử dụng lao động đóng trên địa bàn tỉnh bao gồm:
+ DN có vốn đầu tư nước ngoài;
+ Cơ quan tổ chức, doanh nghiệp đưa lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài có thời hạn ;
+ Đơn vị do Trung ương quản lý; + Đơn vị do Tỉnh trực tiếp quản lý; + Đơn vị, tổ chức quốc tế;
+ DN ngoài quốc doanh có sử dụng lao động với số lượng lớn;
Ngoài ra còn có những đơn vị sử dụng lao động mà BHXH huyện, thị không đủ điều kiện thu BHXH thì BHXH tỉnh trực tiếp quản lý thu.
* Đối với cán bộ thu của BHXH tỉnh:
Hàng năm Bảo hiểm xã hội tỉnh căn cứ vào danh sách lao động, quỹ tiền lương trích nộp Bảo hiểm xã hội tháng 9 của các đơn vị sử dụng lao động do Bảo hiểm xã hội tỉnh trực tiếp quản lý thu để thực hiện kiểm tra, đối chiếu tổng hợp và lập kế hoặch thu Bảo hiểm xã hội trên địa bàn cho năm sau (theo mẫu số 4 - KHT). Và tổng hợp kế hoạch thu Bảo hiểm xã hội của Bảo hiểm xã hội các huyện, thị xã gửi lên, từ đó lập kế hoặch cho năm sau (theo mẫu số 5- KHT) gửi Bảo hiểm xã hội Việt Nam trước ngày 31/10. Cán bộ thu Bảo hiểm xã hội tỉnh thực hiện các công việc sau:
+ Lập kế hoạch thu Bảo hiểm xã hội hàng quý, năm;
+ Hướng dẫn đơn vị hàng tháng lập danh sách lao động, quỹ tiền lương đóng Bảo hiểm xã hội và danh sách chỉnh mức lương đóng Bảo hiểm xã hội ;
+ Kiểm tra danh sách, điều chỉnh giảm tăng hàng tháng. Biên bản đối chiếu kết quả tham gia đóng Bảo hiểm xã hội của các đơn vị sử dụng lao động do Bảo hiểm xã hội các huyện, thị xã gửi lên;
+ Hàng tháng vào sổ sách theo dõi chi tiết kết quả thu nộp Bảo hiểm xã hội đến từng người lao động ở từng cơ quan đơn vị phát sinh ;
+ Thông báo kịp thời cho các đơn vị nợ đọng tiền Bảo hiểm xã hội.
+ Xác nhận các mức đóng, thời gian đóng Bảo hiểm xã hội khi thực hiện giải quyết chế độ Bảo hiểm xã hội; hoặc di chuyển nơi làm việc của người lao động.
+ Báo cáo kết quả thu Bảo hiểm xã hội về Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo định kỳ quy định:
- Báo cáo nhanh 10 ngày/lần;
- Báo cáo tháng vào ngày 05 tháng sau;
- Báo cáo quý vào ngày 15 tháng đầu quý sau; - Báo cáo năm vào ngày 20 tháng đầu năm sau; Bảo hiểm xã hội tỉnh Nghệ An :
- Lập báo cáo thu BHXH theo mẫu số 7- BCT đối với các đơn vị sử dụng lao động do BHXH tỉnh quản lý.
- Báo cáo tổng hợp thực hiện thu toàn tỉnh theo mẫu số 8 – BCT
Gửi BHXH Việt Nam trước ngày 25 tháng đầu quý sau, nếu là báo các quý và trước ngày 31 tháng 1 năm sau nếu là báo cáo năm.
+ Kiểm tra công tác thu, thẩm định số liệu thu BHXH.
+ Hàng quý, năm BHXH tỉnh Nghệ An tổ chức kiểm tra thẩm định số liệu thu BHXH trong kỳ của BHXH các huyện, thị xã. Việc tổ chức kiểm tra thẩm định số liệu thu được thực hiện sau kỳ báo cáo, biên bản kiểm tra số liệu thu BHXH sau khi được thẩm định là tài liệu gốc kèm theo hồ sơ quyết toán tài chính quý, năm của BHXH các cấp.
