phớ kinh doanh và tiết kiệm chi phớ kinh doanh.
4.3.1 Hoàn thiện cụng tỏc tổ chức phõn tớch kinh tế doanh nghiệp.
Tố chức phõn tớch kinh tế doanh nghiệp là việc thiết lập trỡnh tự cỏc bước cụng việc tiến hành trong quỏ trỡnh phõn tớch. Để thực sự phỏt huy được tỏc dụng trong quỏ trỡnh ra quyết định, cụng tỏc phõn tớch phải được tổ chức khoa học, hợp lý, phự hợp đặc điểm kinh doanh, cơ chế hoạt động, cơ chế quản lý kinh tế tài chớnh của cụng ty và phự hợp với mục tiờu quan tõm của từng đối tượng. Mỗi đối tượng quan tõm với những mục đớch khỏc nhau, nờn việc phõn tớch đối với mỗi đối tượng cũng cú những nột riờng. Song, núi chung, phõn tớch kinh tế doanh nghiệp thường được tiến hành qua cỏc giai đoạn sau:
- Lập kế hoạch phõn tớch: Đõy là giai đoạn đầu tiờn, là một khõu quan trọng, ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, thời hạn và tỏc dụng của phõn tớch kinh tế DN. Giai đoạnh lập kế hoạch được tiến hành chu đỏo, chuẩn xỏc sẽ giỳp cho cỏc giai đoạn sau tiến hành cú kết quả tốt. Lập kế hoạch phõn tớch, bao gồm việc xỏc định mục tiờu, xõy dựng chương trỡnh phõn tớch. Kế hoạch phõn tớch phải xỏc định rừ nội dung phõn tớch, phạm vi phõn tớch, thời gian tiến hành, những thụng tin cần thu thập tỡm hiểu.
- Giai đoạn tiến hành phõn tớch: Đõy là giai đoạn triển khai, thực hiện cỏc cụng việc đó ghi trong kế hoạch. Tiến hành phõn tớch, bao gồm cỏc cụng việc cụ thể sau:
+ Sưu tầm tài liệu, xử lý số liệu + Tớnh toỏn cỏc chỉ tiờu phõn tớch
đến cỏc chỉ tiờu phõn tớch.
+ Xỏc định và dự đoỏn những nhõn tố kinh tế xó hội tỏc động đến tỡnh hỡnh kinh doanh của DN.
+ Tổng hợp kết quả, rỳt ra nhận xột, kết luận về tỡnh hỡnh tài chớnh của DN
- Giai đoạn kết thỳc: Đõy là giai đoạn cuối cựng của việc phõn tớch. Trong giai đoạn này cần tiến hành những cụng việc cụ thể sau: Viết bỏo cỏo phõn tớch, hoàn chỉnh hồ sơ phõn tớch.
4.3.2 Hoàn thiện về phương phỏp phõn tớch.
Một trong những tồn tại của cụng ty trong cụng tỏc phõn tớch hoạt động kinh tế là việc sử dụng phương phỏp phõn tớch cứng nhắc, đơn điệu thiếu linh hoạt giữa cỏc phương phỏp tỷ lệ và phương phỏp so sỏnh làm giảm hiệu quả hoạt động phõn tớch.
Để khắc phục tồn tại này nhõn viờn phụ trỏch phõn tớch cần nhạy bộn, linh hoạt trong việc sử dụng và kết hợp hai phương phỏp này. Nhõn viờn phõn tớch khi sử dụng phương phỏp so sỏnh khụng chỉ so sỏnh số đầu kỳ với số cuối kỡ mà cần kết hợp với phương phỏp tỷ lệ để tớnh cỏc tỷ lệ cũng như tỷ trọng cỏc khoản mục chi phớ như chi phớ bỏn hàng, chi phớ mua hàng và chi phớ quản lý doanh nghiệp hay cỏc khoản mục chi tiết trong cỏc chi phớ này để từ đú cú sự đỏnh giỏ tỡnh hỡnh sử dụng và quản lý chi phớ kinh doanh của cụng ty một cỏch chớnh xỏc.Từ đú ban giỏm đốc sẽ đưa ra cỏc quyết định tài chớnh phự hợp, nõng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong cụng ty. Do vậy, nhõn viờn phõn tớch cú năng lực chuyờn mụn, cú đầu úc nhạy bộn sẽ quyết định nhiều tới hiệu quả phõn tớch tài chớnh. Mặt khỏc, cụng ty cú thể sử dụng cỏc phần mềm phõn tớch hỗ trợ cho quỏ trỡnh phõn tớch.
