Sau khi có thông tin đặt hàng từ các doanh nghiệp, cửa hàng hay công ty thương mại thì phòng kinh doanh xác nhận lại thông tin và chuyển tới phòng kế toán. Thông qua dữ liệu trên phần mềm ERP hoặc trên sổ kho ghi chép ngoài của thủ kho, kế toán biết được số lượng hàng tồn kho tại thời điểm đó và làm căn cứ viết Hóa đơn GTGT. Căn cứ những thông tin trên hoá đơn GTGT, kế toán vào phân hệ Hàng Hoá - Phiếu xuất kho bán hàng để nhập đầy đủ những dữ liệu trong các trang như: Trang Vật tư chi tiết, trang Hóa đơnGTGT, trang
Bút toán. Kế toán sẽ in phiếu xuất kho về số hàng bán và đưa cho các bộ phận liên quan ký đầy đủ vào cả phiếu xuất kho ( phụ lục 06) và hoá đơn GTGT ( Phụ lục 04)
Nếu số lượng hàng hoá bên mua đặt hàng, đạt đến ngưỡng được hưởng khuyến mại thì kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT đối với hàng khuyến mại. Trên hoá đơn hàng khuyến mại, kế toán có ghi đầy đủ các thông tin về hàng hoá, số lượng, giá bán và ghi thuế suất giống như bán hàng thông thường. Đồng thời nhập dữ liệu vào phần mềm trên phân hệ Hàng Hoá - Phiếu Xuất Kho bán hàng – và cũng
in phiếu xuất kho giống như hàng bán ra.
Đối với hàng khuyến mại kế toán ghi cả doanh thu và giá vốn. Ghi nhận tăng doanh thu, chi phí bán hàng và thuế GTGT đầu ra tương ứng, tăng giá vốn và giảm hàng tồn kho. Phần mềm sẽ ghi vào sổ Nhật Ký Chung, Sổ Cái TK 6421, 5111, 33311, 632, 156, Sổ chi tiết thuế GTGT, sổ vật tư hàng hoá, sổ kho, sổ chi tiết bán hàng (phụ lục 11)...