* Đối với Bảo Hiểm Xã Hội huyện Yên Thành:
- Hàng năm Bảo hiểm xã hội huyện căn cứ vào danh sách lao động, quỹ tiền lương trích nộp Bảo hiểm xã hội tháng 9 của các đơn vị sử dụng lao động do Bảo hiểm xã hội huyện quản lý thực hiện kiểm tra, đối chiếu tổng hợp và lập kế họach thu Bảo hiểm xã hội trên địa bàn huyện cho năm sau (theo mẫu số 4 - KHT) gửi cho Bảo hiểm xã hội tỉnh trước ngày 20/10;
Lập báo cáo thu, Bảo hiểm xã hội huyện báo cáo nhanh tình hình thực hiện thu Bảo hiểm xã hội trên địa bàn huyện hàng tháng theo mẫu 6 - BCT.
Thời gian gửi báo cáo, Bảo hiểm xã hội huyện gửi báo cáo cho Bảo hiểm xã hội Tỉnh trước ngày 10, ngày 20 và ngày 2 tháng sau.
Báo cáo quý, năm Bảo hiểm xã hội huyện lập báo cáo theo mẫu số 7- BCT gửi cho Bảo hiểm xã hội Tỉnh trước ngày 10 tháng đầu quý sau nếu là báo cáo quý và nếu là báo cáo năm thì trước ngày 20/1 năm sau .
* Đối với cán bộ chuyên thu Bảo hiểm xã hội huyện Yên Thành:
+ Tổ chức khai thác thu các đối tượng thuộc diện thu bắt buộc phải tham gia Bảo hiểm xã hội trên địa bàn mình quản lý.
Đó là công việc có tầm quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của Bảo hiểm xã hội Việt Nam nói chung và Bảo hiểm xã hội các tỉnh, huyện nói riêng.
Vì khi có phát hiện, khai thác thêm các đơn vị sử dụng lao động tham gia Bảo hiểm xã hội thì số lượng người lao động sẽ tăng lên từ đó nguyên tắc "lấy số đông bù số ít" trong hoạt động của Bảo hiểm xã hội ngày càng thực hiện tốt hơn, có hiệu quả cao hơn. Tính chất xã hội, tính nhân văn của Bảo hiêm xã hội càng được thể hiện rõ. Ngoài ra, công việc này làm tăng trưởng nguồn thu về quỹ Bảo hiểm xã hội làm cho quỹ Bảo hiểm thoát ra khỏi sự nâng đỡ, hỗ trợ, trợ giúp của Ngân sách Nhà nước.
+ Tiếp xúc với các cơ quan đơn vị sử dụng lao động, hướng dẫn tuyên truyền vận động tham gia Bảo hiểm xã hội.
Nhằm tạo điều kiện cho cán bộ chuyên quản lý thu Bảo hiểm xã hội tiếp xúc và làm việc với các đơn vị sử dụng lao động được dễ dàng, thuận lợi. Giám đốc Bảo hiểm xã hội huyện nên có các cuộc tiếp xúc trước với lãnh đạo đơn vị sử dụng lao động. Từ đó đặt mối quan hệ ngay từ ban đầu giữa người tham gia Bảo hiểm xã hội với đơn vị Bảo hiểm xã hội.
Tiếp đó cán bộ chuyên quản lý thu Bảo hiểm xã hội được phân công phụ trách đơn vị sử dụng lao động nào sẽ trực tiếp gặp gỡ cán bộ phụ trách công tác Bảo hiểm xã hội của đơn vị đó, để thực hiện theo công văn số 480/LĐ - TBXH ngày 24 tháng 3 năm 1999 của Bộ lao động - Thương binh và Xã hội về việc bố trí cán bộ làm công việc bao gồm các việc:
- Tuyên truyền, giải thích các chế độ chính sách về Bảo hiểm xã hội, cũng như quyền lợi và nghĩa vụ của người lao động và người sử dụng lao động.
- Hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động lập danh sách lao động và quỹ tiền lương tham gia đóng Bảo hiểm xã hội.