4.3.3 Cụng ty cần kết hợp hoạt động quản lý chi phớ kinh doanh với mục tiờu tăngtrưởng.
Hoạt động quản lý chi phớ kinh doanh cần phải trở thành một bộ phận khụng tỏch tời của những chiến lược tăng trưởng kinh doanh then chốt của cụng ty trong suốt quỏ trỡnh hoạt động kinh doanh của mỡnh. Vỡ vậy, hoạt động này cần tuõn theo bốn nguyờn tắc sau:
để khớch lệ sự cần thiết và gắn kết với hoạt động quản lý chi phớ theo định hướng tăng trưởng bền vững.
Hiện nay, ban giỏm đốc cũng như cỏc bộ phận kinh doanh trong cụng ty chưa thấy được hoạt động quản lý chi phớ cần cú sự gắn kết với chiến lược kinh doanh và đú là nền tảng cho sự tăng trưởng. Trong khi tốc độ tăng trưởng lợi nhuận tại cụng ty là khỏ ổn định, tốc độ tăng trưởng doanh số bỏn hàng luụn tăng qua từng năm, vỡ vậy để cú được hiệu quả kinh doanh cao hơn thỡ việc thay đổi trong hoạt động quản lý chi phớ là cần thiết.
Vỡ vậy, ban giỏm đốc cần cụng bố những mục tiờu cơ bản và mang tớnh thỏch thức cao nhất để toàn thể cụng ty hiểu rừ nhu cầu cần ỏp dụng một phương thức cắt giảm chi phớ mới. Cụng ty sẽ chỉ cú thể đạt được mức tăng trưởng lợi nhuận như mong muốn bằng việc cắt giảm chi phớ nhưng đồng thời vẫn gia tăng doanh số bỏn hàng, qua đú tạo ra một mối liờn kết giữa hai nhiệm vụ quan trọng này.
Sự gắn kết này là khụng thể thiếu được. Một mức chi phớ quỏ cao của cụng ty sẽ giới hạn cỏc khoản tiền đầu tư cho kế hoạch tăng trưởng kinh doanh, cỏc đối thủ cạnh tranh với phương thức chi phớ hiệu quả hơn cú thể đạt được những mức lợi nhuận tương tự hoặc thậm chớ cao hơn trong khi vẫn đủ tiền đầu tư cho cỏc hoạt động khỏc như xỳc tiến kinh doanh, tiếp thị và đổi mới. Ngược lại, nếu quỏ chỳ trọng đến việc cắt giảm chi phớ mà thiếu sự đầu tư cho tăng trưởng dài hạn, sự đỡnh trệ trong hoạt động kinh doanh sẽ xuất hiện, tăng trưởng chậm chạp và cựng với thời gian nú sẽ làm xúi mũn vị thế kinh doanh của cụng ty.
Ban quản trị cụng ty cần hiểu rằng để đạt cỏc mục tiờu lợi nhuận và thu được doanh số bỏn hàng cao, cụng ty cũng phải chấp nhận những bất lợi khỏc của việc đầu tư tăng trưởng; một vài khoản chi phớ sẽ gia tăng, tiền bạc phải được huy động từ việc cắt giảm chi phớ ở những nơi thớch hợp nhất. Kết quả cuối cựng là tạo ra một chương trỡnh giảm thiểu chi phớ tổng thể được ỏp dụng trong toàn bộ cụng ty và do ban giỏm đốc chỉ đạo.
Nguyờn tắc 2. Chỉnh sửa cỏc mục tiờu cắt giảm chi phớ cho phự hợp với thực tế chi phớ hiện tại và cỏc chiến lược kinh doanh cụ thể.
