5.1. Định nghĩa:
Là bảng kê khai tất cả hàng hóa đựng trong kiện hàng (thùng hàng, hòm, kiện, container,...), chỉ ra vật liệu đóng gói đợc sử dụng và ký hiệu hàng hoá đợc ghi ở phía ngoài. Một số còn bao gồm cả kích thớc và trọng lợng của hàng hoá. Phiếu đóng gói đợc lập khi đóng gói hàng hoá. Phiếu đóng gói đợc đặt trong bao bì sao cho ngời mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi đợc để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
5.2. Tác dụng:
Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hoá trong mỗi kiện. Phiếu đóng gói thờng đợc lập thành 03 bản: Mỗi bản có tác dụng cụ thể nh sau:
Một bản để trong kiện hàng để cho ngời nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần. Nó là chứng từ để đối chiếu hàng hoá thực tế với hàng hóa mà ngời bán gửi đi.
Một bản đợc tập hợp cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ và đ- ợc xếp vào kiện hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa của ngời nhận hàng.
Một bản còn lại cũng đợc lập thành một bộ, kèm theo hoá đơn thơng mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng.
5.3. Phân loại:
Ngoài loại phiếu đóng gói thông thờng, còn có các loại sau:
Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing list):
Là phiếu đóng gói có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng. Đôi khi nội dung không có gì khác biệt so phiếu đóng gói thông thờng, nhng nếu nó có tiêu đề là phiếu đóng gói chi tiết thì nó trở thành phiếu đóng gói chi tiết.
Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing list):
Là phiếu đóng gói trong đó không ghi tên ngời bán và ngời mua nhằm để ngời mua có thể sử dụng phiếu này bán lại hàng hoá cho ngời thứ ba.
Ngoài phiếu đóng gói còn có một loại chứng từ tơng tự đó là bản kê chi tiết hàng hoá (Specification): là bản thống kê toàn bộ hàng hoá của lô hàng đợc phân bổ trong các kiện. Đơn giản hoá đó là bản tổng hợp của các phiếu đóng gói. Nó đ- ợc dùng trong các trờng hợp hàng hoá phức tạp (nh phụ tùng, dụng cụ, hoá chất thí nghiệm...)
5.4. Yêu cầu về nội dung của phiếu đóng gói.
Phiếu đóng gói là một trong các chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất trình thanh toán. Nó chính là chứng từ thể hiện chi tiết lô hàng, là căn cứ để ngời mua xác nhận việc giao hàng của ngời bán có đúng hợp đồng hay không và là cơ sở để ngời bán làm bằng chứng từ đã giao hàng đúng quy định. Mẫu phiếu đóng gói cũng có thể có nhiều mẫu khác nhau, tuỳ thuộc từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, phiếu đóng gói sử dụng trong phơng thức tín dụng chứng từ không thể thiếu các nội dung chủ yếu sau:
Packing list
Shipper / Exporter
(tên, địa chỉ ngời bán hàng, xuất khẩu)
Invoice No.: (Số hoá đơn)
Date: (Ngày phát hành hoá đơn) Consignee
(tên, địa chỉ ngời nhận hàng)
L/C No.: (Số L/C)
Date: (Ngày phát hành L/C) Notify:
(Tên, địa chỉ ngời đợc thông báo)
L/C issuing bank: (Tên ngân hàng phát hành L/C) Port of loading (Cảng xếp) Port of discharge (Cảng dỡ) Remark: Carrier
(Tên phơng tiện vận chuyển)
Sailing on or about (Ngày tàu đi)
No. carton Description of goods Net weight (Kgs) Gross weight (Kgs) Measurement (CBM) (Số kiện) (Mô tả hàng hóa) (Trọng lợng
tịnh) (Trọng lợng cả bì) (Số khối, kích cỡ) Total:
Những ghi chú khác nếu L/C yêu cầu Ngời bán Ký tên, đóng dấu (nếu L/C yêu cầu)
Tên ngời bán, ngời mua: Phải phù hợp với quy định của L/C
Số hiệu hợp đồng
Số L/C và ngày phát hành L/C (nếu thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ)
Số hiệu, ngày phát hành hóa đơn
Tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ
Số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lợng hàng hóa đựng trong kiện hàng, trọng lợng hàng hoá đó, thể tích của kiện hàng
Số lợng container và số container.
Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn ghi rõ tên xí nghiệp, tên ngời đóng gói và tên ngời kiểm tra kỹ thuật.