- Hướng dẫn đơn vị làm đối chiếu danh sách tăng giảm mức đóng Bảo hiểm xã hội hàng tháng đến từng người lao động, lập bảng đối chiếu thu nộp Bảo hiểm xã hội;
- Thông báo cho các đơn vị sử dụng lao động về số tài khoản thu Bảo hiểm xã hội tại ngân hàng, kho bạc huyện, mức thu phí Bảo hiểm xã hội;
- Thống nhất với các đơn vị sử dụng lao động về lịch làm việc hàng tháng giữa cán bộ chuyên quản với các đơn vị sử dụng lao động;
- Kiểm tra sổ lương, bảng thanh toán lương để đối chiếu với danh sách đơn vị sử dụng lao động đã đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội nhằm yêu cầu đơn vị đăng ký đóng Bảo hiểm xã hội cho những người lao động trong diện đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc (nếu đơn vị sử dụng lao động chưa đăng ký đóng);
+ Đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, ghi chép kết quả đóng bảo hiểm:
- Hàng tháng căn cứ vào danh sách lao động và quỹ tiền lương đơn vị đã đăng ký và danh sách tăng giảm mức độ tham gia đóng Bảo hiểm xã hội để xác định số tiền Bảo hiểm xã hội phải đóng. Đôn đốc đơn vị đóng Bảo hiểm xã hội theo đúng quy định của pháp luật. Thông báo kịp thời tới những đơn vị sử dụng lao động nợ tiền đóng BHXH từ 02 tháng trở lên;
- Ghi chép các kết quả đóng Bảo hiểm xã hội của từng cơ quan, đơn vị vào đầy đủ các cột mục trong sổ. Hàng tháng đối chiếu với cán bộ tổng hợp thu của Tỉnh về kết quả đóng Bảo hiểm xã hội của từng đơn vị được cơ quan phân công theo dõi, quản lý.
- Hàng tháng đối chiếu kết quả tham gia đóng Bảo hiểm xã hội của từng cơ quan, đơn vị được cơ quan phân phân công theo dõi.
- Số lao động và qũy tiền lương tham gia đóng Bảo hiểm xã hội của các tháng trong kỳ đối chiếu (có đối chiếu với bảng thanh toán tiền lương hoặc sổ lương của đơn vị) để xác định số tiền đơn vị sử dụng lao động phải đóng theo luật định.
- Hàng quý tổng hợp kết quả thu Bảo hiểm xã hội theo khối mình quản lý.
Ngoài ra cán bộ thu Bảo hiểm xã hội cũng phải kiểm tra xác nhận số thu Bảo hiểm xã hội để thanh toán 3 chế độ ốm đau, thai sản,dưỡng sức. Hướng
dẫn cho các đơn vị viết các tờ khai đề nghị cấp sổ Bảo hiểm xã hội, sau đó ghi chép vào sổ Bảo hiểm xã hội.
Tóm lại, cơ chế thực hiện thu và quản lý quỹ BHXH được thể hiện qua sơ đồ sau:
Chú thích:
: Lập và giao chỉ tiêu kế hoạch. : Giao nộp báo cáo kế hoạch.
: Cơ quan BHXH hướng dẫn đơn vị nộp BHXH. : Nộp BHXH vào tài khoản của các cơ quan BHXH.
1.2. Lập kế hoạch thu BHXH
Trên cơ sở phân cấp quản lý của BHXH tỉnh Nghệ An, BHXH huyện Yên Thành tổ chức thực hiện lập kế hoạch thu BHXH bắt buộc hàng năm đối với các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố.
Về căn cứ lập kế hoạch thu BHXH : BHXH huyện Yên Thành căn cứ vào số thu BHXH năm trước, căn cứ danh sách lao động, quỹ tiền lương làm căn cứ nộp BHXH của năm trước để kiểm tra đối chiếu, tổng hợp và lập kế hoạch thu BHXH đối với các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố. Căn cứ vào tình hình phát triển kinh tế xã hội cũng như những thay đổi chính sách của nhà nước và chính sách BHXH. Dựa vào khả năng phát triển của các doanh nghiệp, khả năng tăng đối tượng tham gia để lập kế hoạch thu sát với thực tế. Mức lương làm căn cứ trích nộp BHXH của người lao động trong các doanh nghiệp dựa vào mức lương ghi trong hợp đồng lao động.
Thời gian lập kế hoạch thu BHXH : BHXH huyện Yên Thành lập kế hoạch thu vào trước ngày 05/11 hàng năm. Việc lập kế hoạch thu phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố trong đó phụ thuộc vào số lượng lao động trong đơn vị doanh nghiệp, quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH, khả năng mở rộng đối tượng tham gia BHXH. Vì vậy công tác quản lý thu cần chú trọng vào quản lý danh
BHXH BHXH Tỉnh BHXH Các huyện, thị xã Các đơn vị sử dụng lao động
sách người lao đông và sự biến động qũy tiền lương của từng doanh nghiệp để việc lập kế hoạch được cụ thể và chính xác hơn.
Tuy nhiên việc lập kế hoạch thu BHXH cũng gặp nhiều khó khăn do các doanh nghiệp thường khai giảm lao động, giảm quỹ lương của đơn vị để giảm tiền nộp BHXH. Hơn nữa thành huyện Yên Thành đang trên đà phát triển, nhiều doanh nghiệp mới thành lập nên có nhiều biến động về lao động và tiền lương trong khi đó đội ngũ cán bộ ít nên công tác theo dõi không được chặt chẽ.