động viờn nhõn viờn cắt giảm những chi phớ khỏc nhau nhằm phục vụ tăng trưởng, nhưng mặt khỏc cũng cần xỏc định rừ bao nhiờu phần trăm trong số lợi nhuận thu được từ việc cắt giảm chi phớ và bao nhiờu phần trăm cú được từ những nỗ lực cải thiện, phỏt triển kinh doanh khỏc.
Nguyờn tắc 3. Phõn biệt giữa chi phớ tốt và chi phớ xấu
Phần quan trọng nhất của việc quản lý chi phớ là việc đặt ra cỏc mục tiờu cắt giảm chi phớ và tăng trưởng. Đú chớnh là thỏch thức để cắt giảm chi phớ theo những phương thức hợp lý nhất mà khụng làm mất đi cỏc năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tớnh cạnh tranh của cụng ty. Đú là việc phõn biệt cỏc loại chi phớ đúng gúp vào sự tăng trưởng lợi nhuận, và những chi phớ cú thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh.
doanh nghiệp phải xỏc định rừ ràng và nhất quỏn đõu là chi phớ khụng cần thiết và khụng tạo ra giỏ trị gia tăng. Cần lưu ý: cú một chi phớ nào đú trước mắt đỳng là khụng cần thiết vỡ khụng tạo ra tức thời một giỏ trị gia tăng nào cả nhưng chi phớ ấy lại là một đầu tư để tạo ra những giỏ trị gia tăng khụng thể khụng cú cho quỏ trỡnh cạnh tranh trong tương lai; hoặc một loại chi phớ nào đú, nhỡn thấy ngay là rất tốn kộm nhưng nếu cắt giảm thỡ sẽ gõy hậu quả khụng hay cho việc tăng năng suất lao động, tỏc động đến kết quả của giỏ trị gia tăng mà doanh nghiệp muốn cú. Vớ dụ chi phớ đào tạo hay lương thưởng cho nhõn viờn cú năng lực và làm việc hiệu quả.
Cắt giảm chi phớ theo những phương thức hợp lý nhất mà khụng làm mất đi cỏc năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tớnh cạnh tranh của doanh nghiệp. Mấu chốt của vấn đề là phõn biệt cỏc loại chi phớ đúng gúp vào sự tăng trưởng lợi nhuận, và những chi phớ cú thể cắt giảm để chuyển phần tiết kiệm được sang những khu vực tăng trưởng, sinh lời của hoạt động kinh doanh. Cỏc nhà quản lý sẽ tự trả lời cỏc cõu hỏi: yếu tố nào trong cỏc chi phớ (bỏn hàng, tổng hợp, hành chỏnh...) là cần thiết để giữ vị thế cạnh tranh hiện tại? Yếu tố nào khụng là cần thiết? Liệu những chi phớ nhằm trợ giỳp đội ngũ nhõn viờn bỏn hàng cú thể cắt giảm được khụng? Cũn cỏc chi phớ quản lý nhõn sự, chi phớ tài chớnh kế toỏn thỡ sao? Những yếu tố ảnh hưởng đến lợi nhuận hiện tại là gỡ và việc tỏi đầu tư đem lại những lợi ớch nào?
chiến lược cắt giảm chi phớ hiệu quả, vỡ nú sẽ là một bộ cỏc giải phỏp cắt giảm chi phớ tương thớch trong một kế hoạch kinh doanh lõu dài.
Nguyờn tắc 4. Xõy dựng những điều kiện thớch hợp cho việc quản lý chi phớ hiện tại.
Việc thay đổi cỏc quy trỡnh quản lý, tổ chức luụn là những điều kiện tiờn quyết cho hoạt động quản lý chi phớ hiệu quả nhất. Việc này cú thể được thực hiện theo một vài phương cỏch khỏc nhau.
Thứ nhất, cụng ty xõy dựng hệ thống bỏo cỏo tài chớnh cú trọng điểm, qua đú cung
cấp cỏc chi tiết về những chi phớ cụ thể trong từng bộ phận kinh doanh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Thứ hai, ban giỏm đốc giới thiệu cỏc phương phỏp mới để giỏm sỏt hoạt động của
cỏc chi phớ cựng những giải phỏp cụ thể nhằm ngăn ngừa việc chi tiờu khụng đỳng chỗ.