1.3. Quản lý tiền thu
Hàng tháng, người sử dụng lao động trong các doanh nghiệp trích từ tiền lương tiền công của người lao động và trích tỷ lệ % trên tổng quỹ lương của những người tham gia BHXH nộp vào tài khoản chuyên thu của BHXH huyện Yên Thành tại ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn huyệ Yên Thành. Tuy nhiên, BHXH huyện Yên Thành không được sử dụng số tiền thu BHXH vào bất kỳ mục đích gì mà phải chuyển toàn bộ số thu được lên tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh Nghệ An. Theo quy định của luật BHXH, để thuận tiện cho việc chi trả chế độ ngắn hạn : ốm đau, thai sản, tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp thì đơn vị sử dụng lao động được giũ lại 2%, nếu phần kinh phí giữ lại không chi hết theo quyết toán hàng quý thực hiện bổ sung ngay trong tháng có báo cáo quyết toán.
Hàng tháng, BHXH huyện Yên Thành trực tiếp thu BHXH của từng đơn vị sử dụng lao động, kiểm tra, đối chiếu danh sách lao động, quỹ lương trích nộp BHXH, điều chỉnh tăng, giảm lao động, mức lương nộp BHXH của từng lao động từ đó xác định số thu BHXH của tháng. Vì thế trong thời gian qua công tác tổ chức thu BHXH ở các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố được thực hiện khá tốt. Cụ thể qua bảng số liệu sau :
Bảng 1: tình hình thu BHXH trên địa bàn huyện Yên Thành Đơn vị : đồng
Nă
m Tổng thu
Tỷ lệ tăng giảm qua các năm 200 8 6.187.792.70 9 - - 200 9 7.123.647.85 7 935.855.148 15.12 %
0 0 3 % (Nguồn: báo cáo thu BHXH hàng năm của huyện Yên Thành)
Qua bảng số liệu trên cho thấy tình hình thu BHXH trên địa bàn huyện Yên Thành liên tục tăng qua các năm. Năm 2009 tổng thu tăng 935.855.148 đồng tương ứng với 15,12 % so với năm 2008. Tổng thu của năm 2010 tăng vượt bậc lên 9.203.059.180 đồng tăng so với năm 2010 là 29,19 % tương ứng với 2.079.411.323 đồng. Tổng số thu tăng qua các năm là do :
+ Số người tham gia vào BHXH ngày càng tăng
+ Do năm 2009 Nhà Nước tăng mức lương tối thiểu chung lên 650.000đ/ tháng nên tỉ lệ đóng góp cũng tăng lên
+ Công tác quản lý đối tượng thu BHXH hoạt động có hiệu quả cao
Tuy nhiên mặc dù tổng số thu tăng nhưng tình trạng nợ đọng tiền BHXH trên địa bàn vẫn đang còn diễn ra nhiều.
Bảng 2 : Tình hình nợ đọng BHXH trên địa bàn Huyện Yên Thành
Đơn vị : 1000 đồng Năm DN Nhà Nước HCSN ĐVSN có thu DN ngoài QD Tổng 2007 2.320.90 0 184.23 0 30.27 6 40.87 9 2.576.28 5 2008 3.400.76 6 193.350 30.84 3 43.60 0 3.668.559 2009 4.500.00 3 204.65 4 31.87 0 47.23 0 4.783.75 7
( Nguồn : báo cáo thu BHXH hàng năm của Yên Thành) Nhìn chung tình trạng nợ đọng quỹ trên địa bàn huyện Yên Thành ngày càng tăng. Hầu hết, ở khối doanh nghiệp nào cũng tăng qua các năm đặc biệt là ở khối doanh nghiệp nhà nước tình trạng nợ đọng là nhiều nhất, tiếp theo là khối hành chính sự nghiệp, đến khối ngoài quốc doanh và cuối cùng là khối đơn vị sự nghiệp có thu. Trong đó tình hình nợ đọng ở khối đơn vị sự nghiệp có thu sự chênh lệch giữa các năm là không đáng kể còn các khối khác thì sự chênh lệch đó rất nhiều. Cụ thể năm 2008 tổng nợ đọng quỹ tăng hơn so với năm 2007 là 42.4% tương ứng với 1.092.274 nghìn đồng. Năm 2009 tăng hơn năm 2008 là 30,4% tương ứng 1.115.198 nghìn đồng. Tình trạng nợ đọng tăng