Thứ ba, bụ phận kế toỏn lờn danh sỏch nhúm cỏc khoản chi phớ chủ yếu dưới sự
quản lý trực tiếp của ban giỏm đốc. Nhúm cỏc chi phớ này bao gồm cả cỏc chi phớ cho hoạt động chức năng chủ chốt lẫn cỏc hoạt động kinh doanh quan trọng. Mục đớch của việc này nhằm quản lý tốt hơn cỏc chi phớ quan trọng và để nhận ra những khoản chi tiờu cú thể tiết kiệm được hiệu quả hơn nữa nhưng vẫn đảm bảo được những mục tiờu cơ bản và qua đú tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động kinh doanh trong cụng ty.
Tuy nhiờn, yếu tố quan trọng nhất để hoạt động quản lý chi phớ đạt hiệu quả cao chớnh là sự cõn đối hài hũa giữa tiết kiệm chi phớ với cỏc yếu tố tăng trưởng kinh doanh, đảm bảo việc cắt giảm chi phớ đúng một vai trũ thớch hợp và rừ ràng trong lịch trỡnh tăng trưởng kinh doanh của cụng ty. Trong đú cần chỳ trọng cơ chế quản lý nguồn vốn của cụng ty theo hướng điều chỉnh cơ cấu thu chi phự hợp với việc cắt giảm cỏc chi phớ. Bờn cạnh đú, hoạt động quản lý chi phớ hướng tới việc chi tiờu hợp lý, hiệu quả, đảm bảo kiểm soỏt được bội chi, tiến tới cõn bằng vốn và doanh thu.
4.4 Điều kiện để nõng cao hiệu quả của cụng tỏc phõn tớch chi phớ kinh doanh.
Để nõng cao hiệu quả sử dụng và quản lý chi phớ kinh doanh, cụng ty cần cú cỏch nhỡn đỳng đắn hơn về tỡnh hỡnh thực tế, đỏnh giỏ đỳng những kết quả đạt được và những hạn chế cũn tồn tại để từ đú kịp thời đưa ra cỏc biện phỏp điều hành hợp lý. Do vậy việc đỏnh giỏ phõn tớch của cụng ty đúng vai trũ quan trọng. Cụng tỏc phõn tớch,
thực hiện vào cuối năm kế toỏn mà cần phải tiến hành một cỏch thường xuyờn. Cú như vậy ban lónh đạo cụng ty mới cú thể nắm bắt kịp thời tỡnh hỡnh thực tế của cụng ty mỡnh để từ đú đưa ra những quyết định phự hợp trong từng tỡnh huống cụ thể. Trước tỡnh hỡnh của cụng ty, việc sử dụng và quản lý chi phớ kinh doanh cũn cú rất nhiều bất hợp lý, vỡ vậy cụng việc phõn tớch tài chớnh là rất cần thiết và tập trung giải quyết cỏc vấn đề sau.
Thứ nhõt: Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn.
Trỡnh tự và cỏc bước tiến hành phõn tớch tài chớnh đi từ việc thu thập thụng tin, xử lý thụng tin và cuối cựng dự đoỏn và đưa ra quyết định. Trong bước thứ nhất, cụng ty cần thu thập cỏc thụng tin cú khả năng lý giải và thuyết minh thực trạng hoạt động tài chớnh của cụng ty. Những thụng tin này bao gồm những thụng tin kế toỏn và thụng tin quản trị khỏc, trong đú thụng tin kế toỏn cú vai trũ đặc biệt quan trọng. Qua việc chỉ ra thực trạng cụng tỏc phõn tớch tài chớnh của cụng ty cho thấy để hoàn thiện cụng tỏc phõn tớch tài chớnh trước hết cần hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn.
Hoàn thiện cụng tỏc kế toỏn nhằm cung cấp thụng tin cần thiết, chớnh xỏc, đầy đủ cho phõn tớch tài chớnh. Vỡ kế toỏn là việc quan sỏt, ghi chộp, phõn loại, tổng hợp cỏc hoạt động của cụng ty và trỡnh bày kết quả của chỳng nhằm cung cấp thụng tin hữu ớch cho việc ra cỏc quyết định về tài chớnh và đỏnh giỏ hoạt động của cụng ty. Những thụng tin kế toỏn được phản ỏnh tập trung chủ yếu trờn cỏc bỏo cỏo tài chớnh chớnh là nền tảng, là cơ sở nõng cao chất lượng phõn tớch chi phớ tài chớnh núi chung và phõn tớch kinh doanh núi riờng bởi vỡ chỳng ta chỉ cú được những kết quả phõn tớch tin cậy dựa trờn những thụng tin toàn diện, đầy đủ, cỏc số liệu chớnh xỏc.
Cụng tỏc kế toỏn bao gồm rất nhiều nội dung. Do đú để hoàn thiện cụng tỏc này, cụng ty cần tiến hành đồng bộ trờn tất cả cỏc nội dung của kế toỏn, kiểm toỏn. Cụ thể : Cty cần hoàn thiện cỏc mặt sau:
+, Cụng tỏc hạch toỏn ban đầu.
+, Cụng tỏc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toỏn. +, Cỏc loại sổ sỏch sử dụng cho kế toỏn.
+, Cụng tỏc lập cỏc bỏo cỏo tài chớnh.
+, Kiểm tra kế toỏn.
Thứ hai: Đào tạo nhõn sự cho cụng tỏc phõn tớch hoạt động kinh tế.
Cụng ty cú thể tổ chức cỏc khoỏ học ngắn hạn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyờn mụn cho cỏc cỏn bộ quản lý tài chớnh, cỏc nghiệp vụ phõn tớch hoạt động kinh tế như phõn tớch doanh thu, lợi nhuận, phõn tớch chi phớ kinh doanh. Và tuyển cỏc cỏn bộ phõn tớch cú chuyờn mụn, trỡnh độ cao về tài chớnh, được đào tạo chớnh quy, am hiểu sõu rộng về đặc điểm kinh doanh của cụng ty, vị thế của cụng ty, nắm vững những quy định, chớnh sỏch quản lý tài chớnh, chớnh sỏch thuế của nhà nước cũng như tỡnh hỡnh kinh tế trong nước và quốc tế, những định hướng kd của cụng ty trong thời gian tới. Mặc dự cụng việc này mang tớnh đầu tư lõu dài, xong chắc chắn sẽ nõng cao hiệu quả, chất lượng cụng tỏc phõn tớch hoạt động kinh tế của cụng ty trong tương lai.
Thứ ba: Thực hiện cụng tỏc phõn tớch hoạt động kinh tế một cỏch thường xuyờn
Hiện nay cụng ty tiến hành phõn tớch vào cuối mỗi niờn độ kế toỏn nhằm mục đớch bỏo cỏo thỡ trơng thời gian sắp tới cụng ty cú thể tiến hành thường xuyờn hơn, theo quý hoặc theo thỏng để kết quả phõn tớch sỏt sao và đem lại hiệu quả cao hơn.
Biểu 1: Phõn tớch tổng hợp tỡnh hỡnh chi phớ kinh doanh theo chức năng hoạt động...3
Biểu 2: Phõn tich chi tiết chi phớ mua hàng ...11
Biểu 3: Phõn tớch chi tiết tỡnh hỡnh chi phớ bỏn hàng...12
Biểu 4: Phõn tich chi phớ quản lý doanh nghiệp ...13
Biểu 5: Phõn tớch tổng hợp tỡnh hỡnh chi phớ tiền lương...15
Hỡnh 1: Sơ đồ bộ mỏy tổ chức cụng ty...22
Biểu 6: Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh của cụng ty giai đoạn 2008-2009...25
Biểu 7: Phõn tich chi phớ kinh doanh trong mối liờn hệ với doanh thu...29
Biểu 8: Phõn tich tổng hợp tỡnh hỡnh chi phớ kinh doanh theo chức năng hoạt động....30
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});